作者序
解決你「沒時間」的煩惱!
「時間不夠用」
「要是再多點時間就好了……」
你是否曾這麼想呢?
時間不夠用、事情多到做不完等,一直都是現代人共通的煩惱。隨著科技普及,世界瞬息萬變,工作效率大幅提升,這些都是煩惱的根源。
好比我以前所待的汽車業,從研發一輛新車到生產所需花費的時間越來越短。以往光是研發便佔了二分之一到三分之一的時間,後來縮短成四分之一。研發時間越短,工作量相對增加,難免令人力不從心。
其他業界也是越來越講求效率,越來越多人覺得「時間不夠用」。
「時間不夠用」這煩惱意外地複雜難解。之所以會覺得「時間不夠用」,有時是時間真的不夠充裕,有時是出於自己的錯覺。
我們常為「感覺時間不夠用」與「時間不夠充裕」這兩個問題煩惱不已。
解決「覺得時間不夠用」的煩惱(1)
若你是社會人士,不妨回想一下學生時代。
是否曾熬夜趕報告呢?
若有的話,請回想這段經驗。
明明睡意襲身了,卻遲遲完成不了報告,這時多麼希望「能再多點時間」。不過這般情況與其說是「時間不夠充裕」,不如說是「感覺時間不夠用」。
這時難免會懊悔地想:「要是昨天寫好就好了」。這般情況並非真的「時間不夠充裕」,而是不知如何善用時間,做事缺乏計畫。
訂立計畫可解決「感覺時間不夠用」的惱人問題。當然持之以恆地「訂立計畫」絕不是件簡單的事,本書簡單地為大家介紹一些如何迅速訂立計畫的方法,幫你解決煩惱。
解決「覺得時間不夠用」的煩惱(2)
再舉個關於「時間不夠用」的例子說明吧。
工作上難免得處理大大小小的事情,有時還必須同時進行好幾件工作,忙得不可開交,這時就會有種「時間不夠用」的感嘆。
「必須完成這件工作才行」、「那件工作還沒做」多頭馬車的結果,就算再多時間也不夠用。
這時往往會將「感覺時間不夠用」與「時間不夠充裕」這兩件事搞混。雖然有時真的是時間不夠用,但有時並非如此。
所謂「感覺時間不夠用」,是指手上有許多工作必須處理,感覺「時間不夠用」的狀態。凡事都想顧及,蠟燭兩頭燒的結果,便是無法專注在一件工作上,這和真的「時間不夠充裕」是不一樣的。
那麼該怎麼做,才能減少這般情形發生呢?同時處理十件以上的工作,卻一點也不會「感覺時間不夠用」,游刃有餘。若身旁有這樣的人,真想請教他們如何辦到,是吧?畢竟同時處理十件以上的工作是很辛苦的事。
其實你也可以辦得到。
好比學生時代一次得念好幾科,課本堆起來比人還高,卻不會「感覺時間不夠用」,不是嗎?
這是因為預先設計好「功課表」的關係,規定一天學習幾個科目,避免「多頭馬車」情況發生。
若沒有預先設計好「功課表」,毫無計畫地念書,肯定搞得一團糟,不是嗎?這一科還沒念,那一科還沒複習,當然會「感覺時間不夠用」。
當然工作計畫不像功課表那麼單純,但只要妥善地計畫,按部就班地進行,也能達到專注每一件工作的效果。
學會整理自己的工作,計畫如何善用時間,便能減少「感覺時間不夠用」的煩惱。就算真的「時間不夠充裕」,也能從容應付。
那麼,該如何解決「時間不夠用」的問題呢?請參考以下例子。
解決「時間不夠用」的煩惱
我調查了許多關於時間管理的方法,從中找出共通點,也就是「如何應付時間不夠用的方法」,那就是將部分工作委託別人。雖然這方法很有效,但不少人對此方法有些誤解。
因為有些人覺得就算釋出一些工作,委託別人,情況也不見得改善,只好死了這條心,一肩扛起。但這是一大誤解,而且這般誤解會讓情況惡化。
一個水槽裡有供水口與排水口。
現在一天供給105公升的水,排放100公升的水。因為供水量高於排水量,水槽的水越積越多肯定會溢出來。
而且水不斷累積,要排放大量的水也不是件容易的事。
水越積越多的原因還算單純,純粹是因為供水量高於排水量的緣故。如果稍微將供水量控制在100公升以下的話,便能減少水槽裡的水量。
工作亦是如此。
常聽到:
「釋出一些工作委託別人,才能解決時間不夠用的煩惱」這句話,
我想很多人會想:
「工作這麼多,怎麼可能推得掉。」
「工作這麼多,怎麼可能有人願意幫忙。」
那是因為看到自己手上的工作,也就是水槽裡的水,才會這麼想。如此繁重的工作確實很難推掉。但只要減少供水量,也就是減少百分之五的新接工作量就行了。
只要稍微少接點工作量,便能解決「時間不夠用」的煩惱。雖然是個非常單純的道理,卻很少人能確實實踐。為什麼呢?因為進來(接受)的工作量與出去(完成)的工作量很難確實論斷。
譬如說,「你下個禮拜有什麼非做不可的工作嗎?」
面對這般詢問,很難確實地回答,不是嗎?因為手上多的是那種忘了處理的工作,或是尚未決定何時著手進行的工作,因此很難正確計算自己的工作量。
就算想解決「時間不夠用」的問題,也不曉得供水口的水龍頭究竟要關多緊,於是隨著時間分秒流逝,心裡邊想著:「應該沒問題吧。」邊繼續接受新工作。
因此一定要確實掌握自己的工作量,才能解決「時間不夠用」的問題。第一步就是養成訂立工作計畫的習慣,也才能解決「感覺時間不夠用」的煩惱。只要學會如何訂立計畫,一定能提升效率,也有許多好處(想知道的人,不妨翻到Part 10,瞭解一下有哪些優點)。
也許有人對於「訂立計畫再行動」一事,感到十分棘手。放心,本書會為大家介紹如何在極短時間內,不費吹灰之力,訂立計畫的方法。
其實我以前也是個不擅長訂立計畫的人,本書會為大家介紹我如何克服的方法,而且是個簡單到讓我敢斷言:「要是連這方法都行不通的話,那就不用試其他方法了。」
訂立計畫也是得費些心力,不過只要從一次只花個十秒的習慣開始養成就行了。相信你一定辦得到。
準備好了嗎……?接下來就為大家介紹這些方法吧。
閱讀本書的方法:
本書Part 1~7,是依以下內容所構成的。
Part 1、2:訂立平日計畫的方法.實行的方法
Part 3、4:訂立規模較大的工作計畫的方法
Part 5、6:整理長期工作排程的方法
Part 7 :Part1~6的實踐方法
例如,讀到Part2或Part4時,想立刻實踐的話,只要閱讀Part7,立即實踐便見效。
至於Part8~10,不按照順序閱讀也行。