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上班族60秒E-Mail英文

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  • 老闆大大,請不要再叫我寫英文E-mail啦!

    文/Snow2009年11月17日

    還記得高中時的國文課要上應用文,一堆正式的稱謂用詞像是「鈞鑒」、「道啟」以及種種問候語,總是讓小編戒慎恐懼!因為,生活中的信函或書信,如果要用應用文課本上的正式用語,想必一定是非常的正式如婚喪喜慶等重要場合,因此一出錯就不得了。因此,小編把我那本應用文當成英文辭典般的一直放在書 more
 

內容簡介

上班族,60秒能做什麼?
隨時隨地60秒,複習不確定怎麼寫才正確的一句E-MAIL英文!

  每個上班族或都曾有這樣的經驗:老闆請你寫封英文電子郵件,詢問國外一款產品的最新報價。你枯坐電腦前,對於常用的英文句子,總是無法肯定地完成。到底該寫 “Dear Ms. Black:” 還是 “Dear Ms. Black,”?這兩種又有何不同?除了千篇一律用 “I’d like to ask you to provide us with an estimate.” 的句型外,還可以使用哪些「替換句」?

  撰寫E-Mail和一般商務書信最大的不同,在於前者的用字遣詞更為口語。職場人士應把握英文E-Mail的五項基本架構(主旨、稱謂、本文、結尾用語和署名),寫出簡潔切要又合乎商務禮節的內容。

  如果你每次寫電子郵件,大部分時間是花在查詢英文單字和句型上面,那麼最有效的方法,就是在寫信前先準備可能用得到的英文句子。這本Business Quick English系列的《上班族60秒E-Mail英文》正是為此而設計!隨時隨地利用簡短時間,複習不確定怎麼寫才正確的常用商務E-Mail英文。

  本書在日本一上市,因其易用好學的設計,立即在上班族、通勤族間掀起一陣學習熱潮,人手一本,並成為年度語言冠軍書,至今仍長踞各大書店排行榜前五名!全書精選使用頻率最高、易寫易讀的E-Mail英文慣用句,依職場情境分類,並提供豐富的替換句,方便職場人士靈活運用。

本書特色

  E-Mail情境分類
  英文例句依職場情境分成小單元,學習容易。

  60秒充電完畢
  每單元兩頁,寫E-Mail前60秒,迅速充電。

  「替換句」豐富
  提供最常使用的替換說法,依臨場情況,靈活運用。

  高頻用句索引 
  完整中文索引,應急用句,立即查詢。

作者簡介

David Thayne

  ■美國Azusa Pacific University 碩士,現為東京AtoZ英語學校校長。

  ■擅長英文教學及撰寫學習教材,曾任教於美日會話學院、巴別塔翻譯外語學院。授課的對象極為廣泛,從各級學生至上班族、商務專業人士。教學經驗豐富,深知英文非母語者的職場人士,在使用英文上的困難和需求。

  ■全球著作包括《上班族60秒電話英文》、《不可思議的音感學習法》等50多本。

 

目錄

前言
本書使用說明

Chapter 1 詢問產品
索取資料
寄送資料
寄送資料後進行追蹤
詢問庫存
回覆詢問庫存
詢問產品資訊
回覆詢問產品資訊
詢問貨物交期
回覆詢問貨物交期
詢問運費
回覆詢問運費
附件
轉寄

Chapter 2 訂單交涉
請對方提供報價單
寄送報價單
關於報價單的回覆
下訂單
寄送訂單
回覆訂單
索取發票
寄送發票
收到發票後的回覆
通知對方已收到收據
Tips 1  傳真文件首頁的寫法

Chapter 3 付款事宜
詢問付款方式
關於付款條件的回覆
催促付款 1
催促付款 2
通知對方已完成付款
通知對方已收到款項

Chapter 4 出貨事宜
通知對方出貨日期
通知對方已出貨
詢問貨物運送情況
通知對方已收到貨
客訴 1
客訴 2
回覆客訴.道歉
回覆客訴.解釋
Tips 2  關於「出貨流程」的說法

Chapter 5 約定見面
產品促銷信
約定見面
回覆見面時間
婉拒見面
告知對方時間上無法配合
詢問能否更改見面時間
回覆能否更改見面時間
決定見面時間與地點
說明見面地點
預約飯店
報名參加活動、研討會
活動、研討會主辦者的回覆

Chapter 6 處理急事
催促對方盡快回覆
希望對方確認無誤後盡快聯絡
告知對方出貨可能會延後
關於延後出貨的回覆
通知對方需進行緊急變更
通知對方將延後抵達會場

Chapter 7 其他情況
通知會議事宜
公司內部文件事宜的通知
通知休假
系統自動回信
向提供幫助者致謝
邀請進行午餐會議
通知聚會事宜
季節的問候
新上任、就職的問候信
祝賀信
通知退休、調職
給退休、調職同事的問候信
表達遺憾、哀悼之意
Tips 3  卡片中的常用問候句

Appendix 附錄
商業用語整理
Index

 

前言(節選)

  電子郵件 (E-Mail) 與一般商業書信不同之處,在於遣詞用字更接近於日常的口語會話,這可說是電子郵件的特徵之一。因此,如果將中文的商業電子郵件直接翻譯成英文,將會變得十分奇怪,甚至不恰當。就讓我們先從了解英文電子郵件的寫法及常用例句開始著手吧。英文電子郵件的基本要素是主旨、稱謂、本文、結尾用語及署名。下面依序介紹這五項基本要素。

  主旨 (Subject)
  電子郵件最重要的部分就是「主旨」。每天一打開公司信箱後,通常就會開始陸續收到很多電子郵件,有些人甚至會收到上百封。在這樣大量的郵件中,一般都會按照重要性來處理,而「主旨」通常就是判斷信件是否重要的依據。

  先來看看什麼是主旨不佳的例子:
  .Are you free for lunch tomorrow?
  您明天有空一起吃午飯嗎?
  →看到這個主旨就會讓人覺得這不是一封重要的信。此外,就信件的主旨而言也稍嫌冗長。

  較佳的主旨如下:
  .Request for estimate
  請求提供報價單
  →這個主旨讓收件者清楚知道寄件者想要的東西是什麼。

  若寄件者想讓忙碌的收件者閱讀自己所寄的信,那就要向收件者清楚傳達出「務必閱讀這封信」、「請立刻閱讀這封信」或是「這封信的內容十分重要」。此外,主旨務必做到言簡意賅,方便忙碌的收件者閱讀。

  稱謂 (Opening)
  Dear Mr. Tomas Martinez: / Hello Tomas,   ...
  如果是第一次寫信給對方,那麼稱謂處最好以「Dear+全名」表達,比較正式。但如果對方以比較不正式的口吻寫信來時,如Hello Sarah, 或Hi Mike,,那麼也可以用對等的方式回信,如Hello Bob, 或Hi Sean,。美國的商業人士通常比歐洲的商業人士更喜歡隨和且親切的表達方式(即比較不正式的表達方式),因此,讀者可以配合不同的往來對象選擇最恰當的表達方式。

  本文 (Body)
  收件者通常很忙碌,或許根本沒有時間將信件內容全部看完,因此寄件者應該要將最重要的事情寫在本文的最前面。但如果必須撰寫比較長的內容時,那就應該將最重要內容寫在本文的第一段。這種寫法與新聞報導或論文的撰寫方式相同,即最重要的內容寫在最前面,次重要的內容寫在第二段,依此類推。另外,郵件的段落數量也應該盡量控制在兩、三段內為佳。

  結尾用語 (Closing / Complimentary close)
  Best regards, / Best, / Kind regards, / Best wishes,   ...
  上面是本文結束後,一般都會加上的結尾用語。當收件者是客戶等重要人士時,最好使用Sincerely, 等較有禮貌的結尾用語。另外還有許多不同的結尾用語,請參考本書最後面所收錄的「商業用語整理」。

  署名 (Signature)
  署名可以寫出全名,有時候也可以只寫出名字。但因為對外國人而言,很難從台灣人的名字如Wei-jong, Min-an 等辨別出寄件者是男性或是女性,因此,第一次寫信給對方時,可以將署名寫成Wei-jong Liao (Mr.), Min-an Liu (Ms.) 等,即在自己的姓名後面註明 (Mr.) 或 (Ms.),讓對方知道寄件者的性別。

  如果能確實記住上面所提及的各項重點,再配合本書所介紹的英文電子郵件基本形式及各種情境例句,相信各位讀者一定都能寫出簡潔、易讀的英文電子郵件。

  請務必活用本書,並向「英文電子郵件撰寫高手」的目標邁進。

David Thayne

 

詳細資料

  • ISBN:9789575323684
  • 叢書系列:Business Quick English
  • 規格:平裝 / 200頁 / 16k菊 / 14.8 x 21 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
  • 語文:中英對照
 

書籍延伸內容

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