超強情報整理術

前言   005
堪稱「世界名作」的資料文件整理法  
A4紙張與G mail的相容性最高  
想成為工作達人，就必須加強整理情報的技巧  

PART1 整理術的基礎   019
擺脫「每一招都是半調子」的窘境，確立簡單又實用的架構
01無法淘汰紙張的理由   020
就算只多花「一分鐘」找資料，也會導致失敗
為何無法持續善用記事本和筆記本？
一元化管理的基本原則就是完全數位化
結合紙張的「便利性」與數位化的「機動性」

02 A4紙張最適合數位化的原因   026
不少人習慣將mail列印出來
你曾思考過「如何徹底活用紙張」嗎？
確立使用紙張的目的與方法
A4紙張比記事本和筆記本更好用
工作上最常用A4大小的紙張
依案件類別，放入文件夾歸檔
既簡單又合理，非常實用的方法

03 數位化與電子化的優缺點   038
紙張是最基本的工具，也是最浪費的工具
數位化已是時勢所趨
紙張是實行一元化管理的最佳工具
「減少文件資料」不如「活用文件資料」

PART2 美利達式資料文件整理術   045
利用A4紙一元化管理「該做的事」
04決定用紙張作為整理工具，就要持之以恆   046
將所有資料文件依完成期限整理
利用五色文件夾分類
找到自己的整理收納方式

05寫在紙張上，可以節省時間   055
將mail列印出來，加註「注意事項」
寫下來是為了避免忘記
開會磋商時，使用五公釐方格紙做筆記
只要筆記重要事項即可

06經過一連串的紙上作業，最後再交辦下去   062
分解長期性工作，進行管理
提出企劃案前，先設定好「自己的完成期限」
利用「空檔時間」，處理該做的事
完成後，便將資料文件丟入回收
學習駕馭「完成期限」

07利用紙張與投影機提升會議效率   073
A4紙張發揮十足效用
不必浪費時間，製作公司內部資料文件
減少無謂的作業程序，才能充分活用腦子
開會前四十分鐘，開始準備
若一次無法解決，就要思考做出何種裁示

PART3 圖示與插圖畫法   089
圖示「該傳達的事」，按部就班地執行工作
08若有圖示，溝通更清楚   090
比起光是用口頭說明，圖示能讓對方更快理解
直接在資料文件上畫圖的好處
邊說明邊畫圖，可避免認知差距
圖畫得好壞無妨，重要的是能清楚傳達意思
藉由畫圖整理思緒
抱著想說服對方的心，便能清楚畫出想傳達的訊息
不斷重畫，以求符合邏輯

09圖示範例---邁向成功的三大鐵則   100
圖示(1)「確立組織架構」，創造業績
將「例行性工作」規範化與IT化
思考如何「減少正職員工的工作量」
「確立成熟組織架構」，成為工作最強的助力
身為經營者該做的事，是難以計數的
組織的「二對六對二法則」
有能力的部屬與無能的部屬
賦予任務，明示完成期限
圖示(2)活用完成期限，改變公司營運現況
將「雖然比較不急迫，卻很重要的工作」交辦部屬
圖示(3)完成度達六成，便進行下一步
只要一發現錯誤，立即修正方向就行了
只要不斷力求進步，便能突破現況

10邏輯思考能激發圖鴉靈感   130
思考如何描繪，才能傳達想表達的訊息

PART4 電子與數位融合   141
透過iphone，可上網收發Gmail與Google日曆
11用Gmail與Google日曆，彌補「紙張的缺點」   142
紙張有著「攜帶不便」、「不太好找」等缺點
Gmail是數位情報整理，最強的工具
將「活用紙張整理情報」與Gmail結合
活用Google日曆，管理工作排程

12 活用iPhone，情報帶著走   151
透過iPhone連結Gmail
透過iPhone連結Google日曆

13事務所的實際狀況   157
每天將必要資料塞進公事包後，便出門演講
一旦敲定演講日期，就要做好完成期限管理
將想要永遠保存的資料掃描後，予以數位化

PART5 活用整理法的工作方式   165
反覆「提問」整合行動
14 反覆提問「為什麼」，找出符合邏輯的答案   166
工作不能單憑「好惡」來判斷
窮究「為什麼？」
趁問題尚未擴大時，應盡早處理
就算難以根除的問題，也能迎刃而解
馬上擬定緊急對策，以避免重蹈覆轍
工作好比遊戲，抱著「想嚐嚐成功滋味」的心態就對了

15決定「何人．何事．何時完成」，迅速解決問題   181
原則上，完成期限就是訂於「翌日」
邊執行例行性工作，邊想辦法解決問題
藉由訓練提升工作效率
只要加班就「開罰」
不管再忙再緊急，也能從容應付
建立「規則」很重要

16所有情報公開化，才能防患未然   192
徹底找出問題原因
不要隱藏失敗，一被指摘就要立刻「橫向擴展」
心平氣和地追究到底
不要思考彌補過失，而是如何創造利益
千萬別說：「我可沒聽說。」
讓員工充滿自信

17人人都能想像自己達成目標，才能讓團隊動起來   203
「放手交辦，從旁監督」的管理態度很重要
給建議而不是命令
事先擬定補救對策
對策不能只是紙上談兵，一定要做出具體決定
別太相信人性本善
經營團隊與管理階層，一定要守「德」自律
不一定要少數服從多數
有志者事竟成