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待辦事項這樣列,工作當場完成一半:只花兩分鐘、用五個詞,裝忙整理清單,你再也不會被「沒做完」追殺

The Productivity Habits: A Simple Approach to Become More Productive

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內容簡介

  ◎一進公司,LINE、臉書、郵件就不斷湧來,每件事都急,我原來要做的事怎麼辦?
  ◎突然想到一個好idea,老是忙完就忘了,好可惜。
  ◎待辦事項清單越寫越長串,越看越懶,怎麼寫,讓我立刻動起來?
  ◎每天花這麼多時間工作,累的半死,這樣的人生真的有意義嗎?

  
  本書作者班‧以利亞從2009年開始在蘋果擔任企業顧問,
  能在這樣世界一流的公司任職,能力與效率一定非凡,
  但他卻很誠實的告訴大家:「我其實天生愛拖延和耽擱。」
  也因這個愛拖延的天性,讓班找出讓工作變得更好更快的方法。
  怎麼辦到?善用待辦事項清單。
  
  別人記待辦事項是把沒做的事情全部寫下,大事小事全都列,
  他卻只花兩分鐘,五個詞,先裝忙,整理清單,
  這樣子列出待辦事項,工作當場完成一半。
  歷任蘋果公司、奇異電氣,就憑這個!
  
  ◎這樣列待辦清單。爆量負擔減成一半!
  ‧列清單,不是寫下沒做的事就好:
  一旦出現好想法,必須在兩分鐘內立刻移出心頭(腦袋裝不下的,馬上裝口袋);
  還有,想擷取好點子,要寫句子、用動詞,不能隨手塗鴉。
  
  ◎利用工具思考。工具沒有錯的,只有挑錯的。
  ‧工具影響思考,思考決定成果。我該怎麼挑工具?
  手寫、鍵盤、說話、心智圖、大綱、塗鴉……怎麼套用在不同工作?
  ‧開工就只用兩類工具、完工只要兩個步驟。(是,就這麼簡單)
  更重要的是,別忽略手寫,這是刺激你想法的重要工具。
  
  ◎待辦清單2.0,依情境轉換做事智能,你的清單馬上升級智慧型!
  ‧待辦事項總是亂序到達?你要根據情境列出什麼環境,適合什麼工作。
  ‧然後用時間、空間、想法來分類你的工作:例如,有些事現在不做不是拖,
  是等到對的情境做。
  
  ◎待辦事項不是寫完就算,要隨時複查,就不怕突發狀況。
  ‧資訊先複查,再更新,有三個標準:相關性、流量和急迫性,
  才不會白紙寫空話。
  ‧不斷問自己這件任務可以:刪除、存檔、執行、委派、推遲(五個詞)。
  你再也不會被主管追問:為什麼報告還沒交?
  
  ◎待辦事項還可以結合人生目標,有夢想?胸懷大志?
  ‧再高遠的目標,都可以照本書的方法,轉換成接下來十分鐘內能完成的任務。
  ‧你的「現在需要」有助達成「將來目標」嗎?畫出重要性樹狀圖,找出人生的
  藍圖後,再用完整句分割,人生目標自然立體成形!
  
  這樣列工作清單,讓你在不知不覺間,讓待辦事項成為第二大腦。
  這套連在蘋果工作都吃香的管理法,你一定要試試!

名人推薦

  卡內基訓練大中華區負責人/黑幼龍
  智緯管理顧問公司總經理/張敏敏
  世紀奧美公關創辦人/丁菱娟
  筆記女王/Ada

  
 

作者介紹

作者簡介

班‧以利亞(Ben Elijah)


  目前是蘋果公司的顧問。他一開始服務於全球幾家大型的科技公司,克服了工作效率過低的難題後,開始到各大企業擔任講師,幫助人們在資訊龐雜的世界,與各項矛盾的資訊建立更好的互動關係。

譯者簡介

蔣雪芬


  政大新聞系畢業;英國伯明罕大學觀光政策與管理碩士。譯有《讓錢不斷流進來的說故事技術》、《吃培根,別慢跑》、《沿著寂寞,我找到自由》(以上皆為大是文化出版)。
 
 

目錄

推薦序 列出待辦清單,讓自己更優雅的面對每個明天
前言 拖延,所以我工作效率最好

第一章 這樣列清單。爆量負擔減成一張
好想法要長留,必須立刻移出心頭/內心訊息,無品管的隨手寫/
外來訊息,多個管道各自分配注意/擷取點子,要寫句子、不能隨手塗鴉 /
空出空間,製造混亂/記憶是汪洋,所以需要文字救生艇/
腦袋放不下的,裝口袋

第二章 整理待辦事項。「未完成」就不再折磨你
想偷閒就整理待辦清單,不用腦卻有產能/「未完成的事」會變成懸念來擾人 /
畫個決策樹,決策樹畫完、工作也忙完/未完成的工作,不影響手邊工作

第三章 利用工具思考。工具沒有錯的,只有挑錯的
怎麼挑工具?工作性質分開放和封閉式創作,先分類/好點子,需要「封閉」整理 /
不同的資訊處理工具,各有所長/怎麼選?工具性質分數位和類比,先歸類 /
開工就只用兩類工具、完工只要兩個步驟/工具影響思考,思考決定成果/
創意不靠空想,靠「編輯」/工具的局限性,造就決策力/
劃掉整理好的筆記,刪掉模糊的資訊

第四章 待辦清單2.0
待辦事項總是亂序到達,根據情境列出優先/什麼環境,適合什麼工作,列出來/
情境不單指地點,有三要素/用這些「動作」對抗拖延老毛病/
用時間、空間、想法來分類你的工作/現在不做不是拖,是等到對的情境做/
釐清情境,所有工作變得立即可行/以情境定義出最優先工作/
行程規畫不留白/對的情境,列出精準的待辦清單

第五章 工作計畫切成待辦事項。立刻簡化
專業能力不同,「工作」難易就不同/把工作拆成「一個步驟就完成」的幾個任務 /
切割大計畫的利刃——一個動詞的完整句子/進度、行事曆自動冒出來!/切成最適規模的任務,自動完成好計畫 /工作壓力不見了/需要預先規畫每項細節嗎?

第六章 待辦清單讓工作與人生目標結合
把長遠目標轉換成,接下來十分鐘能完成的任務/
你的「現在需要」有助達成「將來目標」嗎?/畫重要性樹狀圖,讓工作結合人生目標 /樹狀圖的分枝,找出內心渴望/完整句分割工作計畫,使人生目標立體成形 /
花太多時間回應急迫的事,這種工作會使你倦怠/工作和你的渴望很不相關?也許那不是你真正的渴望

第七章 讓舊資料成為新工作最佳參考
完成的工作,明確畫下句號/資料歸檔,就不會一直覺得「未完成」 /
快速決策和傾倒,不遺漏/兩分鐘內,快速歸檔/舊資料是新工作的最佳參考/
傾倒區產出好點子,不用重新構思

第八章 複查待辦清單。不怕突發狀況
無懼突發狀況,靈活轉移工作焦點/資訊先複查,再更新待辦事項/
通知來了!一定緊急/每天早上複查/每週複查——整理你的計畫/
人生,也要複查/列待辦事項,就是提煉資訊/建立外部工作記憶體,鬆綁大腦 /
不被別人的「急事」拖累

結論 習慣不會一次養成,重點是觀念形成
結語 讓待辦清單成為第二大腦
 

推薦序
  
列出待辦清單,讓自己更優雅的面對每個明天 智緯管理顧問公司總經理/張敏敏

  
  每天被時間追著跑?總覺得事情做不完?如果你對於手邊混亂的待辦事項感到無力,那麼本書就是你需要的指南針。作者透過清楚且簡單的步驟,讓人在如汪洋般的待辦工作中,有步驟依循、有方向指引。讀完本書後,的確讓我不得不佩服,作者為了提升工作效率,竟研發出如此多樣的做法,而這些方法的確能幫助很多每天忙碌的工作者,當然也包括我自己。
  
  工作效率代表掌控力和洞察力。作者以這個假設當作前提,並以「改變習慣」的角度切入,從根刨出拖延的老毛病。再透過改變習慣迴路,以層次和步驟帶你建立新的工作好習慣。我相當推薦「待辦事項這樣列。爆量負擔減成一張」的單元。透過各種手邊的工具,把待辦事項列在同一個地方,並儲存靈光一閃的點子。這類似於個人「工作──點子」的儲存站,可以協助我們不斷更新和檢驗待辦事項。這和我的工作習慣,似乎有異曲同工之妙。
  
  目前我身兼三種角色:專業講師、學生、母親。三種角色相互拉扯,剛開始真像處在混亂的黑洞中。但我學著把待辦事項固定寫在週記本上,同時只要有突發事件或創新點子,我也會寫在這本週記本的筆記區。此外每天晚上十點到十二點,是我固定的複查時間,我會用粗紅筆劃掉今天完成的事。確定各項工作的進度後,會再確認後三天的工作清單。
  
  這個「要事管理」的工作方式,讓我平穩的扮演三種角色,也讓自己慢慢的脫離混亂之流。隨著整理資料以及經驗累積,工作效率不但漸漸提升,也順利擺脫本書所說的「裝忙的陷阱」,更能主動規畫自己的人生。
  
  「專注」是一件多麼困難的事呀!但工作要有效率,又是每個工作者必學的一堂課。本書有個特別的論點:「情境影響力」。在相關主題的閱讀中,這是很少見到的主題,卻很令人稱喜。本單元提到環境的干擾與否,決定了我們的專注力。換個方式說,我們能不能專心、一氣呵成的做完某件事,有時候不是取決於意志力,反倒是因為周遭的人事物,會不會打斷我們手邊的工作,才更是關鍵!
  
  作者以過來人的經驗,建議讀者管理自己的周遭環境,透過「情境管理」,讓自己在某種環境中快速完成最適合的工作。久而久之,當你看到某個地方,就會馬上自我暗示應該專注於哪件事,並心生專注的心流。
  
  這個章節也讓我回想起自己的文字創作歷程。我只要在家裡的書房,就總是覺得腸枯思竭、沒個頭緒、寫不出幾個字來;但非常奇妙的,只要拎著電腦、進到星巴克、沉浸在咖啡香中,透過肢體接觸沙發椅,即使再吵鬧的空間,我總能讓文字從指尖流暢而出。因此,如何依照不同的工作,有效的將它們分配到不同的環境中完成,是我相當推薦的工作好習慣。
  
  最後,再談談意志力。作者在本書的最後,強調「意志力」主宰工作效率,也是最終成敗的關鍵。這不禁讓人再度感慨,改變是一件多麼難的事情呀!再多的技巧,少了強大的意志力支撐,那些曾經努力的小小改變,都會在一瞬間變成泡沫和幻影。因此讀完本書後,我回想作者在自序中的自我調侃,他覺得如果不趕緊想個辦法,自己的工作進度將完全跟不上公司的要求!所以才努力的研讀和蒐集提升效率的各種知識,並期待可以幫助更多人。
  
  難道,一個人只有在面臨困境時,才會「下定決心」嗎?讀完本書後,或許你可以給自己更多小小改變的契機──一次改變一項習慣就好,讓自己不斷的練習,養成扎實的好習慣,讓自己可以更優雅的面對每個明天。持續改變,不斷學習!  

前言

拖延,所以我的工作效率最好


  過去幾年,我一直在研讀、討論和撰寫工作效率這個主題。怎麼做才能提高工作效率?過去,我對此非常不擅長。從十幾、二十歲開始,也就是剛進入職場時,這個困擾就出現了。

  我天生容易拖延。工作時,如果要做的事在先後順序上有衝突,或要把注意力同時放在好幾個地方,就會一團亂。更別提時間管理,簡直糟透了。最嚴重的是心理障礙,讓我很難及時回應周遭發生的事。要不是發展出待辦事項的工作系統,我的工作效率很可能比任何人都還低。既然如此,為什麼還要聽我說?

  因為深受某項問題困擾的那個人,最能提出建設性的解決辦法。我一直努力的提升自己的工作效率,而且成功了。因此,我想讓各位也知道該怎麼做。比起大部分的人,我的問題更嚴重,而且我相信其他人也有相同的困擾。

  你翻開了這本書,或許就表示你有同樣的煩惱,而我想透過本書把提升工作效率的知識和工具分享給你們。

  讀完本書你能……

  本書會提供提升工作效率最好的做法,並把我的個人經驗和觀點,整合成一系列簡單、容易上手的工作好習慣,用來得心應手之外,效果也很顯著。

  我以系統化的方式思考:工作效率和人們與資訊或外界互動的方式有什麼關聯?它如何牽動人們的思考模式?本書提供的方法可不是鬆散的訣竅和簡單的花招,更像是一套連貫性的系統,整合了許多相關資料,和個人的諸多想法。你會發現,本書不但能幫你提升工作效率,對如何運用資訊,也提供了新的見解。

  忙翻、做不完──問題到底出在哪?

  「大家常常說,是因為資訊超載。假如真的是這個問題,恐怕才剛走進圖書館,你就要被逼死了。」

  《搞定!》作者管理大師大衛‧艾倫(David Allen)

  我和艾倫的觀點一樣,從不認為資訊超載是個問題。確實,這個時代的人正面臨史上最大量的資訊流,但是歷史上的任一個時間點,都會有人提出這項論述!像是發明印刷機和電報,或書寫方式出現後,個人和外界資訊量的互動早已迅速增加。幾個世紀以來,運用資訊工作的人總有相同的抱怨。

  英國詩人雪萊(Percy Shelley)在《詩之辯》(Defence of Poetry)中曾說:「知識不虞匱乏……我們接收資訊的量已經超出自我意識,人們太過貪食,吸收的資訊超出能夠消化的程度。」

  與其說是資訊超載,應該說不良的決策或缺乏決心,才會造成工作效率低落。我不知道這是不是因為,教育體系沒有教導學生怎麼做決策,還是處理資訊時,大腦就是天生不可靠。不管是前者還是後者,只要決策不當就會有麻煩。

  工作效率低落的人,常會發生以下三種情形:

  ‧工作中,只要有任何事發生就會受影響。這種人往往覺得自己完全無法掌握發生了什麼事,也沒有能力分配時間。

  ‧有些人一整天下來,分明有能力完成手邊工作,但盡做些沒意義的工作。就像花了一整天,只更動家具擺設或歸檔等枝微末節的事。

  ‧有些人太愛做夢,對一定時間內能產出的價值,空想有餘,卻無法實踐。老是在一個又一個的工作計畫間穿梭,但計畫缺乏重點、沒有成效。我自己就是屬於這類。

  這邊指的工作效率不是代表能生產出多少東西、做事方法有多麼聰明、同時處理很多工作,或有辦法順利完成討厭的工作。工作效率代表掌控力和洞察力,也就是說能夠掌控手上的資源,並認清什麼事情才是真的重要、值得關注。

  我常聽到有人說追求提升工作效率,就像打一場必敗的仗。不然就像是我的客戶和同事已經習慣壓力和疲乏,總覺得自己在追趕行程,卻沒想過這是可以改變的。

  更慘的是,有些人還把塞爆的收件匣、緊湊到失控的行程和高血壓當作榮譽的象徵,彷彿在說「我要失控了!我工作太操勞了!但是,非我不可」。現在,我要告訴你,這是可以改善的──只要先改變你的想法和習慣。

  一旦體會到新習慣的效果,你就會明白差異何在,效果比效率更重要,因為當新習慣有了效果,當然就會更有效率,也更能掌握手邊的工作。要實現這點,必須從以下三點開始改變:

  ‧用更好的方法來處理資訊。尊重大腦的天賦和限制,才不會被大量的外部資訊綁架。
  ‧建立框架。框架能幫助你決定什麼事值得注意。
  ‧創造力。為了保有創造力,而放棄上述兩點也沒關係。但是分神發想後,一定要有明確的方法重拾掌控力和洞察力。

  將這些改變成了習慣,你就擁有掌控力和洞察力,能夠適當的回應所處的情境,和湧向你的資訊。

  這本書,你可以這樣用

  關於工作效率的書,大多像參考書,必須從頭讀到尾才能領悟書中各項論點,或找出參考依據;讀完後如果需要某項提示時,可以再快速翻閱特定章節。但有效的教學指南書往往不是參考書,因為參考書的概念基礎得依賴前面的章節,所以過不了多久,你就要再重頭讀一遍。此外,參考書籍雖然會設計提示功能,但缺乏整體的基礎概念。

  就討論工作效率的書來說,「提示」和完整的「架構」缺一不可。先學習原理再加以運用當然很重要,但參照的資料也不能少,如此一來才能融會貫通,所以我以八個習慣來架構本書。這八個習慣足以把各種工作面向整合成一個系統,讓你能一次培養一項或兩項習慣,輕輕鬆鬆的把提升工作效率轉化為日常生活的一部分。

  本書每章節都是以習慣迴路(habit loop)為架構,也就是培養習慣的三個要件,我會敘述「為什麼」需要這項習慣。接下來再討論「如何」建立新的慣性。最後一部分則會告訴你,這項習慣會帶來「什麼」好處。

  這裡談的「為什麼」也就是觸發習慣的誘因,和形成這項習慣的基礎,以助你養成每個習慣。先內化一項習慣後,它就能成為培養下一個習慣的穩固基礎。注意,請避免要求自己一次接受多項新習慣,因為改掉舊習、採納新的,會花點時間和精力。

  本書會用習慣來提高工作效率,有兩個原因:第一,習慣可以讓我們把一堆有趣而複雜的概念,轉成容易消化、輕鬆採納的資訊模組。第二,顧名思義,習慣是自動行為,不用經過思考。我希望工作效率的核心概念能變成各位的生活習慣、能自動履行。也就是說,做某事前,你已經設想過,所以再遇到相同的事,不必有意識的去思考就能觸發好習慣。

  形成習慣和改變習慣

  「重複的行為造就了我們。因此卓越不是行為,而是習慣。」──亞里斯多德(Aristotle)

  嘗試著改善工作效率時,只要是相關書籍,我一本都不放過,但卻不斷失敗。誤以為這些內容看起來合理,又都能理解,所以只要輕鬆彈個手指,就能改變生活方式,但這一點也行不通。我曾嘗試各種方法,有時候下載最新的待辦清單軟體,還真的有點效果,但是我同時改變的太多、太快了。也許你也有這樣的經驗。因此我終於明白,必須以習慣的形式,一次改進一項。

  查爾斯‧杜希格(Charles Duhigg)在《為什麼我們這樣生活,那樣工作?》(The Power of Habit)的結尾寫到,他如何運用習慣迴路,也就是提示(cue)、習慣(routine)及獎勵(reward)三步驟,分析到底是什麼樣的癮頭,養成他的壞習慣。我把「養成習慣」的過程簡單摘要如下:

  ‧找出想改變什麼慣性行為。
  ‧以獎勵來試驗。
  ‧隔絕引發壞習慣的提示。
  ‧計畫如何改變、設定警報和觸發條件,來預先阻止壞習慣。

  本書聚焦於於建立新習慣的同時,也讓你改掉舊習慣。書中介紹有關於工作效率的每項習慣時,都會先討論會有哪些提示,並分析為什麼比起外界的誘導,內心的渴望對你更有利,也會提出建立該項習慣後,你可以獲得什麼好處,這會讓你產生動力。假如你突然不知所措,試試以下列綱要來培養新的習慣:

  ‧你想培養什麼新習慣?
  ‧這能帶給你什麼益處?
  ‧多常實行這習慣?
  ‧在什麼情境下需要它?
  ‧什麼提示能觸發這項慣性行為?
  ‧哪種渴望存在於觸發習慣的提示之中?例如:分心、進步、秩序或完成。
  ‧養成新習慣後會有什麼獎勵,用以滿足你的渴望?
 

詳細資料

  • ISBN:9789865612887
  • 叢書系列:Think
  • 規格:平裝 / 208頁 / 25k正 / 14.8 x 21 x 1.2 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
 

內容連載

待辦清單2.0
待辦事項總是亂序到達,根據情境列出優先

 
想一下生活中的各種情境,哪些對你有利的,又受限於哪些?想在不同的環境下提升工作效率,首先,要建立基本概念,理解不同的情境會產生什麼影響,進而在這些情境下,找出能做、應該做的事。

最常見的工作方式是根據事前排定的優先順序,來決定當下要做什麼。但這種方式並不理想,因為優先順序其實是一種二分法,代表在當下某件事是你唯一能做的事。如果是回家作業,按照順序處理應該沒什麼問題。然而,現代的工作就不同了,訊息和任務常以亂序送達。你的注意力會在大量的、一次湧進的、性質不同的資訊流間跳來跳去,有時候資訊內容還會彼此衝突。

因此,最好的做法是,根據當下的情境,先挑出可以執行的工作,並在所有可以執行的事項中,再決定要做什麼。養成這項習慣後,就能根據情境選擇要做的事,你將從有效率(妥善運用資源)變得有效能(達成目標)。它可以幫你更加善用時間,不管是時間充裕或情況緊急時,都能適當的應對。
 
什麼環境,適合什麼工作,列出來
 
回溯到2000年代,用資訊流的方式比較容易解釋「情境背景」(Context)。對大多數人而言,那時的電腦就是放在桌上,「上線」和「離線」是明顯不同的狀態。所以只要根據現有的工具和資源,就能定義出各項環境。以下是從2006年開始,我會工作的各種環境:
 
‧家裡。
‧電腦前:上線。
‧電腦前:離線。
‧電話中。
‧咖啡廳。
‧圖書館。
‧超市。
‧書店。
‧公車上。
‧火車上。
 
如今,這個分類已經失效了。有時候,我只能在咖啡廳待十分鐘,但有時候卻會對咖啡沉思好幾個小時。也有可能是都待在圖書館,上午能非常專注,但午餐後卻容易分心、心不在焉。所以不能只以地點和實物來定義工作情境。

更何況,科技也模糊了虛、實體的界線,像即使在火車上,還是能像以前坐在辦公桌前一樣,用智慧型手機,就能直接採買每週補充一次的日用品;在公車上能發送郵件,或在健身房聽有聲書。假如你願意,甚至可以在泡澡時參加視訊會議!

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