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脫會議!減去1/2會議的效率工作法

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內容簡介

  BP日經雜誌好評連載
  最受上班族歡迎、網路瘋狂轉載的職場文章!

  全日本各大企業經理人齊聲附和, 「沒錯,我開會就是遇到這些問題……」

  輕鬆提升20%業績,史上最具革命性的開會方法!
  時間頻率人數,通通減去50%
  結束會議災難,提升決策效率
  重點資料報告,量化會議目標

  受夠「會議資料宅」製作華而不實的圖表,報告卻沒內容嗎?
  厭倦害怕主動溝通的「草食會議動物」,不斷拖延工作進度嗎?
  不想在有名無實的合議制下,成為舉手部隊的一員嗎?

  捨棄數字堆疊和長篇大論,數據報告要透過「比較」才有觀點!
  不要每次開會報告都說「大概」、「可能」,要訂定量化目標一步步達成!
  舉手表決不能解決問題,與會人員必須充分研究資料,向報告者提出建設性問題!
  表述評論將造成一廂情願的偏誤判斷,開會務必提出數據資料佐證論點!
  會議不是必要之惡,充分將品牌內部化,運用社群媒體取代例行進度報告會議!

  本書第一部分從提問開始,點出會議可能的缺失,並整理出檢核會議效率的檢查點。第二部分則提供改善會議的有效步驟,暢通組織內部溝通。第三部分介紹取代會議的方法,讓減少會議的計畫能夠徹底執行。

作者簡介

橫山信弘

  BP日經專欄作家.人氣企業諮詢顧問

  以簡單且全面的方式,引導企業如何達成營業目標,而不是一昧的增加業務人員工作量。用有「大腦使用說明書」之稱的神經語言程序學(Neuro-linguistic programming)理論為基礎,向企業說明如何增加員工的工作動機。橫山信宏的企業講座在日本擁有高人氣,一年開課一百堂以上,超過五千名企業經理人參與。

  生於名古屋,1990年代進入IT產業,1997年轉職日立製作所。現職為企業顧問,提供建議達成組織設定目標。

  著有《橫山信弘 提升營業力UP》(橫山信弘的組織營業力□□□DVD1~4)。

譯者簡介

黃約雯

  東吳大學日本語文學系畢業。譯有《阿拉搜!韓國:從韓劇看韓國人生活大小事》一書。yuewenh2012@gmail.com

 

目錄

推薦序--會會開!開會會!都不如「會開會」!/ 何啟聖
序言--不停止開會的話就來不及了

PART Ⅰ
被會議拖垮的公司

第一章 你會議中毒了嗎?
上班只是為了開會
無法停止無效的會議
 
第二章 開會究竟哪裡出了錯?
企業組織結構改變,會越開越多
會議開銷一人「一分鐘50日圓」
誰說開會一定要在會議室
濫用視訊會議

第三章 無法停止開會
為什麼一定要看到「臉」?
有名無實的合議制
一味「IT化」招致會議中毒

第四章 會議中的溝通失誤
會議整合的困難
和電視名嘴一樣的評論無法解決問題
利用「定量表達」設立目標

第五章 你有會議憂鬱症嗎?
人生中最慘的會議
將會議寵物放生吧!
PART Ⅰ重點整理

PART Ⅱ
脫離會議指南

第六章 第一步: 寫下會議名稱、頻率、時間、參加人數、目的、成本
停止開會前先應該做的事
如何管理會議?

第七章 第二步: 確認計畫何時開始?何時完成?達成多少?
好主管該怎麼做?
令人放鬆的開會環境
定下計畫目標時間和數量

第八章 第三步: 徹底執行!減少「八十分員工」
好像多多少少有在做……
你的計畫百分百達成了嗎?
有掙扎才有成長

第九章 第四步: 除了資料,還是資料!用資料取代會議
除了資料還是資料
開會就像F1賽車的進站維修
「比較」才能掌握關鍵
不能有藉口馬虎
失敗的資料

第十章  第五步: 最重要的是行動改善
別陷入思考謬誤
魔法般的會議常用語
脫會議的最後步驟
PART Ⅱ重點整理

PART Ⅲ
為了使組織變好

第十一章 主管,加油!
某位經理人的掙扎
雖然不開會偶爾會感到寂寞

第十二章 內部品牌化
即使在宣傳上投入金錢……
放棄開會就會得到顧客喜愛

第十三章 公司內的社群媒體
比報告會議有用多了
用「自言自語」拆除組織內的壁壘

第十四章 循序漸近的「脫會議」
慢慢開始進行吧!
試著說服主管
將會議室的門變不見吧!

第十五章 救救那些「會議難民」吧!
你會失去工作?
在居酒屋發牢騷的會議不能改變任何事

第十六章 企業以外的組織,也應該「脫會議」
絕對做得到
政府和學校都要「脫會議」
PART Ⅲ 重點整理

結語

 

推薦序

會會開!開會會!都不如「會開會」!∕何啟聖

  相信很多上班族都會遇上同樣的困擾,只要在工作上出現難題,第一個反應就是──召集一個會議解決。然而,事實上,會議真的是解決問題的唯一良方嗎?捫心自問,我們在職場上開了多少次會,但真正解決問題的有幾次呢?因此,學會如何開會,在企業經營及個人績效上,都是非常重要的課題。

  曾經有這麼一個統計,九五%的會議,只有上台報告的人有準備,其餘的都只是在台下聽聽而已;八七%的會議結論是,「下次會議再做結論」;九二%在會議上的提議與回答,都沒有超過五分鐘以上的思考。還有一個統計指說,會議桌上的書面資料超過三頁,超過八成以上的與會者不會完整看完。

  試想一下,上述的統計,是不是完全符合我們在職場上的開會經驗呢?如果真是如此,那麼會議豈不催生出一種不去深思的文化。我歸納一下就是我們在會議上的發言,等於大腦在極短的時間內,接收到極其片面的資訊,再加上個人過往的工作經驗所得出來的結果。這樣的會議品質低落得如此可怕,但卻是每天你我所處的職場上發生。

  橫山信弘的新作《脫會議!減去1/2會議的效率工作法》提供了看待會議、組織會議、主持會議及參與會議的諸多嶄新觀點與思惟,惟有能把會開好,再來召集會議,不然就是浪費資源,更嚴重的還浪費生命,完全無助企業成長及個人發展。作者取名「『脫』會議」當然重點強調,要降低會議召開的成本及提高會議結論的效益,但是,我個人的拙見倒認為這「脫」字取得妙,有種超越的意涵,也有改頭換面的隱喻在其中,透過本書,讓我們超脫過去會議召集的迷思,嘗試改變會議的風貌,試圖產生不同以往的效果。

  以我個人的經驗,為了使會議達到召開的效果,我一定在會議前,將報告人的資料仔細看完,再把我預備要在會議中表達的意見,先行告知報告人,好讓他心裡有數,可以預先做好回覆的準備。到了會議進行當天,就如之前溝通的「照表操課」,不但我能夠針對報告完整的表達意見,報告人也能從容的做有系統、組織的回應,很快的就能凝聚共識,做出結論。

  在現今低薪時代,找到一份工作已屬不易,更何況一份「好」工作,因此,當我們有工作做的時侯,一定要設法讓自已藉由工作展現自己的能力與才幹。郭台銘說,魔鬼藏在細節裡,而我要說,在職場上致勝的關鍵也在細微處。如果工作千頭萬緒,你不知道該從什麼地方下手來發揮所長的話,那麼就從這個上班族都在用,卻怎麼用都覺得不受用的「會議」開始改變起吧!

(本文作者為職涯規畫專家、龍巖集團公共事務處總經理)

 

詳細資料

  • ISBN:9789862724149
  • 叢書系列:生活館
  • 規格:平裝 / 224頁 / 15 x 21 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
 

內容連載

◎序言
不停止開會的話就來不及了


這是某間公司面臨的情況。

這家公司每個星期都有例行的營業會議,營業經理和六位課長,以及兩位董事都一定會出席參加。

「你們到底都是怎麼教育新人的啊?不是常常告訴你們:不直接做給他看、不說給他聽、不讓他自己做看看、也不稱讚他的話,人是不會動起來的。身為課長,自己若不能更加努力帶動部屬的話是不行的。懂了嗎?」

營業會議幾乎每次都要花上四小時,會議室裡董事們的喝斥聲總是不斷迴響。課長們個個表現看似乖巧假裝有在聆聽,經理則是低著頭,一刻也不肯把目光從會議資料中移開。

我已經旁聽了這個會議無數次,終於徹底了解到,就是因為這些冗長的會議,導致了公司組織無法順利運作下去。在工作場合應該充分發揮領導能力的課長們,每到了會議就會開始精神萎靡,自信心也逐漸地喪失。

於是我以顧問的身分提案,大膽要求公司減少營業會議的次數。甚至還拜託兩位董事,今後不要再參與會議。

從此,原本每周四小時的會議改為兩周一次,而且縮短為三十分鐘。本來一個月要花十六個小時來開會,如今計算下來只剩下一個小時。

課長們很明顯地開始有了幹勁,不但在各自的領域中展現了自主性,銷售成績也漸漸地在向上提升。

我所做的,也不過是減少開會的時間而已。但公司的萬惡來源,正是這種會議本身。

當然事前的遊說溝通也需要許多時間。因為用了半年的時間,和董事們培養彼此的信賴關係,才能成功說服他們不再出席會議。

這就是我開始挑戰「脫會議」的契機。

關於開會,我有一些痛苦的回憶。

以前我曾處在一個可以說是「會議中毒」了的職場環境中。由於業績始終不見起色,主管每次在開會時總會逼問:「該怎麼做才好?要賣什麼才好?」,而我們就得分析數據製作資料,還要與各部門進行協調,一整年的會議就這樣不斷重複相同的事。

每當主管質問「要怎麼做才好?」時,我們就會思考新的提案,但就在公司持續內部調整下,新點子不斷被腰斬,最終在什麼都沒有實行的情況下虛度。然後主管在會議中又重頭再次逼問「應該怎麼做才好?」這樣的情況不斷循環著。

由於什麼都無法實行,當然也不可能會有什麼成果。僅僅是開會時彷彿扮家家酒般重覆議論著,過程中大家開始產生無力感,陷入了無法好好思考的狀態。

當時的我戲稱大家是「會議寵物」。也就是當主管說要開會時,就不會有任何異議地直接朝會議室走去。接著聆聽主管的演說,與上個月提出的方針或標語即使完全相反也只是點著頭,被指派製作資料就做,被命令去跟其他部門協調,接著就開始不停地出差。

不知不覺,我也進入了「開會憂鬱」的狀態。只要踏入會議室,腦袋就會一片空白,身體也會感到不舒服。不但一點都感受不到組織的進步成果,自己的辛勞也沒有獲得認同。就只能這樣感受失落和空虛,度過每天沉浸在會議中的日子。

世界上存在著會議中毒的經營者和經理人們。

他們每天就是開會,然後移動到下一個地方,繼續開會,接著又再前往別處,不斷地重覆。他們的工作內容就是開會,為了開會搭乘新幹線或飛機到處出差。

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