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引導者的工具箱 ──帶動會議、小組、讀書會,不怯場更不冷場!

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  • 向無聊又浪費時間的漫漫長會說:「不!」

    文/千里2008年12月09日

    每個禮拜我最害怕的一刻,就是週一一進辦公室,原本空白美麗的行事曆,被一個個冒出來的會BOOKING得滿滿的;有時候一整天下來,四五六個會連著開,人整個都變呆了。這時候,就會想到我們公司老大說的:一場兩小時的會、五個人參加,消耗的時間就是二乘五等於十個鐘頭,如果一個會開了老半天又毫無結 more
 

內容簡介

◎紅遍歐美日的「引導者」概念,終於登陸台灣!
◎「引導者」是:
*奇異電器、日產汽車改革成功的祕密武器!
*美孚石油、花旗、惠普、IBM、迪士尼、3M等,歐美日企業指定培訓的能力!
*讓三個臭皮匠迅速變成諸葛亮的奇妙帶動者!
*面對21世紀,你最不可或缺的能力!
◎本書集結49項最有效的「引導」工具,是帶動大小活動、組織必備的一本書!

  學會引導一小群人,就能做無限大的事!

  「引導者」就像足球比賽中的「裁判」、數學題目裡的「輔助線」;

  是促進團隊發揮力量的人。

  本書涵蓋49個引導者可用的工具和小秘訣,

  幫助你凝聚成員情感、改進會議的效率,甚至炒熱活動氣氛、排除創意激盪的障礙,

  是你帶動大小活動、組織必備的一本書!

  只要擁有其中四、五項,你所在的小團體、參與的任何會議,就會充滿歡笑、創意與熱情!

  這些工具也可於一個人釐清思路或進行腦力激盪喔!

〈小心!集體思考的5大陷阱〉

1 社會性偷懶 「反正少我一個也沒差」的心態,只要成員超過五個人就會發生。
  解決工具→請成員把自己的意見寫在便利貼上,再進行「腦力激盪」!

2 情緒性對立 不是「意見對立」,而是因爭論造成情緒上「討厭那傢伙」。
  解決工具→利用「贊成∕反對分析」,即使意見對立也無須爭辯!

3 少數高分貝者的影響 「大聲」「醒目」的意見引人注意,「小聲」而「正確」的意見卻遭到忽略。
  解決工具→只要一顆「發言球」,就能避免有人占著說話機會!

4 團體壓力.同步行動 「以和為貴」的道德規範形成團體壓力,壓抑新創意的誕生。
  解決工具→以「報紙測驗」建立假設,激發少數而敏感的意見!

5 集體的愚見 集合IQ 150的人,卻只得到IQ 100的答案。
  解決工具→畫出「思考系統圖」,帶領團隊打破不良思考的惡性循環!

作者簡介

森 時彥

  企業管理顧問,特別專精於引導者(facilitator)的養成與訓練工作。

  1952年生於大阪。畢業於日本大阪大學、美國麻省理工學院,分別取得管理學碩士、工學博士學位。曾任職於神戶製鋼所、奇異公司(GE),歷任產品開發、行銷部門主管,以及奇異公司董事等。2007年7月起擔任Riverside Partners投資公司代表,公司主要業務為促進中小企業的成長與事業永續經營。

  曾任日本引導顧問協會(FAJ)理事,著有多本引導領域的專書,包括《引導者》《引導者2》《引導者養成講座》等。

譯者簡介

陳美瑛

  畢業於輔仁大學國際貿易學系(輔系為日本語文學系),輔仁大學翻譯學研究所中日筆譯組。現為專業譯者。譯有《不可思議的成績進步法》(如何出版)、《傑洛米的賭注》(究竟出版)等。

 

目錄

推薦序 學校沒教的主管必修課:引導 許逸臻
前言 解決團隊問題的「工具箱」

序章 化身為引導者吧!
引導技巧是會議術嗎?
第三者效用
引導技巧的三角形
引導者必須具備的「力」
激發團隊創意的3種模式
集體思考的陷阱
避免落入集體思考的陷阱
善用他人的智慧
成為職場的流程顧問吧!

第1章【入門工具箱】 基本技巧
【破冰遊戲Ⅰ】與初次見面的人熱情交談!
【破冰遊戲Ⅱ】臉部猜拳,一決勝負!
【基本規則】一開始先訂出規則,對話自然就會變得容易!
【休息區】這樣討論就不會離題!
【腦力激盪】讓腦力激盪順利進行的方法!
【親和圖】利用編組激發創意!
【目標樹】共有目標,提高團隊工作的力量!
【4W1H】養成會議結束前再次確認行動的習慣!
【專欄】 引導技巧的大工具、小工具

第2章【初級工具箱】 激發團隊的無限創意
【破冰遊戲Ⅲ】頭腦也需要做柔軟操!
【發言球】只要一顆球就可以讓討論順利進行!
【能∕不能掌控】集中在可完成的事物上!
【增加∕減少】輕鬆擁有共同的願景!
【現實∕理想】培養團隊成員共同理想!
【贊成∕反對分析】把贊成∕反對的理由全部寫出來吧!
【流程展開圖】突破瓶頸!
【收益矩陣】利用XY軸鎖定可行的想法!
【太陽旗分析】透過太陽旗就可以清楚定義!
【報紙測驗】試著解決虛擬問題!
【曼陀羅九宮格】以複眼思考方式激發創意!
【帕雷托分析】停止無意義的工作!
【回顧時間】培養一個從每日經驗中學習成長的團隊!
【專欄】 引導自己,提升自己吧!

第3章【中級工具箱】 進行有效的邏輯思考
【建立團隊】提高團隊的一體感!
【一句話登入∕登出】提高開會時的集中力吧!
【W∕C表格】引導員工的承諾!
【世界咖啡館】人多時也能深入交談!
【二分框架轉換法】換個角度思考吧!
【邏輯樹】沒有遺漏、沒有重複!
【魚骨圖】利用魚骨頭,有系統的解決問題!
【心智圖】大家一起開心的發揮創意吧!
【確認已達成的事】下一步的行動自然會出現!
【水槽】想改變數值時請試試看!
【整合領導】立即縮短領導者與屬下的距離!
【喬哈里之窗練習】從別人眼中瞭解自己,提升自己!
【「我」的使用說明書】團體的氣氛將為之一變!
【機會展開圖】開啟戰略性的視野!
【PREP法】以邏輯聽話、以邏輯說話!
【n∕5投票法】快速鎖定目標,前進!
【專欄】 促進參加者踴躍發言

第4章【高級工具箱】 提升執行力與持續力
【力場分析】思考打動內心的力量,提高執行力!
【利益相關者分析】掌握關鍵人物,實現計畫!
【決策樹】別讓對方說出「無法下決定」!
【期待與課題矩陣】突破多項問題的腦力激盪!
【思考系統圖】跳脫思考的惡性循環!
【要素展開圖】解決計畫延遲的問題!
【風險評量表】選擇最低風險,度過危機!
【雙收益矩陣】找出優先順位的共通點!
【時光機】享受建立願景的愉快時光!
【訪問英雄】讓團隊想起輝煌時代,找回往日活力!
【SWOT法】利用SWOT法提升戰略意識!
【痛苦∕喜悅矩陣】利用痛苦與喜悅的原則打破現狀!
【專欄】 請在公司這樣做!

代替後記 「引導者的工具研究會」的叮嚀

 

推薦序

學校沒教的主管必修課:引導 許逸臻

  我最近接到一位客戶的電話,希望我為他們公司一些經常需要主持會議的主管,教授引導的方法。我問他:「你們觀察到目前的會議有哪些狀況呢?」

  「參加會議的人沒有聲音,會議主持人不知道該如何讓與會者說出想法。會議流於形式,沒有實質開放性的討論。觀察到80%的時間都是主持人在講述他自己的想法,而非引導團隊形成共識。他講了半天,其他人才回應一句,而且所提的問題都是封閉型問句。最近在公司做關於會議的網路問卷調查,果然大家的feedback都不佳。初步探詢大家的學習意願,主管們都有意學習新方法,改善會議做法。」  

  我又問:「那麼這些現象對公司造成了什麼問題?」他說問題可大了,主要有三方面:

1. 決策品質與執行

  造成的問題包含,會議最後做出愚蠢的決定;以YES∕NO問句,問不出真正的觀點和想法;主管直接用自己的想法匆匆忙忙做出結論,沒有引導大家發言。又由於成員的執行力很強,就算結論的決策是錯誤的,也會很徹底的執行。

2. 團隊績效

  會議引導技巧不佳的團隊,會陷在一種輪迴裡。假設沒有更高階的主管定期干預與介入,一段時間後,團隊的績效就會掉到谷底。

3. 時間管理

  部分人對開會的觀念還停留在當兵時期:做不好就開會開死你。不去追求縮短時間,反而好整以暇,慢慢談。成績越差,開會越久。

  這只是我許多客戶的心聲之一。我想每家公司會有不同的狀況與相關困擾。然而,這個個案突顯了引導是主管必備的能力。因為只要和團隊一起工作,就需要學習運用各種引導技巧,讓團隊的思考、溝通與決策,能夠有架構、有方法,根據流程進行。既然引導這麼需要,為什麼並非人人都能上手呢?就我的觀察,有幾個原因:

1. 主管扮演多重的角色

  在推動組織運作時,主管經常扮演三個重要角色:領導者、管理者、引導者。然而這三個角色重視的價值觀並不相同,所以常會讓成員感到困擾。在擔任領導者時,重視指出方向、激發熱情;而擔任管理者時,重視效率並要求績效。在擔任會議∕討論的引導者時,則需要保持中立,並且在流程上先做思考與規畫。所以用管理者或領導者的價值觀,要達成引導者的任務,實在不容易。

  〈你可以試試〉 刻意向團隊成員表明當下的角色轉換,並且在很難保持中立引導的場合──例如自己對該項議題有強烈的意見時──找其他會運用引導技巧的人來扮演引導者的角色。

2. 公司缺乏參與的文化

  環顧四周,好像沒有一個部門在開會時,會期待大家高度參與和互動。這讓心裡對引導躍躍欲試的主管也猶豫了起來:「我能在這家公司這麼做嗎?」

  〈你可以試試〉 先從自己能力所及的小團隊開始,讓大家積極參與討論,並且激盪想法。畢竟文化的營造是需要慢慢累積與促進的。

3. 「運用引導比較花時間」的迷思

  也有主管跟我們提過:工作上需要溝通決定的事項何其多,如果都採用引導和參與的做法,不是會花很多時間?想想還是獨斷獨行比較迅速。

  〈你可以試試〉 許多事關重大的決策,成功與否是在於執行。如果與執行面相關的人,在決策形成的過程中就高度參與,產生的決策就更有可行性與後續執行的持續力。想要省一時的時間,獨斷獨行,換來的可能是之後更多決策推不動的痛苦。

4. 找不到適合實務應用的工具與方法

  有時候主管意識到現在的做法不當,於是去坊間上了關於會議的課程,聽到一些概念。但因為沒學到實際的引導工具與方法,想改變也不知該從何做起。自己土法煉鋼、慢慢摸索,進展也不大。

  〈你可以試試〉 從前人累積的流程經驗與工具方法中,迅速上手。站到引導者的位置時,信手拈來都是可用的方法,便能迅速提升團隊合作的效能。

  在此推薦森時彥先生的《引導者的工具箱》。本書集結作者與同好的實務經驗,匯整各種方法,簡要介紹,並且步驟式的教導實做流程。此書不僅是不可多得的入門工具書,我仔細讀過之後,也找到許多在我下一個引導專案就可以運用的進階工具。順帶一提,許多書中提到的個別的引導方法,如「世界咖啡館」「SWOT」等等,都有該方法運用的理論背景及個別的專書。日後若有需要進階運用,也可以找到相關書籍。

  (本文作者為開放智慧引導科技股份有限公司總經理,國際引導者協會﹝IAF﹞國際認證專業引導師﹝CPF﹞以及評審。曾經擔任國際引導者協會亞洲代表。)

 

詳細資料

  • ISBN:9789861341224
  • 叢書系列:商戰系列
  • 規格:平裝 / 176頁 / 16k菊 / 14.8 x 21 cm / 普通級 / 雙色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
 

內容連載

第1章 【入門工具箱】基本技巧

【破冰遊戲Ⅰ】與初次見面的人熱情交談!


使用時機!
與初次見面的人共同參加研習或進修時使用。對於怕生的人而言,就算只是介紹自己的興趣和經歷,也會叫人不知所措,腦中一片空白。針對這樣的時刻,介紹各位能夠一改現場氣氛的獨特工具。

可使用的工具
★捏造的自我介紹

(所需時間:每人5分鐘;人數:~10人;事前準備:A4紙)
1. 回顧自己的人生,找出三個想與人分享的小故事,並將關鍵字大大的寫在A4紙上。不過,三個故事中有一個是假的;
2. 將寫著關鍵字的紙張呈現在大家面前,以三分鐘的時間做自我介紹;
3. 自我介紹完畢後,請所有人投票選出假的故事。

從出生時刻開始回想,一定會有印象深刻的故事。請仔細回想。為了找出捏造的故事,要預留詢問時間,這樣就會炒熱現場氣氛。

★介紹同伴
(所需時間:人數×10分鐘;人數:5~10人;事前準備:無)
1. 與不認識的另一人組成一組;
2. 每人有五分鐘的時間訪問同伴;
3. 向全員介紹同伴。

介紹的方式加上一些特殊條件的話,也很容易炒熱氣氛!
範例:
.以「○○○是全世界最△△的人」開始
.極力稱讚
.加入有趣的習慣

★熱衷事物
(所需時間:每人30秒;人數:10~20人;事前準備:A4紙)
1. 人數多時可以分為幾人一組;
2. 請每人舉出三項自己熱衷的事物,並大大的寫在A4紙上;
3. 將紙張呈現給小組的成員看並說明內容;
4. 從小組中選出一個最佳的熱衷事物,然後介紹給其他小組。

依照每個人寫下的熱衷事物,將擁有相同興趣的人編為一組,這樣也很有趣。


【破冰遊戲Ⅱ】臉部猜拳,一決勝負!

使用時機!
即便是單純的愚蠢遊戲也能緩和參加者間的尷尬氣氛。在此介紹一個宣稱可以「透過使用僵硬的臉部肌肉來活化頭腦」的遊戲。

工具的使用方法
1. 兩人一組,面對面站立;
2. 說明猜拳的規則;
.石頭:將臉部肌肉往中心擠
.剪刀:收縮嘴唇並嘟嘴
.布:張開嘴大笑
3. 訂出三次決勝負等規則,兩人進行臉部猜拳。

使用範例
在一個都是二十~三十多歲企畫人員的會議上,為了打破僵硬的氣氛,引導者提議玩遊戲以打破僵局。
「現在,為了在會議上激發更多創意跟想法,必須先做一件事。首先,請各位找好同伴,兩人一組。由於我想進行一場表情豐富的會議,所以要做臉部運動。想請各位玩臉部猜拳的遊戲。猜拳的方法是……」

靈活運用的訣竅
.在比較年輕的團體中,請試著利用這個遊戲打破僵局吧。不過如果會議中有比較年長的高階主管,可能就比較不適用。
.在派對中也可作為餘興節目,像是每人出一百元進行淘汰賽。現場氣氛一定會非常熱絡。

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