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一張紙+一個象限圖讓問題變簡單:快速整理、簡化流程、做好時間管理,搞定工作大小事

紙1枚とマトリクスでできる 思考の片づけ

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內容簡介

簡單象限圖X高效步驟圖
快速搞定工作中的大小事
提供明確方法、步驟、建議
化繁為簡,輕鬆突破職場盲點+排除工作難題
社會新鮮人到職場老鳥都必學的高效工作整理術

  在工作中,你常面臨以下狀況嗎 ?
  ◎「事情堆積如山,卻不知道從何做起……」
  ◎「明明有更緊急的案子要完成,但光處理雜務 ,時間就不夠了!」
  ◎「上司與客戶各說各話,到底該聽誰的?」

  在資訊日新月異的時代,工作中要應變處理的事務也變得愈來愈複雜,上班族每天繃緊神經,一邊處理繁雜的工作事務,一邊擔心犯錯、做不好、沒效率。日本知名企業顧問吉山勇樹特別針對各樣職場問題及狀況,精心整理、分門別類,歸納出利用「一張紙」與一個「象限圖」就能讓工作變簡單的「象限圖思考整理術」!

  .橫軸X縱軸,象限圖讓工作變簡單

  不同於一般「象限圖」只透過四個象限劃分事物,本書的「象限圖思考整理術」利用橫/縱雙軸明確標示軸線代表的工作方向或對象,並利用各象限中精心設計的對話框,進一步引導讀者思考面臨的現況或目標。因此,只需要一張紙及一個象限圖,運用兩個有效切線,就能輕鬆完成整理思緒的三大步驟:「把握現狀」、「設定目標」、「解決問題」,從此培養「思考行動」的習慣,迅速掌握工作重點、突破問題癥結、找出解決方法。

  .象限圖思考術,幫你解決五大職場問題

  看似簡單的象限圖,只要巧妙運用,可發揮意想不到的功效!舉凡時間管理、人際關係、職涯發展、談判交涉、團隊合作都可派上用場。全書收錄各種實例、情境及應用表格,為你設想工作中不同的狀況,提供各式象限圖讓你參考。比方說,以象限圖結合步驟圖的概念,教你有效利用時間,迅速掌握工作輕重緩急;面對出包問題時,獨家提供兩大預防法寶;增進工作能力,提供必備的雙效進修法……廣泛應用在職場各領域,為你減輕工作負擔,提升效率。

  此外,本書的「象限圖思考整理術」不只幫你「了解」問題,更有效歸納出「解決」問題的關鍵方法,讓棘手的工作難題瞬間變簡單。

  ※管理時間+提高工作效率→一個象限X三步驟,讓你有效掌控工作效率與計畫,並學會如何分配時間、妥善安排工作順序,如期完成上司交辦的任務!

  ※將人際關係化繁為簡→從四大象限圖檢視自己的:「主張」與「提問」、理性與感性、常理與不合常理、待人的態度……找到合宜的待人處事方法,活絡職場人際關係。

  ※找回工作幹勁、設定目標→日復一日的工作讓你逐漸失去熱忱?或是安逸的工作環境使你安於現狀、不想突破嗎?利用象限圖重新分類「你想做的事」,重燃工作熱情!

  ※順利與客戶達成共識→藉由象限圖重新檢視:雙方滿意度、客戶的需求順位、分析交涉對象,重新與客戶釐清需求重點,讓你交涉順利零糾紛,共創雙贏局面。

  ※加強工作團隊效率→要幫助團隊提升工作效率,可利用象限圖,依序檢視員工潛力、出包原因、改善方法、個人能力等,一一提供重要建議,精準調整團隊體質。

  任何職場及生活上的大小難題,只需要隨手拿起一張紙,找到相對應的象限圖+步驟圖,就知道「該做什麼?」、「問題出在哪裡?」更有效突破盲點、理出頭緒、加速決策,達到事半功倍!

本書特色

  1.    針對職場常見問題,對症下藥,為上班族提供最實用的建議。
  2.    利用象限圖,列出縱軸/橫軸,呈現真實情況,幫助讀者迅速找出問題癥結。
  3.    活用步驟圖,不只點出問題,依循圖示的引導,可看見解決問題的明確方法。
 

作者介紹

作者簡介

吉山勇樹


  Hybrid商業顧問股份有限公司董事長兼執行長,每年有超過兩百天在處理企業顧問案件,內容包括組織開發、企劃立案、策略實踐、業務改善等,並舉辦相關研修、演講活動。目前推出多本暢銷書籍,二十一部著作中,有四部作品已在國外翻譯出版;在電視節目、報章雜誌等媒體上,經常能見到他的身影。平時亦擔任「日本教育再興聯盟」、「.JP」、「奈良東洋祭典」等多數非營利團體的理事、顧問,積極推廣教育文化的復興活動。同時身兼GMO Culture Incubation股份有限公司董事長兼總經理、法國香檳騎士團(Ordre des Conteaux de Champagne)騎士/金刀會(La Confrerie du Sabre d'Or)會員等職務。

譯者簡介

劉愛夌


  熊本居民。日本文學碩士,典型的A型,不標準的獅子座。
  除了是個在中文與日文之間穿梭的自由譯者,還是個每天和兩個小寶貝搏鬥的媽媽。
  聯絡請至:ireneliu.jp@gmail.com
 
 

目錄

Prologue  一張紙和象限圖幫你「撥雲見日」

Chapter1 時間老是不夠用嗎?這樣整理思緒準沒錯!

01 訂定計畫要「不留後路」
   〔象限圖〕 規定時間的工作・時間自由的工作 × 預留時間・不預留時間

02 「草率」而始,「謹慎」而終
   〔象限圖〕 草率・謹慎 × 慢思・快辦

03 將工作分為「自己就能做」和「自己做不到」
   〔象限圖〕 自己就能做・自己做不到 × 同事做得到・同事做不到

04 小事又如何?大方和上司商量!
   〔象限圖〕 WHAT × HOW

05 整合目的和目標
   〔象限圖〕 WHY × WHAT

06 掌握工作的輕重緩急,決定先後處理順序
   〔象限圖〕 重要度 × 緊急度

07 依成效和難度決定先後處理順序
   〔象限圖〕 難度 × 成效

08 以「所需時間」和「產出時間」衡量工作
   〔象限圖〕 所需時間 × 創出時間

09 發覺自己「想做什麼」
   〔象限圖〕 Have to do × Want to do

10 自己跨出「半步」
   〔象限圖〕 自己・他人 × 組織・個人

Chapter 2 想將人際關係化繁為簡?這樣整理思緒準沒錯!

01 積極表達己見
   〔象限圖〕 提問 × 主張

02 用邏輯和誠意說服他人
   〔象限圖〕 理性 × 感性

03  達成共識,消除偏見
   〔象限圖〕 自己認為的常理・不合常理 × 對方認為的常理・不合常理

04 預防出包兩大法寶:「監視法」+「自我宣傳法」
   〔象限圖〕 你懂自己嗎 × 別人懂你嗎

05 敞開心胸以誠相待,輕鬆建立職場好人緣
   〔象限圖〕 尊重自己 × 尊重別人

06 「職場扮演的角色」決定你的行事風格
   〔象限圖〕 積極派・謹慎派 × 領導型・跟隨型

07 尊重自己
   〔象限圖〕 有意・無意 × 愛自己・愛他人

Chapter3 人生迷失了方向?這樣整理思緒準沒錯!

01 想要進修?從找出「能力落差」做起
   〔象限圖〕 公司・個人 × 基本技能・專業技能

02 雙「效」進修法
   〔象限圖〕 擅長・不擅長 × 意願高・意願低

03 分析附加價值,順利達成目標
   〔象限圖〕 目標 × 附加價值

04 完全掌握「自我成長循環」
   〔象限圖〕 改進意願 × 成長

05 即使遭遇困難也絕不放棄
   〔象限圖〕 對現狀滿意與否 × 行動

06 競爭對手的多寡,將關係到職涯規劃
   〔象限圖〕 工作 × 競爭對手

07 藉「單飛」表現自我
   〔象限圖〕 團隊工作 × 個人活動

08 只要做到「公私相乘」,工作也能是種享受
   〔象限圖〕 工作・私生活 × 改變・維持

09 利用「計畫性偷懶法」喚醒工作動力
   〔象限圖〕 休假 × 工作

Chapter 4 別人總不把你的要求當回事?這樣整理思緒準沒錯!

01 適時表明自身立場
   〔象限圖〕 利己 × 利他

02 釐清彼此需求重點,交涉順利零糾紛
   〔象限圖〕 對方滿意度 × 我方滿意度

03 釐清交涉對象的需求順位
   〔象限圖〕 價格 × 品質

04 若在「交期」和「價格」方面無法達成共識,可改從「品質」著手
   〔象限圖〕 交期 × 價格

05 若在「品質」和「交期」無法達成共識,可改從「價格」著手
   〔象限圖〕 品質 × 交期

06 善用服裝儀容,打造完美形象
   〔象限圖〕 保守・前衛 × 獨特・普通

07 分析交涉對象所扮演的「角色」
   〔象限圖〕 冷酷派・熱情派 × 領導型・跟隨型

08 依顧客的消費潛力訂定行銷策略
   〔象限圖〕 市場潛力 × 交易經驗

Chapter 5 工作團隊不夠強?這樣整理思緒準沒錯!

01 工作不挑人,合作更順利
   〔象限圖〕 挑人・不挑人 × 定型・未定型

02 摧毀團隊內的「隱形高牆」
   〔象限圖〕 問題處理時間 × 影響

03 雙重角度整理工作失誤
   〔象限圖〕 單次錯誤・屢犯錯誤 × 個人努力・公司協助

04 衡量同事的「能力」和「意願」高低
   〔象限圖〕 工作能力 × 工作意願

05 「預防」和「應對」不應一概而論
   〔象限圖〕 風險發生機率 × 風險影響程度 
 

前言

  「事情堆積如山,卻不知從何做起、如何解決……一切沒完沒了,永遠看不見終點。」「急著要處理重要的事,無奈地發現,光處理雜務時間就用完了,最後只能不斷延宕,等到火燒屁股才臨時抱佛腳。」

  「上司客戶各說各話,叫我做東做西,到底該聽誰的?每件事好像都很重要……根本無從判斷。」

  今時今日,上班族正面臨前所未有的困境。

  市場波動導致業務變化,隨之而來的是講求高速度、高效率的時代。在這樣的環境下,每個人的負擔(工作)日益增加。

  再加上資訊科技日新月異,工作變得愈來愈複雜。

  由於工作內容愈複雜,牽扯到的人(股東等)愈多,衡量利弊就愈困難。

  隨著生活環境日漸便利,我們曝露在各樣的資訊下,每天都被迫整理、消化這些資訊,還得在一片兵荒馬亂中,做出最佳決策。

  你曾有思緒亂成一片的經驗嗎?是否也曾不知如何是好,進而感到倉皇失措、停滯不前呢?

  其實只要利用「一張紙」與「象限圖」,就能改善這些窘境!

  這兩項工具能幫助你整理思緒,加快決策速度,讓你想做什麼就立即付諸實行。簡單來說,就是為你培養「思考行動」的習慣。

  當面對課題與問題點時,本書能幫助你自然而然地「引導」出答案,進入下個階段,往未來踏出嶄新的一步。閱讀本書能讓你不再「滿頭問號」,明確知道下一步該怎麼走,水到渠成、馬到成功。

  準備好讓你的人生「晉級」了嗎?
 
吉山勇樹
 

詳細資料

  • ISBN:9789862485798
  • 叢書系列:實用知識
  • 規格:平裝 / 200頁 / 14.7 x 21 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
 

內容連載

◎一切從「寫出來」開始

如同前言所說,現代上班族正面臨各種煩惱。

尤其是對工作資歷尚淺的菜鳥而言,面對尚未習慣的業務,每天被工作追著跑,就連好好整理心情的時間都沒有,自然容易誤闖死胡同,一條路愈走愈沒盼望。縱使是老鳥也是不例外,因為隨著工作經驗增加,肩上的責任加重,被交辦得處理的事務也愈來愈多,因此,要如何迅速做決斷便成了當務之急。

想要改善這些狀況嗎?不想再做出錯誤判斷嗎?那就從「整理思緒」開始做起!

而想整理思緒,不能光用「想」的,而是該用「寫」的。若只是在腦中思考「該做什麼?」、「問題出在哪裡?」這樣只會在原地兜圈子毫無進展,用筆寫在紙上才是正確的做法。

事實上,「寫出來」正是一種「藉由文字將問題明朗化」的舉動,也是引發新行動的催化劑。簡而言之,「思考行動」是解決一切的關鍵。

◎靠雙軸找出「現狀」、「目標」、「解決」的線索!

寫出「課題」與「難處理的事項」只是整理思緒的第一步,問題並非就此解決。也就是說,羅列「今日待辦清單」並不等於訂好「今日計畫」,還必須依事情輕重緩急決定順序後,按部就班進行處理。

此外,在安排重點工作時,光是「想到什麼,寫什麼」是沒幫助的,應依工作的難易、成效高低加以排定優先順序。

這時,就是「象限圖」派上用場的時機了。

「象限圖思考整理術」指的是種利用橫縱雙軸整理思緒的方法。

不同於一般「象限圖」,它有兩個切線(軸),可顧及多方的考量。

而這個方法不費工、不耗時,卻能完成整理思緒缺一不可的三大步驟:「把握現狀」、「設定目標」、「解決問題」,而且效果奇佳,令人驚艷!

只要使用象限圖,包準讓你三大步驟一氣呵成:「現在我的工作是?」(把握現狀)→「今後該進行哪項工作?」(設定目標)→「要如何進行新工作?」(解決問題)。

不過,有一點請各位務必注意,那就是「軸的定義」。比方說,當目的是「提高工作效率」時,縱軸和橫軸分別該如何定義?你是否也為此感到疑惑呢?

別擔心!本書為你設想了各種不同狀況,提供各式象限圖供你參考。

相信其中一定有與你狀況相符的象限圖。

建議大家剛開始,可先使用其中一到兩個中意的象限圖,慢慢地,你會發現自己的想法愈來愈多元,邏輯也愈來愈清晰。

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