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練好專注力,事情再多也不煩!哈佛專家帶你學會高效能心智,告別無效窮忙

Organize Your Mind Organize Your Life : Train Your Brain to Get More Done in Less Time

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內容簡介

用更少時間做完更多事的秘訣
不是因為「書桌整齊」,而是你收好了心智。

  想不起鑰匙在哪兒、完全遺忘排定的約會,又老被智慧型手機、即時訊息打斷做到一半的事?

  哈佛「注意力」醫學專家+身心健康教練
  共同搶救現代新忙族的「不專心」大問題!

  常常擔心事情「做不完」、「沒做完」&「抽不出空做」嗎?
  老氣自己「好沒效率」又「掉漆」嗎?
  別懷疑,這本書正是寫給你的!

  現代生活的快速步調使我們面對更多量的行動資訊與即時任務要求,這已使得許多成年人多半面臨著「心力交瘁」的問題──在這個「注意力分散」的時代,我們該如何應對呢?

  答案是,我們需要因應新狀況的「再條理化心智」。

  根據美國社會的普查統計:現代有超過四成的人認為自己生活「脫序」、「沒有條理」;21%的人曾錯過重要工作截止日;四成以上的工作者指出自己有同事「顯然需要壓力管理的協助」,甚至,七成的上班族表示「自己曾在非計畫時間或週末工作」,原因來自於「自己加諸自己」的無止境事務壓力!

  面對這個「事情爆量」、必須隨時隨地上緊發條的忙碌時代,許多的身心自助書籍及講師喜歡強調,「我們更需要讓自己擁有更『多功』的能力」──但這樣的改進方向是非常錯誤的。

  本書將帶我們破除這項迷思,本書兩位合著者──哈佛精神病學醫師&知名個人心靈轉型教練將聯手指導你:如何重整心智、維持專注,用「內在組織力」改進亂生活,活出從容、卻更高效省時的人生!

  如果你也是那種知道「自己太忙」,但卻不可能「減少工作量」的人,本書將教會你先學會改變「必須應付這麼多事的自己」。

本書特色

  本書中有一系列的自我診斷現象與自助改進法,找出現代人感到「時間∕心力不夠用」的十大常見失敗心智原因,例如:

  ★心不在焉(我的鑰匙放在哪兒了?)
  ★易於分心(這看起來真是有趣…)
  ★難以忍受的凌亂(哇,這個地方真亂…)
  ★無法專注(拜託,我現在真的已經很專心在這件事情上了…)
  ★慣性遲到(哎呀,真是對不起…)
  ★無法身兼數職(我認為我已經掌握所有事情了…)
  ★停滯不前(我動彈不得,沒法往下做了…)
  ★壓力過大(工作真的多到累死人了…)
  ★有效率,但,可以更好嗎?(我可以做得更好…)
  ★瀕臨混亂的邊緣

  如果你有以上常見的心智管理失當問題,請注意──你得把自己從「多功神話」中解放出來,重新採用本書的「轉換調節」心智科學程序。

  根據美國心理學會統計,有48%的人覺得現在的壓力比過去五年都還要大。基植於最新的腦科學研究,哈佛醫學院醫師與頂尖身心教練將透過本書中的「六大程序法則」,佐以真人實例與淺顯易懂的說明,指導讀者如何運用有限時間與精力,妥善運用人腦與生俱來的潛力,提升生活的效率與成就感!

  這六項法則是──

  (1)駕馭激動的情緒:當我們開始進入「心智」運做之前,我們一定要先管理、或者起碼要先克制自己的情緒。當你惱怒、沮喪以及心煩意亂時,你很難有周全的思考或是達到工作效果。

  (2)保持專注:持續聚焦與維持注意力是有條理行為的重要基石。你必須要能夠保持你的焦點,並成功的忽略周遭許多會令你分心的東西,

  (3)踩剎車:一個有條理的大腦一定可以約束或停止某項行動或想法,就像是看到停車標誌或是有人突然衝進你的車道時,擁有一對好的剎車能將你的車子暫時停下來。做不好這一點的人,通常難以忍受、壓抑最後所呈現出來的錯誤回應或行為。

  (4)訊息模式化:你的大腦擁有令人驚訝的能力,能夠維持在它所專注的資訊上,進而分析它、處理它、最後利用它來指引下一個行為

  (5)調節轉換:有條理的大腦能做好準備,以迎接新聞快訊、迎接即時的機會或最後一刻計劃的改變。現代活中,你必須要專注,同時也要處理並衡量各刺激因素的輕重緩急,而且要保持彈性與靈活,並做好在各個工作任務之間轉換的心理準備。

  (6)綜合融會:有條理及有效率的人,會把上述各種心智組織方法融會貫通……,就像大腦的各部分通常能一起運作,以執行任務或解決問題,並且利用這些能力應付手邊的問題或處境。

  本書的幫助,不只是讓你「能做更多事」而已,在許多疾病已被證實為導因於精神壓力的危機下,實行本書的方法,不僅能重整你的心智,更可以讓你拾回健康,不再因為「應付不來快速世界」的壓力而賠上完整的自在人生。

作者簡介

保羅.哈默納斯醫師(Paul Hammerness, MD)

  哈佛醫學院精神病學系助理教授,「麻省總醫院」(Massachusetts General Hospital)精神科的助理醫師,以及「牛頓韋爾茲利醫院」(Newton Wellesley Hospital)兒童及青少年精神科醫生。

  哈默納斯投入大腦研究及人類行為研究超過十年,主要的專長是「注意力不足過動障礙症」(ADHD),他也長期針對這方面主題在全美各地及國際間,對其他專業醫師、心理健康專家、教育工作者以及家庭等進行授課。哈默納斯也是一名活躍的執業醫師,於臨床治療許多孩童、青少年與成人。

瑪格莉特.摩爾(Margaret Moore)

  她也被稱為「瑪格教練」,是訓練個人打造身心靈健康的組織「Wellcoaches Corporation」的創辦人及執行長,也是在身心健康領域建立全球專業訓練標準的領導人物之一。

  瑪格莉特並擔任「麥卡琳醫院」(McLean Hospital)身心教練培訓機構的聯合主任,也是哈佛醫學院的「生活型態醫學機構」的創始顧問,她並是健康照護領域第一本教練教科書《心理教練手冊》(Coaching Psychology Manual)的指導作者。

  除了培訓身心教練外,透過本書中所介紹的個人改變及成長過程,「瑪格教練」已經指導過上千位身心輔導工作者以及上百位客戶。她的專長是把經過證明的理論與概念轉化成簡單、實用、可以催化出個人最終改變與轉型的方法。

約翰.漢克(John Hanc)∕協助寫作

  漢克在「紐約理工學院」教授寫作及新聞學,同時也是《Newsday》專欄常客,以及《跑者世界》(Runner’s World)雜誌特約編輯。他的文章常刊登於《紐約時報》、《公報》 (AARP Bulletin)、《Family Circle》、《Smithsonian》和《Yoga Journal》。

  漢克本人並著有八本書,他知名的著作《地球上最酷的賽跑》(The Coolest Race on Earth),記敘了他參加2005年南極洲馬拉松的過程,該書並贏得2010年「美國記者與作家協會」的寫作獎項。

譯者簡介

黃書儀

  曾任職於國際投資金融機構,現為兼職譯者,譯著有:《12個孩子的老爹商學院》、《第一次聊天不冷場》、《闖世代:就用熱血打敗全球倦業潮吧!》等。

 

目錄

本書使用預告:你正過著效率不夠、也沒時間玩樂的生活嗎?

第1章 找回心智的六大程序規則
最令人振奮的地方是,在每一次的心智運作中,大腦偉大的自我協調系統功能就會預先載入;這些功能可以被測量、初始化以及利用,能夠讓你變得更有組織,感覺更能夠掌控所有事情。你只要知道該怎麼做。

第2章 一個對你有益的改變
無論是再一次的弄丟鑰匙或是因為無法專注於工作而丟掉飯碗;促使了你拾起這本書,那麼,你必須把這些事情忘記,從當下重新開始。

第3章 STOP 心煩!
--駕馭你激動的情緒
當今的科學告訴我們,大腦這台機器可以令人憤怒抓狂,但也可以幫助我們駕馭情緒。同時,當今的科學也證明了,當我們愈努力控制這些負面情緒,我們的努力也會愈有效果;這是很值得的。因為當你讓情緒冷靜下來,你將有機會變得更專注、較不易分心、更有條理。

第4章 保持專注的練習
專注的能力並不是一個「開啟∕關閉」的開關而已,它是在正確的時間裡,將注意力轉移至正確的桌面上;並且在必要的時候,隨著我們的目標變動再把注意力關閉起來較不易分心、更有條理。

第5章 踩剎車!
--培養有條不紊的自制力
想想在甜甜圈店門口試著想要插隊的人,他們這麼做,只是因為想要馬上獲得服務;還有那些不斷打斷對話的人,他們只希望自己要說的話,能被其他人聽見……他們無法克制不斷往前進的衝動。

第6章 將訊息模式化
訊息模式化的能力,是解決問題的重要程序,同時也是分析與創造的重要步驟。它可以用於任何事物上,不僅在工作上,它在條理或組織一件事情的過程裡,也扮演極重要的角色。

第7章 調節轉換
--讓你的心智更有彈性!
成功的調節轉換能力,代表你能夠為了回答同事的一通緊急電話,把自己從沉浸於一則有趣的新聞裡拉了出來。或是應付「你的同事需要你所負責專案的一些細節,才能去與客戶開會,而且她現在就需要你的協助」這類狀況。

第8章 融會貫通的全面心智
--不是在追求完美,而是追求一個你值得過的生活!
你的大腦是為了組織化而做準備,因此在本質上,為了要變得更有條理、能夠掌握生活的每一面向、不覺得負荷過大,你可以從自己的身上學習,精熟一些技巧並運用一些你已經具備的能力。

第9章 掌握快速變遷的世界
--更有條理,將使你熱愛生活!
你並不需要生活在這麼快速的世界裡,你也無法生活在這麼快速的世界中,因為在那裡面,根本沒有思考或淡定看法存在的空間。……但,這也不是「停下來駐足欣賞路邊玫瑰花」的陳腔濫調……請利用你才學會的工具,克制衝動、保持淡定與專注的工具,讓自己變得有組織,並且做出聰明的抉擇。

寫給心智的備忘錄(1)
快速複習「新心智使用程序」

寫給心智的備忘錄(2)
生活混亂失序的十大常見抱怨,你又該如何解決?

 

作者序(摘錄)

本書使用預告:你正過著效率不夠、也沒時間玩樂的生活嗎?

  各位讀者,請問:你是個有條不紊的人嗎? (請在以下三個選項中,選擇一個答案)

  A.非常有條不紊。我的桌面非常整齊乾淨,我從未錯過任何會議或者耽誤任何工作的最後期限。我的朋友非常佩服我,同事們則是妒忌我,但我的老闆非常愛我。

  B.普通有條理。我試著掌握整個狀況,但有時候我覺得不堪負荷,不確定應該先做什麼,而且,我必須承認,我有一點妒忌做事比較有條理的同事與老闆。

  C.完全失控混亂。事實上,如果我還記得自己的車子停在哪個地方,這已是件相當幸運的事了。意思是,在接下來的兩分鐘內我若沒有收到任何提醒訊息或電話,我完全不記得該做什麼事,而且,對不起,你剛剛的問題是什麼?

  無論你以上的答案是A、B或C,這是一本適合您閱讀的書。在本書中,我們將與你分享六個重要方法,你可使用「由上而下組織法」(top down organization),讓你事半功倍,並且擁有滿意的結果。

  「由上而下組織法」,在這兒指的是大腦科學。在本書中你將會看到,有許多關於大腦如何運作以用來組織我們的思緒、行動以及情緒的創新觀念。如今,透過高科技腦部掃描,或者神經影像等技術,我們可以「看到」腦部對諸多處境的反應情形。以下與各位分享一個科學家們發現的有趣案例。

  你擁有清楚的思緒嗎?

  二○○八年有一項研究,主要是針對「一群人正在處理一件困難的工作時,分別提供他們一系列令人感到愉快、不愉快以及沒什麼特別感覺的照片,並追蹤這些人的情緒反應。」透過高科技的腦部投影或神經影像的協助,研究人員主要針對這群人的腦部「思考」區域(包括了所謂的前額皮質區[prefrontal cortex]以及前扣帶皮層[anterior cingulate])、也就是大腦主要掌管情緒反應的部位進行觀察。這是一個非常有趣的新研究,並且為腦中已存在的組織與調節系統等相關研究帶來了新亮點:(大腦中)一個系統主要追求指令,而另一個系統則在必要的情況下,能夠封存(壓抑)我們的情緒。

  如我們將在本書呈現給各位的內容所示,一旦當你能妥善控制自己的情緒,就可以協調並專注於腦中各項「思考」的部位,為你展開一個全新的世界。你正在往一個更具有組織性、較少壓力、更豐富,以及從各方面來說都更有益處的人生前景。而最棒的是,在每一次的心智運作中,大腦偉大的自我協調系統功能就會預先載入;這些功能可以被測量、初始化以及利用,能夠讓你變得更有組織,感覺更能夠掌控所有事情。

  你只要知道該怎麼做,而這正是本書要與你分享的內容。

  這本關於條理、組織的書,有什麼不一樣嗎?

  本書並非旨在提供你「重新整理桌面、列出事情輕重緩急,或者訂定更好的會議追蹤系統」的技巧。

  這是一本很有目的性的實用書籍。主要透過更好的「心智組織方式」,同時針對自己的工作、同事、家庭與自己本身的觀點與做法,進行些微的基本改變,便可協助你組織一個更美好的生活。因此,你會變得更聚焦,更專注,較不會分心,更能夠適應新的環境與改變;過去的你,則可能對這些新環境或改變感到無法負荷。

  本書也與多數的自助書籍非常不同。它的主要核心關鍵是一名頂尖哈佛臨床研究者,與一名頂尖健康教練之間的共同合作,這樣的合作關係不僅成為未來的典範,也能夠對各位讀者帶來極大的影響。在「醫師.教練」的夥伴關係中,個人健康領域也出現了一個新觀念:醫師先診斷出問題所在,向你解釋該如何調整,為接下來的生活改變播下種子;之後,再由一名擁有專業證照的教練,實際指導你去執行這些改變。以下是兩位主要作者的介紹:

  保羅.哈默納斯(Paul Hammerness)

  哈佛醫學院精神病學系的助理教授,麻省總醫院精神科的助理醫師,以及牛頓韋爾茲利醫院兒童及青少年精神科醫生。他參與腦部研究及人類行為研究超過十年,主要的專長是「注意力不足過動障礙症」(ADHD),也曾針對這方面的主題,在全美各地及國際間對其他專業醫師、心理健康專家、教育工作者以及家庭等進行授課。在哈默納斯的臨床經驗中,無論是注意力不足而有學習障礙的八歲孩童,或者是一輩子因組織力問題而影響其工作與家庭的四十八歲職業婦女,哈默納斯醫師跨越不同年齡的範疇,每天都在臨床上研究所謂的「混亂」心智。

  透過他的研究以及在臨床上目睹飽受混亂或注意力不足之苦的病患,哈默納斯醫師針對有條理的大腦及思緒,分享了他個人的想法。

  瑪格莉特.摩爾(Margaret Moore)

  她也被稱為「瑪格教練」,是麥卡琳醫院輔導員培訓機構的聯合主任以及史鮑爾汀醫院生活保健機構的創始顧問;這兩間醫院皆屬於哈佛醫學院的分院。此外,她也是訓練個人打造身心靈健康的組織Wellcoaches Corporation的創辦人,並且與他人合著了一本輔導訓練的教科書。瑪格莉特以及她所訓練出來的上千位輔導教練,透過健康、工作以及個人生活上的重要及正面改變,已協助指導過上萬名客戶。

  過去有很多書都提供了一些能讓我們變得更有條理的使用方法,而且除了這些方法外,你或許也發現許多其他方式。雖然這些方法都很好,但它們通常使用一種舊模式---也就是「先從生活周遭的整齊、條理化」著手,例如你的辦公室、書桌、家務等,而不是先整理你的思緒及心智。而哈默納斯醫師與瑪格教練在以最新科學文獻的基礎上,採取新的角度,利用由上而下(也就是從你的大腦開始)的組織化過程,讓大家先了解六個主要關鍵腦部概念,之後再以特別的輔導策略,將每個概念整合融入你的生活當中,產生令人驚訝的效果。

  這些概念代表著我們所擁有的大腦或「感官認知」上的特色與能力,但多數時候,我們卻不知道或如何利用它們。請把它們當作是「已經內建在你腦子裡的東西,正等著被你開啟。」哈默納斯醫師將會告訴你它們的開關何在、它們如何發揮作用,而瑪格教練則會實際告訴你如何利用它們。因此,如同汽車有四個輪胎幫助行駛,你也可以在最崎嶇難行的道路上輕鬆漫遊,邁向一個更有條理與生產力的未來。

  透過本書創新的自我改善方式,我們可以學習與練習這些感官認知特色。它們會讓你變得更有條理、較不會分心、更能聚焦;當現今世界各種令人分心的巨浪衝向我們時,它們能讓你的心思做好衝浪而行的準備。為了協助你變得更有條理,我們讓這本書的內容規則化,具有連續性,讓你能夠清楚了解在這些感官認知技巧背後的大腦科學,繼而幫助你適應融入,使它成為你身體的一部分。

  總之,這是一門以解決方法為依歸的科學

  從此,人生不一樣了:條理化的秘訣何在?

  我們會幫助您掌握所有事情的方式,輕輕敲動您由來已久的組織能力、增加聚焦與專注能力,更有效的組織您的生活;我們所提供的解決方案,是本書的獨有特色之一。為了協助您在這個令人心煩意亂的世界中有更好的適應與運作能力,我們將使用創新、但是卻非常有效的所謂「教練式」心理技巧,相關內容將在第2章的內容中,由共同作者瑪格教練為您進一步說明。有些人認為「教練」是一項藝術以及幫助人進行正面改變的一種科學,而它基本上,也是為了身心健康建立準則的過程,以及為了執行這些準則而讓自己變得主動以及自信的能力。

  在本書中,瑪格教練將讀者們視為她現實生活中的客戶。請把她當成你的教練以及共同合作者,她將協助指導你一起渡過整個蛻變的過程,而這正是所謂的成功教練輔導的保證。我們會一起渡過整個過程,而這個過程將始於你的感覺,包括對你的情緒、對你的組織感或者你根本就缺乏組織感,以及對你的生活看法等。

  我們已指出,這本書的內容是非常具連續性、有規則的。哈默納斯醫生會針對一個專注、聚焦的腦袋該具備的組織原則(或者,我們可稱它們為「程序規則」),進行定義與解釋;如此一來,即便身處於充滿各項刺激品不斷轟炸的現今世界,你的大腦仍能流暢地順勢調節、適應、運作,並且發揮其最大效果。而瑪格教練將向你示範如何制訂一個「屬於自己的原則」。她將協助並且指導你一步步地去完善一個更有條理的心智,而且更重要的是,成為一個更能充分發揮自我的人,享受更豐富的人生。

  由於他們的知識基礎主要源自於神經科學、心理學,而使人改變的科學也是以教練理論為基礎,因此他們開給你的處方籤很明確、很實際、有誘導性,而且最重要的是,具有可行性。

  你可藉此提升個人組織事情的能力程度,學習去除生命中的干擾,並且在快速改變的世界裡,學著搭上變革的潮流。

  讓我們重新回到本書一開始的那題選擇題。如果你選擇的答案是B或C(或者甚至選擇了A,因為你當時分心,可能正想起忘記回覆某業務人員在幾天前發給你的電子郵件),其實你並非唯一選擇該答案的人。

  從各種層次來看,我們居住在一個心煩意亂與無法聚焦的世界裡。就以數位革命這件事而言,它賜與我們快速瀏覽無限資訊的便利性,並且開啟許多即時溝通的新管道。比如,透過臉書找到高中時代的朋友,是一件很棒的事,不是嗎?利用搜尋引擎Google以及Bing,搜尋你正在尋找的研究資料,這比起上圖書館還要方便,不是嗎?而你現在還能想像,若無法寄送電子郵件給同事或客戶會是什麼樣子的世界嗎?

  當然,當所有的同事與客戶都回覆你電子郵件,而同時之間,你的老闆正打電話給你,你的孩子們也發簡訊給你,你的朋友也發了即時訊息給你,那麼,這時你若懷念起過去那種簡單生活,人們或許會體諒你。無論你人在哪個地方,無論是什麼時間點,你總是有無法聯絡的時候;但你也總是會有清閒的時候,不受這麼多外在刺激的干擾,無論這些干擾是來自於電子郵件、簡訊、推特或任何其他新出現的科技等。

  「『資訊過度負荷』這一詞幾乎成為一種陳腔濫調」,位於加州帕羅奧圖的一間智庫「未來機構」曾在二○一○年針對感官認知過度負荷的一份報告上這麼說,「我們半開玩笑的用這句話來形容數位科技釋放在我們身上,以及各類媒體轟炸所帶來的相關壓力。然而,真相是我們並非沒看到其後果:無止境且令人窒息的電子郵件,每封都需要立即回覆;如果漏掉了網頁訊息(RSS Feeds)會感到罪惡感;擔心數位機上盒硬碟已經錄滿了沒看過的節目。這些都只是未來生活的痛苦之一。無論我們身邊環繞著多少台電腦,讓我們蒐集、聚合以及傳送訊息,但我們每個人都只有一雙眼睛與耳朵,而且最重要的是,我們只有一個腦袋來處理這些資料。」

  一個腦袋,的確,而這也正是解決方法的所在。

  你過著心煩意亂的現實生活嗎?

  面對這些問題,有人認為可以努力的空間有限,因為生活步調正在加速中,而令人分心的事情又太多了,因此要學著習慣這個情況,因為你無能為力。但,我們認為這是一派胡言。

  我們或許無法放緩科技的變革速度,也不能放慢我們周遭生活的步調,而且在某些情況下,我們為什麼需要去改變這些呢?為了能應付這些改變與生活的複雜,並且在其中如魚得水,我們一定可以找到更好的自我管理方式;而本書就是要告訴你這些方式。

  請別忘了,對每個被迫分心的駕駛,以及每一位因混亂或分心而錯過會議、丟掉工作,或忘記任何重要訊息、壓力極大的人而言,在這世界上,仍有人與你們極端不同。這些人無論是在工作上還是在家裡,他們懂得利用大腦去組織他們的生活、專注於手邊的工作任務、享受更大的生產效率與喜悅!

  你可能認識他們其中一些人:運動員中包括美國大聯盟球星德瑞克基特(Derek Jeter)、美式足球球星湯姆布萊迪(Tom Brady),大家都知道他們具有戰勝分心以及全心專注於小白球或球場邊白色邊線的能力;公職人員如大衛彼得雷爾斯將軍(General David Petraeus),在一個海外國家的宗教內戰爆發時,必須做出非生即死的決策;賈伯斯(Steve Jobs)則是一個掌管全球最大以及最有影響力企業之一的有遠見卓識者;當前國務卿希拉蕊柯林頓(Hillary Clinton)與巴勒斯坦及以色列在談判桌上談判時,她總是耐心處理每個細節以及看似棘手且錯綜複雜的衝突。而這些超級有條理的人們,也並不限於政府、企業或運動員等身負重大壓力者:譬如作家JK羅琳,有條不紊的思緒使她創造出整個︽哈利波特︾的故事(試想,她必須要多麼的有條理,才能清楚掌握整個「霍格華茲學院」及其複雜的歷史。)

  有許多知名人士,至少在某種程度上,他們尤其能夠保持冷靜、專注及有條理,特別是在身處危機的時候。也有許多非常成功的人,他們的名字或許不有名,但透過與生俱來以及學習得來的技巧,成功的運用他們的感官認知能力,讓他們無論在工作或是在家庭裡,都展現出卓越的生產效率。我們一起來看看兩個案例。

  在工作玩樂間保持「思緒的條理」

  多數的清晨,羅伯薛令(Rob Shmerling)在早上八點半之前,已經運動了一個小時,看過了國內外所發生的新聞,並好整以暇地回覆他的電子郵件。

  他花了約莫兩小時的時間與同事交換訊息,並且在各種網站上瀏覽最新的醫藥新聞。薛令是一位醫生,在波士頓的「柏斯以色列狄肯尼斯醫學中心」風濕病學部擔任臨床主任。他的工作,是在全美國其中一個頂尖醫院裡負責管理工作。然而,這還並非他全部的工作內容。五十四歲的薛令醫師也從事寫作與研究,並且發表了共四十一篇期刊文章、書籍或評論,還有在網站上寫了許多故事給非專業的讀者們閱讀。他也教授並指導醫學院的學生及住院醫師。他已婚並且有兩個女兒,每週他定期在一間婦女庇護中心擔任志工。他與他的太太還參加一個讀書會(李倫京所著的《鋼琴教師的情人》以及凱薩琳.史塔克所著的《姐妹》,是他們最近正在閱讀的小說)。薛令醫師也剛開始彈鋼琴、他也是個業餘攝影師,而且在每個週末都在麻州的鄉間小路上享受騎乘自行車的樂趣。

  喔,對了,他也洗衣服、折襪子。

  「我是我家負責洗衣服的人」,他得意的說。「我家裡每個人都分配到工作,而洗衣服是我負責的。」

  事實上,如你所見,這也是他許多工作的其中一項而已。

  薛令醫師是用什麼方式,把這所有事情擠進一天、一週裡、以及他的生活中,而且看起來這麼的容易?

  他承認他自己是一個「習慣」動物,並且總是非常的有組織。「我記得我小時候,依照顏色順序把六十四色的蠟筆排列的很整齊」,他笑著說。但他也很快提到,他也學了很多能幫助他組織、條理事情的技巧,因為他必須這麼做。目前,他仍舊在學習當中。「我愈來愈能夠忽略一些事情了」,他說。例如,「這個電子郵件系統,能讓你在螢幕上快速預覽郵件內容。一開始的時候,這很容易令你分心;而今,我愈來愈能夠先專心處理手上的事情。若是真的很重要的訊息,我會注意到,但我不會讓這些訊息在一跳進螢幕的時候就令我分心。」

  每當在醫院裡,各項事務會快速且猛烈的湧向薛令醫師。病患的情況可能會改變,管理的問題可能會發生,住院醫師或護士或同事們也可能需要他立刻回覆問題,而且有時候,他的答案確實攸關著生死。「以前,當很多事情排山倒海的湧向我時,我很容易感到沮喪」,他說。「現在,我學會如何面對,我可以迅速的在各項事情中轉換,並且列出其優先順序。」

  如我們所見,在需要的時候,薛令醫師在一個有條理的心智之下,能敏捷且順暢的集中或撇開其注意力。薛令醫師利用許多工具來協助他,有些是高科技,有些則不是。「如果我必須中途離開手邊正在處理的工作,我會在上面先做記號」,他說。「無論是記在心裡面,或者拿一張便利貼貼在我的文件上,稍後我回來時,就可以很快的回到剛剛中斷的地方。」他也有一個很棒的技巧,可以記錄他所閱讀的東西(在他的工作上,他很常使用這個技巧,無論是報告、備忘錄或是文章)。假如他正在閱讀電腦上的文件檔,「我會把正在讀的那行字,用黃色標示起來;當我回來的時候,就可以馬上回到我之前所閱讀的那一頁、那行字,不必花時間重新瀏覽一次,找出先前中斷的地方。」

  薛令並利用「個人數位助理」(PDA)來掌握會議行程,而且在必要的時候,瞄一下重要的訊息。即使如此,他承認,「其他人經常笑我用這麼過時的東西。」

  假如你認為,一個被視為有效率且有組織的典範,每天下班時都能保持桌面淨空與整齊,你就錯了。薛令醫師在家裡以及醫院的辦公室裡,堆滿了一大堆書籍還有紙張,但他說,「你或許覺得很亂,但我卻清楚知道每樣東西的所在位置。」

  效率讓他在工作的時候能享受到簡單的快樂。覺得過度工作的人們,總是聲稱他們的時間只夠閱讀電子郵件以及工作相關的文件。而薛令醫師在每個早上,不僅在網路上找時間看《波士頓環球報》,他還額外多花幾分鐘玩數獨遊戲(Sudoku);此外,他也是漫畫《杜斯比利》(Doonesbury)以及《呆伯特》(「另一個有效率的白領工作者」,他開玩笑的形容這個角色)的忠實讀者。的確,雖然是一個認真工作的專業人士,生活非常忙碌,但薛令醫師並不是一個工作狂,不斷找時間「壓縮生活中的另一個小時」來工作。他喜歡找樂子,喜歡大笑,他擁有豐富與滿意的私人生活。對了,為了讓自己更有效率以及有條理,他也會刻意留下時間,浪費的享受一下。

  他還說了個例子:「在我去工作的路途中,我有時候喜歡暫停一下,去星巴克喝杯咖啡。假如我真的想要當個精準把握每分每秒的傢伙,為了節省時間,我大可在家煮咖啡或者隨便在醫院餐廳裡喝一杯就好。但是我喜歡去咖啡店裡享受一下,這會讓我這一路上感到更愉快;稍微放慢腳步,並沒有錯。」

  畢業於哈佛醫學院的薛令醫師,顯然是個聰明人,但他表示,他的優秀學歷與他保持有效率的能力,完全沒有關係。「哈佛或者其它地方,並沒有教我如何提升效率或保持條理性」,他說,「這些技巧並不需要多麼高的學歷才學得會。我讓自己保持條理、有組織的這些方式,其他人當然也可適用。」

  這其中有些只是常識,可以在任何一本討論條理化、組織化的書籍中找到。像是:「在每天結束的時候,將明天要做的工作項目列出來。」很好,這確實是很好的方法,但實際上,則不止這麼簡單。薛令醫師所示範的技巧:周旋、調節於各問題與新刺激之間;保持他的聚焦能力,同時專注於各種事情時還能迅速判斷哪件事情最重要、最需要他注意,而且在保持沉著以及幽默感下,輕鬆優雅的解決這件事。至於品質如何,則與他的辦公室擺設無關,而是與他的心智結構有關。

  有條理的心思與天性,才是真正的原因,而薛令醫師可能也是經過訓練而成的。在我們的心裡,都擁有這些系統與功能,可以讓我們變得更有條理,無論我們的工作是否如薛令醫師一樣,攸關人們的性命……

  重新組織,告別抓狂生活

  無論你的目標有多麼簡單,例如只希望更專注於學校或工作上所需要閱讀的文件;或者管理好每一天,希望能有更多時間與配偶或孩子們相處;亦或是工作上的大幅突破等,這項能力就在你的心裡,就在你身上的資源裡。正如同電腦中某個尚未使用的功能,你也擁有這個功能,只是不知道該怎麼使用它。

  在下一章,哈默納斯醫師就將以他臨床上的經驗做為案例,來解釋每個原則,或是本書所稱的「程序規則」,以及每項原則背後的科學基礎。

  而第2章當中,瑪格教練將告訴你,你要如何做好準備以展開變革的旅程。而後續的章節裡,他們會更深入的檢視每一個程序規則,並告訴你其背後的科學原理。因此,你會對有條理的大腦感到讚賞(眼前你可能不會這麼認為),也將獲得建議,把每一個組織化原則整合到你的生活中。

  心煩意亂的現代人啊!在脫序國度的每個男人與女人啊!請加入我們的行列,一起成為更專注、更有生產力的人。畢竟,除了可能放在廚房餐桌上,而你現在正找不著的汽車鑰匙外,你已經沒有什麼好失去的了。

 

詳細資料

  • ISBN:9789866316760
  • 叢書系列:In-action!
  • 規格:平裝 / 352頁 / 15 x 21 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
 

內容連載

第6章 將訊息模式化(摘)

訊息模式化的能力,是解決問題的重要程序,同時也是分析與創造的重要步驟。它可以用於任何事物上,不僅在工作上,它在條理或組織一件事情的過程裡,也扮演極重要的角色。

「法蘭克」第一次走進我辦公室的時候,一進門就響起了《美麗俏佳人》的搖滾樂曲。我嚇了一跳,後來才發現,這不是他的進門音樂,而是他手機來電的聲音。他是個結實的傢伙,留著一撮小鬍子、還有刺青、理了個平頭,此時他舉著一隻手、比著「怎會是我?」的姿勢看著我,隨後用另一隻手拿起電話。「你好」,他站在門口生硬的說。「是的,我是,但我現在不太方便說話。…什麼?不,我…他們沒有嗎?老天爺,我想我告訴他了呀…嗄?好的好的,我很抱歉;我們會馬上處理。待會我馬上回妳電話。」

他倉皇的道歉:「真的很抱歉,醫師,我必須要趕快打個電話」然後馬上按了按鍵。

「嘿,是我…關於在布魯克林的那件差事…我沒告訴你嗎,一定要趕快把東西從她的車道移走?周六她有朋友要來,記得嗎?我沒告訴你?我發誓一定有…你確定我沒說?」他重重的嘆了一口氣說,「好吧,你儘快趕到那兒去,並且把東西搬走,好嗎?她真的很生氣。謝謝你。」

法蘭克又打了另一通電話,然後才把手機關上並扣在皮帶上。「她可以等我。當我離開這裡的時候,事情都辦好了。」

我笑了笑並且點點頭。「很高興與你見面」,我說。

他坐了下來,「不好意思,醫師」,他羞怯的說,「這就是我的工作。」

法蘭克穿了一件修補過且褪色的牛仔褲、一雙工作靴以及一件沾著油漆的T 恤。

「讓我來猜猜看」,我問道,「你是承包商嗎?」

「是的」,他說,並且遞給我一張名片,上面寫著:「法蘭克居家修繕,為你打造一輩子的美好記憶」。

「很棒的名片」,我說。

「謝謝你,醫師,但是我的生意並不好,特別是目前的經濟,實在不景氣。」

「所以,你是因為工作上的問題才來找我的嗎?」我問道。

「不是」,他嘴角有點扭曲著笑著。「是我太太要我來的」,他真正笑了。「事實上,是某一天我們在廣播裡聽到一個東西,主持人們好像正在討論注意力缺陷或注意力不足過動障礙症等問題,他們談到什麼人會罹患這些疾病,以及患者會有什麼樣的反應…」法蘭克開始有一點兒不好意思,「嗯…我的太太說,『這些症狀聽起來與你的行為很像,你應該去檢查一下。』因此我才會來找你。」

我不確定法蘭克真的認為他罹患注意力不足過動障礙症。許多擁有注意力障礙的人,多半都有一些徵兆,但是數十年來,並沒有對這些徵兆進行任何評估與判斷。在法蘭克的太太的命令下,他決定尋求治療,雖然也可能是一時衝動,但就像許多其他人一樣,他最後終於處理了一個影響他生活的長期問題。

「我很高興你來找我」,我對他說,此時他的電話又開始響了起來。他關掉手機,然後道歉。

「一直以來都像是這個樣子」,法蘭克說,「有點像是這一行的特質。剛剛那事情是這樣的,我應該要告訴我的一個工人,請他把留在工地的裝載廢料桶移走。那通電話是我的客戶打來的;她快要氣死了,因為她周六要為女兒舉辦一個舞會,可是那個廢料桶卻仍在那裡…」

「所以,你忘記告訴你的工人,把它從客戶的車道搬走?」

他點頭說,「是的。」

我繼續往問題裡問,「法蘭克,是這類問題,讓你來找我的吧?」

我發現他緩緩的陷入椅子裡,彷彿承認這個問題,像是千金壓在他的肩頭般沉重。

「當我與太太聽到那個廣播節目時,他們形容這這些患者『心煩意亂、健忘、不安…』,這就好像…好像我一樣。」當他緊張的晃動著椅子時,哈哈的笑了起來。「好險她提醒我三次今天與你的約定,否則,我一定會忘記。」

他並未將這件事情看得很嚴重。他能這麼做,是一件好事;不過,關於「記性」的問題,就不那麼好笑了。以他的案例來看,這是短暫的記憶,或是工作記憶的問題。

試著想想記憶與專注力彼此互動的關係。工作記憶讓你能在短時間裡,記得與處理資訊,並且利用這些資訊做為下一個行為的指導方針――即使你看不到這個訊息(這也就是所謂的「表徵思考」)。這有點像是每日都必須進行的資訊票據交換所。如果工作記憶運作的不好,就會發生很多問題。……

訊息模式化的重要性

當我們提到工作記憶時,並不是討論發生在幾年以前的記憶、或是回想一段模糊的事實或人物。我們所指的是,動態的、正在處理的、而且每天都需要此記憶來處理事情的記憶――這類記憶能夠緊抓著最新資訊,並且處理這項訊息、將它「模式化」以致可以用語言將其形容出來,因此,即使它已經不在你的眼前,依然可以發揮其用途,為你所用。

如同法蘭克的案例,這類記憶或缺少這類記憶時,可能會造成生活上各式各樣的麻煩。因此,它的確是你感到生活混亂的理由之一。

訊息模式化的能力,是解決問題的重要程序,同時也是分析與創造的重要步驟。它可以用於任何事物上,不僅在工作上,它在條理或組織一件事情的過程裡,也扮演極重要的角色。

雖然有些人在把訊息模式化的時候,可能比較習慣視覺化、語言化或空間化,但這依然是一個需要了解、接受與發展的技能。

瑪格教練帶你這樣做!

現在,是真正變得有條理的時候了。

本書最後三個程序規則開始要真正派上用場,它們把所有工作記憶通道連結在一起,並且往跳躍至一個新的思維與體驗。在那裡,我們可以把所有規則融會貫通,並且看到一個更大的全貌――無論這個願景是否與鑰匙遺失、很難與同事溝通對談、或是從現在起的十年後想要變成什麼樣子等。

現在就讓我們一起看看,可以幫助加強工作記憶的方式有哪些――這是邁向更有組織之路的其中一個重要步驟。

關於如何增進訊息模式化的能力的技巧,這裡與前幾個章節將有些許不同。我會利用在「記憶領域」裡的專家們經過驗證過的建議,特別是哈佛醫學院神經學家暨《美麗大腦與美麗的你》(Beautiful Brain, Beautiful You)一書作者瑪利.帕辛斯基醫師,以及位於紐約「新海德公園帕克猶太研究所的健康照護與康復療養院」的阿茲海默症中心所長瑪莎.沃弗(Martha Wolf)的洞見。

有一些她們使用的記憶增強技巧,是已經經過證明的;有一些則是普通常識或是經過康復中心嚴峻的測試考驗。這些康復中心裡癡呆症病患所使用過的方法,讓我們可以先暫停下來,正確的看待我們的組織化、條理化的挑戰。

無論哪一種方式,都可以幫助我們加強與改善我們的記憶能力,以及更有效的把訊息模式化。

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