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為什麼一流主管都用跨頁週間行事曆?:做主管,行事曆要像指揮塔,讓團隊領導事半功倍

プレイングマネジャーの戦略ノート術

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內容簡介

  ∣行事曆記錄什麼,反映了一個主管的「腦」∣
  執行者的行事曆,是單打獨鬥的光榮紀錄
  寫得密密麻麻,通常戰績愈好
  主管的行事曆,則是領導團隊的「指揮塔」
  必須一目瞭然,才能運籌帷幄  

  ★隨書收錄作者設計的三款行事曆表格:
  「跨頁週間行事曆」、「年間活動筆記」、「五週行事曆表格」 
  
  身為主管的你,是否遇過以下場面:
  永遠有數不清的會議等著你;
  好不容易滿足上司的要求,轉頭又得為部屬收拾殘局;
  永遠都在回E-mail,可能還無法順利交辦給部屬……
  原因在於──
  當上主管之後,你的「時間運用模式」並沒有跟著升級!  
  
  ◎一流主管的行事曆就要像個「指揮塔」
  主管最重要的任務,已經不是凡事親力親為,而是「推動屬下的工作」以及「提高團隊成果」。所以,在每天有限的時間中,不僅要做好自己的工作,更要整合團隊,妥善交辦屬下各項事務。
  因此,主管的行事曆手冊所記錄的要項,應該是根據這兩大目標,所發展出來的工作重點。如此一來,這行事曆就會像個戰略計劃的指揮中心,引領主管看見全貌,在腦中產生組織的運作想像,帶領部下分頭進行,做出成果。  
  
  ◎為什麼「跨頁週間行事曆」能有效管理團隊?
  作者田島弓子曾在微軟業務部擔任高階主管,帶領團隊做出佳績。他管理行程時,除了運用Outlook外,還大量使用行事曆手冊、筆記本等傳統工具,他發現藉由「手寫」,能在腦中盤整團隊進度,思考下一步的指示。
  
  而他最推崇的就是「跨頁週間行事曆」。而且一定要找以下這種:
  --以週為單位,跨頁設計
  --左頁顯示週一至週日,右頁則空白
  --最好是線圈裝,可攤開在桌上
  
  善加利用這種格式的行事曆,可幫助主管建立「管理腦」。
  這是怎麼做到的呢?
  
  →「以週為單位」思考,最利主管掌控大局
  以一週為單位的行事曆,能幫助主管俯瞰全貌,看著本週思考下週、甚至更長遠的計畫。還能回推時間,提醒部下此刻該做什麼,藉此管理團隊進度。

  →左右頁互相對照連動,「每日」工作事項扣緊「本週」目標不疏漏
  切出本週的業務目標,寫在行事曆右頁,再化約成工作要項,填入左頁的每日待辦清單。以跨頁對照,就能清楚確保目標與工作進度不落後。

  →主管的待辦事項,占比最高的應該是「交辦事項」
  身為執行者,你可能會在行事曆寫「幾點該完成資料」,但是當主管後就變成「指示部下A製作資料」,因為主管的重點工作就是站上指揮塔,好好分派各項工作,才能讓組織運作順暢。

  →部下的預定工作,也要寫進行事曆
  將交給部下的工作事項寫進行事曆,有利主管促使部下行動,當部下遇到困難時,也能馬上掌握狀況,一邊給予協助,不會因為突發狀況太多,而拖累整個團隊。

  →主管也要自己預約自己的時間
  主管每天都有開不完的會議,以至於經常無法集中注意力。這時,主管更需要為自己預約「一人的祕密會議」,讓自己擁有一小時左右的獨處時間,思考商業策略等具前瞻性的想法。  
  
  ◎善用辦公文具輔助多層次的管理
  書中收錄更多的辦公文具活用術,幫助所有主管,逐步打造優秀「管理腦」,順利帶領團隊,包括:
  →用「A4紙」製作多工管理的行事曆
  一般制式月曆無法跨月管理,這時就用A4影印紙製作橫跨五週的行事曆,尤其適合需要管理多項業務、看出三十至四十天內的進度時。
  →利用「便利貼」為行事曆加料
  便利貼能隨寫隨貼,方便寫上各種補充資訊,貼在行事曆或筆記上,輔助管理需要特別注意的事項。
  →「白板」是沙盤推演的最佳工具
  白板面積足夠大,最適合把腦中想法全部列在上頭,藉此綜觀全盤,找出正確策略。
  →用「筆記」贏得人心的小訣竅
  談話時一邊寫筆記,部下就會覺得自己的主管正認真傾聽,發揮「帶心」的管理法則。
  
本書特色

  1.本書藉由改變辦公用具的使用方式,幫助讀者習得主管的工作方式及思考模式。讓主管得以面對龐大的業務及突發狀況,順利將團隊的工作成效提升到最大。

  2.書中附上獨創的「跨頁行事曆」、「年間活動筆記」、「五週行事曆表格」範本,有助於主管掌控全局,以有彈性的方式進行工作,避免因為擔心進度而引發焦慮。
  
名人推薦

  Ada(林珮玲)∣筆記女王
  鄭緯筌∣臺灣電子商務創業聯誼會理事長、Vista讀書會發起人
  ──熱情推薦
 

作者介紹

作者簡介

田島弓子


  BRAMANTE株式會社董事長。

  成蹊大學文學部畢業、日本人才管理協會會員。一九九九年進入微軟日本法人就職,曾負責Windows 2000、Windows XP、Windows Vista等Windows業務及行銷工作。當時乃是少數的女性業務部長之一,期間個人及其業務團隊獲得兩次董事長獎。

  二○○七年創立BRAMANTE株式會社,展開就業及溝通諮詢事業。特別著重於「年輕族群工作論」、「中階主管商務溝通」、「女性就業支援」三項主題,並活躍於員工研習、演講、公開研討會、大學課程等活動。日本生產性本部主辦的「職業婦女進步會議」,設立「活力獎(現為女性活躍進步獎)」時,擔任了推廣委員。

  著有《A+主管創造業績、解決職場問題的58個實用技巧》(高寶)、《女性員工的管理教科書》(鑽石社)、《職場生活「不」平衡的工作力》(Discover21)、《28歲開始的女性工作法則》(すばる舎)、《「努力卻不得回報」時的讀物》(WAVE出版)。

  BRAMANTE株式會社網址:www.bramante.biz

譯者簡介

邱香凝


  曾任職唱片公司、出版社、電腦娛樂產業,目前為專職譯者。喜愛閱讀與書寫,用翻譯看世界。
 

目錄

推薦序  學習優秀主管的工作習慣及思維模式  鄭緯筌
前言  新時代主管的工作革命,就在傳統類比工具中!

第一章    擺脫瞎忙、提升團隊績效的「混合工具管理術」
新手主管第一步:改變工具的「使用方式」
跨入要讓「所有人皆理解」的管理階層
微軟執行長讓員工心服口服的最大理由
好主管懂得資訊不只能「傳」,還能「達」
別用電子郵件傳達「口頭難以說明的事」
優秀的主管,必須追求工作「效果」

第二章  行事曆手冊是卓越工作成效的「指揮塔」
活用傳統及數位行事曆
公開行事曆,讓員工心甘情願「聽你的」
以「一週跨頁法」俯瞰工作內容
部屬的工作行程更應該寫進行事曆
不懂「交辦事項表」,你就自己做到死!
用「一年」預定團隊工作計畫表
用便利貼「加料」,輔助你的「管理腦」
以「數位方式」建管預定計畫表
好主管懂得「預約自己的祕密會議」
將行程謄寫在傳統行事曆上,等於整理腦中想法
只要一張A4紙,就能達成五週的多工管理
讓「組織圖」幫你找到工作助力

第三章  提振士氣,讓「溝通」更順暢的筆記技巧
以手寫方式為文件「注入生命力」
「數字背後的故事」是士氣的關鍵
從管理觀點出發,善用「便利貼」對話
用A4回收紙製作摘要,提高傳達力
以「傳閱板」打造團隊力
讓部下更加積極的「五分鐘情報分享」
與部下面談時,徹底做好「書面紀錄」
辦公桌前的「提高向心力的布告欄」
以「預定行程白板」抓住談話機會

第四章  策略發想、釋放壓力,協助忙碌主管的絕佳工具
「白板」是最適合策略發想的工具
為什麼執行主管需要寫「腳本」?
讓資訊易懂的「塊狀化」筆記術
執行主管也應該管理「自我情緒」
「行事曆手冊」是最強的情緒管理工具
待辦清單的小小儀式,幫助安定情緒
「釋放情感」的憤怒控制療法
能運用在工作和生活中的「目標達成術」

結語  優化你的管理技巧與心態

附錄  成為優秀執行主管的實用範本
格式1  跨頁週間行事曆手冊
格式2  年間活動筆記
格式3  五週的行事曆表格

專欄
執行主管設定待辦清單的八大訣竅
為什麼手寫的效果如此好?
便利貼是專屬於某人的訊息
根據「價值鏈」建立白板上的架構
 

前言

新時代主管的工作革命,就在傳統類比工具中!


  ●主管困境――數不清的會議、雜事及善後

  某天凌晨三點,我收到一封電子郵件。那是一位剛當上部長的A先生寄來的,郵件標題是「想請教您一件事」。

  我心想這麼晚了究竟是有什麼要緊事呢?打開郵件一看,裡面寫著他當上主管職後面臨的兩難。

  「當上部長三個月了,每天都和做不完的工作搏鬥,累得筋疲力盡。白天被數不清的會議追著跑,還得為部下收拾殘局;到了傍晚才能回到位子上處理自己的電子郵件,整理筆記和堆積如山的文件。好不容易有時間著手自己的工作時,已經是晚上了。

  原本必須多學習部長該做的工作,卻被日常瑣碎的雜事拖垮,自己也沒有辦法成長,不由得感到著急。

  當我還是下屬的時候,如果對上司或同事有所不滿,還可以抱怨發洩,但現在成為主管了,只有為別人解決煩惱的分,自己的壓力卻沒有任何宣洩管道。

  田島小姐,有什麼方法可以脫離這樣的狀況嗎?」
 
  ●傳統類比型工具,新時代的管理使用法

  執行主管最重要的任務是――團隊成果的最大化!培育部屬,帶領團隊做出一番成績。然而同時身為執行者的自己,也必須兼顧自己手頭執行的工作,達成魚與熊掌兼得的兩全。而為此所需的具體溝通方式,我都統整在2010年初版的拙作《執行主管的教科書》(暫譯)中了。

  拜各位讀者所賜,這本書現在已經再版,成為許多執行主管都讀過的暢銷書。我也因此在不少為管理職舉辦的研習上,獲得直接與執行主管們交談討論的機會。

  很多執行主管都曾說過和前文案例中A部長一樣的話,可以歸納出以下內容:

  1. 不管怎麼做,工作就是做不完。
  2. 完全沒有自己的時間。
  3. 始終處於壓力下。

  許多主管不脫這三種惡性循環。

  在本書中,我將為各位執行主管們介紹可有效達成以下目標的絕佳方法。

  ▓ 有效活用有限的時間。
  ▓ 整合團隊,帶領部下達到目標。
  ▓ 管理沒完沒了的主管工作。
  ▓ 同時管理自己該做的工作與情緒。

  過去,擔任日本微軟(MSJ)的業務部長時,無論是帶領的團隊或個人都曾獲得「社長獎」。而當時我用來管理極為忙碌的主管工作與自身工作的工具,其實是最傳統的類比工具。

  「管理行程用的是傳統行事曆手冊,工作上則同時運用多本筆記本。」

  每次我這麼說,往往換來「真沒想到」、「真令人意外」的反應。或許在大家的想像中,微軟公司的部長就應該是「使用最新硬體的數位強者」吧。

  當然,數位工具的便利性同樣幫助我許多。此外,在智慧型手機與平板電腦問世後,數位環境起了天翻地覆的變化,數位硬體也從原本只依靠電腦的時代得到強化,這些好處都是不容反駁的。

  即使如此,我還是這麼認為——對執行主管而言,行事曆手冊或筆記本這類「傳統類比」工具依然不可或缺。

  不、正因為是執行主管,所以光靠數位工具絕對不夠。數位工具當然是絕對必要的東西,在這個大前提下,執行主管若想持續拿出工作成果,「光靠數位工具是絕對不夠的」。

  ●混合型工作術,擺脫追趕的工作、提升團隊成效

  「傳統類比型工作術」之所以對執行主管有效,原因在於,站在主管的角度時,傳統類比工具能將管理工作提高一到兩個等級。

  除了使用數位工具「有效率」而「一元化」地處理工作外,若能加上傳統類比方式「深化」及「多元化」的工作內容,就能完成更高層次的混合型工作術。

  為了達到這個目的,可使用以下用具:

  ▓ A5大小的行事曆手冊。
  ▓ 白紙或筆記本。
  ▓ 白板。
  ▓ 便條紙。

  站在管理者的立場,徹底善用公司常見的傳統類比文具或備品,可說是工作上重要的「祕密王牌」。

  執行主管的「工作成績」等同於「團隊成績」,因此執行主管必須管理部屬,整合團隊才行。

  只要是「中階」主管,就必須負起聯繫手下團隊與頭頂上司的責任。除此之外,與其他部門的橫向聯繫也是重要的工作。身為一位執行主管,工作內容一定是多元化的,而工作上所接觸到的人也是多樣化,如此一來,管理業務就會變得更複雜。

  在這樣的狀況下,我深深體會到的是「光靠數位工具絕對無法做好管理工作」,這是我個人真實的感覺,亦是結論。

  為什麼這麼說呢?

  因為我認為管理工作必須——讓周遭的人動手做,如此一來才能做出成果。這是一份透過傳統類比型工具,在數位資訊中注入生命力的工作,講求的是細心與敏感。

  為了在這份工作上追求極致,本書將焦點集中在筆記本、行事曆手冊等隨處可見的類比工具上。使用行事曆手冊俯瞰工作,利用會議室白板開一人戰略會議,善用便條紙與部下進行溝通……詳細手法請見書中內容,每一種方法都十分簡單,只要不忘提醒自己行動,立刻就能實踐。

  一本筆記本或一本行事曆手冊將成為你的指揮塔、你的指導教練、你的諮詢專家。執行主管面對的許多課題與問題,內心懷抱的孤獨與不安甚至是壓力,都能靠這些傳統類比工具獲得解決。

  已經是傳統類比派的人閱讀本書時,不妨在自己原有的使用方式上,加入從「管理者觀點」出發的念頭;另一方面,打從出生就浸淫在數位環境中的年輕主管們,則不妨站在「提高管理技巧」的觀點來看待這些傳統工具,相信一定能從中發現新的可能性。

  筆記本、行事曆手冊、便條紙、A4影印紙、白板……這些都是平常未經深思而使用著的工具,但只要改變使用方式,就能自然而然從單純的執行者變成傑出的主管,養成主管該有的工作方式。

  當你培養出新的行動習慣後,身為執行主管的技能也將淬鍊提升。就結果來說,等於培育了主管職該有的心態。

  無論工作或人生,深切感受到「自己正在成長」的做法都是一樣的。

  如果你迫不及待地想脫離「被工作追趕」的狀態,想擁有掌控自己時間與業務的能力,同時想帶領團隊獲得值得誇耀的工作成果時,就快點開始嘗試書中的方法吧!

Bramante股份有限公司 田島弓子
二○一六年十月
 

詳細資料

  • ISBN:9789869547314
  • 叢書系列:職場通
  • 規格:平裝 / 192頁 / 25k正 / 14.8 x 21 cm / 普通級 / 雙色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
 

內容連載

新手主管第一步:改變工具的「使用方式」
 
首先,請大家不要誤會,這不是一本以介紹工具使用方式為目的的書籍。
 
這本書介紹的是:如何站在管理者的觀點,改變使用工具的方式,藉此培養「管理技巧」與「管理者的思考習慣」。
 
我經常聽見在第一線艱苦奮戰的執行主管們這麼說:
 
「讀了『寫給上司們看的書』後,雖然工作時會提醒自己書中要點,但怎麼做都覺得不順利。」
 
「即使頭腦明白,還是學不會管理者的做事方式。」
 
對曾是優秀「執行者」的人們來說,這或許是理所當然的結果。因為個人能力出色,而獲得公司一定程度的評價,升上了主管職位。
 
像這樣剛當上執行主管的主管界新手,每個人都會遇上一個很大的課題。  這個課題就是――「如何從優秀的執行者身分畢業」。
 
▓ 從單打獨鬥轉為團隊行動。
▓ 不是自己行動就好,而是要帶動周遭的力量。
 
心裡明知這個道理,但每逢月底、期末、年度結算前看到目標數字仍不足時,許多執行主管還是會忍不住自己跳下來行動,變回過去那個單打獨鬥的執行者。
 
於是,最後還是用執行者時代的模式在工作。然而,你現在的身分不同了,與從前相比,必須同時進行主管業務,工作表現與生產力自然大幅滑落。因為得在有限的時間中做那麼多事,無論體力或發揮的實力當然有限。
 
就像一臺推土機般獨自工作的結果,不僅自己筋疲力盡,也無法好好培育部屬,帶領整個團隊做出好成績。
 
為了避免落入這個下場,你一定要改變工作方式才行。
 
那麼,該做什麼才能改變呢?
 
抱持主管心態學習固然重要,我認為更具效果也親身體驗過的,其實是「改變工作習慣」。
 
具體來說,就是站在管理者的觀點、改變日常「用具」的使用方式。這正是本書的主題。
 
所謂的「心態」,如果不能經常提醒自己,有時很難持續。可是,本書介紹的「工具使用方式」一旦理解並實行,就能幫助你養成身為執行主管該採取的工作習慣,自然記住個中訣竅。
 
站在管理者的角度,將每天都會用到的「用具」,如行事曆手冊、文件製作、利用便條紙溝通等工具提高使用的層次,光是如此,你就能從一個執行者進化為一個管理者。
 
本章將說明:改變用具的使用方式,也會改變對工作抱持的態度。
 

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