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每天早上5分鐘,建立你的 筆記清單:解決常常出錯、延遲、忙不過來的人, 提高3倍效率的五十個提案!

「バタバタしない」技術

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內容簡介

工作忙昏頭,手邊事情一團亂,
瑣碎的小事,總是在阻礙你的成功之道!
現在你可以用「筆記清單」的方法,
開始預先計畫,停止不必要的腦力浪費,
快速找回你的時間主導權!

  職場工作大家一樣忙,如果你常常耗費心力在完成八成的瑣碎小事,當然沒有心力處理主要的事情,每天要做的事因此累積成小山,今天永遠在處理昨天的工作、或是彌補慌張完成而出錯的部分……。本書將解決你工作出錯、延遲、老是忙不過來的狀態,50個提案工作術,讓你提升3倍效率!

  ◎就算時間再多也無法完成工作?是因為你沒做好「筆記排程」

  為什麼時間老是不夠用?因為你已經陷入忙亂的惡性循環了:期限將至→超時工作→精神渙散→忙中出錯→彌補錯誤→耽誤其他工作……。想要避免這樣的狀態不斷持續,得從問題的根本解決!打開你的筆記排程來檢視,這9個症狀是不是成為你的時間小偷!?

  就算很累回到家,也忍不住滑手機、上網、看電視,削減睡眠時間,讓自己隔天沒精神。
  解決方案:在你每周筆記上安排,至少有一天睡滿8小時,才能保持足夠的精神做事!

  明明知道這件事「很重要、非做不可」!但還是拖到最後才開始動手……
  解決方案:工作紀錄用性質做分類,從馬上就能做的事開始處理,做事就不會晚一拍!

  工作筆記明明有設截止日期,但到了快截止的時候才發現來不及了!?
  解決方案:做事要有計畫,除了截止日期,還要把開始的日期標示清楚!

  ◎用「筆記清單」微調你的工作順序,找回時間主導權

  「徹底檢視自己的工作,並條列整理、規劃。」這樣的筆記很理所當然,實際上執行的人並不多,因為嫌麻煩、覺得不訂計畫也能趕上……。現在你可以決定要繼續疲於奔命地應付工作行程,或是將其清單化,徹底掌握進度與執行狀況!

  在工作截止日前,預留空檔來應對所有可能發生的意外。
  你得預料提交前會遇到的阻礙,設立彈性處理時間,才不會趕上提交期限卻出一堆問題。

  比起待辦事項,完成清單更能展現你的實戰績效。
  除此之外,只要查看完成清單,就可以知道是否會有突發狀況需要處理!

  以15分鐘為單位,客觀檢查一天的工作有沒有哪裡浪費太多時間。
  首先注意花費時間超過預期的工作,徹底了解自己是否有妥善運用一天。

  ◎不斷追加緊急事件的「大忙人」,7方法教你完美應對!

  計畫永遠趕不上變化,手邊任務還沒結束,臨時安插的任務又一項一項擠進來,火燒屁股越來越失控了,怎麼辦?別急!7個方法幫你快速修正軌道,還可以從經驗中學習避免重蹈覆轍,面對難關一樣有好效率!

  重整:一週預留兩個小時空檔,行程不塞滿!
  遇到緊急的任務臨時加進來時,爆滿的行程才不會一口氣打亂所有工作節奏!

  分類:工作分四類,排定優先順序
  需要委託他人的事,處理時間得拉長就必須先處理,自己就能做的事則放到後面。

  暫停:用盡各種方法都無法決定時,嘗試全部先停止
  評估「沉沒成本」和「持續修正的成本」,與「從頭開始的成本」做比較,試著阻止更糟的事情發生。

  ◎你的偉大夢想,就從每天早上五分鐘開始建立

  善用一早短短的時間打開筆記確認:今天一整天該如何應用。該如何過你未來想要的人生,透過白紙黑字可以不斷提醒自己朝著目標前進!

  寫下夢想的未來,就能進一步細想要如何實踐它
  不用描繪得太具體,目的是要設定方向,才知道為了實現生活你要如何動起來。

  階段性做足準備,有目標就不會盲目失去方向
  重視為準備而準備的規劃,並且保留一段時間,專門用來強迫自己思考、面對問題。

  不一定要有遠大的夢想,踏實完成眼前每一件小事也是大成就
  夢想可以不用大,只要自己有希望達成的事,就盡力去完成!

  *此書為《給年輕人不出錯的50個工作習慣》第二版。

名人推薦

  ‧商業週刊、蘋果日報職場專欄作家 謝文憲
  ‧全職文字工作者與讀寫訓練講師 Zen大
 

作者介紹

作者簡介

吉山勇樹


  Hybrid諮商股份有限公司執行長。

  大學時代曾參與新創企業的創立及營運,畢業後在知名通訊事業公司擔任新興事業開發負責人。以專案經理的身份,提供以虛擬行動網路(MVNO)為首的行動系統解決方案、規畫客戶關係管理(CRM)策略、建立新營業部門等,在各項專案上都十分活躍。

  之後,擔任培育人才顧問公司的董事及社長,然後自行創業。一年當中,超過兩百天為企業、團體舉辦研習與演講,更協助兩百家以上的公司,在組織活化、業務改善、專案諮詢、減少加班及增加工作效率等方面,獲得實際成效。現在,與國立大學共同推動提升社會人士基礎能力的專案計畫(經濟產業省),事業範圍非常廣泛。
   
  著作有銷售突破12萬冊的《犀利員工零加班!3倍效率工作術》,以及《一定做得到的效率工作法》、《搶得先機!提升3倍效率的工作預測力》等。

譯者簡介

易起宇
  
  台大經濟系畢業。日劇迷,自學日文超過10年,平時以在網路上幫網友翻譯日語為樂。譯作有《如何看懂一支股票的題材&故事》、《漲跌,我都要賺》、《回話的藝術》、《黑心券商和政府不告訴你的大跌徵兆》、《交辦的勇氣》、《賺100%的紀律投資法》等。
 

目錄

推薦序 提升工作效率,從停止不必要的腦力浪費開始
前言 擺脫忙亂,擁有不出錯的人生

第一章 忙不過來是老闆「太機車」,還是你與生俱來的「壞習慣」?
【壞習慣1】沒有設定「起始點」,臨近截止日期才開始慌亂
【壞習慣2】被動接下任務時,忘記自己為何而戰
【壞習慣3】懶得列清單寫筆記,常做沒有計畫的行動
【壞習慣4】非做不可的事,總是拖到最後一刻才開始
【壞習慣5】「自己做比較快」、「不懂得拒絕」這兩類型工作永遠做不完
【壞習慣6】把超忙掛嘴邊想博取認同,其實是在宣傳你自我管理太差
【壞習慣7】盲目樂觀,沒有為自己留下「迴避風險的安全機制」
【壞習慣8】每天加班都在處理「前一天被拖延的工作」
【壞習慣9】想到什麼做什麼,用更多的時間彌補過去犯下的錯誤

第二章 用9個SOP標準動作,俯瞰你所有「工作清單」
【停下來】暫停的勇氣:用一分鐘阻斷惡性循環
【理頭緒】治標不如治本,找到「忙亂」的根本著手改善
【做八成】不必事事力求完美,設定你的「合格基準線」
【想目的】分階段掌握整體概況,細節在其次
【立即做】三分鐘就能完成的工作,你必須馬上做!
【模式化】設定原則和套用模式,建構專屬於你的SOP
【別猶豫】列清單決定你的工作範圍,就不會每件事都掉漆……
【建自信】別為自己設限,未來掌握在自己手上
【平常心】用最壞的打算,做最萬全的準備

第三章 用筆記清單微調你的「工作順序」,找回時間主導權
【清單1】每天早上最重要的5分鐘,寫下你今天的工作計畫
【清單2】分享你的筆記,讓主管知道彼此的工作進度
【清單3】設定起始日,才不會養成「明天再說……」的想法
【清單4】一張表化解每件事都是「急件」的危機
【清單5】小心隱藏關卡!在工作截止日前安插中途檢查點
【清單6】用一條龍式的思考模式安排工作,減少遺漏和重複的作業
【清單7】比起待辦事項,完成清單更能展現你的實戰績效
【清單8】以15分鐘為單位,客觀檢視一天的工作狀況

第四章 用「同步溝通法」,讓你的工作清單有效傳達每個人!
五步驟溝通術,正確傳達訊息零落差
依照「商、聯、報」的順序,讓你省下白作工的麻煩
開會閒聊打亂排程…不得罪人的提醒方式怎麼做?
用一點回話的藝術,委婉拒絕別人隨意丟來的工作
孤軍奮戰嗎?這樣說話,讓同事成為你強而有力的後盾!
提出大家共同的問題點,就能集結共識找到隊友
根據對方想知道的內容正確做回應,就不會溝通失去交集
「平、短、連」的說話技巧,能讓對方跟著你的步調走
別侷限你的溝通模式,只要能傳達,甚麼方式都可以嘗試

第五章 「斷、捨、離」排程法,讓你腦袋不再一團漿糊!
【離字訣】兩種準備的模式,讓你擺脫「趕時間」的壞習慣
【斷字訣】猶豫不決會讓你浪費時間停在原地,訓練自己當機立斷吧!
【斷字訣】把會議的目的分成三個階段,就能建立共識並付諸行動
【捨字訣】你的人生不該只有工作,學會「計畫性悠哉」喘口氣
【離字訣】預留你的「B計畫」,不怕臨時有萬一
【離字訣】運用零碎的時間思考,像是……
【斷字訣】找出規則失控的週期,在影響還不大時逐一修正
【離字訣】科技化時代得善用,讓Google Map為你模擬行動路線
【捨字訣】定期淘汰雜物,只留下你真正會用到的東西

第六章 不斷「被追加緊急事件」的你,7方法完美應對!
【重整】行程不塞滿!預留兩個小時,調整延遲的進度
【暫停】喊暫停的勇氣,能避免已發生的錯誤繼續錯下去
【冷靜】劃分「15分鐘原則」讓你忙中不出錯
【分類】將工作分四類,就能找出要「立刻執行」的任務
【整理】積極改變現有狀態,一點一點的修正偏離的軌道
【歸零】隨時確認工作目的,才不會偏離目標
【檢視】察覺自己失去冷靜的徵兆,請他人幫忙提醒

第七章 你的「夢想清單」,就從每天早上五分鐘開始建立
寫下夢想的未來,你就能具體規劃出執行的方法
慢工出細活,偶爾撇開效率更能確保你的工作品質
別將「沒有動機」當藉口,該做的時候就得做
找到做事的節奏,就算有突發狀況也不怕
階段性的做足準備,你就不會盲目的失去方向
不一定要有遠大的夢想,踏實的完成眼前每一件小事也是大成就
再忙,也不要忘記傳達「感謝」的心意
踏出步伐你才能前進,人生的道路得由你自己開拓
 

推薦序

提升工作效率,從停止不必要的腦力浪費開始
文/Zen大(全職文字工作者與讀寫訓練講師)


  聽說大前研一的辦公用具、內衣褲襪,皆採買相同款式,為的是不浪費時間挑選,可以把心力節省下來,用在更重要的工作決策上。

  工作容易忙亂,甚至過勞,當中有一部分並不是因為工作量過多,而是經常見招拆招,每一件事情都耗費心神處理。浪費太多寶貴時間和腦力在不該浪費的地方,等到真正需要耗費時間和腦力的工作上門,卻已精疲力盡,做不動了。

  近年來腦科學研究發現,每個人每天可以用來思考與判斷的腦能量是固定的,決定一件小事雖然用掉的能量不多,但還是會消耗一定的腦能量。如果讓小事用掉大半的腦能量,大事恐因腦力不足而停擺或脫序。

  如果要讓工作有效率,應該試著將工作模組化,事先做好規畫、分類,裁切成適當的大小尺寸,減少浪費寶貴的腦能量,不要什麼事都要花精力判斷。

  別看不起工作中微不足道的小事,這些事會耽誤工作並耗損執行。職場中的菁英工作者,要不就將這些小事外包給助理,將心力放在重要大事上;要不就事先通盤思考,一次做好決定(再定期審視是否需要調整)。
 
  職場菁英能贏,靠的就是不浪費時間與腦力在小事上。

  該如何有效地管理日常工作中的大小事,好提升工作效率,優雅而不忙亂的工作,準時而不需要加班?

  吉山勇樹的《每天早上5分鐘,建立你的筆記清單》,很值得推薦。

  吉山在書中提醒讀者,不想疲於奔命地應付工作行程,一定要事先通盤思考與規畫工作流程的每一步,將其清單化,訂下工作的起迄日,預估執行工作所需的時間,再定期檢視已完成的成果,檢討修正。

  這套管理工作的流程與方法,和我十年來一直在用的工作進度管理技巧很像。每個月初,我會先將當月表定的工作分量和執行時間,全都羅列出來,每完成一件工作後就記錄下來,每天檢視當月工作未/已完成比率,徹底掌握工作進度與執行狀況。

  每個月底自我檢討,再以此月工作成果制訂來月的工作目標與進度,不斷推進。根據我的經驗,精確執行工作管理的好處是,雖然工作量隨著入行時間不斷增加,但妥善安排的結果,仍能規律且有效地執行,不至於忙昏頭,更不會給自己安排忙昏頭的工作量。

  唯有一直維持高效率且不因忙亂而出錯的工作狀況,才能將意外降到最低,執行效率提到最高,在少錯多贏的狀況下,逐步成長且不斷創造獲益,成為職場上的一流菁英。

  吉田的書裡有很多具體可執行的建議,總是為工作忙亂而困擾的你,不妨花點時間閱讀本書,將書中技巧融入工作中吧!

前言

擺脫忙亂,擁有不出錯的人生

 
  「每天要做的事情好多,搞得我好慌亂。」
  「因為出門時很慌張,結果忘記帶東西了。」
  「今天上班被突如其來的狀況弄得亂七八糟。」

  就像以上的情況,現代人不管在生活上或工作時,忙亂的情況總是不斷在發生。

  雖然大家對於這些狀態可能已經習以為常,但是本書的目的就是要教大家,要怎樣才能擺脫忙亂。因此,我想先好好定義「忙亂」的狀態。

  翻開字典,對於「忙亂」的定義,就是「慌張地引起騷動」。這讓人馬上聯想到一個人忙亂到無法冷靜的樣子。

  大家知道「忙」這個字是怎麼來的嗎?左邊「豎心旁」部首代表一顆心站著,而右邊的「亡」,則代表這顆心已經死了。

  因此所謂忙亂,就是指人忘記聆聽自己的心聲及感情,埋頭在眼前的事情上。

  此外,忙亂這種狀態,也可以解釋成慌張

  大家在什麼時候,會變得很忙亂呢?

  早上準備上班時,很忙亂。工作截止期限快到時,很忙亂。遇到突發緊急狀況時,很忙亂。
 
  就像這樣,雖然每個人多少都有一些差別,但是容易慌張的情況大致都限定在以下這些時候:

  一、事前準備不足
  二、時間管理不足
  三、風險預估不足
 
  只要大家能夠了解自己最容易陷入哪一種狀況,就能夠「擺脫忙亂」。

  本書第一章會介紹忙亂的人擁有的症狀,第二章則是介紹避免忙亂要先做好的心理準備,第三章介紹避免忙亂的工作管理,第四章則是避免忙亂的溝通,第五章介紹避免忙亂的計畫和習慣,第六章是遇到忙亂時的緊急應變,第七章則是介紹不忙亂的生活方式。

  本書不只會教大家避免忙亂要做的心理準備和認知,也會毫不保留地教大家一些具體的方法。

  在閱讀的過程中,你會發現這本書介紹的內容,不只能夠運用在工作上,也可以運用在生活中。也就是說,人生很多事,其實道理都可以互通。因此,這可以說是為了讓大家能夠在人生中不迷失、保持冷靜、腳踏實地,並穩健行動的一本書。

  不過,光是在腦中理解這些道理,並不代表實際上一定做得到。

  事情不是因為理解所以做得到,而是因為做到了,所以能夠更理解。

  要是本書有任何一項要領會讓你想試試看,就請先付諸行動吧。

  希望這個動作,能夠為你的工作和人生,帶來更美好的變化。
 

詳細資料

  • ISBN:9789869386708
  • 叢書系列:Smart
  • 規格:平裝 / 224頁 / 25k正 / 14.8 x 21 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
 

書籍延伸內容

2017大樂全書系

 

內容連載

第一章 忙不過,來是老闆「太機車」還是你與生俱來的「壞習慣」?
 
【壞習慣1】沒有設定「起始點」,臨近截止日期才開始慌亂
 
常常忙亂出錯的人最具代表性的症狀,就是除非期限快到了,否則他們無法開始做事。
 
照理說,工作應該是越早完成越好。但是從許多企業看來,容易忙亂的人會很難開始做事,可能是因為他們提不起幹勁,也有可能是因為他們沒辦法專心工作。
 
而且,這些原因與症狀又會相互影響,只要不打破這種惡性循環,忙亂的惡習就會無法消滅。
 
讓我講得更具體一點。人只要提不起幹勁,工作時間就會越拖越長。要開始處理以前需要很多時間,開始動手到進入狀況,又需要很多時間。
 
長時間下來,人們就會不斷累積疲勞。一旦累了,也就沒辦法集中注意力。
 
因此,只要是需要集中精神處理的高難度工作,或是需要專心思考的事,人們就會一直拖延。結果就是截止期限越來越近,因而陷入瀕臨期限才開始忙亂處理的惡性循環裡。
 
如果把循環過程整理得清楚一點,就會變成這樣:
 
人因為工作期限快到了,而變得很忙亂
 
→超時工作
→不斷累積疲勞感
→精神沒辦法集中
→想要趕快解脫(沒有幹勁)
→最後因為瀕臨期限而變得更忙亂
 
老實說,以前我在當上班族的時候,也曾經讓自己陷入這種惡性循環中。
 
◎不想常出錯,一週至少一天睡滿八小時
 
對以前還在當上班族的我來說,每天加班與熬夜,都是很理所當然的事。但是長久下來,我開始有睡眠不足的問題,沒辦法集中注意力。也因此,我開始沒辦法兼顧一些原本可以處理好的工作細節和品質。因為當時的我,是以這種狀態在工作,所以每次主管在檢查我的工作成果時,我都會得到「這樣不行」的回答。
 
不過,當時完全變成廢物員工的我,某天卻遇到了轉機。有位主管跟我說:「你給我一星期找一天睡滿八小時吧!」我想當時的我,八成已經滿臉倦容到讓人看不下去了。
 
就我的理解,主管的意思是要告訴我,我應該消除疲勞,恢復原來的能力。所以後來我就訂定一個禁止加班日,一週至少一天,準時在六點下班,簡單吃吃晚餐,晚上十點就上床睡覺。只要睡到早上六點,就可以睡滿八小時。為了養成這個習慣,我有時會在回家前先去給人按摩,或是慢跑一下再回家,以幫助入眠。

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