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成功人士這樣整理辦公桌:恰到好處的亂,工作當場完成一半

図解 整理術: 今日から「能率革命」

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內容簡介

  工作能力強的人,一早走進公司、面對辦公桌的那一秒鐘,
  明確知道今天該做什麼事、也很清楚優先順序。
  你能嗎?

  
  請問,你目前的辦公桌:
  ‧ 能以電話遙控同事取用你座位上的重要文件嗎?
  ‧ 下班時,桌面淨空如飛機跑道,隔天上班卻能一秒鐘進入狀況?
  ‧ 電腦的桌面捷徑超過兩行嗎?不常用的重要數位檔案能一分鐘內找到嗎?
  ‧ 最下層的抽屜,是否用來立列文件?
  
  除了捨、活、續之外,
  你更要運用「恰到好處的亂」,才會好拿、好找,
  讓你隨時進入狀況,效率發揮到極致。
  
  本書作者壺阪龍哉被推崇為日本「辦公室整理術始祖」,
  他指導企業員工「辦公室效率革命」經驗超過30年。
  他表示,光看一個人的辦公桌,就能判斷他的工作能力。
  而那些成功人士又是如何整理桌子的?
  
  ◎整理是為了效率,整頓不是為了整齊。
  整理是「丟掉」不要的東西,
  「整頓」是「為了好拿而排列順序」以及「為了好找而貼上標籤」。
  整理、整頓是為了提升工作效率,你應該先整理再整頓。
  
  ◎文件「站」起來,工作效率才會高。
  能力強的人,重要文件不會只有自己知道放在哪裡。
  立列之後,看一眼標籤就知道文件在哪裡。
  這麼做不但方便自己找、也方便其他同事找,不浪費任何人的時間。
  
  ◎ 充分利用「六三一法則」。
  不要只整理占桌面60%的文件,更把剩下的30%的物品和10%的書籍,
  也加入整理、整頓的項目之中。
  
  ◎ 對付「捨不得丟」的心態,只需60秒。
  高效率的人有兩個做決定的祕密武器:
  (1)丟東西不用未來式思考(總有一天會派上用場),
  而是用過去式思考(過去幾個月有用上嗎?)。
  (2)放進猶豫箱,三個月都沒用到就丟掉。
  
  ◎    桌上一定有這三樣東西:
  能夠一覽年度預定事項的年曆卡、手帳、工作便條。
  這三樣東西能幫你一你走進公司、面對辦公桌的那一秒鐘,
  已經明確知道今天該做什麼事。
  
  ◎ 他們,一定準備好提升效率的7大道具:
  訂書機、便利貼、螢光筆、長尾夾、B6便條紙、透明文件夾、彩色標籤——
  你一定幾乎都有,但能力強的人怎麼使用這些道具?
  
  ◎電腦桌面是另一張辦公桌,如何整理,也是評估工作能力的重要依據。
  你能把桌面圖示,控制在兩列以內嗎?
  收件匣的信件,如何在一分鐘內處理完畢?
  不懂得方法,上班時間就會被信件占據。
  除了以上幾個方法,壺阪龍哉還教你使用「回憶檔案夾」、
  「最下層抽屜」、「關鍵字點讀法」來幫你提升效率。
  
  整理辦公桌就是整理腦袋!
  所以,請改變你的辦公桌——從恰到好處的亂開始做起。

名人推薦

  拾木文具創辦人及手帳達人/MUKI
  《經理人月刊》總編輯/齊立文
  
 

作者介紹

作者簡介

壺阪龍哉


  日本「辦公室整理術始祖」, 1958年畢業於慶應義塾大學經濟系,曾任職鐘紡股份有限公司、共榮工業股份有限公司,後設立湯姆辦公室(TOM OFFICE)研究所,擔任代表取締役(等同公司的董事長或總經理),現為人材育成塾的代表。
    
  40年來出版超過20本以上的辦公室整理術著作,至今仍以辦公室效率化的專業顧問身分,活躍於各大企業與政府機關。他是日本首位引進美國「記錄管理系統」、也是用資料盒建立資料管理系統的發明者。

譯者簡介

劉錦秀


  東吳大學日文系畢業,曾任出版社國際版權部經理。譯有《一只平底鍋的零失敗魚料理》、《下一個統治世界的企業》、《看懂對手的獲利模式》、《奇異GE如何把人力變人才?》、《讓人開心為你效勞的順耳指令》、《這樣下指令,軟爛部屬變能幹》、《讓老闆甘願等四年的人才》、《野心的建議》(以上皆由大是文化出版)等書。
 
 

目錄

推薦序 這樣整理,工作更有效率/MUKI

前言 你的辦公桌,代表你的工作能力

第一章 整理是為了效率,不是為了整齊
工作能力強的人的做事順序
規則一 「捨」:丟掉/先整理,再整頓/捨不得丟,怎麼辦?/
設定「有效期限」,過了就丟
規則二 「活」:活用/腦袋要當水龍頭用,不是水桶/一事一張卡,不用想分類
規則三 「續」:繼續/下班前5分鐘,要做2件事

第二章 整理桌子,就等於在整理腦袋
千萬別只整理文件
要丟還是要留,60秒內做決定
用「過去式」思考該不該丟
收納:只需一個抽屜、一個檔案櫃
活用7個道具,亂得恰到好處
場合一 個人辦公空間/所有工作,都從辦公桌開始/稍不留神,桌面就會亂七八糟/
解決辦法:設置「暫置文件」區/最下層抽屜,能力強的人怎麼使用?/
把名片當「資料庫」使用/分辨要「丟掉」還是要「運用」/
通訊錄要分「常用」與「備用」/桌面乾淨如飛機跑道,才可以回家!/
雙軸管理法:專案、階段
場合二 與同事共同的空間/豎立文件,好找又省空間/用顏色分類,文件快速歸位/
建立共用資料的使用規則

第三章 一進辦公室,就知道今天的工作順序
別花太多時間在手帳上
手帳,該怎麼挑選?
使用手帳的6大規則
桌上有「管制塔」,就能嚴守工作期限
一進辦公室,就知道今天的工作順序
把工作拆解成幾個5分鐘任務
下定決心:今天要準時下班
用零碎時間終結零碎工作
公事包如何整理,可成為行動辦公桌
點讀法──瞬間讀取重點的祕訣
要速記,但也要讓別人看得懂

第四章 那張看不見的辦公桌,也要整理整頓
會不會整理電腦,直接關係到工作效率
電腦桌面亂七八糟,腦袋就會……
這樣整理資料夾,不用花時間找檔案
收件匣,一分鐘整理完畢
做備份,就是一種危機管理
這些工作用電腦處理,反而沒效率
一天一分鐘的電腦整理術
太依賴電腦,你會失去4種能力!

第五章 從人生態度到生活習慣,都可以整理
先從人生態度開始整理
重新設計生活習慣
好好放鬆,工作更有勁
丟掉無用之物,找回單純生活
重要文件,不能只有自己知道藏哪裡
整理,就是「人生的再設計」
現在就開始動手:整理
 
 

推薦序

這樣整理,工作更有效率
拾木文具創辦人及手帳達人/MUKI


  「桌上總是亂成一團,看了心情好煩悶。」

  「想要花時間整理,但客人總是來來去去很不方便。」

  身為獨立文具店的經營者,我的桌上總是擺放各式各樣的文具、客戶訂單、廠商資料等東西,一開始可以很自豪的說:「我都知道這些東西放在哪裡喲!」但是當時間一久,突然要找特定資料時,腦袋還是會一片空白,然後花個3、5分鐘開始找資料。

  但人生,有多少個5分鐘可以浪費呢?

  所以每到一個週期,我就會卯起來整理書桌,讓它變得整齊乾淨。但好景不常,接踵而來的各式文件又再度打亂我的節奏,然後繼續這個循環。

  直到看了作者壺阪先生的《成功人士這樣整理辦公桌》後,我了解到一件事情:「整理是為了效率,不是為了整齊」,整齊只是肉眼看了開心,但實際上找文件的速度,不會因為整齊而有所改變,甚至把資料一疊一疊的拿出來後,就會懶得讓它恢復成整齊的樣子;所以作者提倡的「捨、活、續整理術」,正是解救我們這些迷途羔羊的好方法!先將所有東西分成丟棄與保留兩類,如果猶豫不決,就設一個有效期限(我覺得稱為「待觀察」也滿貼切的);接著活用自己的腦袋,使用檢索本位思考法,讓不重要的資料從大腦中清除;最後也是我覺得非常重要的一點,即持續整理並保持這個循環。

  在文具店上班,不管是工作或私人時間,都會用到手帳管理生活,本書第三章也花了很多篇幅,講述手帳與工作效率間的關係,讓我受益良多。我們都希望工作有效率,所以與其花時間裝飾手帳,不如確實把手帳當成一個工具,這個工具只有一個目的,就是提高你的工作效率。

  我很認同作者對工作手帳的挑選建議,尤其是「時間軸」與「輕薄」這兩部分,其實稍微思考就能了解,我們不也是捨棄了手帳中較累贅的功能,並且活用手帳清空自己的大腦,持續的使用手帳嗎?這又再度印證了「捨、活、續整理術」理論──不只能用在辦公桌整理,還能用在手帳,甚至大到整個人生態度與生活習慣。

  最後跟大家分享我很喜歡的一句話:「管理日程不是為了塞滿每分鐘,而是為了把需要的每件事做好。」

  我想整理術也是一樣,並不是為了讓畫面整齊、美觀,而是為了效率。

前言

你的辦公桌,代表你的工作能力


  三十幾年來,為了推動辦公室工作的效率,我一直以專業顧問的身分,為許多的企業及政府機關,策劃「捨、活、續整理術」的教育訓練,並指導他們進行改善。

  在指導的過程中,我深切的體認到:上班族(包括業務、行政人員等)的煩惱,都是一樣的——

  「桌上的文件堆積如山,亂七八糟。」

  「老是找不到東西。」

  「想整理,卻不知該從何下手。」

  「每天都被工作追著跑,永遠都沒有時間。」

  也就是說,很多人都無法妥善整理和工作有關的資料或文件。

  ◎    找不到文件,浪費的不只是時間

  對上班族來說,這可是生死存亡的大問題,因為整理資料、物品的能力,會直接關係到工作能力。你不妨也看看自己辦公桌的周遭──

  ‧ 文件是否散亂於各處?

  ‧ 辦公桌上,是否放著和「現在正在處理的工作」無關的資料?

  ‧是否無法自由操作電腦滑鼠?

  如果三者中有一項符合,你就是每天都在累積「小小的損失」──一分鐘,大約是50日圓(約新臺幣13元)──這是日本上班族的平均成本。

  如果你找一份文件要花10分鐘,就等於把500日圓(約新臺幣132元)丟進了水溝裡(按:以主計處公布2016年臺灣上班族平均薪資51000元、每個月工作22天、一天8小時計算,則臺灣上班族一分鐘的薪水約5元,10分鐘就是50元)。

  所有工作都是「始於桌面,終於桌面」。如果辦公桌周遭的環境亂七八糟,就不可能提升工作效率、創造工作成果;反過來說,只要整理好辦公桌周遭環境,從今天起,你就可以做好工作。

  ◎ 我推廣了30年的辦公室效率革命

  抱歉,我稍微兜了一個圈子。本書的內容就是介紹能為大家消除煩惱、提升工作效率的關鍵技巧──成功人士都在用的整理術,雖然書裡介紹的技巧很多,但規則只有三項:

  一、 捨:丟掉。

  二、 活:活用。

  三、 續:繼續。

  只要把這三項規則融入平日的工作習慣,就能做到「杜絕浪費時間、了解工作的優先順序、集中精神火力全開」;換句話說,就是掀起工作上的「效率革命」,提升工作效果。

  用本書的「捨、活、續整理術」來整理工作文件、筆記、電腦、金錢和時間,除了能提升你的工作能力,也一定能全盤改變你的人生。

  願大家都能最輕鬆的心情閱讀,並把握本書的技巧來豐富自己的人生。
 

詳細資料

  • ISBN:9789579164054
  • 叢書系列:Biz
  • 規格:平裝 / 208頁 / 25k正 / 14.8 x 21 cm / 普通級 / 雙色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
 

內容連載

工作能力強的人的做事順序
 
悟性強的人,想必已經知道我想說什麼了。
 
事實上,這3項規則,就是工作能力強的人的做事順序。簡單來說,這個方法就是將自己「重新設定在單純狀態中」,目的是徹底解除你四周及腦中凌亂的狀態。
 
首先,從第1條規則「捨」開始。
 
桌子周遭的文件、物品,以及每天都在接觸的資料當中,需要的東西和不需要的東西一定都混雜在一起。只保留真正需要東西,讓凌亂狀態回到簡單狀態的行為,就叫做「丟掉」。
 
第2條規則「活」,是指活用透過「丟掉」嚴選出來的物品、資料,帶來工作成果。
 
我在本書中提出一個具體的思考方法,就是「無庫存主義」(Just In Time,指及時生產,是一種以控制庫存量來降低成本的策略)。詳細情形後文會再說明,但簡單來說,就是「必要的時候,確實、有效、靈活利用必要的資料和物品」;這就是「活用」。
 
假設「丟掉」和「活用」是工作能力強的人實踐「捨、活、續整理術」的關鍵技巧,第3條規則「續」,就是讓效果呈現半永久性狀態的機制。
 
如果你處理問題,像「對症療法」(Symptomatic treatment)一樣,症狀消失就停止治療,那效果只會是暫時性的,最後一定會恢復先前的混亂狀態。
 
「桌上亂七八糟,該整理了!」每個人一定都有這種經驗,但這種整理只是暫時的,整齊的狀態並無法長久持續,所以大家都很煩惱。本書提出的「續」,就是要從根本為大家解決這個煩惱。
 
接下來,我就要針對這3條規則做具體的說明。請大家努力學習,把「捨、活、續整理術」當作是日常的基本動作。
 
設定「有效期限」,過了就丟
 
現今有很多資料、資訊、物品,都不費吹灰之力就能輕鬆取得。這個時候,就更需要有「果斷丟掉」的勇氣。但事實上,還是有很多人會如此找藉口:「嫌麻煩」、「有一天可能會用到」,無論如何就是無法丟棄。

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