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超效率資料整理術

超效率資料整理術

JYOUHOU SEIRIJYUTSU KUMAGAISHIKI

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內容簡介

★暢銷書《記事本圓夢計畫》第二彈!★

日本網路公司GMO集團創辦人熊谷正?,
繼《記事本圓夢計畫》之後,
最鉅細靡遺的資料整理Know-How披露!

●目標、夢想導向→磨礪鑑別資訊的眼光
●集中收納、相互參照→提升檢索的效率
●標示資料的日期及出處→確保資訊的價值

  作者熊谷正壽二十一歲時,在筆記本寫下所有的「夢想」和「想做的事」,製作一份為期十五年的「未來年表」,朝著自己的人生目標邁進。為了篩檢自己的諸多夢想,他收集了許多相關資訊,也因而體認到在各類充斥的情報中找出有價值的訊息,夢想才有實現的可能。於是他開始研讀一本本與收集資料、整理資訊有關的書籍,之後又接觸了網路,進一步確立了獨樹一格的「熊谷式情報整理技巧」。

  在這本書中,作者與大家分享不知不可的資料整理技巧,藉由這些技巧,大家可以「更貼近實際」、以「更快的速度」實現「更高品質」的夢想。

  「資訊」和「時間」是圓夢的兩大重要資源。
  資訊有誤,圓夢就會繞遠路;浪費時間,目標就遙遙無期。
  所以……
  不要再浪費時間翻箱倒櫃找東西了!

  年營業額三百億日圓、旗下員工兩千餘人的日本資訊科技大企業家熊谷正?,將二十年來整理資料的心得,傾囊相授:整理資訊就是整理你的頭腦;資料各得其所,才能處於最佳備戰狀態!

整理資料的三大利器:

◆【資料整理系統的中心】記事本
可再細分為「夢想記事本」、「行動記事本」、「思考記事本」
加上「確認欄」以確實執行,善用圖像、數字提高筆記效果

◆【數位式工具】電腦
在「我的最愛」和電子郵件各設三個資料夾來管理所有檔案
分別是「依用途分類」資料夾、「依時間排序」資料夾、「待辦事項」資料夾

◆【類比式工具】A4資料夾
可分為「現在式資料夾」、「未來式資料夾」、「未分類資料夾」
收集取自報紙、雜誌的報導,以及會議、演講中使用的文件

  「我衷心企盼,這本書能夠協助大家以更快的速度,用更切合實際、更精確的方式實現自己的夢想。」 ~ 熊谷正壽

作者簡介

熊谷正壽(KUMAGAI MASATOSHI)

◆1963年生於日本長野縣。一手創立在東證一部上市、以GMO INTERNET株式會社為主的GMO INTERNET集團,旗下有22家公司、約2000名員工的創業家。該集團以「讓所有人都能使用網路」為企業精神,目標是成為日本政府底下的「網路部」,目前擁有44萬戶法人顧客及1850萬戶個人顧客。
◆1991年設立株式會社VOICE MEDIA(現為GMO INTERNET株式會社),並擔任董事長。1999年以「獨立的網路創投公司」成為日本國內首家成功上市的網路公司。同年設立連結子公司「株式會社MAGCLICK」,擔任董事長一職。翌年,該公司即以僅創業364天的日本史上最短上市時間,成功地在日本那斯達克(NASDAQ JAPAN,即現在的HERCULES)上市。2005年4月,連結子公司「GMO PAYMENT GATEWAY」於東京證交所的「新興企業市場」(Market of the High-Growth and Emerging Stocks)上市,成為GMO INTERNET集團的第三家上市公司。
◆2000年獲得日經創投「99年VENTURE OF THE YEAR」,2003年在富比士雜誌「美國境外,年營收在十億美元以下或是上市成長企業的19000家候選企業」中獲選為「200大最佳中小企業」(Best Under a Billion, Forbes Global’s 200 Best Small Companies for 2003)。
◆郵政省(現在的日本總務省)「次世代網路政策研究會」委員。財團法人日本網際網路供應商協會(JAPAN INTERNET PROVIDERS ASSOCIATION)副會長。

 

目錄

【自序】 圓夢必備的「資訊」與「時間」  003

序章 「更切合實際」、「更快速」的圓夢方法
如何讓時間和資訊助你一臂之力

1 欠缺資訊,就會錯估實現夢想的最短距離  016
2 圓夢過程中,不可或缺卻極為有限的資源──時間  018
3 最浪費時間的事,莫過於翻箱倒櫃找東西  020
4 「時間」會不會被「資訊」給吞噬?  024
5 資料整理技巧是社會人士必備的基礎&必要技能  028
6 整理資料就是整理自己的頭腦  031

第一章 熊谷式資料整理技巧「七大原則」
我二十年來資料整理技巧心得之大成

1 夢想暨目標導向  036
2 集中收納於一處  038
3 依尺寸、形狀進行收納  040
4 標示資料的日期及出處  044
5 藉索引或標題輔助整理  046
6 相互參照  048
7 一份資料用一張活頁紙  050
8 花時間整理資料,絕對值得!  052

第二章 熊谷式資料整理技巧【數位篇】
為因應每天五百封以上的電子郵件,我創了這些管理方法

1 整理資料的三大利器:記事本、A4資料夾、電腦  058
2 資訊科技時代的資料整理技巧  061
3 利用「我的最愛」(書籤功能)和電子郵件管理所有檔案  064
4 在「我的最愛」中新增三個資料夾  066
5 具有歸檔功能的「依用途分類」資料夾  070
6 包含預定行程或例行工作的「依時間排序」資料夾  072
7 正在進行的工作檔案儲存到「待辦事項」資料夾  075
8 電子郵件也用三個資料夾整理  078
9 如何使用「依用途分類」及「依寄件人分類」資料夾  082
10 有備份及資料庫功能的「依時間排序」資料夾  086

第三章 熊谷式資料整理技巧【類比篇】
即便在數位化的全盛期,與類比式工具合併運用才是上策

1 「記事本」是整理情報最重要的工具  092
2 做筆記的七大基本原則  096
3 筆記的索引該寫什麼?  098
4 利用「確認欄」確實完成必須處理的事  100
5 除了文章,還可多加利用圖像做筆記  102
6 有效利用數字,提高筆記的效果  104
7 格言、箴言先寫在便利貼上,之後再加以整理  106
8 每個週末都抽空整理記事本  108
9 「現在式資料夾」只收跟自己切身相關的資料  110
10 活用Excel管理「現在式資料夾」  114
11 一年內用得著的文件依日、週、月、年收納於「未來式資料夾」  116
12 將無法當下處理的文件放入「未分類資料夾」  120
13 讓你一看到名片便想起「在什麼機緣下結識對方」的方法  122
14 統一採用透明的A4資料夾  124
15 書櫃也要依照「書種」加以整理  125

第四章 圓夢的資料收集術
本章要教您如何收集並善用有利的資訊

1 「夢想」與「紅筆」是收集資料的利器  128
2 培養鑑別資訊的獨到眼光  130
3 資訊即貨幣,越是投資越是增加  132
4 「媒體資訊」與「人際資訊」同樣重要,不可偏廢  134
5 收集媒體資訊時,注意不要浪費時間  136
6 整合資訊,便能發現通往夢想的捷徑  139
7 「人」、「紙本」以及「網路」是三大資訊來源  141
8 看報紙時,拿著紅筆畫重點  144
9 善用雜誌、書籍的空白處做筆記  148
10 視情況將網路資訊轉變成「紙本」資訊  150
11 善用網路取得多方資訊  152
12 「人際資訊」主要特徵是「給」與「取」  154

第五章 圓夢的時間節約術
周詳的計畫和多一點工夫,零碎時間也可聚沙成塔

1 珍惜累積的分分秒秒,「每天改進一件事」!  158
2 整理資料要「把握當下」  160
3 有時候要以金錢換取時間  162
4 包包的內容物要各得其所、處於「備戰狀態」  164
5 把汽車當辦公室,上班途中也要善用時間  166
6 密集處理同性質事務,讓腦袋全速運轉  168
7 開會或洽公前,做好萬全準備  172
8 連講電話的方式都可能節省時間  175
9 保持頭腦和身體健康  177

第六章 用資訊科技工具收集資料、倍增時間
略微瘋狂的熊谷式資訊科技活用技巧

1 將瀏覽器首頁設定為「使用空白頁」  182
2 利用快速鍵和「使用者造詞」提高鍵盤操作效率  184
3 提高電子郵件處理速度的小技巧  187
4 「部落格」是最新的網路資訊來源  189
5 用RSS為自己量身訂製「私人雜誌」  192
6 善用便利的免費軟體  196
7 數支行動電話分開使用,充分活用其功能  198
8 行動電話也要設定數個收件匣  200
9 運用資訊科技提高會議效率  202

後記  204

 

詳細資料

  • ISBN:9789861249056
  • 叢書系列:ideaman
  • 規格:平裝 / 208頁 / 16k菊 / 14.8 x 21 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
 

內容連載

自序 圓夢必備的「資訊」與「時間」


我內心懷抱著許多夢想,雖然有部分夢想已經實現了,但是尚未達成的仍然為數不少。各位讀者的心中,想必也有許許多多的夢想等待你逐步地實現吧。

不過,倘若有人問你:「如果想要實現夢想,應當具備什麼呢?」不知道各位會怎麼回答?

打個比方好了。假設有兩個人懷抱著相同的夢想,他們的腦筋都一樣聰明,體能也不相上下。倘若其中一個人實現了這個夢想,而另外一個人卻未能如願以償,大家覺得,是什麼因素造成這兩者間的差異的呢?

又比如說,其中一個人「及早」而且「確實」地實現了他的夢想,而另外一個人卻在「經過了相當漫長的一段時間」之後,所達成的成果「跟當初所設想的夢想比起來,還有一段落差」,那麼,造成這兩個人最後獲致不同結果的,到底是什麼呢?

或許有些人會回答說:「這是因為『運氣』的關係吧。」但是影響最後結果的,並不是像運氣那樣眼睛看不見、無形且不確定的因素,而是更為現實的「實現夢想所不可或缺」的因素。那就是「時間」和「資訊」。

我二十一歲的時候,每天都為了工作而忙翻天,不管做什麼事,都覺得自己像是機器般不斷地空轉著,徒然白費精力。心中不禁開始擔心,如果再這樣下去,到頭來我可能會一事無成,一切將終告徒勞,不過是浪費時間罷了。

於是當時我就決定在記事本寫下自己所有的「夢想」和「想做的事」,製作一份其後十五年的「未來年表」,打算根據這份行事曆朝著我的人生目標邁進。

在此同時,我下了一個決心。

「想要實現夢想,時間和資訊是不可或缺的。為了同時取得這兩者,我必須學會整理資訊、資料的技巧。」

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