失讀症男孩如何成為Google資訊長
什麼?又是一本談系統化管理的書?市面上這類書籍難道還不夠多?湊什麼熱鬧呢?
讀者會有這樣的反應,我能理解。老實說,一開始寫這本書時,我也這麼想。當時我還是Google的資訊長,為這家以「全球資訊系統化管理」為宗旨的企業效命。不少人因此認為我在應付資訊時代層出不窮的統整難題時,必有獨到見解,可跟大家分享。
為了不負眾望,我找來同事馬丁(Jim Martin)討論我們對統整的心得(後來馬丁成為我這本書最佳的合著者)。我們討論過後,我發現自己還真有不少嶄新的點子可供分享!
不過,在分享前,容我暫時離題一下。
首先請試著想像一個畫面:有位理著平頭、戴著厚重眼鏡的瘦小男孩,和媽媽並排坐在一張深色木頭長桌旁。桌子太高,小男孩直挺挺坐著,雙腳仍碰不著地,只得垂盪在半空。時空背景是1970年代阿肯色州鄉下的小城市康威市(Conway)。當時正值溽暑時節,戶外暑氣逼人,悶熱無風,只見蚊蟲四處飛動。母子倆待在涼爽的屋內,耳邊隱約聽到冷氣機嗡嗡作響。南方小鎮夏末午後步調一向慵懶,然而小男孩的一顆心卻急速跳動著。
坐在一旁的媽媽,此時正耐著性子教小男孩乘法表。像這樣的場景不知已上演多少回:利用暑假結束前夕趕緊替兒子惡補,一再練習,加法、減法、乘法都有,有時一練習就花上好幾個小時,這是開學前母子兩人的例行公事。
攤開小男孩的優良家世背景,照理說他應該是個數學天才:父親是物理博士、母親有雙碩士學位,兩位姊姊都是高學歷(大姊追隨父親腳步拿到物理學學位,二姊則專攻中世紀英國文學),哥哥也是個博士,而且正好是數學博士!
可是,小男孩卻連乘法這種基本運算都學不好。他總是在暑假結束前拚命惡補,年復一年,真的很挫折!旁人的眼光也常讓他苦惱,怕人家發現自己並未遺傳到家人的優良基因,怕人家說他丟盡家族的臉。
你或許已經猜到我就是那個小男孩,一點也沒錯!只不過,我現在長高了,頭髮也留長了。雖然時過境遷,我卻依稀記得那段成天擔憂、心驚膽跳的歲月。我後來才發現,原來我數學不好,是因為我罹患「失讀症」(dyslexia)。失讀症患者通常在學習上比常人困難,因為他們腦中的數字排序方式跟常人相反,就連字母也一樣。因此,這類患者碰上數學與閱讀都會有嚴重的學習障礙。現在,光在美國,就有上千萬名學童飽受失讀症的困擾 。
然而,在我童年時代,大家對失讀症仍很陌生,不像現在廣為人知。我也是到了高中才逐漸明瞭,原來自己的學習障礙是肇因於失讀症。不過,我很慶幸父母家人未曾放棄我。這一路上,他們總是耐心陪著我學習。在不斷努力下,我在學業上逐漸有了出色的表現,最後取得了博士學位。我專攻認知科學,童年的經驗驅使我去探索人們學習與解決問題的方法,讓我自然而然走向認知科學的領域。同時,我也希望透過認知科學,協助當年那個小男孩,以及其他有類似困擾的孩童,能夠樂在學習,不再傷心、害怕和焦慮。
找出混亂根源
根據我的研究,傳統的數學教學方法(其他科目也是)大多在設計上出了問題,並未順應人腦實際的運作狀況。不論是常人或失讀症患者,大多數人學不好數學,不是因為笨或懶,單純只是因為教學方法不對。更甚者,我還發現這個世界的建構運行方式,大部分竟跟人腦的運作背道而馳,所以我們在做系統整合時特別辛苦。關於這點,我會在第一章詳做說明。
既然有那麼多的學習障礙(加上我患有失讀症),我這個心驚膽跳的小男孩怎麼有辦法一路讀到博士,還當上Google的資訊長?事情是這樣的:正因為我的學習歷程太艱辛,我花費許多時間在思考,找出令我學習頻出狀況的諸多限制,並試圖加以解決。我也努力發展出各式技巧與系統來減緩我腦中的壓力,幫助我全心全意專注在我真正想學的東西上。我不能把什麼事都當成理所當然。
我比別人多付出的努力,以及那些為了統整資訊發展出的系統,終於讓我在學業上獲得成就。幸運地,多年後,這些努力也讓我找到好工作,順利進入Google負責「全球資訊的系統化管理」。我想部分是因為我對「資訊系統化管理」早已駕輕就熟,畢竟這是我從小學一年級開始就在做的事,只不過以前的規模小多了。
從小到大,我都在不斷發展各種系統,讓自己更有組織,我也從這些經驗中學到許多。其中最值得一提的是:大多數現代人日子過得如此混亂,是因為我們從不正視自己腦部的先天限制,也還沒找到辦法解決這些限制。我的腦部缺陷碰巧有個名稱叫做「失讀症」,然而其實每個人的大腦或多或少都有其局限。
就拿記憶來說吧!我們的短期記憶一次只能記住五到九件事。每個人手邊都有一大串待辦事項等著盡快處理,加上周遭有無數資訊持續進到腦中,難怪我們總是忘東忘西。當一件事緊接著另一件事,情況更糟,那只會讓短期記憶整個癱瘓。這說明一個事實:人腦不能同時處理許多事。
悲慘的是,人腦不善於做決定。舉例來說,有太多時候,我們之所以做出抉擇,單純只是出於害怕失去某樣東西,而不是渴望得到它。由於我們無時無刻不在面臨抉擇,難怪到了一天結束時,我們總是筋疲力盡。
不過,大腦並不是造成我們雜亂無序、充滿壓力的唯一原因。我們不能有效做好整理,有不少是起因於現今世界的建構方式。事實上,我們活在過時的社會形態,遵循著跟我們實際需求相違背的信念,卻毫不自知,仍努力在其間找出生活的秩序。以今日的企業為例,我們仍奉行舊有的行程表,也就是專為管理勞工階層而設計的,完全無視於當今社會早已轉型為以資訊服務產業為主。像這樣固守過時的勞工行程,只會徒生壓力,並造成許多其他問題。我們按照舊表操課,遵循前人腳步:先送小孩上學,再上場工作(我可不是說棒球場)。我們過的生活模式,年代已相當久遠,那是當電腦還沒成為人類生活重心的時代、當父母親只有一人需要工作的時代、當知識還是力量的時代,還有當住宅區和商業區明顯分野,但通勤距離卻很近的時代。
啊!美好的舊時光!
可是,我們現居的社會架構裡,有賴於我們擁有一顆超大容量的腦:隨時得記住一堆事情,像是何時送小孩去練足球和上芭蕾舞課?鑰匙放在哪兒?某一場重要的行銷會議何時開始?由誰負責批准?於是,我們認為的腦部與社會運行方式,跟它們實際的運行方式之間存在巨大落差,加上還有無時無刻不在博取我們注意的大量資訊,這些都是造成現代人混亂的核心問題。
問題還不止這樣,更糟的是,一旦有什麼突發狀況,我們的壓力指數會飆升,並影響我們。或許你的壓力驅使你拿起這本書(感謝你的抬愛!),又或許壓力讓你寫下一大串待辦事項,然而,清單上的項目卻永遠只增不減。你也總是擔心擠不出時間看小孩的功課,憂心自己永遠趕不上進度,像我就常有這種感覺。
咱們就打開天窗說亮話吧!混亂引發壓力,壓力讓你我不知所措。不知所措又會加重我們的壓力,讓我們變得更不知所措,形成惡性循環。我知道卡在這種循環的滋味,我曾經歷過。
馬丁和我寫這本書的初期,正好碰上我在轉換工作,我馬上要搬到另一個城市,得趕緊找到新住所。當時我剛離開Google,正要進入百代唱片公司(EMI)接掌數位事業、兼任新潮音樂部門的營運長;EMI是唱片界四大龍頭之一。自從消費者轉向數位音樂,EMI面臨這樣的市場轉型,希望有人協助處理複雜的技術與統整問題,這或許是EMI聘用我的原因之一吧!
身兼音樂迷與科技狂,我欣然接受這個挑戰。不過,從矽谷搬到洛杉磯,卻也帶來其他挑戰。我一度以為搬新家後我永遠不會知道雜貨店在哪兒。當然,我也以為永遠不可能搞懂新東家的運作狀況!我以前建立起的系統與制度,竟然不再適用。突然間,我又變回那個理平頭的小男孩,彷彿自己是世上唯一學不會、唯一受苦、唯一得挑燈夜戰做習題的人,明明是很簡單的習題卻搞不懂。壓力真的好大!幸運的是,我後來還是拋開壓力,順利走了出來,運用的正是我研發出來的各種整理妙法,稍後我會一一敘述。
所以,罹患失讀症給我機會去了解人類學習的模式,而認知科學的專業,又讓我看清楚人腦及現今社會體制如何跟我們唱反調。憑藉這些知識與角度,我理解到找出混亂根源有多麼重要!很不幸的,市面上談整理的書大多不把「找出混亂根源」當一回事,有的甚至完全沒提到。我希望這本書能幫你找到答案,看出讓你無法有效統整的源頭,而你很快會發現,這一切都不是你的錯!這世上有許多強大的力量正在聯手對付你,使你感到散亂無序。
不過,好消息是你可以扭轉情勢。我會跟你分享各種策略,讓你應付職場和生活上的各種挑戰,這些都會引發壓力或影響效率。我不會教你太瑣碎的整理技巧,像是如何做好衣服的收納(你來教我吧)。在本書我要分享如何管理生活中的大小事項與資訊,又如何讓你有效率地達成目標,卻不用擔太多心。
結合人腦、人性、科技的整理術
本書不會列出一堆整理的通則,像是「永遠保持電子郵件收件匣淨空」、「資料夾裡新增另一個資料夾來整理電腦檔案」、「申請電子對帳單」等等。我要是一天到晚都得反覆做這些,我肯定還沒上工就一團亂了。
坦白說,這些通則我一樣也沒遵守過,即使它們聽起來好像對整理滿有幫助的。我並不是做不到,而是我找到更適當的方法,更能有效應付當今職場與生活上的問題。
像我在Google工作的這些年,我就學到怎樣利用科技統整資訊,才不會讓每天撲向我們的大量資訊給淹沒。我見識到科技幫助我們更有組織、更有效率,讓生活過得更自在;我也見識到科技幫助我們消弭壓力,藉由減少記憶的負擔,讓大腦為我們工作,而不是跟我們作對。
這就是我寫這本書的原因!我想跟你們分享我的私房整理密技(有些運用科技,有些沒有),這些方法有助於我們擺脫人腦、社會等眾多限制的影響。我的目標是讓你發展出一套自己專屬且對你管用的系統,讓你做起事來更有組織、更成功、壓力更少。我希望幫助你,不再浪費時間和精力去做無意義的事,而你甚至不知道它們在浪費你的時間和精力。我也希望幫助你釐清哪些事該做?哪些又不該?透過清楚的意識、努力和更有系統的管理,你會發現自己進入正向循環。你的思考會更清晰,也更有餘裕去做更有趣、更有效和更重要的事。這才是對的循環!
這本書就是這樣來的。在第一篇,我把重點放在「你」身上:你如何思考?如何感受?你所處的社會現狀為何?對你的影響又是什麼?你有哪些限制?要怎樣擺脫?你想要的究竟是哪些?要怎樣有效統整才能達成這些目標?
在第二篇,我將跟你們分享我多年來發展出來的各種整理技巧、竅門與策略,讓你們知道我是如何靠它們變得更有系統。像是如何搜尋並整合資料?怎樣管理電子郵件、待辦事項表、文件和行事曆?此外,我還會列出一些超好用的工具與科技,像是智慧型手機和雲端運算等,這些都是你我生活中唾手可得的工具和科技。最後,我也會提供一些小撇步,讓你在使用這些工具時更得心應手。
在第三篇,我會談到二十一世紀面臨的大小挑戰,我們又該如何有效應付。我也會教你把分心的事減到最少。同時幫你認清「工作與生活的平衡」只是空泛的口號。在這一篇,你還會學到面臨突發狀況,如何藉由有效的統整,充分發揮所需的精力與腦力。畢竟,意外總會發生!在你看完整本書後,我希望你已準備好迎向一個全新的開始,去重整你的生活。
我們就開始吧!天氣很好,沒有擾人的蚊蟲,我保證絕不會逼你背誦九九乘法表!