CEO的策略顧問、《哈佛商業評論》知名專欄作者布雷格曼發現,成功者都有一個管理工作生活的好習慣,而這個習慣可以只占每天的18分鐘,就能輕鬆管理一整天:

•上班前,花5分鐘,設定當日計畫:思考有哪些事能使這一天變得更有成就感;又有哪些事是實際上能夠完成,能讓你離目標更近一步,那就在今天做好。

•每小時,花1分鐘,重新聚焦重點:設定手錶、手機或電腦,在工作時間每小時響一次;深呼吸,問自己過去一個小時做得如何;調整注意力,過好下一個小時。

•下班前,花5分鐘,誠實檢討自省:這一天做了哪些事?學到了什麼?遇到什麼挑戰?該和誰保持聯繫?向誰請益?

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關鍵就在這幾分鐘
  朵夫是個好脾氣的主管,但那天他氣得摔電話,他更氣自己竟然花了那麼多時間在不對的事情上。剛剛那一刻到哪裡去了?彼得從不曾在一天結束時,覺得自己完成當天的計畫,工作清單愈來愈長,壓力愈來愈大。這一天到哪裡去了?索爾是個吉他好手,他一直想從事吉他教學,但遲遲沒有採取行動。這些年又到哪裡去了?

   我們要不是持續走在一條不怎麼正確的道路上無法開脫,就是明知選擇一條正確的路,卻一直從軌道上滑落。

   你可能不知道:人們在工作時,平均每小時會被打擾4次,而且有40%不會回到被打擾前的工作;有將近95%的經理人認為,最浪費他們時間的3件事是不必要的會議、不重要的郵件、冗長的簡報內容;而電子郵件與電話造成的分心,會讓人的智商降低10分,比抽大麻的影響高出1倍;一心多用,則會讓生產力下降40%。

   「18分鐘計畫」將幫助我們管理每一年、每一天、每一刻,並專注在我們認為重要的事情上。這本書夠單純、夠清楚、夠全面,讓我們不僅學會專心的祕訣,也懂得如何對抗誘惑,除了管理自己,也熟知如何設定界線,以防別人浪費我們的時間,同時再也不會企圖搞定所有的事,而是將目標鎖定完成真正重要的事。

  心靈富裕,工作自然有效率。每天給自己18分鐘,工作生活的鮮度與深度,就會改變!

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|關鍵推薦|

 徐光宇 統一星巴克總經理 / 劉威麟 網路趨勢觀察家 / 戴勝益 王品集團董事長

|來自國外的齊聲推薦|

「快樂的要素之一,在於時間的控制得宜。本書思慮周密、實用,而且趣味橫生,作者讓我們知道該怎麼運用時間,才能確保大部分心思都花在對自己最重要的事物上,也因此能夠在生活裡反映我們真正的價值與最重視的事。」
《過得還不錯的一年》作者Gretchen Rubin

「這是一本絕頂聰明、易讀易懂、萬分實用的指南,能幫助我們提升效率,活得更滿意。我已經把書裡的點子運用在自己的工作上,而且受益匪淺,相信你也會一樣。」
《未來在等待的人才》作者Daniel H. Pink  (以上推薦文為節錄,更多精彩內容請參考《關鍵18分鐘》)

 
想要掌握人生,請看看專家怎麼說?
重整人生的第一步
彼得•布雷格曼

  莫莉剛受邀擔任一家投資銀行的學習發展部主任,新工作第一天,她一啟動電腦、打開電子信箱,立刻倒抽一口氣。

  才剛就任不到一分鐘,信箱裡已塞了三百多封信。如要逐一處理,得花上幾天時間,而到那個時候,恐怕還會新增幾百則訊息進來。

  每天打從一開始,我們就知道不可能把所有的工作都完成。幾年後再回頭看,不免好奇那些工作跑到哪裡去了,而我們又為什麼沒辦法完成心中所願。

  時間是世界上唯一失去後無法重新取得的。失去錢,可以賺回來;失去朋友,可以修補關係;失去工作,可以再找新的。但失去時間,就是永遠失去了。

  但我們卻常常偷走自己的時間,看看下面這三則小故事。

  比爾沒有事先詢問祕書,行事曆上的會議是怎麼回事。他到了會議現場,感到很無聊,於是拿出藍莓機,開始瀏覽信件。當老闆突然叫他的名字時,他正沉迷在手機裡。他抬起頭,只聽到老闆問他:「你覺得我們應該怎麼做?」他完全摸不著頭緒,不知道老闆指的是什麼。剛剛那一刻跑到哪裡去了?

  星期三早上九點,拉吉特端坐在筆電前,知道自己必須做一件事:完成兩天內要交給新客戶的提案。但三通電話、十五封郵件、兩次上廁所、三十分鐘訂家庭旅遊的機票,以及與四個員工的談話之後,他卻一個字都還沒開始寫。這時他的助理提醒他,十五分鐘內要赴一個午餐約會。這一天跑到哪裡去了?

  在高中畢業二十五年的聚會中,瑪莉走了進來,我立刻想起她十七歲時的模樣。我們坐下來聊天,她和我記憶中的一模一樣,既美麗又聰明,有天分、有勇氣,而且坦白;只有一項例外,她的光芒消失了。「我也不是不快樂,」她告訴我:「我愛我的丈夫和孩子,工作也還可以。事實上,我的人生還不錯,但也就這樣了,就是還可以。我並沒有真的完成什麼事。每一年我都訂了計畫,但總是有事情插進來。」她覺得自己的潛力沒有發揮,也有一些想做的事。但不知為什麼,就是沒辦法做到。那些年跑到哪裡去了?

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  根據牛頓第一運動定律,物體除非受到外力作用,否則會持續以等速度運動。對物體來說是如此,對我們來說也一樣。我們要不是持續走在一條似乎不怎麼正確的道路上無法開脫,就是明知已選擇一條正確的道路,卻一直從軌道上滑落。

  如果希望未來回首時,我們能對自己感到滿意——不論是過去一年或一天,或一個片刻的自己,就必須打破既有的模式。而想要打破慣性,從每天讓人分心的事物和直覺反應中掙脫,就必須試著「打擾」自己的生活。

  但即使心裡知道,實踐卻很困難。瑪莉並不是不想要自己的家庭,她也喜歡現在這樣。只是她在家庭裡扮演的角色,把人生中其他的事情全都壓倒了,所以到了年底回顧時,她才會問自己這一年跑到哪裡去了,以及為什麼自己一點都不感到興奮。但她還是不確定,接下來一年能有什麼不同的作為。

  拉吉特原本預計要寫提案的,但幾個外力把他推離軌道。那些讓他分心的事也許很重要,但在一天結束時,他的提案依舊一動也沒動。

  比爾當然不是故意沉迷於手機,那些信件甚至沒那麼重要。但那些讓人分心的事物,卻吸引他全部的注意力,等到該發表意見的關鍵時刻,只能望著老闆,腦子一片空白。

  這些掙扎與沮喪,可在本書找到解答。這裡提供全面的方法,讓我們可以管理每一年、每一天和每個時刻,並專注在我們認為重要的事情上,努力實踐,讓人生往前。這是重整人生重要的第一步。

  本書能幫助你深思熟慮,做出聰明的選擇,知道什麼值得做,什麼又不值得。這裡也會提供簡單的工具和技巧,協助你追求自己的抉擇,好讓你把時間花在重要的事情上,並避開不重要的。享受過程也是本書的重點之一,管理自己的人生不該讓人覺得像在工作,閱讀一本有關如何管理生活的書,也不該如此。

  寫作這本書,是為了讓莫莉、比爾、拉吉特、瑪莉——以及你,可以在每一個時刻、每一天、每一年回首,甚至當時間到了必須回顧一生時,能夠自信地說出:「我善用了我的時間。」

管理秘訣分享:一隻一隻來,選定要做的事

總是加班的你,為什麼還是做不完工作? 工作認真,不代表有效率。
在開始審核工作清單之前,先分享個故事。

  哥倫比亞大學的果醬實驗。在實驗中,一組人可從六瓶果醬中選購,另一組人則有二十四種選擇。結果,面對六種選擇的人實際採取行動購買的比例,是另一組的十倍。選項愈多,愈難選購,最後甚至什麼也沒買。

面對太多待辦事項,也會發生同樣狀況。我們看起來很忙,似乎一直在行動,但真正完成的工作卻很少。在這種時候,必須想辦法驅散令人窒息的迷霧,把工作切分成幾個細項,然後逐步完成。

這時,一份有條理的工作清單就能幫上忙。這份清單必須保持單純,否則光是製作工作清單,就又多了一項工作。

訂出我的工作清單

  1. 找出年度首要的五件事是什麼。這些事必須成為每日生活的基礎,也就是你的組織圖。就像償還卡債一樣,想在年度的重點領域裡造成改變,就必須專心把時間投入其中,每天都是如此。
  2. 製作工作清單時,請依據你的五個領域來分類,然後加上第六類,並標示為【其他五%】。以我的某一天為例,工作清單會像這樣:
    我的工作清單

    服務現有的客戶

    •打電話給約翰,約見面時間。
    •寫回饋報告給莉莉。
    •幫X公司規劃戶外策略會議。
    •安排前往波特蘭的行程。
    •和賴利一起規劃訓練課程。

    開發未來的客戶

    •打電話給保羅,回覆保留授權一事。

    寫作及演講

    •寫作本週部落格文章。
    •寫作書的章節。
    •和演講經紀人約見面時間。
    •打電話給莎莉,回覆夏威夷會議的事。

    與家人和朋友相處

    •規劃和伊蓮娜的晚餐約會。
    •邀請史黛西和豪威來吃晚餐。
    •打電話給潔西卡。
    •六點前回家,幫忙安頓小孩上床睡覺。

    做些有趣的事,照顧好自己

    •上瑜伽課。

    其他五%

    •換汽車機油。
    •買新的印表機。
    •付帳單。
    •找蘋果筆電的套子。
    •打電話給艾莉,和她討論有關領導統御的演講。

我的工作清單檢核

  透過這樣的清單架構,把令人手足無措的事項,切分成容易管理又切實可行的工作區塊,同時確保時間花在對的地方。光是說要專注沒意義,要真的花時間去做。我的工作清單就是我的計畫,也是我要投入時間心力的重點。這個架構既單純,又有助於專注,是你展開一天的好方法,但功用不僅於此。它還能提供資訊,讓我知道自己怎麼處理各項重點領域、各領域之間如何建立關係,以及為了在各領域取得進展所做的努力。

  看看前述清單,你會發現在這個特定日子,「服務現有的客戶」的比重遠超過「開發未來的客戶」。只有一天這樣沒關係,但如果是長久現象,在整個月當中,關於現有客戶的工作都填得滿滿的,而對未來客戶的工作卻空蕩蕩,我就會知道自己必須調整,才能讓業務成長。

  我也注意到「其他五% 」的活動總是滿的,這些都是非常行政事務導向的,而且占據我超過五%的時間。這可能表示我應該雇用一位行政人員,或該把一些事項延後,直到行程表空出更多的時間。

(以上推薦文為節錄,更多精彩內容請參考《關鍵18分鐘》)

 

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