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改造會議的技術:引出團隊潛力的會議溝通術

改造會議的技術:引出團隊潛力的會議溝通術

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  • 開會時這樣說,你才能得到好點子、解決問題、提早下班!

    文/陶比獅2012年05月09日

    相信大家都有用「討論」解決問題、構思點子的經驗吧? 這種情境,在學校可能被叫作小組討論、在公司則被稱為團隊會議。很多時候,不少人的上班時間被大小會議填滿,只剩下空檔吃飯與上廁所了,所以想要提高上班時的效率與品質,幾乎不能不設法控管這些「大小會議」。 閱讀《改造會議的技術:引出團隊 more
 

內容簡介

  恍神、離題、沒結論,OUT!
  改造會議,一本搞定!

  你無法避免開會,但你能讓會議更有效率。
  引出團隊潛力、凝聚向心力、激發組織力,
  就從改造會議的溝通方式開始!

  日本會議改造王帶你一起潛入高績效團隊的會議,
  告訴你52種高效率、高產出的會議溝通術,
  保證開會不恍神、不離題、有結論!
  讓會議從「必要之惡」起死回生,
  搖身一變成為「高產出的彈藥庫、高效率的發電機」!

  你所屬的組織裡,究竟是怎麼開會的?
  是不是開會開到不知所云的鬼打牆狀態?
  即使如此,開會仍是團隊裡不可或缺的「必要之惡」。

  本書作者宇井克己是日本的「會議改造王」,他在書中指出,開會方式就像檢驗企業體質的石蕊試紙一樣,從開會現場觀察,團體的生產力與組織力就能立刻就能見真章。

  雖然人人都躲不掉開會,我們唯一能做的,就是透過溝通技巧改變會議,激勵人人參與議程、加入討論,讓會議成為改變的起點、革新的源頭。

  本書歸納140家成功企業、52種會議溝通術,帶你潛入高績效團隊的會議裡,告訴你開會時「說什麼?怎麼說?」。

  作者發現,開會時只要掌握三要素,就能讓原本死氣沉沉的會議,搖身一變成為高效率、高產出的會議:

  1配合團隊的目標;
  2增加與會者的溝通量,同時提高溝通品質;
  3讓每位與會者都願意為團隊貢獻一己之力。

  一本書,讓你脫離「恍神、離題、沒結論」的鬼打牆狀態,告別「會而不議、議而不決、決而不行」的開會地獄!讓會議起死回生,成為高產出的彈藥庫、高效率的發電機!

作者簡介

宇井克己(Katsumi Ui)

  組織變革顧問、管理顧問、中小企業診斷士。

  一九六五年生於愛知縣。京都外國語大學(英美語學系)畢業後,進入上市公司擔任業務員,曾駐英國業務工作。回日本之後,獲得中小企業診斷士認證執照,現職為知識實踐顧問公司(Knowledge Practice Consulting Co., Ltd.)社長。以「活化會議」「強化業務力」「強化領導力」「經營支援」等方面,提供顧問服務。在會議改革、培養領導者等領域獲得客戶好評。作者網站:知識實踐顧問公司:ui-kpc.com/

譯者簡介

廖舜茹

  輔仁大學日文系畢業,譯作包括《不疲勞的生活》《大整理術》(均為麥田出版)等。

 

目錄

前言

第一章 高績效團隊的成功祕訣,就在會議裡
★會議究竟是怎樣的場合?
★提高團隊合作的三要素
★高效率團隊開會時,領導力也隨之提高
★旁觀會議過程,就能了解團隊合作與成果好壞
★會議並不是責罵部屬的場所——以連鎖居酒屋為例
★會議並不是報告會——以環保公司為例
★會議並不是下令的場所——以汽車零件製造商為例

第二章 冗長會議起死回生的方法
★會議開始時,該做的三件事
★白板是「讓會議能夠有所收穫」的必需品
★沒有人提出意見時,以兩人一組輪流發言
★排出意見的優先順位

第三章 配合團隊目標的會議
★思考團隊存在的意義究竟是什麼?
★團隊價值觀要形成共識
★團隊願景必須形成共識
★試著問問看:「為什麼會那樣想呢?」
★決定會議規則——依循團隊價值觀的會議規則
★會議不以「點」而應以「線」進行
★促成獨立思考的行動

第四章 溝通質量同時並進的會議
★對方發言時點頭,自然而然就能活化會議
★不否定別人的發言
★會議主席必須善於「劃重點」,同時提高傾聽力
★發言是事實?還是個人意見?
★三句話就能改造會議:原因是、方法是、具體來說
★追根究柢問到底,提高解決問題能力
★激發想像力的五個提問
★多面向提問加強團隊解決問題的能力

第五章 提高貢獻意願的會議
★讓每個人都覺得「我很重要」
★認可優點、交辦工作、賦予責任
★把待辦工作從大目標分解為小行動
★大家一起思考「怎麼做,才能讓客戶感動?」
★以問問題追根究柢、直搗問題核心
★個人問題需要團隊成員共同解決
★可視化,讓與會者都能看見目標的結果與實行的策略
★彼此工作的可視化
★將貢獻度可視化

第六章 做一個善於開會的高效能領導者
★有人離題,是領導者展現力量的時機
★保持平常心、避免動怒
★「這件事很難」是會議禁語
★追究原因與追究責任大不相同
★以對立表格處理針鋒相對的意見
★磨鍊設定目標的技巧
★最壞的設想、最好的準備
★回顧會議進行方式,讓團隊力更上一層樓
作者後記
圖表索引

 

詳細資料

  • ISBN:9789866031120
  • 叢書系列:經營管理
  • 規格:平裝 / 224頁 / 15 x 21 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
 

內容連載

發言是事實?還是個人意見?
以下是某場會議的片段:「總之,我們的會議狀況不是很好。大家只要聽到要開會,大家的動機就會低落……。就整體組織而言,必須讓會議更有生產力才行啊!」

如果繼續就上述發言進行討論,這場會議絕對不會有好結果。為什麼?因為這個發言並非基於「事實」,而是「個人意見」。將個人意見當成議題深入討論之餘,把會議目標帶往歧途,造成會議毫無生產力的下場,甚至無法藉由開會提升溝通力。當我們在開會時發言,或者聽到他人發言時,必須分辨發言內容是「事實」?還是「個人意見」?

上述例子中,發言者說「會議狀況不是很好」,究竟是「事實」或「個人意見」呢?這是發言者的「個人意見」罷了,「大家的動機就會低落」也是「個人意見」。更何況,這裡所說的「大家」又是指誰?

並非基於事實,純粹是發言者的個人意見,根本無法適當解決問題。接收到這些訊息的人,什麼也沒有解釋清楚前提下,接受這樣的個人意見,甚至成為結論,如此一來,讓與會者根本無法得到成就感。缺乏成就感,當然也就無法產生行動。

那麼,究竟應該怎麼做才好?

不妨請會議主席這麼發問;
「你覺得開會狀況變得很差,究竟什麼事讓你有這種感覺呢?至於動機低落,其他人覺得如何呢?關於這一點,我覺得最好能再聽聽其他人的意見。」

務必分辨個人意見與事實的不同,如果是事實,把「會議的決議事項並沒有按照計畫進行,無法達成既定目標」一一列舉出來。至於發言者,也請注意要分辨事實與個人意見的不同。

該如何做才能有所分辨呢?關鍵字是「這只是我個人的意見……」。

當你在陳述意見時,這樣的句子非常合宜。「這只是我個人的意見,我認為,整體來說是差勁的會議……」。如果這樣說顯得很矛盾的話,就要考慮這並非「個人意見」而是「事實」。因此,根據什麼事實而發言,請三思之後再發言。

分辨事實或個人意見的不同,能讓開會時的滿意度變高,也能讓會議「議而有決、決而有行」。

三句話就能改造會議:原因是、方法是、具體來說
與會者中,是否有人說的話總是不知所云呢?比方說:「課長,有件事情想跟您報告,客戶要求○○規格,但這是特殊規格,所以我拜託技術部針對客戶的這個特別需求製作,技術部說『為什麼需要那種規格?』,所以我將技術部的疑問再次打電話轉達給客戶進行確認,表明我已經確實把客戶需求傳達給公司技術部門,不過,也請客戶看看能不能用我們公司已有的一般品取代特注品,雖然,我向客戶說無論如何公司已經就特殊規格進行討論,不過又出現了交貨日期的問題,如果可以的話,是否能夠請課長向技術部門的王課長拜託一下呢?」

其實,這種問題還不嚴重,不過,就是有人的發言內容,有時是電子郵件的文章,就像上述例子一般完全沒有使用標點符號的句點(。),很難讓人理解重點究竟是什麼。

如果在團隊裡出現有這樣的溝通,團隊合作應該也是有問題的。為什麼?說不清楚也講不明白,匆忙之間也不修飾發言內容,想要從中有新的發想也很難吧?讓發言內容活起來,這才是所謂的團隊合作吧?

該怎麼做,才能將這種很難理解的發言內容,變身為「說清楚、講明白、容易了解」的發言呢?

請務必記住以下的三個接續詞,並在開會發言時加以應用。當然,不僅是開會時做這樣的訓練,日常會話當中也請多多活用。如此一來,溝通變得容易理解,能夠讓團隊成員相互腦力激盪。這三個接續詞分別是:
1.原因是
2.方法是
3.具體來說

1.「原因是」:表現原因和結果的接續詞
比方說,「客戶希望能夠做到△△,於是我做出○○提案」,將以上的發言,試著以具有因果關係的說法:「我對客戶做出○○提案,原因是(=因為)客戶希望能夠做到△△。」

2.「方法是」:表現目的和方法的接續詞
比方說,「為了成為讓客戶更加感動的業務員,透過更多的拜訪蒐集客戶個人資料,進一步成為服務顧客時的依據」。將上述發言內容試著變成連結「目的和方法」的說法:「為了成為讓客戶更加感動的業務員,方法是(=所以)透過拜訪蒐集客戶的個人資料,以能在服務顧客時有所依據,所以想要做這項提案。」

3.「具體來說」:是將發言內容具象化的接續詞
比方說,「為了增加團隊的溝通力,先定期聚餐,或者在固定時間、固定場所召集大家一起打掃,有必要找個時間地點讓大家自然而然交流」,將上述發言試著變成具體的說法:「首先,增加團隊成員之間的溝通量,大家覺得這個意見如何?這麼一來,有必要找個場所方便大家交流。具體來說,定期聚餐或在固定時間與場所大家一起打掃。」
 

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