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懂交辦,80%的工作不用自己來:20個狀況模擬,只要照著做, 保證部屬樂意接、準時完成不擺爛。

「仕事を任せる」インバスケット法

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內容簡介

  ◆一進公司就被工作追著跑,連喝水上廁所的時間都沒有。
  ◆我也想把工作交出去呀,但部屬卻回我:「我現在沒空」,「呃…你可以找別人嗎?」
  ◆交辦?不行啦,他們經驗不足,萬一自作主張搞砸了怎麼辦……

  
  成功輔導超過280家公司交辦的技術,獲得日本商業書大賞的
  暢銷書作家鳥原隆志發現:
  大多數主管想的是「提升自己的工作效率」,好處理愈來愈多的事情,
  但優秀主管卻是「想辦法把所有例行工作全交出去」,
  只做重要度高、緊急度低的工作。
  
  ◎交辦之前,請先戒掉這幾句口頭禪:
  「我做習慣了。」(這就是最大的壞習慣)
  「如果你不想,我可以找別人……。」(你都不確定,部屬當然拒絕幫你)
  「我擔心他扛不住。」「我怎麼知道,他會不會自作主張?」
  (聽起來比較像是怕他連累你)
  
  ◎交辦,不外乎本書所列舉的20個狀況,
  你只要照著做,保證部屬樂意接、準時完成不擺爛:

  
  1.你追問進度,他卻回:「我交給別人處理了,現在不關我的事。」
  讓他知道,工作可以轉交,但責任不行──
  「我不反對你將工作交給別人,但你要負起監督責任,請和現在的負責人一起來找我
  商討對策。」
  
  2.你請他「盡快」處理,他的理解會變成:「我以為你不急,我可以先做其他事。」
  下指令時不可以用定性資訊,要說「定量資訊」──
  「麻煩你明天下午三點前放在我桌上。」
  
  3.部屬信心滿滿說:「請把所有工作交給我。」但這事攸關公司存亡……
  你要階段式交辦,並有條件地批准,他更有動力──
  「因為你是第一次接觸這類工作,我想請你在會議上負責解說,不過在開會前,請先與我討論。」
  
  4.部屬擅自決定:「我先給客戶做過報告了。」卻被對方打槍,你會?
  對習慣自作主張的人,你要鼓勵他的積極,更要用「報備」阻止他爆衝──
  「看你這麼積極,我很高興。不過,我只請你製作企劃書,並沒有請你向對方說明對吧?下次,你要先和我討論再行動。」
  
  5.執行到一半遇到緊急狀況,部屬認錯表示:「因為我的疏忽,讓公司虧損了。」
  立刻喊暫停,與部屬一起解決──
  「謝謝你即時反應,這是很嚴重的問題,請你立刻停下所有動作,召開緊急會議,我也會參加。」
  
  …………你能遇到的(無法交辦)狀況,就是這二十種,
  按照作者鳥原隆志的模擬演練,你就能出運。
  
  ◎掌握幾個關鍵,80%的工作「切勿」自己動手
  製作交辦手冊,說明怎麼做之外,也要說明工作背後的意義
  預想三年後部屬(和你),要在哪個位置:誰會是你的接班人
  選擇哪些「不做」,你能做更多:工作有四種,你只做重要度高、緊急度低的。
  
  交辦,更是一種「成就感的分享」
  老說「我自己來還比較快」的人,其實最無能,
  帶出比你能幹,卻又服你的部屬,你才能成為真正的領導者!

名人推薦

  凱撒飯店連鎖副總裁 武祥生
  中華民國企業經營管理顧問協會理事長 黃孝文


  
 

作者介紹

作者簡介

鳥原隆志


  籃中術研習思考研究所負責人、籃中管理術顧問、暢銷書作家。
  
  1972年生。曾於知名上市物流公司The Daie(隸屬全球十大集團日本永旺集團旗下)工作,負責家具、酒及精緻肉品等銷售,後來擔任「Supervisor」門市的指導員,負責處理業務問題、定期為門市人員進行訓練及執導。
  
  於升遷考試時,接觸到籃中術研習思考法,他將這個方法加上自己多年解決問題習得的技巧,使籃中術研習思考法更符合實際工作狀況。後來,他成立籃中術研究公司,以日本獨一無二的籃中管理術顧問的身分,已指導過280家企業,受到業界肯定。另外也開班授課,提供諮詢服務,截至目前為止,有超過3千名管理者受惠。
  
  著書眾多,其中《籃中術研習思考》銷售超過15萬冊,獲得2012年日本商業書大賞書店獎。

譯者簡介

張智淵

  
  台北人,輔仁大學翻譯學研究所碩士課程修畢,現為專職譯者從事翻譯十餘年。譯有《好主管得學會罵人》、《好主管要學黑道老大》、《差一點分手,更幸福》、《拆解與簡化》(以上皆為大是文化出版)、《夢象成真》、《四疊半宿舍,青春迷走》、《BOX!熱血鬥陣!》、《所有男人都是消耗品》等書。
 

目錄

推薦序一 主管的成就不是自己做了什麼,而是不做什麼,讓部屬做得更好
推薦序二 讓部屬比你能幹,卻又服從你領導
前    言 「我自己來做還比較快」的主管,是無能主管

第1章 讓部屬比你能幹,卻又服從你領導
1.    只做重要度高、緊急度低的工作
2.    優秀主管不該有例行公事
3.    把工作分出去,是管理者的特權
4.    「交給你了」是霸凌,不是交辦
5.    你幫部屬做,他們覺得是在撿你不想做的
6.    讓組織沒有你,照常運作

第2章 你無法交辦工作的理由
1.    「部屬也很忙,還是我自己來吧!」
2.    「我擔心他扛不住。」
3.    「萬一失敗了怎麼辦?」
4.    「我手下沒有一個能用的人才。」
5.    「我怎麼知道,他會不會自做主張?」
6.    「我做習慣了……」,正是壞習慣
7.    「如果你不想,我可以找別人……。」
8.    忙到啥都記不住,我失智了?

第3章 二十個案例,從此你放心交辦,事情絕不擺爛
    「交辦」會遇上的狀況,不外乎這二十種

    
    解決之道──
狀況1.     替部屬設定好方向及長短期目標
狀況2.     交辦再交辦,這樣做就不出錯
狀況3.     交辦不是讓他負全責
狀況4.     你交代盡快處理,他覺得是不那麼急
狀況5.     給部屬一個頭銜,他就能長出自信
狀況6.     把工作交給沒經驗的人,就是霸凌
狀況7.     只做非你不可的事──是哪些事?
狀況8.     讓部屬火力全開的絕技
狀況9.     最糟的交辦話術:因為你剛好有空
狀況10.     不勉強硬塞,也是一種交辦
狀況11.     他積極過頭,你備好支援隨時插手
狀況12.     任務失敗,你會追究責任還是追究原因?
狀況13.     何時需要視若無睹的耐心?
狀況14.     部分交辦,然後有條件批准
狀況15.     主管什麼時機該出手?
狀況16.     習慣自作主張,用報備規範他
狀況17.     部屬只會執行自己理解的事,而非你的想法
狀況18.     讓部屬心安:「別擔心,我會負責。」
狀況19.     有些工作該刪!而非交辦
狀況20.     交辦絕非「希望老闆別干預我做事方式」
無法交辦,絕對是主管有問題

第4章 掌握六個關鍵,80%的工作「切勿」自己動手
1.    邊錯邊學,成長最快
2.    製作交辦手冊,說明工作意義
3.    預想三年後部屬(和你),要在哪個位置
4.    交辦,是一種成就感的分享
5.    主管必須懂判斷,就從懂交辦開始
6.    選擇哪些「不做」,你能做更多

結  語 交辦,是不可或缺的工作實力
 

推薦序一
  
主管的成就不是自己做了什麼,
而是自己不做什麼,讓部屬做得更好 凱撒飯店連鎖副總裁武祥生
  

  飯店的工作是一天二十四小時、一年三百六十五天永不停止的。常常一件事剛解決,另外一件事又發生,最常聽到的就是「我事情太多了」、「我做不完了」,許多主管常常疲於奔命地工作,但卻得不到很好的工作效益,不僅無法達成工作目標,也讓自己疲憊不堪,最苦的是團隊士氣低落、溝通不良,自己的工作成就感低、挫折感非常大。
  
  我個人也常常掙扎是否將工作交辦給同仁,給部屬太多工作,不僅擔心他是否有能力承擔、品質是否會下滑,自己也會有悵然若失的感覺,身為主管好像就得忙碌,才能證明自己的重要性。另一方面,也怕給予他人不負責任的印象,於是一肩攬下所有工作。
  
  實際上,若一直不能把工作交出去,不僅無法提升團隊工作效率,也無法藉由分享工作,創造工作共識、共享快樂或痛苦的記憶,也無法將經驗傳承下去、提升同仁的工作能力。這樣的團隊將變得虛弱、不堪一擊,無法承接更多的挑戰或突破更多的困難。
  
  閱讀《懂交辦,80%的工作不用自己來》突然有茅塞頓開之感,其實交辦只要有清楚的方向、具體的指示、再配合掌控的機制或辦法,就可以很輕鬆地把工作分配出去。就好像汽車後座的乘客,可以告訴前座的司機,自己要去的目的地,正確的方向或道路,及中間需注意的事項,就可以輕鬆的到達你想去的地方,同時不會剝奪司機開車的成就感,每個人都能享受旅程的樂趣。
  
  管理工作其實最困難的不是管理別人,而是在管理自己。工作的成就有時不是自己做了什麼,而是自己不做什麼,並且請別人去做,成就別人的工作。我認為,「成功不必在我」也是現在領導者在建構團隊時的一個重要元素。
  
  感謝本書作者鳥原隆志給予我在工作中的重大啟發,透過「藍中管理術」及本書中二十個案例,更讓我了解實用的交辦方法,例如:給予指示時,必須以定量訊息取代定性訊息、當部屬拒絕你時,你必須明白,不交辦也是一種交辦技術、分配工作時,應該擬出交辦藍圖,先設定好接班人等。
  
  相信這些技巧,一定能讓為提升團隊效率困擾的主管,更輕鬆完成工作,並自然地將工作交出去,達成更高的目標,重要的是可以享受有效率的工作,使生活更圓滿。
  
  本文作者曾任台北西華飯店行銷業務部協理、台北凱撒大飯店副總經理、墾丁凱撒大飯店總經理,現任凱撒飯店連鎖副總裁。進入飯店業近二十年的時間,自二○○七年進入墾丁凱撒大飯店擔任總經理一職,期間成功讓墾丁凱撒大飯店於二○一○年創造新台幣五億五千萬的效益,同年獲選為《經理人月刊》二○一○年SUPERMVP經理人。

推薦序
  
讓部屬比你能幹,卻又服從你領導 中華民國企業經營管理顧問協會理事長黃孝文
  
  一般主管在管理時,最容易遇到兩個狀況,第一是無法交辦,這多半是因為事情交給部屬,卻得不到令主管滿意的成果,結果,主管還得親自動手,反而比自己做更累,倒不如一開始就出手更快、更簡單。其二就是主管為了「長遠考量」,下定決心一定要教會部屬,一股腦地把所有工作交給部屬,卻把部屬嚇跑了。
  
  另一方面,在指導部屬的過程中,當主管的授權及教導而付出心力及時間愈長,相對的期待也會愈高,萬一部屬無法符合期待時,主管往往會很受傷、難過或失望。這些都是我擔任企業經營管理顧問二十七年來,觀察到的職場實況。
  
  在我看了《懂交辦,80%的工作不用自己來》後,我發現,令管理者最頭痛的問題,如:把工作交給部屬,他卻問:為什麼是我;或者,部屬說:「我沒空,請你找別人處理」你該怎麼應對?這些令人頭痛的問題,這本書中都有答案。
  
  本來,主管的工作就是分配工作、監督和思考,絕非親自動手。而且,主管雖然該懂得把工作交出去,但一定要記住,責任是無法交辦的。如果你希望自己更有效率,就得提升部屬的效率──也就是把工作交出去。這才是管理者提高效率最有效的方法。
  
  在本書中,作者以二十個最常見的管理狀況,提供超實用的交辦技巧,例如:不是把工作都交出去,你得先列出工作清單,刪除不必要的工作再交辦;想讓部屬成長,有些時候你得要有視若無睹的耐心;給定量訊息,讓部屬了解你的重要、緊急,到底是什麼程度等。我相信,這些管理的訣竅與技巧,一定能讓被管理問題所困的主管,找到明確的解答與實際運用到工作上的方法。
  
  最後,以一句話共勉之:「讓部屬比你能幹,卻又服從你領導,才是一位傑出的好主管。」
  
  本文作者現為中華民國企業經營管理顧問協會理事長、ICMCI國際顧問組織中華民國(台灣)會長,擁有二十七年的管理顧問經驗,專長為組織再造、企業形象經營策略、行銷品牌策略、資源整合等,並曾獲選為台灣500名專業講師、二○○七年具有影響力的中國管理諮詢專家500名。
  
前言
  
「我自己來做還比較快」的主管,是無能主管
  

  交辦,就是委託別人工作,對於領導者而言,這是基本的技能。
  
  然而,明明只是把工作交出去,為什麼許多主管到最後,還是選擇自己默默把工作做完?
  
  這是因為,這些主管原本把工作交給別人,但最後沒有獲得預期的成果,還得自己重做;或者是有些主管,即使把工作委託給部屬,卻成天擔心對方會出包,根本無法專心工作,還不如拿回來自己做。
  
  我發現這些現象之所以會發生,都是因為不知道如何交辦,也就是不了解其中的技巧。因此,我動手寫這本書,希望每個主管都能透過本書,了解如何順利把工作交出去,而且能得到滿意的成果。
  
  我一直在推廣籃中管理術(編按:籃中管理術是採用情境演練的方法,透過模擬實際的工作問題,讓參加演練的學員假設自己是主管,並從收文籃中抽出問題,再把自己認為最佳的解決方法放入發文籃中,最後由指導員解說,以增進演練人員的管理能力),這是一套能測量管理者的管理能力,以及工作執行力的訓練工具。有一次,我遇到一個學生,他說看了我的著作《只要五秒鐘改變思考,九成的工作都能順利完成》後,有一件事怎麼想也想不通:
  
  「老師,我很認同您的主張,但該怎麼只思考五秒鐘,就能得到答案?」經常有人問我這種問題,我認為,這是因為對方知道該做,但找不到實際運用的方法而感到焦慮,才會這樣問。
  
  於是,我給他較具體的建議,後來才發現,那位學生的問題和其他人似乎不太一樣,因此,我進一步詢問他對哪個部分感到疑惑。這才發現,他想知道的根本不是實踐方式,而是如何擁有完整的五秒鐘思考時間。
  
  也就是說,他被工作追著跑,連五秒鐘的思考時間都沒有。當時,我才恍然大悟,在寫那本書時,我沒有想過有人根本擠不出五秒鐘來思考,據那位學生的說法,他每一秒都在工作,根本沒有時間安靜地想事情。
  
  實際上,我身邊也有和他一樣,總被工作追著跑的人。他們經常早上一到公司,連評估今天該完成哪些工作的時間都沒有,立刻就得處理昨天沒做完的事,然後又耽誤了今天原本該執行的進度,就這樣日復一日地忙個不停。
  
  我們都知道,一旦成為主管,要處理的工作必然會增加。像是部屬有事找你討論和報告、突發的客訴問題、來自其他部門的合作提案或要求,還有一些難度較高的決策工作等,都在不知不覺間成為自己的工作,這時,手頭上可能還有一般性的例行公事,時間永遠都不夠用。
  
  但我認為,身為主管絕不能將「時間不夠」、「好忙」這種話掛在嘴邊。因為主管就是負責管理、控制進度的人,如果連自己的工作都無法好好調度,更不可能能協助部屬,把工作做得更好。
  
  經過我的觀察,我發現只要當上主管,每個人看起來都很忙,不過深入探究那些人到底在忙些什麼,就能得知,他們的工作,八成以上都能交給別人處理。也就是說,把「沒時間」掛在嘴邊的人,不是時間不夠,而是自己把時間浪費掉了。
  
  最近,我在課堂上,問來上課的初階主管,他們最近在看什麼書。結果,他們的回答讓我大吃一驚,許多人都在看「如何讓工作有效率」這類書。這時我才知道,效率不彰已經成為主管普遍的煩惱。
  
  加上曾有一位來採訪我的商業雜誌編輯也對我說:「有效率地工作,永遠是大家關心的主題。」這讓我更確定,所有人都渴望提升自己的做事效率。
  
  實際上,想提升效率,最快的方法就是減少工作量,至於如何減少,有兩個最直接的方法。
  
  該提高效率的是部屬,不是自己
  
  第一個辦法是不做,或全部自己動手,有效率地一併解決。
  
  第二種方式就是請別人做。
  
  換作是你,你會怎麼做?
  
  「不做」這種方法,對責任感強的人而言,難度較高,因此,他們自然會轉向,想辦法有效率地處理所有工作。然而,身為主管,還有很多人會把工作全部攬在自己身上,這一點讓我非常吃驚,因為這並不是有效率的做事方法。
  
  當然,自己能有效率地處理工作絕非壞事,不過,我在這本書裡更想傳達的是,主管不能只想著,自己如何更省時、快速地工作,而是該活用部屬和身邊的資源、把工作交出去,然後達成自己的目標,對領導者來說,這才是真正的有效率。回到剛才那位,連撥出五秒鐘都有困難的學生身上,了解他的狀況後,我給他的建議是:
  
  「試著把工作委託給其他人處理如何?」就我來看,主管被工作追著跑,連思考的時間都沒有,多半是因為自己連部屬的工作也做了。沒想到,他卻苦著臉說:
  
  「老師,我也很想請部屬分擔工作,但卻沒有那麼簡單,每次我交出去,都得不到預期的結果,而且部屬也很忙……。」話說完,他就默默地離開了。
  
  後來,我到班上詢問其他學生,是否也有一樣的困擾,想不到居然引起熱烈迴響,可想而知,這對許多人來說是多可怕的惡夢。我認為,身為領導者最重要的任務,就是必須減少自己的工作量,為自己保留更多思考的時間,才能讓組織運作得更好,並支援部屬,讓他們能獲得充足的資源,進而提升公司的產能。
  
  為了做到這一點,大前提是得先區別,哪些是部屬該做的,又有什麼是主管真正該負責的,然後徹底地分配規劃。
  
  本書會實際藉由籃中管理術,讓每天被工作追著跑的人、無法將工作順利交給部屬人、最近都沒有接到主管委託工作的人、即將成為主管的人,體驗交辦工作的原理,並掌握實際的方法,藉此了解自己在工作上的盲點,學著將工作交給部屬,成為令人尊敬、又能帶領組織進步的優秀人才。 
 

詳細資料

  • ISBN:9789865770501
  • 叢書系列:Biz
  • 規格:平裝 / 256頁 / 25k正 / 14.8 x 21 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
 

內容連載

優秀主管不該有例行公事

「你的工作有八成能交辦部屬,不做也不要緊。」

這句話是我在為主管上課時,請他們分析自己的工作內容後得到的結論。換句話說,僅有二○%的工作,是領導者應該做的事。

只要能確實完成這二○%的工作,不但能減少工作量,還能多出許多時間,協助部屬、提升團隊績效。

這二○%重要的工作包含:提供部屬更有效率的工作環境、檢查任務進度、確認計劃執行方向等。

你可能會疑惑:「這二○%的工作,該如何判斷?」在籃中管理術中,有一個很簡單的標準,就是這些工作,只有你能做到。

若是無法區分哪些工作只有你才能做到,你的工作就會愈來愈多,最後塞滿你的時間,讓你永遠沒有時間好好休息,把自己累死。

因此,在開始工作前,一定要先分析自己的工作屬於哪一個區域,經過分類後,就知道該從哪件事開始著手。

以我為例,我因為演講等活動,必須跑遍全國各地,所以待在辦公室裡的時間,一週可能只有一天。

於是,每當我踏進辦公室,辦公桌上總是堆滿未處理的文件。

其中包含了一些不重要的廣告文宣,像某些印刷品,我看都不看就直接掃進垃圾桶裡。處理電子郵件時也是如此,只要是廣告信件,我都會直接刪除。但據我所知,有些主管連垃圾郵件,都要一封封打開檢查、再刪除,這種做法非常浪費時間。

因此,善用電子信箱的阻擋功能也很重要。對於垃圾郵件請不要客氣,直接按下阻擋或取消訂閱的功能,就能讓你省去許多麻煩,還能讓自己多出更多時間。

「交給你了」是霸凌,不是交辦

「這件事交給你。」

當時,我還在超市工作,一聽到主管這樣說,整個當場人愣在原地。

因為那個時候我正準備下班,主管卻突然叫住我,請我處理其他部門的客訴。我莫名其妙地接下這個任務,那位主管除了說一句:「這件事交給你了。」剩下的什麼都沒說,我還來不及問清楚前因後果,他就匆匆忙忙地下班了。

後來,我只好硬著頭皮地趕去賣場,詢問那位氣得七竅生煙的顧客,事情發生的經過。結果可想而知,因為我根本沒搞清楚狀況,又沒有足夠的權限幫他解決問題,就只能任憑對方狠狠把我罵了一頓。

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