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菁英都贏在用圖表解讀數字:只看「結果」會有盲點,圖表才能讓原因現形,發現數字背後的真正問題

データ分析できない社員はいらない

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內容簡介

數字,是最理性的「結果」;
把數字畫成圖表,卻能顯示造成結果的「原因」,
幫你釐清現況,找出解決方法。
 
  同樣一份財報和數據,二流員工只會看「總計」和「排名」,
  一流菁英懂得用圖表拆解總計的「明細」,馬上分析排名原因並「提出改善」。
 
  ‧聽到「明年業績要成長30%」,只會抱怨老闆無理,又不敢反應工作量太大?
  菁英能馬上分析出好幾個會賣的項目,並提出有說服力又穩賺不賠的企劃。
 
  ‧常常到了年底才發現,離年度目標還差很遠,拚死拚活的加班趕上進度嗎?
  菁英在前半年就能評估自己能否達標,並訂出萬無一失的下半年計畫。
 
  ‧在檢討會議上被質問績效,只會手心冒汗、說「我會加油」,然後下班跟同事一起痛罵主管?
  菁英會立刻用銷售數字的明細,從各種角度合理分析原因,讓老闆覺得情有可原。
 
  只要基本的長條圖‧折線圖,變化組合出32種數據分析技巧,一眼看穿數字沒說的祕密;懂得解讀正確指標、分析資料,不用搶眼資歷,你也能成為公司的搶手王牌!
 
  有些問題光看數字沒辦法解決;你得學會用「圖表」分析原因、找答案
  Q:今年公司能賺到錢嗎?還是勉強度日?
  看「銷售總額」和「總成本」的交叉點(損益兩平點)位置高低,就能一眼看出自家公司的體質,進而了解日後經營的策略,該穩健守成、還是該擴大經營?
 
  Q:手上只有各部門的「總營收」,如何分辨哪個部門真的賺錢?
  只看「營收高低」會有盲點,用「折線圖」看各部門的「營收成長率」,賺最多、成長率未必最高,誰該獎勵、誰有實力就會一目了然,也有公允的評估標準。
 
  Q:老闆說「上個月支出太高」,如何從「花掉的錢」發現問題(或是讓老闆安心)?
  看「全部花費」很驚人,用「長條圖」將每個項目的「實際花費」和去年同月份的花費做比較,立刻知道哪一項支出特別高。如果有特殊原因(聘請新人、設備換新、辦活動),也能合理分析支出太高的理由。
 
  Q:這個商品能拉高單價嗎?消費者會買單嗎?還是要用低價促銷?
  價格設定X軸,銷售數量是Y軸,畫出的線斜度愈大,表示定價愈低、銷售量就愈高,可以用低價促銷的企劃;線的傾斜度愈小,代表定價不影響銷售,可以嘗試提高定價,消費者還是會買單。
  
  Q:公司有這麼多商品,光看「總銷售額」,無法分辨「長銷」和「過氣」項目。
  X軸是「市佔率」,「銷售成長率」當Y軸,銷售額多寡用圓圈大小表示;商品圈圈愈往左代表市佔率愈小、愈往下表示成長率愈低,看商品分布在哪一區,就能不受圈圈大小(銷售額多寡)影響,分辨出誰是明日之星,誰又快被市場淘汰了!
 
  圖表控的競爭優勢 : 發現問題‧分析現況‧找出答案,預先解決99%的工作難題
  ‧分析造成現況的原因,預見未來可能發生的問題點。
  ‧完全掌握工作進度,老闆隨口問,你都能具體說出「達成度」。
  ‧無論成功或失敗,都能立刻用數據找出原因,複製成功模式或避免重蹈覆轍。
  ‧用基本圖表就能解讀數字,不僅理性有說服力,且視覺化易懂。
  ‧開會時,別人根據立場大發議論,你卻能根據數據呈現的客觀事實,提供專業判斷。
  ‧做決策不再「憑官威」,或者「憑感覺」,根據營運實況,提出令人佩服的犀利方案。
 
本書特色

  ‧特別附錄:Excle「樞紐分析圖表」和「規劃求解」使用教學,簡報‧提案‧企劃,實用度100%。
  ‧32個最實用的分析技巧,搭配超過百張基本圖表,組合應用一目了然。
  ‧加入模擬情節演練,實作練習各種分析技巧,更快具備圖表控的競爭本錢。
  ‧三大職場工作類型「業務、行銷、門市進貨」的數字分析實作SOP,無論任何行業都能活用。
 

作者介紹

作者簡介

平井明夫(HIRAI AKIO)

  曾任職於DEC(現為日本HP)、COGNOS(現為日本IBM)、日本ORACLE等,現任職於IAF管理顧問公司。歷任一貫化軟體製品開發、行銷、引進諮商等工作。特別擅長的領域是BI(商業智慧,Business Intelltgence)。積極從事演講、寫作,著作《建構BI系統實踐入門》(翔泳社出版)在出版後經過四年仍不斷增刷,成為長銷書。
 
石飛朋哉(ISHITOBI TOMOYA)

  經ERP(Enterprise Resource Planning,企業資源規劃系統)引進諮商,目前為IAF管理顧問公司BI顧問。以「將資訊活用成為經營力」為題,勤勉努力於BI的推廣活動,每天都為了「是否容易瞭解」、「是否正確傳達」而苦惱。著作有《別輸給不景氣Excel資料分析術》(翔泳社出版)等。

譯者簡介

張婷婷

  畢業於輔仁大學經濟系,從事金融業十餘年。因熱愛翻譯,2007年起接觸書籍翻譯。譯有《讀心溝通術:哈佛大學博士研究20年腦科學;掌握七技巧,立刻看穿各種人》、《賺錢公司成功祕密都靠這本會計財報教科書》、《給小桃的信》、《手做筆記超簡單》、《母親這種病》、《父親這種病》等,現為專職譯者。
 

目錄

【前言】想成功,得學會用圖表思考
 
【第1章】懂得資料分析,才能訂出正確策略
‧正確的資料分析,可幫助「獲利」
‧學會三種分析法,輕鬆解決各種問題
 
【第2章】除了「總額」,更該注意「成長比率」
‧看營收前期比分析,能看出今年是否獲利
‧Z圖表分析營收,掌握賺錢的實際方向
‧從預算檢討達成度,並預測未來發展
‧預測未來的營收,就看這三種銷售數字
‧分析銷售排行榜,不能只看賣了多少
‧銷售ABC分析,找出重要度高的商品 
‧分析銷售折線圖,掌握有氣勢的商品
‧從多面向切入,驗證資料分析結果 
‧如何訂出最佳的價格,讓商品銷售量最大化? 
‧掌握商品「生命循環」,訂出各階段行銷策略
‧商品上架組合陳列,如何配置最好?
‧找出並分析暢銷商品,提高營業額
 
【第3章】掌握重點支出,削減成本才有用
‧檢視經費第一步,和前一期的經費比較 
‧半年內預算達成率特別高的經費,一定要注意
‧全面削減經費,對減少成本無用
‧從三年內的經費變化,比較成長率
‧難以歸類的經費,如何分配最好? 
 
【第4章】維持最佳庫存數量,從「預測需求」開始
‧分析存貨效率時,同時考慮業種和產品 
‧商品和倉庫地點,也能分析效率
‧找出重要度高的存貨,加強管理 
‧尋找周轉月數多、存貨餘額高的「問題庫存」 
‧商品賣得多,代表一定有賺嗎?
‧分析各倉庫的庫存狀況,減少成本與損失
‧預測商品需求,維持最佳存貨量
‧防止機會損失的安全庫存分析
‧計算生產與進貨量,維持最佳庫存
‧驗證商品生產量,是否最適當
‧每件商品,應該維持多少庫存量?
 
【第5章】了解利潤結構,編出會賺錢的合理預算
‧先將利潤「分解」,才能依類別管理 
‧要賣出多少數量,才真的有賺錢? 
‧變動費和固定費,各部門都不同 
‧打造一間能安然度過不景氣的公司 
‧看預算與現狀的差異,確實掌握進度
‧除了比較差異,也要看預算的達成度
‧預估「預算達成度」,確保年度預算
‧改變徒具形式的預算,有效管理並提高士氣
【專欄 1】 KPI是「預定結果」的先知指標
 
【第6章】讓決策精準、有說服力,一定要靠圖表解讀數字
‧業務部:提出有說服力的促銷方案
‧行銷部:提出會賺錢的商品企劃
‧門市、存貨部:訂出最適庫存量
【專欄2】使員工和公司目標一致的BSC管理
 
附錄 Excle基本圖表實作教學
‧樞紐分析:表格篩選分析數值,圖表視覺化更好懂
‧規劃求解:設定條件,求出最適當的數值
 

前言

想成功,得學會用圖表思考


  無論從事哪個行業,在工作中,我們一定會看到營收、存貨、顧客清單、應付款項等各式各樣的數據。雖然種類不同,但是應該有許多讀者幾乎每天都要處理這些數據、將這些數據使用在工作上;問題來了,我們為什麼需要在工作上使用這麼多的數據呢?

  ◎會用「數字分析」的員工,是公司的賺錢王牌

  我在 IT 業界擔任諮商顧問已多年,長年導入「商業智慧(Business Intelligence,BI)」的數據分析系統。或許大家會覺得這個名詞很陌生,「商業智慧」是美國的市場分析師 HowardDresner 在 1989 年所提倡,簡單的說,就是「不需要仰賴專家,任何人都可以使用這些累積的數據資料進行各種分析,並可以運用於自己的工作上」。

  Howard Dresner 在二十年前便預測,今後「數據資料分析」對公司來說很重要,懂得分析數據的員工,將會在各方面提升生產性,這會大大左右公司的成長。而每一年都有不同的公司引進數據資料分析系統,雖說如此,所有導入系統的公司是否都不斷成長呢?那也未必。

  ◎不看數字的員工,只看數字的老闆

  那麼,為什麼同樣都是導入數據分析,公司經營卻成敗不一呢?我們歸納出以下兩大理由。

  理由1:員工對數據分析,興致缺缺。本來應該活用這些資料的員工,缺乏主動分析數據的動機,也沒有這種意願。

  有些人覺得「這不是我的工作、做了也沒有人會讚美」,或者是「既然要精進本身工作技能,不如選擇外語、或是參加證照考試,可以看到明確結果」,少有人願意將時間花在數據資料分析上。

  如果你的想法也相同,請你先思考一下,關於「公司」的意義。開公司就是選擇用某種方法、形式來貢獻社會,並取得金錢作為回報。而為了能夠持續對社會作出貢獻,公司必須想辦法存續,而為了存續下去,就必須持續獲取利益。

  若是如此,你是隸屬於公司的員工,工作的本質就是「為公司帶來利益」。也就是說,為了讓公司的業績提升,每位員工最好都要花時間學習如何分析資料、分析數據,在競爭激烈的現今,這是你生存下去的必備工作技能。

  可是,卻很少有人確實的學習如何分析資料(數據),即使是每天都要使用這些資料工作的人,大多也只是看到數據資料的表象。

  本書可以培養你有效提升業績的數字觀點,只要改變看資料的方法,也會改變導出的結果;希望你一定要學會如何看出數據資料上該看的重點。

  理由2:主管高層,只求結果而忽略過程。老闆或主管,即使了解數據資料分析的重要性,也只想求結果,沒想過檢討組織架構或員工的付出。

  這幾年由於不景氣的影響,資料分析的需求明顯升高。老闆對於幾個關鍵字特別敏感,例如「預算管理」、「業績管理」、「透明化」和「KPI(Key Performance Indicator)」。

  為此,常有老闆發出「把所有數字透明化」的指令,這讓實際分析資料的人員不知該如何得出分析結果,甚至連原本是為了什麼目的而分析資料都不清楚,「全部透明化、數字化」,並不會使業績提升經營者必須對資料分析的過程有更深的理解,並且訂出更實際的目的和目標,讓員工知道自己為何而分析。除此之外,若是員工分析資料的結果,符合之前定出的目標和目的,也必須不吝給予他們更高的評價。

  建立起員工分析資料架構的公司並不多,然而正因如此,身為員工不是更應該積極向經營者提供資料嗎?在未知的時勢下盲目的往前衝刺,就像是沒有指南針的船卻要航行在大海上一樣。經營者在作出決定公司未來的重要決策時,一定要有指標才行,數據資料的分析,是導出重要決策的指標。

  ◎看懂數字背後的賺錢祕密,成為被挖角的人才

  往後經營者在思考公司存續,或是員工考慮在公司中的未來發展時,你必須察覺,忽略資料分析的重要性,等於窄化了自己存續和發展的可能性。

  本書不是單純的「資料分析方法解說」,或是如何使用Excel 製作圖表,如果你已經發現數字分析對自己工作表現的影響,書中的六個章節可以讓你有兩大收穫:

  (1)了解資料分析的目的,活用各種數據。

  書中解說了各種資料分析手法,從「增加營收」、「削減成本」、「庫存最適化」和「利潤管理」四個方向,出發點都是以讓公司賺錢、業績提升為目的。

  此外,即使是同一種分析手法,在目的不同之下,也有各種的使用方法,我們也會在各個章節中分別解說。

  (2)行銷、業務、門市或倉儲,任何部門都能立刻實作。

  書中不只解說各個資料分析手法,在各章末也以一家虛擬的健康食品公司作為「個案研究」,將數種資料分析手法搭配組合,示範如何運用剛剛學到的每一個資料分析在實務上。

  第六章中,如果你是「業務部門」、「行銷部門」或「存貨(門市)部門」的主管,你該如何將資料分析活用在監督部門的運作、成果,以及如何將結果製作成報告。最後則特別附錄「使用 Excel 分析資料」的圖文對照說明,主要是「樞紐分析表」和「規劃求解」這兩種功能。
 

詳細資料

  • ISBN:9789869303040
  • 叢書系列:職場通
  • 規格:平裝 / 224頁 / 14.8 x 21 cm / 普通級 / 雙色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
 

內容連載

【懂得資料分析,才能做出正確決策】
 
◎正確的資料分析,可幫助「獲利」
 
一般來說,「資料分析」就公司、部門和一個團隊來說,是在決定下一個行動時,為得出指標性的結果而進行的分析。
 
在每天的工作中,包含各式各樣的資料分析,例如「在下週會議中要用的資料」,這種資料分析有個別目的,例如是為了在會議中做出某種決定,需要一些相關的指標資料分析。
 
這種在會議上要使用的指標分析資料,也會因主管會議或是部門會議而有所不同;必須依會議的決定事項做出決策的人數也一樣,當然,這些會議的決策也將會使公司的業績上升或是下降。
 
公司、部門、團隊,甚至是個人的行動,都由資料分析的結果來決定,並且會反映在業績上。因此,提升資料分析的精確度是相當重要的。若是資料分析的精確度不佳,做出錯誤決定的可能性也會提高,在這個嚴峻的時代,更不利於公司致勝獲利。
 
即使從失敗中也能學習到如何做出正確的選擇,但是以公司的角度來說,還是希望可以盡可能的不走冤枉路,避免浪費人力、物力、金錢等經營資源。
 
那麼,該如何把各種資料上的數字,做為讓公司成長獲利的經營資源,導出讓業績成長的提案和企劃呢?
 
◎數字是死的,你得知道如何活用
 
在進行資料分析時,有兩個重點需要注意:
 
(1)看資料時,不要只看表面,也要避免心懷偏見。從均衡和關聯性等不同的角度,思考各種資料代表的意義,準備不同的指標。指標越多,就有可能產生越多的選項。
 
(2)經由資料分析得出指標,要決定接下來的企劃時,不要「一看到數字,就立刻做決定」。以數值為基準,思考眼前所見數字的背景與現實之後,再做出決定。
 
分析資料時,如果能注意到以上兩點,其實就決定了你或是你的團隊、主管,是否能採取正確的行動,也就是能否提出讓公司獲利的企劃提案。
 
◎學會三種分析法,輕鬆解決各種問題
 
能讓公司獲利、提升業績的員工,就是每位主管、人資都想留的人才。想增加你的「不可取代」度,你得讀懂三大類資料分析。
 
(1)營收與成本分析,每個部門目標不同:除了特殊情形外,公司營運的第一目標,就是提高利潤。「利潤」一般指的是營業收入減去成本。企業為了存續且逐漸成長,大前提就是必須獲取一定的利潤。
 
利潤=營業收入-成本
 

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