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給年輕人不出錯的50個工作習慣:為何隔壁同事可以優雅工作,而我卻陷入忙亂的惡性循環?

給年輕人不出錯的50個工作習慣:為何隔壁同事可以優雅工作,而我卻陷入忙亂的惡性循環?

「バタバタしない」技術

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內容簡介

「每天要做的事情好多,搞得我好忙亂。」
「因為出門時匆匆忙忙,結果忘記帶東西了。」
「今天上班被突如其來的狀況弄得好緊張……。」

  你是不是常常陷入類似這樣的忙亂中?本書作者教大家避免忙亂應該做的準備及具體因應對策,讓你不管生活或工作,都能優雅不出錯。

  ◎以下這些人,都該看這本書!

  不到最後一刻,做任何事都可以無限拖延的人。
  做事容易沒有幹勁的人。
  明明拚命在做事,卻老是被打槍說「不是這樣」的人。
  被無能上司耍得團團轉,工作永遠做不完的人。
  常常為了找東西或忘東忘西而煩惱的人。

  ◎常忙亂出錯的人,有哪些症狀?

  症狀1截止時間快到了,才開始做事
  症狀2缺乏動力,不知為何而戰
  症狀3常做「欲速則不達」的蠢事
  症狀4遇到困難的事,很難跨出第一步
  症狀5喜歡承擔所有事,工作量超過負荷
  症狀6對忙碌上癮,把「好忙、好忙」當做口頭禪
  症狀7盲目樂觀,總認為船到橋頭自然直,結果……
  症狀8反正做不完就加班,事情總是處理到天昏地暗
  症狀9沒有計畫,想到什麼就做什麼
  當你發生以上症狀而陷入忙亂中時,
  做事自然不會有品質,更不會要求細節,
  最後的結果往往是做白工,如何脫離這樣的循環,你得……

  ◎你的忙亂罩門是哪一種?

  當人忘記聆聽自己的心聲,只埋頭眼前的事情時,就容易忙亂出錯。通常容易出錯的情況,大都限定在以下三種情況:

  ● 事前準備不足
  ● 時間管理不足
  ● 風險預估不足

  只要大家能夠掌握自己的罩門,就能夠找到因應對策,擺脫「忙亂出錯」的循環。

  ◎想要避免陷入忙亂的惡性循環,我該怎麼做?

  要改善容易忙亂的情況,就是要了解自己為什麼會忙亂。在本書中,作者會教大家5大步驟,就能破解這些罩門的解決對策,不管生活還是工作,我們都能輕輕鬆鬆,不再緊張。

  第一步 避免忙亂的9個準備動作
  要有敢於暫停的勇氣
  重新思考,並找出根本原因
  明確設定自己的「合格基準線」
  別執著於細節,先掌握工作的概略面貌
  做最壞打算,你才會有好結果

  第二步 找回你的主導權及節奏
  每天早上到公司,花5分鐘寫今天的工作清單
  除了截止日,也要設定開工日
  你得特別注意工作的隱藏期限
  一條龍式的分工,以免被配合單位「卡關」
  每天給自己15分鐘,檢視今天的細節

  第三步 這樣溝通,任何人都會聽得懂!
  開會離題又拖延,你該怎麼說才不會得罪?
  學會勇於說「不」,不要當老好人
  忙不過來請人幫,你該怎麼說才有效?
  提出你跟他的共同的問題,就不會孤立無援

  第四步 行動要優雅,你該有哪些計畫和習慣?
  前一天先準備,並將每天要做的事情模式化
  訓練自己「不思考」就下決定
  要喘口氣,你得學會計畫性悠哉
  利用空檔思考,你也能累積豐碩成果
  找出規則失控的週期,定期保養

  第五步 遇到緊急事件,如何不陷入出錯的循環?
  用重整時間,扳回延遲的進度
  不斷發生失誤時,試著全部喊停
  將工作分四類,就能安排誰能幫忙
  隨時確認工作目的,才不會偏離目標
  找出忙亂徵兆,請他人幫忙提醒

◎結論

  本書是為了讓人能夠保持冷靜、腳踏實地、穩健前進所寫的一本書。
  只要養成書中的這些習慣,就能為你的工作和人生帶來美好的變化。

名人推薦

  商業週刊、蘋果日報職場專欄作家 謝文憲
  全職文字工作者與讀寫訓練講師 Zen大 優雅推薦
 

作者介紹

作者簡介

吉山勇樹


  Hybrid諮商股份有限公司總裁。

  大學時代曾參與過創新企業創業及營運,畢業後在知名通訊事業公司擔任新興事業開發負責人。以計畫經理人身分活躍在以虛擬行動網路(MVNO)為主的行動系統解決方案、客戶關係管理(CRM)戰略規畫及建立新營業部門等各項計畫上。

  之後,歷任過教育人才顧問公司董事及董事長,接著獨立創業。除了一年花超過兩百天時間為各企業、團體舉辦研習及演講,在組織活化、業務改善、企畫諮詢、減少加班與增加業務效率等方面,也協助兩百家以上企業並獲得實績。現在正與日本國立大學共同籌措推動社會人士基礎力事業(經濟產業省),並進行多面向的推廣活動。

  包含銷量超過12萬本的《犀利員工零加班!3倍效率工作術》在內,發行過多本暢銷書。此外作為終身事業,也擔任處理中小學生及親子教育問題的非營利機構日本教育再興聯盟理事、推廣議員實習助理的非營利機構JP顧問委員與奈良縣活化計畫IMA-NARA主辦人。私下從事超過17年的音樂活動,同時也致力於香檳酒的普及和啟蒙,2012年受法國香檳騎士團頒發榮譽騎士勳章,2013年受法國軍刀騎士團授與劍士位階。

  主要著書有《犀利員工零加班!3倍效率工作術》、《一定做得到的效率工作法》、《搶得先機!提升3倍效率的工作預測力》等多本書籍。

譯者簡介

易起宇


  台大經濟系畢業。日劇迷,自學日文超過10年,平時以在網路上幫網友翻譯日語為樂。
 

目錄

前言 擺脫忙亂,擁有不出錯的人生

第一章 常忙亂出錯的人,有哪些症狀?

症狀1截止時間快到了,才開始做事
症狀2缺乏動力,不知為何而戰
症狀3常做「欲速則不達」的蠢事
症狀4遇到困難的事,很難跨出第一步
症狀5喜歡承擔所有事,工作量超過負荷
症狀6對忙碌上癮,把「好忙、好忙」當做口頭禪
症狀7盲目樂觀,總認為船到橋頭自然直,結果……
症狀8反正做不完就加班,事情總是處理到天昏地暗
症狀9沒有計畫,想到什麼就做什麼

第二章 避免忙亂的9個準備動作
停下來要有敢於暫停的勇氣
理頭緒重新思考,並找出根本原因
做八成明確設定自己的「合格基準線」
想目的別執著於細節,先掌握工作的概略面貌
立即做馬上就能完成的工作,不要安排優先順序
模式化設定原則,把經常做的工作固定下來
別猶豫決定出不要做的事,以免雜事煩身
建自信不要認為自己辦不到
平常心做最壞打算,你才會有好結果

第三章 這樣管理工作,找回你的主導權
第1招每天早上到公司,花5分鐘寫今天的工作清單
第2招寫工作清單,也是為了讓主管掌握你的狀況
第3招除了截止日,也要設定開工日
第4招安排順序,破解每件事都「很緊急」
第5招你得特別注意工作的隱藏期限
第6招一條龍式的分工,以免被配合單位「卡關」
第7招比起待辦清單,你更要重視完成的成果
第8招每天給自己15分鐘,檢視今天的細節

第四章 這樣溝通,任何人都會聽得懂!
運用五步驟溝通術,對方才會真正懂
執行前先確認清楚,才不會做白工
開會離題又拖延,你該怎麼說才不會得罪?
學會勇於說「不」,不要當老好人
忙不過來請人幫,你該怎麼說才有效?
提出你跟他的共同的問題,就不會孤立無援
想要別人聽你說,你得先懂他們問什麼
你得特別注意對話中的「句號」
只要能溝通,什麼方式都可以

第五章 行動要優雅,我該有哪些計畫和習慣?
前一天先準備,並將每天要做的事情模式化
訓練自己「不思考」就下決定
要知道會議的目的,是為了建立共識與付諸行動
要喘口氣,你得學會計畫性悠哉
先買好保險,就不怕萬一
利用空檔思考,你也能累積豐碩成果
找出規則失控的週期,定期保養
第一次去的地點,用Google Map假想模擬
沒在用的東西,請處理掉

第六章 遇到緊急事件,如何不陷入出錯的循環?
拖延用重整時間,扳回延遲的進度
暫停不斷發生失誤時,試著全部喊停
冷靜訂定15分鐘原則,讓自己有冷靜的時間
分類將工作分四類,就能安排誰能幫忙
整理整理辦公桌,也能幫你轉換心情
歸零隨時確認工作目的,才不會偏離目標
檢視找出忙亂徵兆,請他人幫忙提醒

第七章 生活有目標,你的人生不再出錯
用白紙黑字寫出你想要的生活
敢於繞遠路,就能釀出香醇的美酒
人生不需要思考動機,只要勇往直前
在忙亂時,找出自己的勝利方程式
為非做不可的事,保留一段專屬時間
不一定要有大夢想,小願望也能讓人向前走
沒辦法「感謝」,證明你已經被逼得太緊
比起東想西想,不如勇敢踏出一步
 

前言 

擺脫忙亂,擁有不出錯的人生


  「每天要做的事情好多,搞得我好慌亂。」
  「因為出門時很慌張,結果忘記帶東西了。」
  「今天上班被突如其來的狀況弄得亂七八糟。」

  就像以上的情況,現代人不管在生活上或工作時,忙亂的情況總是不斷在發生。

  雖然大家對於這些狀態可能已經習以為常,但是本書的目的就是要教大家,要怎樣才能擺脫忙亂。因此,我想先好好定義「忙亂」的狀態。

  翻開字典,對於「忙亂」的定義,就是「慌張地引起騷動」。這讓人馬上聯想到一個人忙亂到無法冷靜的樣子。

  大家知道「忙」這個字是怎麼來的嗎?左邊「豎心旁」部首代表一顆心站著,而右邊的「亡」,則代表這顆心已經死了。

  因此所謂忙亂,就是指人忘記聆聽自己的心聲及感情,埋頭在眼前的事情上。

  此外,忙亂這種狀態,也可以解釋成慌張。
  大家在什麼時候,會變得很忙亂呢?
  早上準備上班時,很忙亂。
  工作截止期限快到時,很忙亂。
  遇到突發緊急狀況時,很忙亂。

  就像這樣,雖然每個人多少都有一些差別,但是容易慌張的情況,大致都限定在以下這些時候:

  一、事前準備不足
  二、時間管理不足
  三、風險預估不足

  只要大家能夠了解自己最容易陷入哪一種狀況,就能夠「擺脫忙亂」。

  本書第一章會介紹忙亂的人擁有的症狀,第二章則是介紹避免忙亂要先做好的心理準備,第三章介紹避免忙亂的工作管理,第四章則是避免忙亂的溝通,第五章介紹避免忙亂的計畫和習慣,第六章是遇到忙亂時的緊急應變,第七章則是介紹不忙亂的生活方式。

  本書不只會教大家避免忙亂要做的心理準備和認知,也會毫不保留地教大家一些具體的方法。

  在閱讀的過程中,你會發現這本書介紹的內容,不只能夠運用在工作上,也可以運用在生活中。也就是說,人生很多事,其實道理都可以互通。因此,這可以說是為了讓大家能夠在人生中不迷失、保持冷靜、腳踏實地,並穩健行動的一本書。

  不過,光是在腦中理解這些道理,並不代表實際上一定做得到。

  事情不是因為理解所以做得到,而是因為做到了,所以能夠更理解。

  要是本書有任何一項要領會讓你想試試看,就請先付諸行動吧。

  希望這個動作,能夠為你的工作和人生,帶來更美好的變化。
 

詳細資料

  • ISBN:9789869157384
  • 叢書系列:Smart
  • 規格:平裝 / 224頁 / 25k正 / 14.8 x 21 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
  • 檔案大小:0.2MB
 

內容連載

第一章 常忙亂出錯的人,有哪些症狀?
 
症狀1 截止時間快到了,才開始做事
 
常常忙亂出錯的人,最具代表性的症狀,就是除非期限快到了,否則他們無法開始做事。
 
照理說,工作應該是越早完成越好。但是從許多企業看來,容易忙亂的人會很難開始做事,可能是因為他們提不起幹勁,也有可能是因為他們沒辦法專心工作。
 
而且,這些原因與症狀又會相互影響,只要不打破這種惡性循環,忙亂的惡習就會無法消滅。
 
讓我講得更具體一點。人只要提不起幹勁,工作時間就會越拖越長。要開始處理以前需要很多時間,開始動手到進入狀況,又需要很多時間。
 
長時間下來,人們就會不斷累積疲勞。一旦累了,也就沒辦法集中注意力。
 
因此,只要是需要集中精神處理的高難度工作,或是需要專心思考的事,人們就會一直拖延。結果就是截止期限越來越近,因而陷入瀕臨期限才開始忙亂處理的惡性循環裡。
 
如果把循環過程整理得清楚一點,就會變成這樣:
 
人因為工作期限快到了,而變得很忙亂
→超時工作
→不斷累積疲勞感
→精神沒辦法集中
→想要趕快解脫(沒有幹勁)
→最後因為瀕臨期限而變得更忙亂
 
老實說,以前我在當上班族的時候,也曾經讓自己陷入這種惡性循環中。
 
不想常出錯,一週至少一天睡滿八小時
 
對以前還在當上班族的我來說,每天加班與熬夜,都是很理所當然的事。但是長久下來,我開始有睡眠不足的問題,沒辦法集中注意力。也因此,我開始沒辦法兼顧一些原本可以處理好的工作細節和品質。因為當時的我,是以這種狀態在工作,所以每次主管在檢查我的工作成果時,我都會得到「這樣不行」的回答。
 
不過,當時完全變成廢物員工的我,某天卻遇到了轉機。有位主管跟我說:「你給我一星期找一天睡滿八小時吧!」我想當時的我,八成已經滿臉倦容到讓人看不下去了。
 
就我的理解,主管的意思是要告訴我,我應該消除疲勞,恢復原來的能力。所以後來我就訂定一個禁止加班日,一週至少一天,準時在六點下班,簡單吃吃晚餐,晚上十點就上床睡覺。只要睡到早上六點,就可以睡滿八小時。為了養成這個習慣,我有時會在回家前先去給人按摩,或是慢跑一下再回家,以幫助入眠。

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