不必說話就贏的簡報術

前言—簡報是否成功決定在「口頭簡報」之前_001

第1章 以「樣貌」定勝負的簡報策略_011
1-1 製作簡報資料必守原則
十五秒內決定勝負的因素，
五成以上由資料的樣貌決定_012
1-2 製作資料須知
作一份讓對方能用來說服公司內部的資料_016
1-3 簡報的目的
製作簡報資料之前，
先確認清楚簡報的目的_020
1-4 確認事項
開始製作簡報之前應先確認的事_024

第2章 讓對方瞬間理解的簡報製作規則_029
2-1 標題
用標題抓住對方目光的技巧_030
2-2 架構
簡單醒目的簡報架構_034
2-3 內文
文章寫不好也能做出一份「有效的簡報」！_038
2-4 鎖定三個主題 三大家、三原則、日本三景……四個以上就記不住_042
2-5 鎖定三個主題 最佳示範：吉野家的三大訴求「好吃、便宜、快速」_046
2-6 一詞策略
加入隨機應變的一個形容詞_050
2-7 數字化
用數字的神奇力量大幅提升吸引力_054
2-8 預算
沒有寫上金額的提案，任誰都無法做決定_058
2-9 時間表
將截止日期前的時間表圖像化_062
2-10 簡介
利用銷售重點提高信用與信賴感_066

第3章 「有效簡報」的魅力讓人不由自主往下翻_071
3-1 紙張大小
統一使用A4紙張是「有效的簡報」的必守原則_072
3-2 份量
簡報資料愈精簡愈具吸引力_076
3-3 封面
光看封面就知道簡報資料的好壞_080
3-4 目次與中間扉頁
插入頁有助於閱讀者思緒整理_084
3-5 頁碼
頁碼讓資料更便於使用_088
3-6 頁首與頁尾
善用頁首讓資料的訴求度明顯升高_092
3-7 著作權標示
維護自家公司權益，同時有助於品牌行銷_096
3-8 格式
以慣用的格式表現「特有風格」_100

第4章 立即上手的專業編輯技巧_105
4-1 字型
避免亂碼或字型不統一的文字運用原則_106
4-2 字體大小
以三種不同大小的字體簡單表現資料內容_110
4-3 數字
遵守「數學規則」，讓數字看起來更美觀_114
4-4 英文字
英文標示潛藏的「陷阱」_118
4-5 標點符號
句點的用法_122
4-6 遣詞用字
敏感用語要慎選_126
4-7 換行與留白
適當的留白是讓人想繼續閱讀的基本技巧_130
4-8 條列式書寫
並列或順排？意義大不同_134
4-9 底線與斜體
利用字型或顏色表現想強調的部分_138

第5章 立即上手的專業圖解技巧_143
5-1 圖解
以圖形代替文字說明，一目瞭然！_144
5-2 表格
利用縱列、橫列分類，將各種訊息化為表格_148
5-3 圖表 做點變化，利用圖像表現想強調的重點_152
5-4 圖形 圓餅圖、直條圖、折線圖等如何區分使用？_156
5-5 插圖
利用圖形的組合讓無意義的形狀產生意義_160
5-6 相片
如何拍出逼真的相片？_164
5-7 擷取畫面
利用視窗圖片幫助理解電腦及網站的操作說明_168
5-8 運用新聞報導
讓媒體為簡報加持_172

第6章 立即上手的專業設計技巧_177
6-1 配色
打動對方的圖表顏色鎖定三種即可_178
6-2 線條
改變線條粗細與種類就能做好圖解_182
6-3 背景與空白
填滿花樣的背景是典型的「失敗圖解」_186
6-4 框線
利用框線的有無改變圖形的印象_190
6-5 陰影與漸層
平面中也能呈現具有質感的立體效果_194
6-6 視線走向
簡報資料以「Z型」的安排為原則_198
6-7 配置
Before / After的順序若是顛倒的話……_202
6-8 對齊方式
整齊排列讓人感覺穩定與安心_206

第7章 讓簡報順利通過書面審核的
「潤飾與提交」技巧_211
7-1 印刷
簡報資料要用列印，而非影印_212
7-2 裝訂
裝訂方法洩露你的基本常識_216
7-3 裝訂本
一張透明的封面值一億日圓？_220
7-4 寄件人
寄件人姓名要寫在拆封後最顯眼之處_224
7-5 提交資料時的注意事項
提案是否符合條件所需？_228
7-6 報名方法
就算送件了也不見得有被拆封的機會_232

column 必勝簡報的準備
1.　自己認為好的地方到底是哪裡好？_028
2.　身邊沒有範本時，請參考書籍或網路資料_070
3.　利用決策者的喜好鞏固周邊的變動因素_104
4.　把熱情與誠意傳達給對方_142
5.　找出與他人不同的作法_176
6.　培養敏捷的速度_210
7.　PDF能縮小檔案容量，並避免亂碼產生_236

前言
簡報成功與否決定於「口頭簡報」之前

　　不用開口就接到二千萬日圓的訂單！

　　筆者以「簡報顧問」的身分，進行製作簡報資料、企劃書以及簡報諮詢等相關工作。從廣告公司上班的時代開始，筆者就接觸了做簡報、聽簡報等來自雙方所提出的各種不同內容的簡報。接觸的簡報數量大概也超過了一千件。

　　在那段時間中最大的感觸是，大部分的提案者都誤解了做簡報的優先順序。口頭簡報時熱烈發言，PowerPoint運用自如，投影片看起來生動活潑......。確實，這些也都很重要。不過，如果企劃書或提案報告的製作過於草率，我想也應該得不到期待的成果吧。

　　在公開招募企劃案或比稿的場合中，如果沒有通過文件審核就沒有機會進行口頭簡報。想要把自家商品推銷給客戶也一樣。通常對方的業務負責人會根據我方所提的資料進行內部檢討。也就是說，書面資料的訴求力量大大地左右最後的決定結果。

　　相反地，如果簡報資料製作確實，即便在進行口頭簡報時發生些許錯誤、因為緊張導致言詞不夠流暢等問題，雙方的交易還是會成功。因為，早在口頭簡報之前，勝負已定。以筆者的經驗來說，對方的經辦人員或是背後的關鍵人物在文件審核結束時，幾乎就已經決定要採用哪個方案了。對方的公司內部也多半已經達到共識。

　　例如，筆者曾經負責一份參加公家機關競標比稿的企劃案。當時那家公司是第一次參加比稿，所以沒有任何業績記錄。公司原先是抱持著放棄的心態參加比稿。但是，文件審核的結果，我們卻是從十多家的競爭對手當中脫穎而出，得到第一名。日後公司接到通知面談。本來我們準備了一些模擬問答，準備進行口頭簡報。但是後來才知道，對方早已經決定採用我們的企劃案。不必做任何口頭說明就拿到大約二千萬日圓的訂單。

　　還有，筆者曾經應徵一家大型的遊戲公司。當時公司只預計錄用一人，但是卻有二百人左右應徵。不過，當筆者送出具有強力訴求效果的應徵資料之後，就從二百倍的應徵者中勝出，得到這份工作。進入這家公司之後才聽說其實早在面試之前，公司大概就已經決定錄用誰了。

　　就如同上述的幾個例子，其實在簡報現場幾乎沒有開口的機會。而且，就算有機會發表，其實結果幾乎都已經決定了。

　　從「Before / After」看出資料大變身！

　　不用開口就能勝出的訣竅在於製作一份不用仔細閱讀也會中選的資料。事實上，所謂「成功的簡報資料」並沒有任何令人驚訝的花俏伎倆。該有的內容確實呈現，再加上一些細微的巧思與注意事項。這些處處可見的小細節打動人心，繼而讓對方的行動產生改變。

　　例如，一個好的標題會促使人想繼續翻閱資料一探究竟，不好的標題自然就不會有這樣的效果。適當的用色會讓人產生好感。相反的，配色用得不好就不會留下任何特殊印象。

　　也因此，本書從編輯、圖解以及設計等各種不同角度提出建議。或許有些地方細微到讓人覺得「連這種小事也要在意嗎？」然而，審核的人是確實而仔細地查閱資料的。因為，對方畢竟是以「要淘汰哪一個」的標準審核文件，而不是「要挑選哪一個」來進行審核。

　　唯一獲選的資料就是排除了所有的阻礙，從幾十、幾百個競爭者中勝出的。

　　或許有人會認為要記住這麼多小事太累了。不過，請各位放心。本書的圖表以「Before」的狀況表示經常可見的不良案例，並且依照正文的說明，以「After」呈現改善後的狀況。光是依照「Before /After」的指導應該就可以立刻提高資料的訴求力量。

　　另外，大部分製作簡報資料的相關書籍都是以微軟（Microsoft）公司的PowerPoint軟體為主要依據對象。本書為了讓初次製作簡報資料的人也能夠清楚易懂，因此以Word、Excel軟體為主，介紹簡單製作簡報的方法。PowerPoint是很好用的簡報軟體，不過對於製作書面資料而言並不是很合適。利用Word輸入文字，再貼上以Excel做的圖表，這樣就可以完成一份完美的簡報資料。還有，由於受版面的限制，「Before /After」以橫向位置表示。實際使用Word時，當然可以根據需要恢復正常的縱向位置。

　　如果確實執行本書的做法，相信各位一定能夠做出一份「毋須開口即可勝出」的簡報資料。不用說任何一句話，所有的事情就可以如你所願。如此美好的感覺，祈願讀者也都能夠感受到。

二○○八年五月五日　天野暢子