第2章 事先計劃每一天

你可能聽過一個老問題，「你是怎麼吃完一頭大象的？」答案當然是，「一口一口地吃！」你要怎麼吃掉那隻最大、最醜的青蛙？方法還是一樣─將它打散為一項項明確的步驟，然後從第一項開始著手。

你的心智，你思考、計劃與決策的能力，就是你用來克服延宕、提高生產力的利器。你設定目標、計劃與採取行動的能力，將決定你的人生進程。思考與計劃等行為，能啟動你的心靈力量、激發你的創造力，並增進你身心兩方面的能量。

相反地，正如《時間陷阱》（The Time Trap ）的作者亞利克．麥肯錫（Alec Mackenzie）所說的，「未經過透澈思考便輕舉妄動，是所有問題的根源。」在行動之前制定完善計畫的能力，是估量你整體能力的標準。你所擬定的計畫越理想，要克服延宕、開始行動、吃掉你的青蛙並持之以恆就越容易。

增加能量報酬
工作的最高目標之一，便是讓自己所投注的心力、情感及體力獲得最大的回報。值得慶幸的是，你每花一分鐘計劃，就能節省十分鐘的執行時間。計劃你一天的活動只需十到十二分鐘，但這項小小的時間投資，卻能讓你每天減少至少兩小時（一百到一百二十分鐘）的無謂時間浪費，也省得你白忙一場。

你可能聽過「6P原則」，它就是，「事前訂立適當的計畫，能避免不良的表現。」（Proper Prior Planning Prevents Poor Performance.）在了解事先計劃能對提高生產力及改善工作表現有如此大的助益後，不由得讓人驚訝，每天制定計畫的人竟然寥寥無幾。實際上計劃很簡單，你需要的就是一張紙和一支筆。最複雜的掌上型電腦Palm Pilot、電腦程式或時間規劃軟體，都是基於相同原則─在開始工作前，先坐下來，將每一件該做的事表列出來。

每天多出的兩小時
永遠都要依據事前所列的表工作。每當你想到新的事項時，就在進行之前將它加到表中。一旦你開始堅定地照表操課，你至少能增加百分之二十五的生產力和產量。

每天晚上，在結束一天工作後，就要列出隔天的計畫表。將你該做但尚未完成的工作，移到隔天的計畫表之中，再加上隔天該做的工作。若能在前一晚列好計畫表，潛意識便會在你睡著時，徹夜為計畫表工作，因此當你醒來時，腦中經常就會出現比原來的想法更能將工作做得更快更好的構想與靈感。

你在事前花越多時間列出該做的工作，你就會越有效率、越有能力。

針對不同目的制定不同表格
你必須依不同目的制定不同的計畫表。首先，你應該製作一張總表，在這張表上列出所有你想到的、希望在未來完成的事。這張表的功能是記錄腦中的所有構想，以及所要面臨的每項新工作或責任，你可以稍後再整理這些項目。

接著，你應該列一張月計畫表，這張表是在每個月月底時，為下個月所擬的計畫表，表上可包含總表中的項目。

再來，你應該有張週計畫表，以事先計劃一整週的工作，你應該在一週結束後制定這張表。
這項有系統的時間規劃訓練，一定會讓你受益良多。許多人告訴我，每週結束時，花一、二個小時規劃未來一週，已使他們的生產力大幅提高，並且使他們的生活澈底改觀。因此，我相信這項技巧對你也能奏效。

最後，你應該要將月計畫表與週計畫表中的部分項目，移到你的日計畫表中，這些便是你隔天該完成的事。

在進行一天工作時，將你已完成的項目劃掉。這種做法能讓你在視覺上得到一種成就感與前進感，看著自己逐項完成表上的工作，能讓你得到激勵與活力；它還能提升你的自信與能量，穩定、可見的進度會鞭策你向前，同時有助你克服延宕。

列出計畫的步驟
當你有任何計畫時，就要從頭到尾地將完成此計畫所需的步驟表列出來。再根據優先順序，規劃整理計畫表上的工作，將它們呈現在你面前的紙上或電腦上，如此你便能隨時看到它們，然後逐項執行每項工作。利用這個方式所能完成的工作之多，將會令你十分訝異。當你逐步完成計畫表上的工作，你會感覺自己做事越來越有效率而且也更有能力。你會覺得自己更能掌控生活，自然也會因此受到鼓舞，而想完成更多工作。你的思慮將更為周密、更有創意，你也將因此得到更好的啟發，讓你做起事來更加迅速。

當你堅定地一一完成表上的工作時，你將會培養出一種積極向前的氣勢，使你能夠克服延宕，這種前進的感覺也將為你帶來更多的活力，支持你度過一天。

此外，關於個人效力最重要的原則之一就是10／90法則。這項法則就是說，你若能在開始工作前，先花百分之十的時間規劃、整理工作內容的話，你完成工作所需的時間將可節省百分之九十之多。只要你試過一次，便能親自證實這項法則。

當你能事先計劃每一天，你將會發現，工作的推進與持續進行容易許多，做起事來也比以往更快更順利。你會覺得自己更有影響力、更有能力，最後你將變得銳不可擋。