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弘兼憲史上班族整理術

弘兼憲史上班族整理術

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內容簡介

  為什麼文件堆積如山?為什麼工作老是作不完?為什麼文件總是找不到?

  你還在當沒效率的上班族、等著被列入優先裁員名單嗎?

  弘兼憲史知名的【島耕作】系列,正是小上班族步步高昇的最佳範本。

  弘兼憲史透過島耕作的漫畫圖解,教你打造整齊的辦公桌、超簡單的整理法、有效率的頭腦與空間規劃術

上班族資料整理的三大基本功
  1.所有的文件、資訊只要看過一次,並當場決定如何處理
  2.應在一定的空間和時間內丟掉
  3.無法判斷的資料,先放進保管箱保留一定的時限,下次整理前都用不到的資料就丟掉。

  什麼是現代的「整理術」呢?

  因為電腦的普及,可以想見,今日各位所需處理的資訊及業務的速度,比起以前皆大幅提升。「電子文件」(paperless)雖然減少紙本資料的堆積,卻又產生新的問題。

  但是,那些不可能被取代的資料,今後會一直待在我們的辦公桌上,當你感到「周圍環境令你心煩」,不管是資料還是資訊,都一定要整理。如果不這麼做,今後將陷入工作效率不佳的窘境當中。

  如何有效掌握工作效率,是上班族的首要課題,當然本身也常意識到。但是,要使工作有效率,達到積極的工作態度,就要從周圍環境開始整理,再整理腦中的資訊。因此,現今「整理術」是必要的。

  本書以簡單易懂的方式展開,即使「不擅長整理」的讀者,也能輕易上手,首先,盡快從看似沒問題的地方進行,然後進一步調整、實踐。如此,讓整理術的進行變成一種習慣,周圍環境沒問題,腦中自然就變得清晰,更能提升效率。

  此外,本書設有「整理的奧義」,集結各章精髓的想法,當自己藉由整理術加以調整之際,一定有幫助。好好思考,到底要在讀完之後閱讀,或是在開始之前就先大略看過。

作者簡介

弘兼憲史

  一九四七年生於日本山口縣,早稻田大學法學部畢業。曾任職松下電器產品販賣助成部, 離開後於一九七六年進入漫畫界。他以銳利的角度描繪人與社會,牽引漫畫迷的心。曾獲小學館、講談社、日本漫畫家協會等獎項。代表作有《島耕作》系列、《政治最前線》等漫畫(尖端出版)。著作包含《從0開始做企劃》、《從○開始部下指導術》、《葡萄酒入門講座》等書。

  商周出版預定出版《弘兼憲史教你有效開會作簡報》(2009/08)、《弘兼憲史圖解經濟學》(2009/09)、《弘兼憲史上班族手帳術》(2009/11)、《弘兼憲史客訴處理入門》(2010)、《弘兼憲史教你看懂財報》(2010)、《弘兼憲史公司數字入門》(2010)等。

譯者簡介

朱信如

  輔仁大學日文系畢業,目前埋首於圖書相關產業,喜愛日本文化。

 

詳細資料

  • ISBN:9789866472916
  • 叢書系列:商周叢書
  • 規格:平裝 / 160頁 / 16k菊 / 14.8 x 21 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
 

內容連載

● 【物品】整理術

物品整理所需的技巧,竟然如此簡單。首先,從可以著手的部分進行,重點在於調整至可以工作的姿態。

就用這個方法整理辦公桌的周圍環境
辦公桌上,消極來說,辦公桌上最好不要放置任何東西,但實際上不可能做到。

將「有利工作效率的辦公物品」放置在方便取用的位置,更為理想。

辦公桌的周圍如同基地,工作時若找不到需要的東西,就失去基地的機能了。

辦公所需要的東西,最好隨手可得,所以一定要意識到「用完的東西馬上放回原處」。如果不整理辦公桌周圍,本來數秒鐘就可以完成的動作,可能要花上數十秒,甚至數分鐘,使工作效率惡化。如此一天累積下來的份量,將使工作進度受到拖延。

不明白為什麼每天都要加班的人,實際上這可能就是問題所在。

●「立刻處理」該丟棄的文件

一、資料分類
「艾森豪的四種分類」
美國第三十四屆總統,艾森豪(Dwight David Eisenhower)想出來的方式,稱作「艾森豪方式」整理法。利用桌面和地面,如左圖將堆疊的資料分為四類,不要思考太多,儘管動手。

分類完成後
「分類1」的資料→丟掉
「分類2」的資料→應該轉給其他人
「分類3」的資料→歸檔,並整理
「分類4」的資料→全部大略瀏覽過,判斷是否可以丟棄

這樣「利用性低」的資料就整理出來了

辦公桌上累積的資料先進行「粗略分類」;這是艾森豪所想出來的方法,但是這個「分類」只是開始,是資料整理的「預備動作」。

眼前的資料若立刻處理,往後當然就不用太費心再想。

二、如何選擇可以丟掉的資料--
在前項介紹過的資料分類方式,本節將更加積極,如果不丟棄資料將無法好好進行整理。

三、徹底的「當場處理」
不要把文件的處理想得太複雜,其實跟口頭交辦的事項一樣,當場決定該如何處理。

當場確認的五個重點
1這是應該歸檔整理的資料嗎?
2這是丟掉也沒關係的資料嗎?
3確認過內容後再丟比較好嗎?
4只要把重點記下來,丟掉也沒關係嗎?
5把資料轉送給他人比較好嗎?

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