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用3小時完成一天的事:成功率100%的時間分配術

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內容簡介

  輕鬆易讀的圖解內容,教你如何賺時間,生活變得更輕鬆!

  沒時間,再也不要拿來當藉口!

  本書由日本時間管理達人水口和彥,從他個人的經驗法則蒐集整理出最簡單、最容易實行的時間管理方法,不必勉強,保證能持之以恆,讓你時間比別人多3倍!

  打破「沒時間」的時間管理祕技:
  *一張「時間地圖」讓你有效管理時間
  *創造驚人效率的「三大習慣」
  *運用「料理型步驟法」與「購物型步驟法」搞定計畫
  *每天「一分鐘習慣」的目標實現法
  *翻開記事本,是早上必做的第一件事
  *克服拖拖拉拉的行動思考法
  *提升效率的時間分配法

  關於本書:

  「神啊!請再多給我一點時間!」
  上天很公平地給予每人一天二十四小時的時間,但我們常會為「時間不夠用」感到煩惱不已。像是上班族、家庭主婦,甚至是學生,可能忙起來手邊必須同時進行好幾件工作,或是應付好幾個科目的考試,這時就有種「沒時間」的感嘆。

  本書作者要教大家如何透過「訂立計畫」、「審視」和「實行」等三大習慣,來讓自己的時間能充分得到運用。每天要做的事大大小小,當然不能光憑腦袋記億,而是要動手寫下來,利用記事本或是電腦,做成一張「時間地圖」,將各種「要做的事」整合起來,這麼做不但能讓腦筋變得更清楚,做起事情來也更順利,讓你能把時間放大好幾倍。

  只要養成書中的時間管理技巧,善用時間地圖,集中注意力完成要處理的事情,並運用時間區分法,就能夠讓自己從原本要花上一小時處理的工作,可能馬上減為一半,如此一來,早上三小時,就能完成一天的事了。

  時間管理不但是講求做事效率,也代表對未來的投資,到底該花多時間在「將來的投資」才算合理呢?知名的網路搜索引擎Google將員工研發時間訂為20%。本書作者勉勵大家投資10%以上時間來充實自我,現在不妨一起跟著本書,讓時間管理發揮最大的向上力量,體會活用時間的好處。

作者簡介

水口和彥(MIZUGUCHI  KAZUHIKO)

  專門研究「時間管理」、「提昇產能」、「縮短工時」等課題的研習講師、經營顧問,也是Biz ARK有限公司社長。

  日本石川縣金澤市人。

  修畢大阪大學理學研究所碩士課程後,擔任住友電器工業股份有限公司,汽車零件研發.生產技術.品管技師。任職期間所開發的商品成為公司頭號熱銷商品,共計超過一千萬輛的汽車都裝有他所研發的產品。擔任技師時,便嘗試過好幾種時間管理方法,從中發現問題,繼而著手研究時間管理,獨創的時間管理手法一直深獲好評。

  著作有《超簡單時間管理術》、《買樂透的人絕對不是有能力的人--不再「加班」的十招》等。

譯者簡介

楊明綺

  東吳大學日文系畢業,赴日本上智大學新聞學研究所進修。目前專事翻譯與文字編輯、企畫等。譯作有《一個人的老後》、《活用記事本設定工作目標》、《在世界的中心呼喊愛情》、《我們的戰爭》等。

  個人部落格:
  blog.yam.com/mickey1036(東京兔跳格子)

 

目錄

自序  解決你「沒時間」的煩惱!

Part 1 會這一招就OK!養成「有計畫的行動」
1.為何無法做到「有計畫的行動」?
2.養成「三大習慣」就能「有計畫地行動」
3.你應有的第一個習慣是:訂立計畫(plan)
4.你應有的第二個習慣是:審視(see) 
5.你應有的第三個習慣是:實行(do)
6.先有「時間地圖」,就可清楚整理出時間
7.從縱向與橫向觀點,達到「時間地圖」的目的
◎Part 1 總整理

Part 2 工作與約定大不同!活用「時間地圖」實行計畫
1.計畫有兩種形式
2.為何要整合時間地圖?
3.思考「何時完成」,寫下約定事項
4.思考「何時進行」,列出工作內容
5.審視計畫,提升實行力!
6.只要花個十秒,就能大幅提升實行力!
7.「時間地圖」範例1.2
8.「時間地圖」範例3.4
◎Part 2總整理

Part 3 把事情步驟化!「料理型」和「購物型」步驟法
1.為何無法「按部就班」地處理事情呢?
2.什麼是「步驟化」?
3.「步驟化」就是分解工作
4.套用料理順序的步驟化
5.套用出門購物模式的步驟化
6.活用「步驟化」的三要件
◎Part 3 總整理

Part 4 活用步驟法!步驟力讓你工作更靈活
1.倒推回去的步驟法
2.將倒推回去的步驟加入自己的排程
3.列清單步驟法
4.將寫下來的步驟排進自己的工作排程
5.平常的工作也要步驟化:出差篇
6.平常的工作也要步驟化:書面報告篇
7.實行步驟化的要點
◎Part 4 總整理

Part 5 成為專案高手!讓長期計畫能順利落實
1.為何長期計畫總是無法順利進行呢?
2.實現長期計畫的方法:養成「一分鐘習慣」
3.成為專案高手的條件(1):別忘了目標與計畫
4.成為專案高手的條件(2):養成今日事,今日畢的習慣
5.成為專案高手的條件(3):妥善掌控「多項」專案的流程
6.利用「專案地圖」,整合應辦的事項
7.實行的重點就是「以週為劃分單位」
◎Part 5 總整理

Part 6 整合多項工作計畫 一張「專案地圖」就夠用
1.將各項工作整合在一張「專案地圖」
2.列出「每週工作清單」(1)
3.列出「每週工作清單」(2)
4.避免「尖峰期」工作撞期
5.活用「專案地圖」的方法(1):養成「審視地圖」的習慣
6.活用「專案地圖」的方法(2):同時搭配時間地圖
◎Part 6 總整理

Part 7 請你跟著這樣做!活用「時間地圖」的一天
1.早上要做的第一件事
2.關於工作流程
3.如何因應新增工作?
4.如果計畫趕不上變化怎麼辦?
5.如何因應臨時新增活動?
6.如何因應滿檔工作?
7.如何活用空檔時間?
◎Part 7 總整理

Part 8 強化「行動」的念頭!改掉拖拖拉拉的毛病
1.你是否為拖拖拉拉的毛病所苦?
2.為何會有拖拖拉拉的毛病呢?
3.善用「時間地圖」能改善拖拖拉拉毛病
4.影響拖拖拉拉毛病的思考方式
5.改善拖拖拉拉毛病的思考方式(強化篇)
6.改善拖拖拉拉毛病的思考方式(削弱篇)
7.應付拖拖拉拉毛病的妙招
◎Part 8總整理

Part 9 做自己時間的主人!工作與私人時間均衡分配活用法
1.考量公私的時間分配是否均衡
2.簡單的時間分配計算方法
3.充分活用時間,提升效率
4.區分時間,集中注意力!
5.誰是這段時間的主人?思考「時間所有權」
6.現在的時間是用來投資將來
◎Part 9 總整理

Part10 開始行動吧!活用「時間地圖」的好處
1.提升工作效率
2.減輕工作壓力
3.可以挪出多點屬於自己的時間
4.習慣能促使自我成長
5.開始行動就對了!
◎Part 10總整理

後記  立即實踐,改變自己!
※時間活用秘技
(1)思考工作的優先順序
(2)時間管理的要訣就是「整合」
(3)「寫下來」才能達到管理時間功效
(4)藉由日常各種事情,養成「步驟力」
(5)計畫是可以變更的
(6)擬定專案地圖好比創作一篇故事
(7)如何活用群組軟體?
(8)活用各種訣竅,克服拖拖拉拉的毛病
(9)「轉換時間」與「轉換心情」都很重要
(10)如何提升自我工作力?

 

作者序

解決你「沒時間」的煩惱!

  「時間不夠用」
  「要是再多點時間就好了……」

  你是否曾這麼想呢?

  時間不夠用、事情多到做不完等,一直都是現代人共通的煩惱。隨著科技普及,世界瞬息萬變,工作效率大幅提升,這些都是煩惱的根源。

  好比我以前所待的汽車業,從研發一輛新車到生產所需花費的時間越來越短。以往光是研發便佔了二分之一到三分之一的時間,後來縮短成四分之一。研發時間越短,工作量相對增加,難免令人力不從心。

  其他業界也是越來越講求效率,越來越多人覺得「時間不夠用」。

  「時間不夠用」這煩惱意外地複雜難解。之所以會覺得「時間不夠用」,有時是時間真的不夠充裕,有時是出於自己的錯覺。

  我們常為「感覺時間不夠用」與「時間不夠充裕」這兩個問題煩惱不已。

  解決「覺得時間不夠用」的煩惱(1)
  若你是社會人士,不妨回想一下學生時代。
  是否曾熬夜趕報告呢?
  若有的話,請回想這段經驗。

  明明睡意襲身了,卻遲遲完成不了報告,這時多麼希望「能再多點時間」。不過這般情況與其說是「時間不夠充裕」,不如說是「感覺時間不夠用」。

  這時難免會懊悔地想:「要是昨天寫好就好了」。這般情況並非真的「時間不夠充裕」,而是不知如何善用時間,做事缺乏計畫。

  訂立計畫可解決「感覺時間不夠用」的惱人問題。當然持之以恆地「訂立計畫」絕不是件簡單的事,本書簡單地為大家介紹一些如何迅速訂立計畫的方法,幫你解決煩惱。

  解決「覺得時間不夠用」的煩惱(2)
  再舉個關於「時間不夠用」的例子說明吧。

  工作上難免得處理大大小小的事情,有時還必須同時進行好幾件工作,忙得不可開交,這時就會有種「時間不夠用」的感嘆。

  「必須完成這件工作才行」、「那件工作還沒做」多頭馬車的結果,就算再多時間也不夠用。

  這時往往會將「感覺時間不夠用」與「時間不夠充裕」這兩件事搞混。雖然有時真的是時間不夠用,但有時並非如此。

  所謂「感覺時間不夠用」,是指手上有許多工作必須處理,感覺「時間不夠用」的狀態。凡事都想顧及,蠟燭兩頭燒的結果,便是無法專注在一件工作上,這和真的「時間不夠充裕」是不一樣的。

  那麼該怎麼做,才能減少這般情形發生呢?同時處理十件以上的工作,卻一點也不會「感覺時間不夠用」,游刃有餘。若身旁有這樣的人,真想請教他們如何辦到,是吧?畢竟同時處理十件以上的工作是很辛苦的事。

  其實你也可以辦得到。

  好比學生時代一次得念好幾科,課本堆起來比人還高,卻不會「感覺時間不夠用」,不是嗎?

  這是因為預先設計好「功課表」的關係,規定一天學習幾個科目,避免「多頭馬車」情況發生。

  若沒有預先設計好「功課表」,毫無計畫地念書,肯定搞得一團糟,不是嗎?這一科還沒念,那一科還沒複習,當然會「感覺時間不夠用」。

  當然工作計畫不像功課表那麼單純,但只要妥善地計畫,按部就班地進行,也能達到專注每一件工作的效果。

  學會整理自己的工作,計畫如何善用時間,便能減少「感覺時間不夠用」的煩惱。就算真的「時間不夠充裕」,也能從容應付。

  那麼,該如何解決「時間不夠用」的問題呢?請參考以下例子。

  解決「時間不夠用」的煩惱

  我調查了許多關於時間管理的方法,從中找出共通點,也就是「如何應付時間不夠用的方法」,那就是將部分工作委託別人。雖然這方法很有效,但不少人對此方法有些誤解。

  因為有些人覺得就算釋出一些工作,委託別人,情況也不見得改善,只好死了這條心,一肩扛起。但這是一大誤解,而且這般誤解會讓情況惡化。

  一個水槽裡有供水口與排水口。

  現在一天供給105公升的水,排放100公升的水。因為供水量高於排水量,水槽的水越積越多肯定會溢出來。

  而且水不斷累積,要排放大量的水也不是件容易的事。

  水越積越多的原因還算單純,純粹是因為供水量高於排水量的緣故。如果稍微將供水量控制在100公升以下的話,便能減少水槽裡的水量。

  工作亦是如此。

  常聽到:
  「釋出一些工作委託別人,才能解決時間不夠用的煩惱」這句話,

  我想很多人會想:
  「工作這麼多,怎麼可能推得掉。」
  「工作這麼多,怎麼可能有人願意幫忙。」

  那是因為看到自己手上的工作,也就是水槽裡的水,才會這麼想。如此繁重的工作確實很難推掉。但只要減少供水量,也就是減少百分之五的新接工作量就行了。

  只要稍微少接點工作量,便能解決「時間不夠用」的煩惱。雖然是個非常單純的道理,卻很少人能確實實踐。為什麼呢?因為進來(接受)的工作量與出去(完成)的工作量很難確實論斷。

  譬如說,「你下個禮拜有什麼非做不可的工作嗎?」

  面對這般詢問,很難確實地回答,不是嗎?因為手上多的是那種忘了處理的工作,或是尚未決定何時著手進行的工作,因此很難正確計算自己的工作量。

  就算想解決「時間不夠用」的問題,也不曉得供水口的水龍頭究竟要關多緊,於是隨著時間分秒流逝,心裡邊想著:「應該沒問題吧。」邊繼續接受新工作。

  因此一定要確實掌握自己的工作量,才能解決「時間不夠用」的問題。第一步就是養成訂立工作計畫的習慣,也才能解決「感覺時間不夠用」的煩惱。只要學會如何訂立計畫,一定能提升效率,也有許多好處(想知道的人,不妨翻到Part 10,瞭解一下有哪些優點)。

  也許有人對於「訂立計畫再行動」一事,感到十分棘手。放心,本書會為大家介紹如何在極短時間內,不費吹灰之力,訂立計畫的方法。

  其實我以前也是個不擅長訂立計畫的人,本書會為大家介紹我如何克服的方法,而且是個簡單到讓我敢斷言:「要是連這方法都行不通的話,那就不用試其他方法了。」

  訂立計畫也是得費些心力,不過只要從一次只花個十秒的習慣開始養成就行了。相信你一定辦得到。

  準備好了嗎……?接下來就為大家介紹這些方法吧。

  閱讀本書的方法:
  本書Part 1~7,是依以下內容所構成的。
  Part 1、2:訂立平日計畫的方法.實行的方法
  Part 3、4:訂立規模較大的工作計畫的方法
  Part 5、6:整理長期工作排程的方法
  Part 7   :Part1~6的實踐方法
  例如,讀到Part2或Part4時,想立刻實踐的話,只要閱讀Part7,立即實踐便見效。
  至於Part8~10,不按照順序閱讀也行。

 

詳細資料

  • ISBN:9789576636349
  • 叢書系列:文經文庫
  • 規格:平裝 / 208頁 / 16k菊 / 14.8 x 21 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣

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