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弘兼憲史教你活用記事本

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內容簡介

  每個上班族幾乎都有記事本,但你曾好好運用過手上的記事本嗎?
  除了用來管理行程,其實記事本還有很多你沒想過的用處。

  這是存活在實力主義社會的記事本使用法
  從以前到現今的社會,大都認為從一流的大學畢業,然後進入知名企業就是通往成功的道路。
  但現在由於經濟不景氣,競爭也越來越激烈,有效的時間管理需求也大幅提升。為了不要成為「失敗組」,不只要完成他人或公司所指派的任務,自己主要的工作也一定要完成,這時候記事本就是強效武器。
  而且還要不只管理好工作上的時間,連自己的off時間也要妥善運用,才能成為一流的工作者。

  雖然有助於工作效率化和目標達成率的記事本使用法有無數種,但是大致從七種基本功能開始。請參考本書所提供的方法,找到適合自己的使用方式。

  1.MEMO 從留言到在意的事情,都能隨時隨地記錄下來,也可當做紀錄重要事情的備忘錄等,創意也可以從什麼都沒有的MEMO發想出來。
  2.行程的管理 客戶的約會、自己的行程都可利用記事本進行管理,也可以透過記事本安排工作及行動,像是預定什麼時候結束、行程確認、變更或中止等,又,對於未來目標的設定及達成也有很大的幫助喔!
  3.職務管理 無論什麼狀況都能掌握自己的工作,一邊思考行程和目標,一邊按照緩急列出順序,這樣一來就可以全覽工作的樣貌,並決定現在該做什麼好。
  4.NOTE 可以作為例會的會議記錄和研討會議記錄等,有助於日後重新查閱資料,(這種情況可依照記錄內容的長短、頁數來選擇可更替的活頁系統記事本。)
  5.保存情報 可以用來記錄電話號碼及住址,雖然手機的普及,電話簿的重要性已經降低了,但還是可以作為緊急時刻的備用,寫下少數必要的聯絡人。
  6.資料 路線圖、地圖和萬年曆等資料頁,對於要前往的地點的確認很方便,這邊也建議各位在記事本裡增添工作指南及自己的創作等。
  7.收納 可以用來歸納郵票、收據或留言便條紙等。名片和紙片等東西也可以收納於記事本的收納袋或夾鏈袋裡。

作者簡介

弘兼憲史

  1947年生於日本山口縣,早稻田大學法學部畢業。曾任職松下電器產品販賣助成部, 離開後於1976年進入漫畫界。他以銳利的角度描繪人與社會,牽引漫畫迷的心。曾獲小學館、講談社、日本漫畫家協會等獎項。他是兩個孩子的父親,妻子柴門文也是知名漫畫家。

  代表作有《島耕作》系列、《政治最前線》等漫畫(尖端出版)。著作包含《部下指導術》、《葡萄酒入門講座》、《香檳講座》等書。
已出版《弘兼憲史上班族整理術》(2009/07)、《弘兼憲史教你有效開會作簡報》(2009/08)、《弘兼憲史經濟學入門圖解》(2009/09);商周出版預定出版《弘兼憲史客訴處理入門》、《弘兼憲史教你看懂財報》、《弘兼憲史公司數字入門》、《弘兼憲史教你寫商業書信》等。

譯者簡介

朱信如

  輔仁大學日文系畢業,目前埋首於圖書相關產業,喜愛日本文化。譯有《弘兼憲史上班族整理術》等書。

 

前言

存活在實力主義社會的手帳術使用法

  從以前到現今的社會,認為從一流的大學畢業,然後進入知名企業就是通往成功的道路。屬於公司這樣的組織,備分派的目標及工作,其時間管理也可說是意味著組織的運行。

  由於泡沫經濟的崩壞及全球化,終身僱用制、年幼序列制等制度被重新檢視,結果是由被質疑的現實主義給代替,有效的時間管理也大幅提升。為了不要成為「失敗組」,不只要完成他人或公司所指派的任務,本身最主要的工作也一定要完成,這時候手帳就是強效武器。

  雖然有助於工作效率化和目標達成率的手帳使用法有無數種,但是大至上以以上七種基能開始。請參考本書所提供的方法,找到適合自己的使用方式。

  1、 MEMO 從留言到在意的事情,都能隨時隨地記錄下來,也可當做紀錄重要事情的備忘錄等,創意也可以從什麼都沒有的MEMO發想出來。

  2、 行程的管理 客戶的約會、自己的行程都可利用手帳進行管理,也可以透過手帳安排工作及行動,像是預定什麼時候結束、行程確認、變更或中止等,又,對於未來目標的設定及達成也有很大的幫助喔!

  3、 職務管理 無論什麼狀況都能掌握自己的工作,一邊思考行程和目標,一邊按照緩急列出順序,這樣一來就可以全覽工作的樣貌,並決定現在該做什麼好。

  4、 NOTE 可以作為例會的會議記錄和研討會議記錄等,有助於日後重新查閱資料,(這種情況可依照記錄內容的長短、頁數來選擇可更替的活頁系統手帳。)

  5、 保存情報 可以用來記錄電話號碼及住址,雖然手機的普及,電話簿的重要性已經降低了,但還是可以作為緊急時刻的備用,寫下少數必要的聯絡人。

  6、 資料 路線圖、地圖和萬年曆等資料頁,對於要前往的地點的確認很方便,這邊也建議各位在手帳裡增添工作指南及自己的創作等。

  7、 收納 可以用來歸納郵票、收據或留言便條紙等。名片和紙片等東西也可以收納於手帳的收納袋或夾鏈袋裡。

  圖 抱歉!這個時間已經有其他的預定的事情了。

  圖 問起「手帳的用途」,大多數的人會回答「行程管理和備忘錄」,但其實還有其他用途,例如為了達到目標,也很適合利用手帳。想要完成目標的人,請看PART 1吧!

● 詢問過周圍的人

「行事曆有哪些欄位型式?」
大多數的人所使用的行事曆以「一週一跨頁的型式」。
「關於記錄,很多人都只有用到週間的行事曆,年間和月間的行事曆多是空白的。」 年間、月間行事曆功能多是空白的人請前往第24頁。

作者 「雖然想處理的事情很多,但是沒有時間!」這類的人請前往第32頁。

 

詳細資料

  • ISBN:9789866369667
  • 叢書系列:新商業周刊叢書
  • 規格:平裝 / 160頁 / 16k菊 / 14.8 x 21 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
 

內容連載

記事本的選擇方式丶使用前的基本常識

就算忘記也不會不安
  一定要處理的事情太多時,要有效率整理的話,就必須具備集中力。像是非常在意的企劃書、下次工作的調配、寫報告書等,腦中滿是懸在一半的代辦事項,結果是什麼也無法靜下心來整理。當然也不是說就得專注在一件事上,忘記其他的事項也沒關係;而是指不用為了害怕短暫的遺忘而感到不安,並且還能集中心神於眼前的事務上。將要處理的事項寫入行事曆中,完成的事項便一一劃掉,用於確認所有的行程也非常方便。

  比起一邊擔心可能會忘記事情,一邊安排事項,寫進記事本便能減輕心中無謂的負擔,這樣就能有充分的心神去思考,提升工作的質量跟效率。

選擇符合自己的記事本

  選擇記事本,必須先了解自己,因為記事本可以做為你的祕書,甚至是人生夥伴。記事本的選擇,因為年齡和職業或是生活型態,而有所改變,如果不了解現在的自己,就不知道該以什麼為基準來選擇了。

  要從種類繁多的記事本中,尋找自己理想中的記事本,必須從硬體﹙外觀﹚和軟體﹙行事曆的版型﹚兩方面開始。

遵守規則,不要讓資訊零零落落

  要善盡記事本的功用,就得慎選自己的作業系統跟規則,才不會因為使用多本記事本或搭配電子工具而導致效果不彰。

  與A的約定寫在單月行程的頁面上,與B的約定寫在別的頁面,一下這邊一下那邊,這樣不但減低記事本的功能,也很容易造成失誤。

  要將約定行程同時寫在單月行程的頁面和單日行程的頁面上,或是在約定的事項上以便利貼附上必要的訊息等規則,並且加以實行。

  此外,養成固定整理並確認記事本內容的習慣;如果不能一體化管理自己的記事本,工作就不能有效率的進行。

寫下自己要去做什麼

  進行工作的時候,常有無法照自己的意志進行的狀況。如果雇主和上司不同意就無法繼續進行,因此記事本上並列了很多什麼也無法處理的事項,或是無法照自己的進度進行業務。但是,偏偏記事本上列了許多怎樣都無法按照自己的想法進行的案子。但是,請不要在記事本寫上各式各樣「等○○○回覆」的行程,如果要寫,應該寫成「詢問○○○的回覆」,此外,如希望提升效率,等待的時間還能寫下應該處理什麼事情,瞬間多了N個自己。

  因為是自己的記事本,所以一定要徹底的寫下自己應該處理的事情,而且是以自己的觀點寫下應該處理的事情。如此一來,就可以減少無謂的時間浪費。

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