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從零效率到高效率:用20%時間完成80%工作

從零效率到高效率:用20%時間完成80%工作

Work Less, Do More: The 14-Day Productivity Makeover

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內容簡介

  14天救回你流失的時間,
  揮別無效率、拖延、加班、做不完、瞎忙的困境!

  14天高效時間管理計畫,採用一天一個主題,每個主題又有實用的表格與日誌工具,幫助讀者找出時間小偷,防堵時間流失,擠出更多時間,做事更有效率及效能。

  教你找出最優先的關鍵事、
  應付沒耐心的老闆及工作狂上司、
  聰明使用科技產品,提高工作品質與效率,
  讓自己有更多時間享受生活、投資自己!

  14天時間管理課,1天1個主題,
  幫助你找出時間小偷,一躍成為高效率工作者!
  第1天課程:找出無效率的根源
  第2天課程:設立目標讓夢想不再成為空想
  第3天課程:解決無效率的五大障礙
  第4天課程:學會先處理關鍵事項
  第5天課程:如何一心多用不慌亂
  第6天課程:創造井然有序的環境
  第7天課程:簡化並做好文書作業
  第8天課程:聰明使用電話及通訊設備的方法
  第9天課程:如何用email與網路通訊創造高效益
  第10天課程:克服改變與干擾
  第11天課程:不再視期限為壓力的策略
  第12天課程:成功授權及應付沒條理的上司
  第13天課程:發揮開會的功效
  第14天課程:享受生活及美好人際關係

  本書為新修訂版,因應現代人普遍使用智慧型手機、網路科技工具,提出更為完善的時間管理方法,聰明善用每分每秒。

  「我沒有足夠的時間。」這是迴盪在大、小企業中最常見的一種抱怨,它直接影響各基層員工。由於企業縮減規模,大多數員工必須在更長的工作天裡,去完成更多的工作量,一個人當三個人用。

  著名的時間管理專家珍.葉格(Jan Yager)博士為協助你找回虛耗的時間,提出了革命性的實踐綱領。她指出在時間管理上,只要做那 20%關鍵事,就能創造80%高效益,本書就是教你找出那關鍵事是什麼,然後專心去做,從此不再加班、勞碌命,空出更多時間享受生活、投資自己!。

  透過14天的時間管理訓練課,藉由大量的工作表格、時間日誌,一天一個主題,幫助你找回時間分配的自主權,並教你有效管理電子郵件與電話、學會面對期限壓力、打造有效率的工作環境,以及和沒有條理的老闆打交道的技巧等,這種獨特的課程設計,不僅協助你以較少的時間,完成更多的工作,更讓生活與工作得到均衡,享受珍貴的家庭與友誼時光。

作者簡介

珍.葉格博士(Jan Yager PhD)

  紐約市立大學社會學博士,從一九八四年起就帶領時間管理研討會。當時剛出版第一本時間管理的書《創意時間管理》(Creative Time Management),之後在一九九九年出版第二本時間管理的書《新千禧年創意時間管理》(Creative Time Management for the New Millennium),因此常受邀在美國與世界各地演講時間管理,或是帶領工作坊及研討會。本身著作有二十六本曾經獲獎,翻譯成二十種語言,包括《讓辦公室為你工作》(Making Your Office Work for You)、《商場禮儀》(Business Protocol)、《出版業的生涯機會》(Career Opportunities in the Publishing Industry)、《生命旅程的路標》(Road Sign on Life’s Journey)、《釀友誼的酒》 (Friendshifts)、《若遇友情傷人時》(When Friendship Hurts)等書。

  身為職場與人際關係的專家,包括歐普拉秀、觀點、早安美國、英國廣播公司(BBC)、CNN等電視與廣播節目經常邀訪她;《紐約時報》、《華爾街日報》、《時代雜誌》、《富比世》等報章雜誌與網路也常引用她的著作。

電子郵件:jyager@aol.com
官網:www.drjanyager.com
推特:twitter.com/drjanyager

譯者簡介

李振昌

  政大歷史系畢業,美國肯塔基州默海德州立大學(Morehead State University)大眾傳播學碩士。曾任中國生產力中心叢書主編、經理,讀者文摘叢書主編,現專事翻譯工作。譯有《銷售的新五項修練》、《橘色革命》、《錢與閒》、《新天方夜譚》、《新君王論》、《活用數字作分析》、《巴菲特開講》等書。

 

目錄

再版序 掌握時間管理,更從容面對新環境挑戰
自 序 兩週訓練課讓你成為時間的主人

第一天
改善時間管理就從檢視開始
你目前如何處理時間?
如何以更少的時間完成更多工作
有效的時間管理:了解其功效
不良的時間管理有何後果?
不良的時間管理增加你的壓力
時間管理的開始點
如何衡量你的進展?
評估你目前時間管理的行為:時間記錄表

第二天
妥善管理時間前先學會設定目標
設定目標基本法則:為什麼要設定目標?
決定長期目標
決定短期目標
設定時間管理目標

第三天
處理五個P:拖延、完美主義、不良規劃、不良步調、任性
拖延
完美主義
不良規劃
不良步調
任性:態度很重要
完成目標的其他障礙
眼光要遠大

第四天
優先順序:使用ACTION!系統提高生產力
優先順序原則:我現在應該做什麼?
優先順序的工具:列出待辦事項表有何幫助
改善動機
使用ACTION!系統
把握真正的機會之窗
立刻回覆
運用ACTION!系統在每天工作日之中

第五天
有效率地執行多重任務
多重任務執行何時有效、何時有害?
不是執行多重任務的情況
執行多重任務反映彈性
學會拒絕
處理跟工作有關的壓力

第六天
創造井然有序的環境
如何戰勝失序
整理你的辦公室
整理你的住家

第七天
簡化並且做好文書作業
簡單的預防:在你沉沒於紙海之前抓你一把
歸檔系統的重要性
以較少的時間精簡檔案
簡單的檔案系統
檔案一目瞭然
克服障礙建立精簡的檔案
給長期失序的人一點協助
採取步驟建立無紙辦公室
建立並維護最新的重要聯絡人資料庫

第八天
更有效率地使用電話與其他設備的方法
濫用電話的理由
檢討電話記錄簿
更有效率地使用電話
檢查通訊設備
發展更有效率的電話技巧
避免電話捉迷藏的訣竅
進行科技與設備的盤點
了解與處理科技帶來的壓力

第九天
電子郵件與電子通訊
處理不斷增加的電子郵件需求
耽溺於網際網路:誰在控制?
電話與電子郵件的比較

第十天
處理改變與干擾
你的適應能力如何?
妥善處理變化的六個方法
為什麼干擾與分心是效率低落的主因
改善你的專心程度
如何增強你的記憶力
速讀的關鍵

第十一天
不再視期限為壓力的策略
截止期限的價值
你如何設定實際可行的期限?
每次都在期限內達成工作的訣竅
延誤時的處理
走出門外之際

第十二天
成功授權與應付沒條理的上司
授權對你有何意義?
學習如何授權、何時授權、授權什麼
如何對付缺乏時間管理技巧的上司
如果屬下需要時間管理方面的協助

第十三天
發揮開會的功效
如何主持會議更有效率
從開會中得到更多收穫
有效地處理不速之客
安排時間會面
改善你的職場人際關係
提升人際網路效率的訣竅

第十四天
均衡你的生活以及花時間在人際關係上
你的生活有多均衡?
成為工作狂的危險
如果你的上司是工作狂
每天多一個小時
為什麼均衡可以節省你的時間,並且改善你的生產力與人際關係
得到更多「我」、「咱倆」、與「我們」的時間
度假時間
善加利用通勤與旅行的時間
每天時間日誌:第十四天

結論:
評估你的進步以及向前展望
進行評估
善加利用找出來的時間
你的時間管理水平線
經營國際性企業:記住時間管理的重要性
薪火相傳:教導子女時間管理
從每次經驗中得到更多
我的第一個老闆與導師教給我的時間管理六課
你要不要花五分鐘做個改變
二十一個最佳時間管理概念

 

再版序
掌握時間管理,更從容面對新環境挑戰

  《從零效率到高效率》初版於三年前發行之後,我看到職場上時間管理與生產力的挑戰日益加劇,主要是因為兩大趨勢:網際網路與智慧型手機的使用增加,許多人甚至到了上癮的地步;以及大多數公司或是產業為了省錢,以最少的人力執行更多的角色或工作,而且往往給予的期限越來越短,有時候簡直是不切實際。

  你可以帶著手機與筆記型電腦到任何地方,包括iPhone的智慧型手機,以及iPad在內的平版電腦,透過網路連結模式使得我們比以前更加容易就不停地工作。但是有誰願意全年無休?當然有時候就是得不眠不休,像是你要上班,還有小孩子在上學,公事、家事兩頭忙,而工作的截止期限越來越近,你發現自己花費越來越多的時間想要在期限內完成。

  如果你最近工作越來越多,休閒時間越來越少,我很高興你正在閱讀這本書的再版,這樣我就可以協助你如何事半功倍。本書的目標就是協助你,以較少的時間完成更多的工作。如果你一向都是早上七點開始工作,直到晚上十點,週末也大多在工作,那麼即使回到典型的早上八、九點上班,下午五、六點下班,對你來說都是有進步。

  提摩西.費里斯((Timothy Ferris))的暢銷書《一週工作四小時,晉身新富族!》(The 4-Hour Work Week)所說的事半功倍的概念,絕對是很吸引人。這是你的夢想!費里斯的書確實能夠協助讀者,打開智慧,充分享受授權的好處。
但是對某些人而言,有些事情想要自己去做。那我們要如何更有效率地去做這些事情?我們要如何授權給其他人代勞,甚至交給科技去執行?

  從上個世紀裝配線的實驗我們得知(譯注:二十世紀初實施的工廠生產線流程,指一個生產單位只專注且重複處理一個片段工作),工作太繁重,沒有適當的休息,或是工作步調不切實際與不健康,是非常沒有生產力的。這種不眠不休的工作行程會讓人疲憊不堪,壓力沉重,覺得生活失衡。

  但是,世界運轉的速度越來越快,時間要求的壓力也與日俱增,有些產業或公司期望以更少的員工完成更多的工作,《從零效率到高效率》的再版顯然符合這個期待。

  此外,有些國家像是印度與巴西,工作機會與經濟大幅成長;有些國家如美國,則是失業率比十年前還高;還有些國家像是希臘與冰島,則是必須尋找出以較少的資源創造更多產能的經濟策略。

  無論你住在哪個國家,重要的是看到該國的經濟遠景改善,但是對個人而言,更重要的是找出方法讓自己與家庭更好。如果每個人更有生產力,不僅帶來收入的增加,也會對自己國家的成長有所貢獻。如果你是一家企業,生產有效率就會帶來更豐厚的盈收,也能付出更多的錢增聘員工或是自由工作者,這些都對整體經濟成長有所貢獻。

  提高生產力表示以更高的效率,做更多我們該做的以及想要做的事,但必須重新評估我們正在做什麼事情、所做的是正確的事情嗎?

  我們經常用「以前」有效的方式做事情,其實手邊就有其他更有效率的工具。

  所以問題是:你在工作上(或是你的個人生活上)正在做什麼的活動,是你應該放在一旁,以其他不同的活動或新的方法來取代,能夠更有效率地完成相同的事情?

  另一個相關的問題是:有哪些活動你用以前老舊又緩慢的方式去做?也許是你不願意上推特(Twitter.com),以擴大你的平台或是顧客「粉絲」資料庫,或者你使用的設備就是太慢,像是舊式的印表機還可以用,但是應該換一台更快甚至更便宜的新機型,無論如何,設備的更新以及思想的改變,都能夠大幅改善你的生產力。

  例如,一本新書剛出版的這段時間,是嶄新又受矚目的,並且你有最好的機會讓產品「起飛」。在許多公司都一樣,無論產品是電影、汽車、設備,甚至如果你是新的員工,你必須向新上司與公司證明,他們選擇你是正確的,我們都必須立即快馬加鞭展開工作,並且有最好的時間管理技巧與訓練,讓工作上軌道。本書即是協助你做出最佳抉擇的工具,使你善用時間與提高生產力。

  有時候我們在生活中早就看過答案,例如你重溫以前留下的筆記本,或是再看一次跟自己專業相關的書籍,重新運用這些建議與技巧協助你更有效率。一九八○年代初期,我曾經參加彼德.特拉(Peter J. Turla)的時間管理研討會,最近我就重讀當時所發的講義。

  從中我發現,將從事活動的優先順序做成圖表這個概念非常有價值。尤其是現今面臨許多優先順序「超載」的狀況,更顯得特拉多年前的方法非常有用。這表格跟另一個著名的概念有關,經過這麼多年,我對這概念甚至更加佩服,那就是著名的「柏雷托法則」(Pareto’s law),或稱之為「80/20法則」。這是義大利經濟學家柏雷托(Vilfredo Pareto)所提出的,一九○六年,他發現百分之八十的義大利土地是由百分之二十的人所持有。企業界也普遍接受80/20法則,意味著百分之八十的營收來自百分之二十的顧客。

  在時間管理上,這表示我們百分之八十的成果,來自百分之二十的活動。

  關鍵就在於找出這百分之二十是什麼,然後專心去做,其餘的百分之八十交給他人去做或是可以忽略。

  特拉的講義中還有一張圖表,如下圖所示。這張表可以協助你了解你的80/20工作是什麼。簡而言之,檢視下表然後填上你計畫要從事的活動。你標明為「必須做」的活動,是你想要優先處理的。但是那些優先順序較低的項目,也就是在C列(可以等待),或是第3行(低價值)的活動,這些活動你甚至可以交給他人處理,或是完全取消這些活動。

  我想要分享我認為最重要的五個時間管理概念,這將有助於你更有生產力:

  1.無論你從事一項工作或是處理一項人際關係,都要能夠產生效益。許多人所做的事情或是來往的人,無論是透過電話或是親自處理,往往是沒有生產效益的。

  2.使用科技提高你的生產力,將事情做得更好更快,但是要小心科技,像是放著正事不辦、漫無目的上網,造成浪費時間的反效果。

  3.在正確的時間將正確的事情交給正確的人處理,這是公司成長以及提高生產力的關鍵。如果這三項因素缺少任何一項,就可能造成偏差,比你自己去做還沒有生產力。

  4.我們六神無主時,就會顯得手足無措。為了撥雲見日,提高生產力,消除工作或家務的雜亂,必須澄清思慮,專心處理必須做的事情上。在這方面你做得如何?每個人的答案都不一樣,可能需要做二或三個活動。研究時間管理或是那些有生產力的人,這是一個方法;尋求治療師的協助獲得內心的寧靜,也是一個方法;閱讀、旅行、反省冥思;改善你的環境,掌控工作與得到內心的寧靜,也都可以。

  5.人類越來越長壽,今天百歲人瑞已經不稀奇,以階段來思考生命與時間比起以前更加實際。對許多人來說,擁有一個、兩個、三個,甚至更多個事業生涯,已經成為事實。如果你二十歲,甚至三十歲,還在求學,是什麼因素讓你考慮回到學校,或者至少修習網路或個人的課程,所以你跟隨時代,並且提升你的技巧?我在《從零效率到高效率》所討論的短期與長期規劃的技巧,再版有更深入的探討。

  我在初版所提出的洞識與提高生產力的建議,對於全世界許多讀者幫助甚大,雖然再版有做一些更動,但是本書的基本原則還是經得起時間的考驗。本書已授權葡萄牙文、阿拉伯文、與越南文等版本,再版將翻譯成俄文與西班牙文,印度文版本正在洽談中。我希望再版能對想要事半功倍的人繼續提供協助。也歡迎讀者以電子郵件或信件分享你的成功故事,並且不吝給予指正。雖然我不一定能夠親自回信,但是我要先感謝您的分享。本書後面附有我的電子郵件網址與郵寄地址。

  你可以上我的Twitter: www.twitter.com/drjanyager
  並請上我的網站:www.drjanyager.com,我會經常發表部落格、書摘、或是文章。

展閱愉快!

珍.葉格博士

 

詳細資料

  • ISBN:9789862721933
  • 叢書系列:新商業周刊叢書
  • 規格:平裝 / 288頁 / 16k菊 / 14.8 x 21 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
 

內容連載

第三天
處理五個P:拖延、完美主義、不良規劃、不良步調、任性


二○○七年,我委託卡拉凡意見調查公司進行一項電話調查,了解企業員工認為他們主要的時間管理障礙是什麼。(受訪者有七個選項,如果他們主要的障礙不在其中,也可以提出其他的答案。)三百五十多名上班族接受訪問,超過一半的人認為前三大障礙是:同時做太多事情(二十二%)、文書作業(二十一%)、或是拖延(十八%)。其他列入排名的有完美主義、電子郵件、不良的規劃,或是會議。

現在讓我們仔細看看我所說的五個P:拖延(procrastination)、完美主義(perfectionism)、不良規劃(poor planning)、不良步調(poor pacing)、任性(petulance)。在之後的章節,我們將討論有效率時間管理的其他障礙,像是同時做太多事情(第五天)、文書報告(第七天)與電子郵件(第九天)。主持會議或參加會議如何節省時間,將在第十三天探討。

拖延
無論是拖延或是抗拒,結果都一樣:必須做的事情放著不做,因為你就是不想做!不幸的是,這些拖延成性的人很會否認或是隱瞞。如果你是這樣的人,你會忙著做每件事情,但是你該做的卻沒做,還辯稱其他的事情也很重要。對成功真正重要的事情你放著不做,卻毫無知覺,直到發現事業生涯出現危機。

說自己因循拖延,並沒有什麼益處。設法找出原因,並且克服這常見的障礙,更有效率地管理時間,才會有所幫助。

在我所做的卡拉凡調查中,發現一件有趣的事情。有百分之十八的受訪者認為,拖延是有效管理工作時間的最大障礙,整體而言是第三大障礙。但是將受訪者分成兩組,一組是經理人、企業主與專業人士,另一組是銷售人員與職員,就可以看出差別。經理人這組只有百分之十四認為拖延是他們最大的障礙,而高達百分之三十一的銷售人員與職員則說這是他們最大的障礙。重點是:如果你要往上爬,現在就克服你拖延的習性,否則就會影響到你的職涯發展。以下是克服拖延的一些技巧:

‧每天先做最重要的工作。每天一開始就做最優先的工作,不要先查看電子郵件、上網、或是看報,達成一定的進度或是完成之後,再去做第二優先的工作,或是休息一下以及做一些不太重要、但你喜歡的工作。

‧試試獎賞制度。選一項能夠激勵自己的獎賞,是你真的想要,但一直克制的東西。例如,一旦完成工作報告,就出去散步或跟另一個部門的同事喝杯咖啡。或者你答應自己,一旦完成一項重大計畫,創造的營收足以採購一部新電腦,就去訂購。

‧在我的《新千禧年創意時間管理》(Creative Time Management for the New Millenium)一書中提到的「創意拖延」法,不妨一試。如果你發現最優先的事項太過於艱鉅,試著處理第二或第三重要的事項,你還是會完成這一天的重要事情,只是順序不同。這跟放下優先事項不做,跑去買甜甜圈或是打電話給朋友(他很高興接到你的電話,但是覺得上班時間聊天有罪惡感)不同。

‧允許延遲。在行事曆上延後時程,所以你可以「悠閒」一下,在仍然可以完成計畫的限度下,不會覺得因為經常拖延而感到內疚。
‧從拖延中看出訊息。為什麼你會延遲做這件事情?延遲後知道什麼訊息?現在你需要什麼以採取行動?

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