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能力強的人,怎麼整理辦公桌:恰到好處的亂,讓你的效率發揮到極致

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內容簡介

  工作能力強的人,
  一早走進公司、面對辦公桌的那一秒鐘,
  已經明確知道今天該做什麼事、也很清楚優先順序。
  你能嗎?

  請問,你目前的辦公桌:
  □ 你能以電話遙控同事取用你座位上的重要文件嗎?
  □ 下班時,桌面淨空如飛機跑道,隔天上班卻能一秒鐘進入狀況?
  □ 電腦的桌面捷徑超過兩行嗎?不常用的重要數位檔案能一分鐘內找到嗎?
  □ 最下層的抽屜,是否用來立列文件?
        
  除了捨、活、續之外,
  你更要運用「恰到好處的亂」,才會好拿、好找,
  讓你隨時進入狀況,效率發揮到極致。

  本書作者壺阪龍哉被推崇為日本「辦公室整理術始祖」,他指導企業員工「辦公室效率革命」經驗超過30年。他表示,光看一個人的辦公桌,就能判斷他的工作能力。而那些能力強的人又是如何整理桌子的?

  ◎整理是為了效率,整頓不是為了整齊。
  整理是「丟掉」不要的東西,「整頓」是「為了好拿而排列順序」以及「為了好找而貼上標籤」。整理、整頓是為了提升工作效率,你應該先整理再整頓。

  ◎文件「站」起來,工作效率才會高。
  能力強的人,重要文件不會只有自己知道放在哪裡。立列之後,看一眼標籤就知道文件在哪裡。這麼做不但方便自己找、也方便其他同事找,不浪費任何人的時間。

  ◎ 充分利用「六三一法則」。
  不要只整理占桌面60%的文件,更把剩下的30%的物品和10%的書籍,也加入整理、整頓的項目之中。

  ◎ 對付「捨不得丟」的心態,只需60秒。
  高效率的人有兩個做決定的祕密武器:(1)丟東西不用未來式思考(總有一天會派上用場),而是用過去式思考(過去幾個月有用上嗎?);(2)放進猶豫箱,三個月都沒用到就丟掉。

  ◎桌上一定有這三樣東西:能夠一覽年度預定事項的年曆卡、手帳、工作便條。
  這三樣東西能幫你一你走進公司、面對辦公桌的那一秒鐘,已經明確知道今天該做什麼事。

     ◎ 他們,一定準備好提升效率的7大道具:
  訂書機、便利貼、螢光筆、長尾夾、B6便條紙、透明文件夾、彩色標籤——你一定幾乎都有,但能力強的人怎麼使用這些道具?

  ◎電腦桌面是另一張辦公桌,如何整理,也是評估工作能力的重要依據。
  你能把桌面圖示,控制在兩列以內嗎?
  收件匣的信件,如何在一分鐘內處理完畢?不懂得方法,上班時間就會被信件占據。

  除了以上幾個方法,壺阪龍哉還可教你使用「回憶檔案夾」、「最下層抽屜」、「關鍵字點讀法」來幫你提升效率。
   
  整理辦公桌就是整理腦袋!所以,請改變你的辦公桌——從恰到好處的亂開始做起。

作者簡介

壺阪龍哉

  日本「辦公室整理術始祖」, 1958年畢業於慶應義塾大學經濟系,曾任職鐘紡股份有限公司、共榮工業股份有限公司,後設立湯姆辦公室(TOM OFFICE)研究所,擔任代表取締役(等同公司的董事長或總經理),現為人材育成塾的代表。
   
  40年來出版超過20本以上的辦公室整理術著作,至今仍以辦公室效率化的專業顧問身分,活躍於各大企業與政府機關。他是日本首位引進美國「記錄管理系統」、也是用資料盒建立資料管理系統的發明者。

譯者簡介

劉錦秀

  東吳大學日文系畢,曾任出版社國際版權部經理,譯有《一張表格催出業績,不用修理人》、《我在包裡放本書》、《找出勝算的技術》、《一張價值千萬的名片》、《修復身體的黃金7小時》、《一秒就能做對決定》(以上大是文化出版)、《中華聯邦》、《思考的技術》等書。

 

目錄

推薦序 這樣整理,能幫助自己腦袋保持清醒清楚(筆記女王Ada)
前 言 你的辦公桌,代表你的工作能力

第一章 整理是為了效率,不是為了整齊
工作能力強的人的做事順序
規則一 「捨」:丟掉∕捨不得丟,怎麼辦?∕設定「賞味期限」,過了就丟
規則二 「活」:活用∕腦袋要當水龍頭用,不是水桶!∕一事一張卡,不用想分類
規則三 「續」:繼續∕下班前五分鐘,要做兩件事

第二章 整理桌子,就等於在整理腦袋
千萬別只整理文件∕要丟還是要留,60秒內做決定∕用「過去式」思考該不該丟∕收納:只需一個抽屜、一個檔案櫃∕活用7個道具,亂得恰到好處
個人辦公空間∕所有工作,都從辦公桌開始∕稍不留神,桌面就會亂七八糟∕解決辦法:設置「暫置文件」區∕最下層抽屜,工作能力強的人怎麼使用?∕把名片當「資料庫」用∕分辨要「丟掉」還是要「運用」∕通訊錄要分「常用」與「備用」∕桌面乾淨如飛機跑道,才可以回家!∕雙軸管理法:專案、階段
與同事共同的空間∕文件立列,省時又省空間∕用顏色分類,文見快速歸位∕建立共用資料的使用規則

第三章 一進辦公室,就知道今天的工作順序
別花太多時間在手帳上∕手帳,該怎麼挑選?∕使用手帳的6大規則∕桌上有「管制塔」,就能嚴守工作期限∕一進辦公室,就知道今天的工作順序∕把工作拆解成幾個5分鐘任務∕下定決心:今天要準時下班∕用零碎時間終結零碎工作∕公事包如何整理,可成為行動辦公桌∕點讀法──瞬間讀取重點的祕訣∕要速記,但也要讓別人看得懂

第四章 那張看不見的辦公桌,也要整理整頓
會不會整理電腦,直接關係到工作效率∕電腦桌面亂七八糟,腦袋就會——∕這樣整理資料夾,不用花時間找檔案∕收件匣,一分鐘整理完畢∕做備份,就是一種危機管理∕這些工作用電腦處理,反而沒效率∕一天一分鐘的電腦整理術∕重要文件,不能只有自己知道藏哪裡∕太依賴使用電腦,你會失去四種能力!

第五章 從人生態度到生活習慣,都可以整理
先從人生態度開始整理∕重新設計生活習慣∕好好放鬆,工作更有勁∕丟掉無用之物,找回單純生活∕整理,就是「人生的再設計」∕現在就開始動手:整理

 

推薦序

這樣整理,能幫助自己腦袋保持清醒清楚
——筆記女王Ada

  最近由於整理術的話題很夯,市面上不少整理術的書上市,也和許多朋友聊到整理方面的問題,但他們的共同問題就是:「我照書上的方法做了啊,怎麼還是感覺沒整理好?」

  一個人不管是從心裡還是從環境雜亂的狀態,好不容易花了一段時間做整理,但接下來卻沒有養成自律的好習慣,導致整理工作一做再做、感覺永遠都沒有整理好的一天。《能力強的人,怎麼整理辦公桌》這本書裡就介紹了很棒的觀念,讓我們了解,在整理好之後,如何做好持續保持的功夫。

  我們生活中大部分的事情都是在辦公桌前完成的,整理辦公桌就等於整理腦袋。雖然這本書書名叫做《能力強的人,怎麼整理辦公桌》,但作者所提的「捨」、「活」、「續」這三個步驟,事實上是幫助自己腦袋保持清醒清楚,一坐到辦公桌前,就知道現在要完成什麼事情。這三個步驟適用於所有工作流程上如何整理,讓工作流程被梳理得井然有序,做起事來流暢,且不必花時間在找東西上面。

  其次,作者壺阪龍哉針對桌面整理、檔案管理、名片管理,甚至手帳用法,分享了幾個讓工作更流暢的方法。這些方法看起來微不足道,實行起來也不困難,卻能達到很大的效果,幫你提升工作效率。例如:桌面就要像飛機跑道一樣淨空,只放正在工作中的東西,這樣可以保持專注力;抽屜文具收納整齊,且有固定位置,取用方便;很多人很頭痛的檔案管理問題,在本書中也介紹了簡單又很有用的方法,即使沒學過檔案管理的人也能輕易上手。

  雖然把用過的影印紙背面裁成便條紙很環保,但也常發生在一堆文件中找不到便條紙的冏境。書中提到使用黃色拍紙簿的觀念我非常認同,平時我也都用黃色拍紙簿或其他顏色便利貼來書寫,以方便和原本的白色文件作為區隔,才不會在滿桌的白色文件中找不到你的小紙條。這個方法,很值得大家學習。

  對於職場新人,可以從本書中學到如何讓工作流程變順暢;職場老手,也可以從書中學到一些實用的技巧,讓自己工作效率更加提升。《能力強的人,怎麼整理辦公桌》對想提升自我能力的人來說,是一本不可多得的好書。

前言

你的辦公桌,代表你的工作能力

  三十幾年來,為了推動辦公室工作的效率化,我一直以專業顧問的身分,為許多的企業及政府機關,策劃「捨.活.續整理術」的教育訓練,並指導他們進行改善。

  在指導的過程中,我深切地體認到:上班族(包括業務、行政人員等)的煩惱,都是一樣的——

  「桌上的文件堆積如山,沒有收拾。」
  「老是找不到東西。」
  「想整理,卻不知優先順序從何下手。」
  「每天都被工作追著跑,永遠都沒有時間。」

  也就是說,很多人都無法妥善整理和工作有關的資料或文件。

  找不到文件,浪費的不只是時間

  對上班族來說,這可是生死存亡的大問題,因為整理資料、物品的能力,會直接關係到工作能力。你不妨也看看自己辦公桌的周遭──

  □ 文件是否散亂於各處?
  □ 辦公桌上,是否放著和「現在正在處理的工作」無關的資料?
  □ 電腦的滑鼠,是否無法自由移動?

  如果三者中有一項符合,你就是每天都在累積「小小的損失」──一分鐘,大約是五十日圓──這是日本上班族的平均成本。

  如果你找一份文件要花十分鐘,就等於把五百日圓丟進了水溝裡。(按,以主計處公布的台灣上班族平均薪資45000元、每個月工作22天、一天8小時計算,則台玩上班族一分鐘的薪水約4塊錢,10分鐘就是40塊錢)

  所有工作都是「始於桌面,終於桌面」。如果辦公桌周遭的環境亂七八糟,就不可能提升工作效率、創造工作成果;反過來說,只要把辦公桌周遭整理得乾乾淨淨,從今天起,你就可以做好工作。

  我推廣了30年的辦公室效率革命

  抱歉,我稍微兜了一個圈子。本書的內容就是介紹能為大家消除煩惱、提升工作效率的Know-how──工作能力強的人都在用的整理術,雖然書裡介紹的技巧很多,但規則只有三條:

  一、 捨:丟掉
  二、 活:活用
  三、 續:繼續

  只要把這三條規則融入平日的工作習慣,就能做到「杜絕浪費時間、了解工作的優先順序、集中精神火力全開」;換句話說,就是掀起工作上的「效率革命」。

  用本書的「捨.活.續整理術」來整理工作文件、筆記、電腦、金錢和時間,除了能提升你的工作能力,也一定能全盤改變你的人生。

  請大家用最輕鬆的心情閱讀這本書。
  願大家都能把握和本書相遇的契機,豐富自己的人生。

 

詳細資料

  • ISBN:9789866037825
  • 叢書系列:Biz
  • 規格:平裝 / 208頁 / 15 x 21 cm / 普通級 / 雙色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
 

內容連載

第二章 整理桌子,就等於在整理腦袋

從這裡開始,終於要進入「捨‧活‧續整理術」的Know-How了。
首先,我要向各位讀者介紹的,是最貼近大家的「文件‧物品」整理術。每個人的辦公桌,最需要整理的東西,主要有下列三種:包括報告、會議記錄、圖表等在內的「文件」,包括各種文具在內的「物品」,及包括各種書、雜誌、小冊子在內的「書籍」。

千萬別只整理文件
根據我的指導經驗,不論是民營企業或政府機關,這三種東西所占的比例,大約都是「文件」60%、「物品」30%、「書籍」10%,我稱此為「631法則」。

你辦公環境的這些東西,是不是像相撲火鍋一樣混雜在一起呢?如果無視於「631法則」的存在,只用一般的「文書管理」、「分類歸檔」等方法,來管理那60%的文件,是不會有多大成效的,一定要把剩下的30%的物品和10%的書籍,也加入整理、整頓的項目之中,不能只整理文件。

如同我在第一章告訴各位的,整理,基本上就是「丟掉」。為了能夠更有效率地丟,首先,請把你桌子周遭的所有東西都搬出來,堆成三座小山(群組),也就是將所有的東西分為「文件」、「物品」、「書籍」三個群組。

分類完畢後,就開始挑出需要的東西,其餘的就丟掉。
整理完桌子周遭後,與同事共有的收納空間,也同樣按照「全部搬出來→分類成三座山→挑出需要的東西」的順序進行整理。

◎ 文件
首先,將所有文件分成「未處理」、「進行中」、「已完成」三個群組。
前兩項——尤其是進行中文件——因為重要度高而且記憶猶新,所以應該很容易就可以挑出來;至於已經完成的工作文件,請根據使用頻率、重要度、公司的基準等,決定要丟掉還是留下。

◎ 物品
要挑出自己需要的物品時,我想你會發現,原來自己擁有那麼多各式各樣的怪東西。文具、未使用的帳票(帳簿、傳票)、檔案用品、要發的小冊子、面紙等等,應該都在其中。

撿選這些物品要掌握一個重點,就是不要重複,以減少庫存。抽屜裡如果有不用的東西,不但浪費收納空間,還會在尋找文具時,浪費不必要的時間。丟掉不需要的東西,就可以省去不必要的麻煩和時間。

◎ 書籍
建議積極丟掉和IT(Information Technology,資訊科技)有關的書籍和雜誌。因為IT技術革新的速度非常快,這些書籍的內容馬上就過時了。
地圖集也一樣,因為縣市合併,很多地名都變了,所以數年前的地圖,很多時候都派不上用場。

但是,辭典、主題內容不易退流行的書籍、小說等,就算留下來也不會造成什麼問題,所以這類的書籍,可斟酌其內容後,再分成留下和丟掉兩個群組。

要丟還是要留,60秒內做決定
工作上許多時候,都需要我們瞬間做出判斷,「捨‧活‧續整理術」也是一樣,為了要丟還是要留而猶豫不決,就是浪費時間。本書為判斷「要丟還是要留」設定了一個底限,就是60秒。

有人或許會認為限時60秒太短了。但是,如果以大家所熟悉的電視廣告為例,大部分的電視廣告,基本長度是15秒鐘。感覺上15秒好像很短,但這15秒鐘中不但有起承轉合,還大大宣傳了商品特色。只要15秒就可以喚起觀眾「購買」的欲望,效果驚人。

所以,我們只需要15秒鐘,就可以做出決定。我之所以將時間設定為60秒,是因為區分文件時,有人會對一些老舊文件依依不捨、埋首閱讀。

當初花心血蒐集的資料、曾經獲得主管好評的報告等等,都很易讓人產生特殊感情,所以不肯輕易放手的心情,是可以理解的。

但是,因為「留戀」「猶豫」而延誤到整理作業,就傷腦筋了。因此,請大家給自己決定的時間,設下一個60秒的底限。

只要逼自己在60秒內做出決定,就沒有時間猶豫,而且習慣之後還會越來越果敢,越丟越上手,所以大家不必擔心設定時間限制。

用「過去式」思考該不該丟
要順利判斷要還是不要,是有祕訣的。
「沒用過」、「就算不見也不會不方便」的東西,就大膽丟掉吧!
有些東西丟了或許會後悔;但是,會讓人後悔丟了的東西,100個裡面恐怕不到3個,所以根本沒什麼好在意的。

因為擔心後悔而「留下無用的97個」,還是「丟掉100個之後稍微有點後悔」───哪一個比較好?不用想也知道。

如果有之前不使用也沒有造成任何不便的東西,更要馬上丟掉,因為在未來的日子裡,也不會需要這些東西。

總之,丟東西的時候,不要用未來式「總有一天會派上用場」去思考,而是用過去式「過去幾個月有用上嗎」來思考。

例如,報紙、雜誌的報導,以二年的時間為保存的基準就足夠了。
但是,「預測性的報導」、「○○的統計」等等是例外。長期保存這些資料,將來應可派上用場。

所有工作,都從辦公桌開始
辦公桌是你的工作基地,所有的工作,都是從這裡開始的。
首先,請你檢查桌子的周遭:
□ 滑鼠是否可以自由移動?
□ 桌下有無足夠的放腳空間?
□ 下班時,桌面是否淨空如滑行跑道?
□ 最下層抽屜,能否用來立列文件?
□ 是否覺得辦公桌四周充滿「危險」?

結果如何?
答案有三項以上賓果的人,最近是否有工作效率低落的狀況?
原因,或許就出在你桌子的周遭。

現代上班族幾乎人手一台筆電、一台智慧型手耭,在移動中工作的人,有逐年增加的趨勢。在新幹線的列車上、機場大廳裡、咖啡廳等地方工作的人,也越來越多了。但是,最後要將工作做歸納整理的地方,還是「自己的辦公桌」。

辦公桌可以說是工作的起站,也是工作的終站。想用愉悅的心情啟動每一天的工作,就應該要先收拾自己的桌子。

如果你必須費好大的勁,才能從桌上堆積如山的文件中,找到今天要用的資料,之後才能開始工作。其實光是這樣,就讓人開始覺得疲累,,更遑論浪費的時間了。

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