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Google必修的圖表簡報術:Google總監首度公開絕活,教你做對圖表、說對話,所有人都聽你的!

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內容簡介

「柯爾來拯救大家脫離爛PPT了!」
——Google人力營運部資深副總裁狂推
上市即登Amazon資訊管理類TOP1,讀者5顆星★★★★★強推!

  Google最熱門內部訓練,
  摩根大通、比爾蓋茲基金會、eBay、Adobe、Amazon都搶著學!
  Google必修的簡報圖表術首度大公開,教你將:
  不知所云、眼花冗長的圖表→打動聽眾、說服所有人的好故事


  曾任Google人力分析團隊總監6年的柯爾・諾瑟鮑姆・娜菲克,負責協助分析團隊和Google其他部門的溝通,接收到的業務訊息都是最棘手、最難處理的資訊,而她一向都能用這些資訊製造出最洗鍊、最好吸收的圖像,並用最有說服力的方式來說故事。她為Google開發出一套資料視覺化的訓練課程,不僅教全體Google人,還曾至各地開課五十次以上。

  柯爾所提出的「別跟著流行走」(刪減花稍的過場動畫、圖像和文字,以訊息為中心)、「簡潔才是王道」(簡報的重點是清晰易懂的故事,而非漂亮的數據圖)等,都是她的名作。

  最後,她決定至各地教學及寫作,完成自己「消滅全世界爛PPT」的偉大使命。從這本書裡可以學到:

  ‧搞懂簡報的條理
  →搞清楚你的觀眾是誰?你希望他們知道什麼?希望他們做什麼事?

  ‧選擇適當的視覺呈現
  →教你想清楚是文字好?表格讚?還是線圖才好用?
  (提醒你:原來圓餅圖和3D立體是地雷!)

  ‧拔掉與重點無關的雜草
  →簡單才是王道!慎選放在頁面的元素,刪掉會耗腦力的非必要元素。

  ‧人人都能當設計師
  →把你的頁面變得更易讀、更好用、更漂亮。

  ‧集中聽眾目光
  →了解人類視覺運作原理,將觀眾的注意力導向你想要的地方。

  ‧說動人故事
  →學編劇大師,說出清晰明瞭、有起承轉合的故事;確保故事順利傳達到聽眾耳裡,達到你想要的效果。

  ‧實戰演練
  →step by step教你把資訊說清楚,把爛圖表改好,把好圖表變生動。

  現代科技方便,信手拈來就能做出一張圖表。但此般優勢並沒有讓溝通變得更輕鬆,卻產生反效果。手頭的資訊越多,越難去蕪存菁、挑選出最重要的精髓——大概每個人都有被PPT惡整的經驗:字型有圓有方、五顏六色、項目符號和醒目提示亂成一團,整個簡報變成一場慘劇,讓人想直接離開報告現場。資訊圖表根本看不到資訊,統計圖和表格甚至還會誤導聽眾,讓人越聽越迷糊。

  正如Google人力營運部資深副總裁、《Google超級用人學》作者拉茲洛・博克所說,柯爾的這10堂必修簡報課「教導大家如何從一片雜音當中汲取出真正重要的訊號,讓我們的聲音更容易為他人聽見。」
上完課,不用再怕簡報秀出的圖表沒效果、沒人聽、看不懂!

◎本書特色

  1.全球最具指標性的Google,員工必修圖表簡報術首度公開
  Google總監將多年來教Google人的圖表簡報術總結為10堂課,也於摩根大通銀行、比爾‧蓋茲基金會、惠普、eBay、Adobe、Amazon……開班授課,深獲好評。幫所有人打好基礎:6招把數字轉換成故事 × 10堂實戰特訓=解決所有無效溝通問題!

  2.教你做出讓觀眾聽進去、溝通到的簡報
  人人都得做簡報,學校有教Excel圖表,卻沒有教怎麼讓觀眾一看就懂、一看就被說服。簡報天后以明確的step by step指南、before and after精彩範例,協助讀者克服資料視覺化的障礙。

  3.簡報無能者的救星來了!邊看書、邊吸收、邊把簡報做好!
  簡報半天卻沒重點?提案總是被打槍?圖表觀眾看不懂?上台像念稿,越講越心虛?有救了!作者以「消滅全世界爛PPT」為使命,教你將混亂資訊化為視覺圖表→上台說好故事→說服觀眾!

  4.各產業都好用,實例滿載!
  內容以基礎概念與實例演練為主,不限特定產業或職位,實戰案例包山包海,科技、教育、消費性產品、非營利領域等,所有人都學得會,用得著。

名人推薦

  ★Google人力營運部資深副總裁、《Google超級用人學》作者拉茲洛・博克
  ★杜爾特設計執行長、《跟誰簡報都成功》作者南西・杜爾特
  ★百大企業簡報教練、憲福育創共同創辦人、《上台的技術》作者王永福
  ★《經理人月刊》總編輯齊立文
  ——專業推薦
 

作者介紹

作者簡介

柯爾・諾瑟鮑姆・娜菲克 Cole NussbaumerKnaflic

  Google前人力分析團隊總監、最強簡報講師、暢銷作家、人氣部落格主

  柯爾擅長以高效率展示量化資訊,用資料說出豐富的故事,而且還將她的簡報專長撰寫成部落格。她開設的工作坊與簡報廣受好評,學員包括了全球各地的專業人士、公司與慈善組織。

  柯爾曾擔任銀行業與私募股本的分析師,也曾擔任過Google人力分析團隊總監,因此培養出資料視覺化這項獨特天賦。柯爾於Google公司使用資料導向的方式,解釋創新人才計劃以及管理作業,讓Google公司得以吸引、開發人才,並且以最有效率的方式滿足企業需求。柯爾曾於歐美各地的Google辦公室開授她親自開發的資料視覺化課程,也曾於馬里蘭藝術學院(Maryland Institute College of Art,簡稱MICA)擔任兼任講師,教授資訊視覺化概論課程。

  請造訪她的部落格:www.storytellingwithdata.com/
 

目錄

推薦序  完成「消滅全世界爛PPT」的偉大使命          拉茲洛‧博克
推薦序  把圖表變成簡報說服的好工具                王永福
推薦序  資料的清晰度,反應你思考的強弱              齊立文

前言用圖表說好故事
‧到處都是爛圖表                               
‧沒有人天生就會用資料說故事
‧這本書是寫給誰看的?                   
‧我怎麼學會用資料說故事的?
‧用資料說故事的6堂特訓                       
‧不同產業的實例,應有盡有
‧不限使用特定工具                           
‧本書的架構
 
第1有條理,很重要
‧探索型分析(一百顆牡蠣)vs. 解釋型分析(兩顆珍珠)
‧對象、內容與方法                           
‧對象Who
‧內容What                                         
‧方法How
‧舉個例子說明:對象、內容與方法
‧搞懂脈絡:該問的問題
‧3分鐘故事 & 核心想法                 
‧分鏡腳本
 
第2選對有效的視覺元素
‧數據少,就用「純文字」               
‧「表格」的主角是資料
‧4種常用「圖表」              
‧用「點型圖」看分布       
‧用「線型圖」看關聯           
‧用「條狀圖」比多少       
‧用「區域圖」看差異           
‧其他種類圖表         
‧盡量別用的圖表:圓形圖       
‧向立體圖說「不」
 
第3拔掉干擾閱讀的雜草
‧「認知負荷」越大,越懶得看     
‧雜訊應該清乾淨
‧格式塔的視覺法則                           
‧缺乏視覺秩序的惡果
‧未多加考量的使用對比                   
‧step by step除雜訊
 
第4把聽眾的注意力吸過來
‧用大腦看東西                                   
‧照過來!前注意特徵能幫助集中目光
‧文字中的前注意特徵                       
‧圖表中的前注意特徵
‧大小怎麼用                                       
‧色彩怎麼用
 
第5設計師思維
‧一眼就能看出功能                           
‧對各種人都好用
‧美的設計比不美的要好用               
‧增加接受度
 
第6解析5個好範例
‧範例(1) 折線圖                                 
‧範例(2) 加進預測與註解的折線圖
‧範例(3) 100%堆疊直條圖                
‧範例(4) 正負堆疊長條圖
‧範例(5) 堆疊橫條圖
 
第7學習說故事
‧故事的魔力                                       
‧創作故事架構
‧怎麼開頭                                           
‧中段
‧安排敘事結構                                   
‧重複的力量
‧將故事說清楚的技巧
 
第8動手改造爛圖表
‧練習第1課的「理解脈絡」       
‧練習第2課的「選擇適當的呈現方式」
‧練習第3課的「移除雜訊」        
‧練習第4課的「集中聽眾的注意力」
‧練習第5課的「設計師思維」    
‧練習第6課的「說故事」
 
第9∥5個改造案例
‧案例(1) 深色背景的色彩安排         
‧案例(2) 在視覺元素中使用動畫
‧案例(3) 順序的邏輯                         
‧案例(4) 避免麵條圖的策略
‧案例(5) 圓形圖的4種替代方案
 
第10學會了!
‧後續該做些什麼                               
‧訣竅(1) 摸熟工具
‧訣竅(2) 重複修正並尋求意見         
‧訣竅(3) 分配足夠時間給準備故事
‧訣竅(4) 從好例子當中找靈感         
‧訣竅(5) 樂在其中、找出自己的風格
‧協助團隊改善資料敘事能力
 
寫在最後
謝辭
 

推薦序

完成「消滅全世界爛PPT」的偉大使命
文/Google人力營運部資深副總裁,《Google 超級用人學》作者 拉茲洛.博克


  每個人都有被投影片擺一道的經驗:字型、顏色、項目符號和醒目提示亂成一團,整個簡報變成一場慘劇。資訊圖表根本看不到資訊,讓聽眾怵目驚心。統計圖和表格甚至還會誤導聽眾,讓人越聽越迷糊。

  現代社會科技方便,信手就能做出一張圖表。我能想像有個倚老賣老的傢伙(說不定我也是這種人?)站在我背後,邊搖著頭邊念念有詞,說什麼當年他們都要用手畫圖,下筆之前都要用腦袋好好想過。

  全球的資訊唾手可得,但此般優勢並沒有讓溝通變得更輕鬆,反而產生了反效果。手頭的資訊越多,越難去蕪存菁、挑選出最重要的精髓。

  於是,柯爾.諾瑟鮑姆.娜菲克(Cole Nussbaumer Knaflic)來拯救大家了。

  2007 年末,我認識了柯爾。我在前一年獲Google 公司招聘,負責召集「人力營運」團隊,為Google 尋找人才、留住人才、並為內部員工安排活動。加入Google 不久後,我便決定成立人力分析團隊,並要求團隊成員讓人事方面的創新不輸給產品層面。柯爾獲選進入此團隊、成為關鍵創始成員之一,擔任分析團隊和Google 其他部門的溝通橋樑。

  簡潔扼要似乎是柯爾的天性。

  她接收到的業務訊息都是最棘手、最難處理的資訊,像是「如何當個好主管」之類的主題,但她一向都能用這些資訊製造出最洗鍊、最好吸收的圖像,並用最有說服力的方式來訴說故事。「千萬別讓數據跟著流行走」(刪減花稍的過場動畫、圖像和文字,以訊息為中心)、「簡樸才是王道」(簡報的重點是清晰易懂的故事,而非漂亮的數據圖)等,都是她做過的精彩指南。

  我們請柯爾到各地授課,在接下來的6 年內開了50 次以上的資料視覺化課程,最後她決定出走,完成自己「消滅世上爛PPT」的偉大使命。如果你覺得這問題根本沒那麼重要,那就上Google 搜尋看看「PPT 害死人」(powerpoint kills)吧,結果將近有五十萬條條目呢!

  本書是柯爾針對現下環境寫出的著作,替愛德華.圖夫特等資料視覺化先驅的作品進行補充與更新。她過去的合作對象包括全球資訊處理量數一數二的公司,也包括了一些使命導向、數據資訊量極低的機構。無論對象為何,她皆能成功協助它們塑造公司訊息與思考模式。

  柯爾的這本大作是一本有趣、平易近人又相當實用的作業指南,教導大家如何從一片雜音當中汲取出真正重要的訊號,讓我們的聲音更容易為他人聽見。

  這不就是重點所在嗎?

把圖表變成簡報說服的好工具
文/百大企業簡報教練、憲福育創 共同創辦人,《上台的技術》作者 王永福


  如何把資料轉化成圖表,變成簡報說服的工具?原來,Google 式的圖表簡報,是這麼做的!

  身為簡報教練,不論是上台技術、簡報表現、視覺呈現、甚至投影片設計,每個領域我都會找到幾本經典書籍,不僅自己閱讀,也推薦學員參考。但關於圖表製作及資料展現,我卻一直找不到一本經典又簡潔的參考書籍。

  但在專業及商業簡報中,如何利用圖表或資料表格,把大量的資訊化繁為簡、清楚呈現,卻一直困擾著許多簡報者。雖說「文不如表,表不如圖」,但有多少次我們被複雜的圖表搞到頭暈?又有多少次我們被大量的數據所淹沒?雖然依照不同的簡報個案,我們可以給一些不同的調整建議;但有沒有什麼更系統化的方法,可以幫助專業簡報者,更有效的呈現手邊的資料?讓資料不僅是資料,而是可以說服聽眾的有效工具?

  這本書,提供了一個完整的解答!

  從一開始作者就告訴我們,要先搞清楚對象是誰、他們想要什麼、他們的目標和需求。我非常認同這樣的觀念,因為唯有把目的跟對象弄清楚,接下來的簡報呈現及設計才有意義!而下一步驟,作者建議大家關掉電腦,從構思開始,用小紙片規畫一下接下來的呈現流程,才不會一開始就掉入電腦技巧操作的陷阱之中。這樣的方法也跟我平常教學採用的便利貼法非常類似,可見好的方法全世界都認同。

  接下來作者開始用實際案例教導我們如何透過簡化、強調、消除、動態呈現、設計師思考等不同的原則,讓圖表更有效呈現。而搭配核心目標確認及說故事的手法,讓資料不僅是資料,而成為一大說服利器。

  我最喜歡的是:本書搭配了大量的案例,精彩呈現出修改前及修改後不同的效果,甚至有幾個章節是以個案的方式呈現,逐步的把原本繁瑣的圖表,調整成非常具有說服力的精彩投影片。圖表彩色印刷,也對我們理解作者想表達的概念很有幫助。可以這麼說,這不是一本圖表設計理論的書,而是基於作者紮實的經驗,配合上一個又一個的實務案例,所匯集而成的精彩簡報書籍。

  對了,書上這些的方法及技巧,也是作者在 Google 內部的教學內容。透過這本精彩好書,我們也能一窺什麼是 Google圖表簡報術。重要的是:如果你是專業人士,工作簡報經常需要用到圖表呈現,那我跟您保證,這絕對是一本值得您仔細閱讀、用心學習的好書。熟讀書中觀念,搭配個案實作,再規畫好您的資料呈現腳本,最後記得在上台前多練習幾次;相信您一定能善加使用圖表,為你的專業簡報加分。

  願你上台自在,自信上台,一起加油!

資料的清晰度,反映你思考力的強弱
文/《經理人月刊》總編輯 齊立文


  某一場簡報結束後,有個聽眾走上前來,客氣地遞了一張小紙條給我。打開一看,大意是:我建議你的簡報不要「都是字」;講話過程中,也可以穿插一些「笑話或小故事」。

  儘管我很樂於接受批評建議,但是心情還是低落了一會兒。我覺得自己的口語表達應該還算清晰,講話時也不會把簡報內容當稿子念,為什麼效果好像不太好?

  幾年前就約略可以歸納出來、也能理解的原因,現在看來更清楚、也更迫切:在資訊爆量的時代裡,所有訊息已經到了只要觀眾的「眼球需要用力,就會被忽略」的程度了。甚至,說得更戲劇化一點,我們往往只有幾秒鐘的時間,抓到聽眾的眼神和心神,訊息一複雜、一模糊,觀眾就會無情地滑開、跳開。

  所以,承認吧,看圖、看影片,就是比看字輕鬆;平鋪直敘,就是沒有說故事(甚或笑話)來得動人。

  因此,想要精確傳達你想講的的訊息,達成你預期的結果,「苦工」應該要由你(簡報者)來做,在台下就先完成資料的耙梳和探索(exploration),然後交給聽眾「易懂」的內容,也就是你的解釋(explanation)、你的洞察(insight)。而這正是你之所以站在台上的責任。千萬不要嘴巴講著中文,聽眾聽起來像外星文;在簡報上貼了一大堆數字、表格,但是觀眾一看到就頭昏、皺眉頭。

  當然,圖片的力量不用贅述,「一張圖勝過千言萬語」(A picture is worth a thousand words.)這句話,我們都感同身受。於是,觀念釐清了,緊接著技術問題就跑出來了:我不會用Excel、我不會畫圖、我沒有美感、我不懂設計、我數學超爛⋯⋯。

  以上哀鳴,其實就是這本書裡要破除的偏見。作者從設計思維借用了一句話:「先有功能,才決定形式。」(Form follows function.)簡單說,就是先確立你要表達什麼訊息、促成什麼樣的行動,再挑選你需要什麼樣的工具或表現形式。有時候,訊息很簡單、數字只有一個,「根本就不用做圖表」,純文字也行,換個顏色、改個字級大小就好。

  我從書裡記下了我覺得最得到觀念啟發的三句話:「不管工具有多厲害,它還是不像你一樣,對於資料和背後的故事瞭若指掌。」「用來集中注意力的應該是你要說的故事,而不是圖表的設計元素。」「呈現資訊的結構,要與聽眾吸收資訊的流程相符。」

  另外,在將觀念實際應用到工作場合裡時,我最推薦作者在第二課(選擇有效的視覺呈現)裡提到的她最常使用的視覺元素和圖表:儘管常見的視覺元素成千上百,但是「我用的視覺元素只有十幾種。」而作者針對這十幾種的解說,我認為是全書的要點之一:教讀者什麼樣的資料用什麼樣的形式呈現,效果最好。

  做為文字工作者,在這本似乎與圖表和設計更有關聯的書裡,我不但稍稍「緩解」了對於自己美感不足、懼怕數字的焦慮;更意外的驚喜是,透過資料梳理、去蕪存菁、設計思維、說故事等章節,對於我在文字、版面與思考上,都有很大的幫助:為了更簡單、更清楚,我必須付出更大心力,我還有更多要學。如同書裡引用安東尼.聖修伯里(Antoine de Sanit-Exupery)的話:「完美的境界不是沒東西好加,而是沒東西可拿。」

  總而言之,你雖然不是設計師、不會畫圖、看到Excel就害怕,但是別擔心,你的「視覺直覺」還是最重要的。先想好你要說什麼、挑選最合適傳達訊息的圖表,再來學習軟體、工具怎麼用,才是提升視覺溝通力的合理邏輯。

  最後,我最大的學習,也是最想分享的心得:訊息的理解有障礙,不是使用者的錯,而是設計有瑕疵;而設計之所以有瑕疵、讓人看不懂,也不會是軟體工具介面的問題,而是你想得還不夠細、不夠有系統、不夠深。
 

詳細資料

  • ISBN:9789869283533
  • 叢書系列:藍學堂
  • 規格:平裝 / 256頁 / 17 x 22 cm / 普通級 / 全彩印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
 

內容連載

摘錄1_前言∥用圖表說故事
 
到處都是爛圖表
 
我在工作上經常碰到許多不盡理想的視覺圖表(日常生活中也是,開關一開了就停不下來了)。沒有人會刻意製作爛圖表,但是爛圖表還是層出不窮。所有業界、所有公司、所有類型的人都有可能做出爛圖表,連媒體也會做爛圖表,連應該要有些水準的人也會拿張爛圖表出來給聽眾看。為什麼會這樣?五顏六色的圖表你應該不陌生,但,看得懂嗎?

沒有人天生會用資料說故事

學校老師教導我們語言與數學。在語言課程上,我們要學習將字詞組成句子、將句子組成故事;在數學課上,我們要學習搞懂數字的奧秘。不過,卻很少人將這兩項科目結合在一起,教我們如何用數字說故事。不僅如此,大半人都對於此領域相當沒有天分。
 
現在資料呈現的作業需求越來越高,但是我們卻毫無準備。隨著科技進步,我們唾手可得的資料量越來越龐大,這些海量資料也等著我們去破解。此時,將資料視覺化、用來說故事的技能,即成為了將資料轉為資訊、改善決策能力的關鍵。
 
在缺乏天分和訓練的情形之下,多數時候我們只能仰賴工具。科技日新月異,不只因此使得資料越來越龐大、越來越唾手可得,同時也使得處理資料的工具日漸普及。任何人都能將資料輸入繪製圖表的程式(例如Excel)、製作出圖表。這句話相當值得深思,所以我再重複一遍:任何人都能將資料輸入繪製圖表的程式(例如Excel)、製作出圖表。以前只有科學家或其他高技術人員才有資源製作圖表,想到這點就令人驚歎不已,同時又讓人覺得相當害怕。畢竟,沒有清楚的指引,就算原意再良好、付出再多心血(再搭上不禁令人挑眉的工具預設值),我們可能會誤入歧途,做出3D立體、毫無意義又五顏六色的圓形圖。
 
科技讓資料處理工具日漸普及、也大幅提昇了此類工具的效率,但是使用者本身的能力卻可能相差甚遠。任誰都會把資料輸入Excel、製作出一張圖表。對許多人來說,資料視覺化就這麼簡單。資料當中的有趣故事很可能因此變得平淡無奇,或是導致更悲慘的後果—讓人難以理解。工具預設值和基本技巧通常會讓資料變得空洞又索然無味,完全缺乏故事性。

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