就是比你早3小時下班：從「桌面淨空」開始！重整工作、情報、大腦的14天整理術

作者序 十四天變身工作整理高手
開始整理前——有效活用本書的重要前提

第一天　辦公桌整理
你的辦公桌上有幾種物品？
必要的東西只有二十種
把所有物品收納在三層式抽屜裡
能夠「馬上找到」是首要重點
準備「隨身用具組」
「讓自己跟別人都找得到」是基本原則
 
第二天　文件的分類
文件分類的基準
按照行事曆把文件分為四類
每天清空「今日必做事項」檔案夾
「有期限事項」在期限前要忘掉
「無期限事項」只須集中管理
列出「五分鐘就可完成事項」的清單
利用零碎時間處理「五分鐘就可完成事項」
 
第三天　文書電子化
文件以數位方式保存
名片全部丟掉
使用手機拍照功能進行簡易電子化
重要資料記錄在試算表裡
整理的祕訣是「馬上做」
 
第四天　填寫行事曆
用Google 日曆管理時間
日曆的意義在於「建立時間表」
掌握工作，就能做到時間整理
幾分鐘也好，要比預定的時間提早完成
所有事項在輸入Google日曆後就忘掉吧！
建立能夠「今日事今日畢」的時間表
不用三十分鐘的工作就顯示在Google 日曆上
只用Google 日曆來掌握待辦事項
為了做好「腦內整理」，每天的準備工作很重要
 
第五天　資料分類
整理電腦資料是最基本的
把所有資料儲存在雲端
資料夾命名以「方便尋找」為原則
所有關鍵字都加到檔名中
進行中的檔案不存檔
沒空整理的檔案要放在「暫存」資料夾
 
第六天　所需資訊集中在雲端
所有資訊電子化
雲端是最強大的儲存空間
推薦使用可以製作檔案的Google 雲端硬碟
避免忘記帳號和密碼
資訊集中在雲端，就能減少時間浪費
 
第七天　製作索引
製作索引，讓資料一覽無遺
把資料夾的內容彙整在試算表上
無論物品或資料，都要標示出固定的位置
整理公用資料，製作索引
透過整理公用資料，對公司做出貢獻
 
第八天　保存素材
工作上不可缺的「工具」和「素材」
要提高收入，就不能沒有「素材」
收集素材時，只擷取所需的部分
不帶走資料，當場輸入成文字
把馬上要丟掉的東西電子化，才能不浪費時間
只累積需要的資料，避免迷失在龐大資訊裡
 
第九天　掌握時間
透過記錄來掌握時間
只是每天記錄時間，學生的成績就進步了
以「分」為單位記錄
每人每天有五小時的空白時間
壓縮工作以外的時間
不是花越多時間，成果就越好
加速所有的日常作業
空白的五小時就用來進修
 
第十天　工作制式化
大部分的工作都能制式化
整理、思考，找出可制式化的工作
用常用句回覆信件
用短句登錄功能來取代複製貼上
不要整天收信
 
第十一天　活用零碎時間
處理「五分鐘事務」
開會時最適合處理瑣碎雜事
洽公途中也能回信
利用通勤時間進修和收信
利用午休時間趕工
利用零碎時間做完，之後更輕鬆
想成功，就要處理雜務
 
第十二天　養成習慣
每天重複做，就能養成習慣
睡前檢查是否有做好整理
早上要花時間掌握待辦事項
養成「遵守預定計畫」的習慣
不會整理，就沒有好的產出
 
第十三天　內容才是王道
只有具備「內容意識」的人才能拉高年收
通勤時的拍攝照片，意外讓網站爆紅
持續發布內容，就有好機會
具備個人觀點的資訊才有吸引力
從今天開始發布午餐資訊
從行銷的觀點來收集素材
親身體驗暢銷的事物，才能獲得可用的素材
 
第十四天　金錢整理
做好腦內整理，就能做好金錢整理
購買不需要的東西是三重浪費
該花錢買的是「體驗」而非物質
在錢包裡放集點卡就存不了錢
找出你的優先順位
投資四成收入的人才能成功

後記 一天多出三小時，充實工作以外的人生！

作者序

十四天變身工作整理高手

　　有九成的人被工作追著跑

　　感謝你在廣大的書海中拿起這本書。手捧著這本書的你，或許每天都有這樣的感受和煩惱：

　　「工作根本做不完，每天都要加班！」
　　「工作太忙了，沒有自己的時間。」
　　「我很不會運用時間，回過神來就發現自己總是被時間追著跑……」
　　「好想改善所有的浪費，過著有效率的生活。」
　　「真希望多點自由的時間，用來學點什麼！」

　　如果是這樣的話，這本書一定對你有幫助！就算只是站在書店翻閱也沒關係，請你繼續往下讀。

　　在這個世上，有些人被時間追著跑，過得勞碌奔波；但有些人卻能俐落地完成工作，私生活也過得很充實。

　　不僅如此，前者雖然忙於加班，但經濟一直很拮据；後者不但時間自由，工作上展現成績，收入節節上升。

　　兩者的差別到底在哪裡呢？

　　難道是他們的能力天生就有差距嗎？

　　其實，兩者的差距不在於能力，而在一個細微之處。
 
　　成功者必備的能力？

　　我從早稻田大學畢業之後，曾擔任知名補習班的講師，教過三千多位學生。現在，我經營一家指導IT技術的線上學校，學員超過八千人。

　　我深入觀察這些總計超過一萬人的學生，發現那些不管做什麼都成功的學生有個共通點。

　　而這個共通點，就跟本書的「十四天整理術」有關。

　　那些成績優秀的學生，在各方面都條理分明，包括書桌、物品和行事曆都是。追蹤調查後，發現他們即使出了社會，在工作上也有好成績。
 
　　為什麼做好整理，會為工作帶來好影響？

　　因為，做好整理能讓工作更有效率，不再浪費時間。

　　以「公司資料」這個例子來說明。

　　你是否有過類似經驗呢？當上司跟你要資料時，如果你一直找不到，翻遍所有抽屜，其實是很浪費時間的。不過，只要運用本書傳授的技巧，就可以一瞬間找到資料。

　　前面曾提過，有些人總能俐落地完成工作，並且拿出成績，也不會被工作追著跑，這是因為他們比別人更會利用時間，藉此從容地全力投入工作。既然時間上游刃有餘，就能夠確實地把工作消化完畢。

　　經常加班的人看起來雖然很努力，但仔細觀察，會發現他們的工作品質很糟糕。

　　忙碌讓工作品質下降，而工作品質一下降又得花時間加班，如同惡性循環般。這樣一來，工作成果就比不上工作高績效的人。

　　在這裡總結如下：
　　一、工作成果佳的人，各方面都條理分明
　　二、有辦法生出許多時間，藉此獲得成功
　　三、工作上游刃有餘，容不迫地展現高品質的成果
 
　　現在，你應該明白「整理」有多重要了吧！
 
　　你也能輕易實踐的「十四天工作整理術」
　　或許你從小就不擅長整理，認為自己辦不到。
　　即使如此，也不必擔心！

　　無論你是多麼不擅長整理的人，只要按部就班照著本書的「工作整理術」，就能在十四天後變成全方位的整理高手，擠出自由的時間。

　　一天至少可以擠出三小時。

　　假如現在的你每天多出三個小時，會怎麼樣呢？

　　不僅工作上更有餘力，或許還可以額外投入自己想做的事情。把多出來的時間用來投資自己、提升自己、增加收入。多出來的時間能讓你更自由，為人生帶來更多的選擇。

　　實際上，在我傳授這個方法之後，學生的成績蒸蒸日上，考上了理想的學校；還有許多上班族工作變得更有效率，不用加班。

　　本書將沿著

　　「桌面整理」→「情報整理」→「腦內整理」

　　三步驟，來逐步增進你的整理能力。不必想得太難，按照本書的內容去實踐即可。

　　說不定你會覺得這些方法太簡單，而感到失望呢！
 
　　不過，如果用十四天就能解決所有問題，沒有比這個更棒的事了。

　　「十四天工作整理術」將會大大改變你的人生，請務必從今天開始實踐！