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交辦的技術:當主管就該懂的帶人訣竅
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內容簡介

 觀念清晰:清楚說明「交辦」的意義與好處,讓你一點就通!
     
 方法有效:別讓實際操作與說法,壞了你的善意,最有效的做法在這裡!
表格實用:交辦時該注意的眉角,有了表格不怕「漏勾」!

  ‧哪一種交辦流程,一定會做出成果
  ‧怎樣的溝通頻率,不會拖延進度
  ‧照著哪些表單控管,事情不出包
  ‧交辦工作,不必等到對部屬有信心
  ——這樣交辦,他有成就感,你好輕鬆!

  「把工作交辦出去的關鍵技巧,不是等到部屬有能力完成才交給他;而是就算部屬可能做不到,也要硬塞給他。」──小倉廣

  ‧交辦給別人,還得花時間教,自己做比較快。
  ‧萬一出問題,還不是我要收爛攤子。
  ‧萬一他的表現太差,會影響業績。

  很多主管都有以上心態,以為順手把工作做完就好了。結果是,主管越來越忙,累垮自己不說,自己和部屬都沒辦法再成長。另外,也有主管因為不知道怎麼交辦工作,而大感苦惱。這顯然是很多工作者的一大頭痛問題。

  幫助三萬名主管脫胎換骨的小倉廣認為,部屬的經驗與素養一定不如主管,所以,主管交辦工作給部屬本來就會有風險,主管該思考的是,如何把風險降到最低、損害期間控制到最短。作者提供一套保證不失敗的交辦技術:

  ‧交辦工作,不必等到時機成熟
  ‧除了三種工作,手上的每一件事都能交出去
  ‧勉強部屬的能力,那是栽培他;勉強部屬的意願,那就一定會失敗
  ‧想要提醒部屬,怎樣說會有效果,怎樣說會有反效果
  ‧哪一種交辦流程,一定會做出成果
  ‧怎樣的溝通頻率,不會拖延進度
  ‧照著哪些表單控管,事情不出包

  本書有豐富的職場故事,還提供了多種應用清單,幫助你掌握交辦工作的各種眉角,解決你的帶人煩惱,讓你和部屬一起邁向下一個成長目標。

專文推薦

  蔡定遂 台灣阿克蘇諾貝爾塗料公司總經理
  張晏源 敦陽科技第六事業群金融業務處副總經理
  黃逸華 台塑集團台塑網公司能源服務處副處長

 

作者介紹

作者簡介

小倉廣


  管理諮詢顧問、小倉廣事務所股份有限公司社長。
  大學畢業後,進入「立庫特」(Recruit)人力資源服務公司,先後任職事業企畫室、編輯部、組織人事諮商室。
  之後,進入日本軟體廠商「SourceNext」公司,擔任常務董事等職務。

  曾任大企業中階管理職、新創企業主管,最後創業成為中小企業經營者,在企業組織的各個階層有豐富的歷練。
  三十多歲時,在團隊管理上遭遇失敗,後來以自身經驗為基礎,成為「開發領導力」的專家。
  目前,從事企業組織建構與人才培育,協助主管與部屬建立良好關係。
  此外,主持小倉廣「人間塾」研習社團,與眾多同好研習東方哲學,目標為提升待人處事的能力。

  著作有《交辦的技術》《成功者的手感》(大樂文化出版)《30歲開始的法則》《「認為自己做比較快」的病》《憂鬱社長開創偉大航道的20個領悟》等。

譯者簡介

林佑純


  淡江大學應用日語系畢業,曾在日商企業擔任祕書,現為專職譯者。
  熱愛旅遊及接觸世界各地文化,相信任何類型作品皆有迷人之處。
  翻譯作品類型有奇幻、文藝、心理、財經、休閒等,期許自己成為廣度、深度皆具的日文譯者。
  譯有:《拿出數字概念,老闆給得更多!》《向上管理的技術》《主管不管員工才會變聰明》(以上皆大樂文化出版)。

 

目錄

推薦文1 我的長期困擾,終於找到解答  蔡定遂
推薦文2 顛覆一般經驗的洞見  張晏源    
推薦文3 眉角知人心,交辦見格局  黃逸華
作者序 帶人訣竅,都在交辦眉角裡

前言 當主管第一件要學的事
放手讓他做,他就會成材
交辦失敗,會摧毀一個人
糾正「無法交辦」心態的訣竅

訣竅一、做中學,你硬塞給他就對了
交辦工作,不用等到「對他有信心」 (附表單)
成長,都是勉強來的  (附表單)
你得「保障」他的失敗機會  (附表單)
想培養他,就從「份外」工作開始  (附表單)

訣竅二、硬塞前,先慎選人與事
交辦標準,不是看他做不做得到 (附表單)
三種工作,千萬別突然硬塞 (附表單)
預防災難,你得會看人 (附表單)
菜鳥和老鳥,交辦方式肯定不一樣  (附示意圖)

訣竅三、交辦時,務必說清楚、想明白
勉強他的能力,不要勉強他的意願  (附示意圖)
他有沒有個人目標,會影響工作成敗 (附表單)
不合理的工作要求,交辦給誰最好? (附表單)
他不是你的分身,做法不一樣,千萬別跳腳  (附表單)

訣竅四、提高要求,讓他發揮到極致
不要求,就不叫栽培  (附表單)
主管不怪罪別人,他從你身上學會負責  (附表單)
嚴格一定要,體恤也不能少  (附表單)
你檢討太久,他聽起來是責備  (附示意圖)
       
訣竅五、他在做的時候,不隨便干預
用人不疑,疑人不用
你強給意見,他就不會思考了
你一催促、提建議,都會影響他的自主性  (附示意圖)
想提醒他,這樣說有效,那樣說只有反效果  (附表單)
       
訣竅六、定期溝通,他一定照進度
部屬習慣悶著頭做事,這樣做就安啦 (附表單)
支持他,避免盤問他  (附示意圖)
你的理解比嘮叨好用  (附表單)
注意,沒訂期限的事就別想有進度  (附示意圖)
       
訣竅七、給他武器,提升他的戰力

想培養出全能的人才?這樣想就錯了  (附表單)
給武器,讓他至少能拿七十分  (附示意圖)
這樣做,你不必嘮叨,團隊一樣自動做到  (附表單)
同樣的話,你說是教訓,同事說是分享  (附示意圖)

 

推薦序一

我的長期困擾,終於找到解答

台灣阿克蘇諾貝爾塗料公司總經理  蔡定遂    


  二○○四年底,我剛從台灣ICI Paints財務長調任香港ICI Swire Paints的總經理,大家都在慶祝聖誕節及新年,我則是在辦公室內苦思我該怎麼制定香港公司未來五年的策略計畫。

  說真的,那時我真的覺得很擔憂,因為我除了財務的知識與經驗之外,鮮有其他領域如銷售、行銷、市場、人力資源等的經驗,更何況我對香港市場的了解很有限,也從未做過一個完整的五年的策略計畫。可是我的上司要求我在兩個月內要完成香港公司的五年策略計畫,這是對我很大的挑戰。

  我用了一個月的時間做好了策略計畫,然後向我的上司報告,但很快的被退回,他認為這樣的策略只是一堆的wish list,而非可行的行動計劃;也不能真正替公司創造可以持久的勝利。因此,我重新再來一次,幸好我有一群很有經驗的經理們,從他們身上學到很多有關香港市場的現狀與挑戰,我們的優勢與缺點等,因此我們的策略計畫才能在第二次報告時通過。

  現在回想這件往事,我很感謝我的上司對我嚴格的要求,但同時也能信任我可以完成他的要求,也願意放手讓我去試驗我的想法。這些不管是成功或失敗的經驗,對我後來的工作有著莫大的助益。

  我認為專業經理人對公司的責任之一,或者說最重要的責任之一,就是培養公司未來的經理及領導人才。但是常常讓我覺得很困擾的就是:我該用何種方式去鍛鍊他們的能力、培養他們正確的思考與價值、養成一群能在未來承擔更大的責任與領導公司未來向上發展的人才。

  我也發現,要達成這個目標的最大的障礙,往往就是自己。譬如說,我是一個很怕浪費時間的人,也很討厭等待或不確定的風險。因此我交代工作時,習慣性地會告訴他們我要的是什麼、格式內容是什麼、完成的方法或步驟一、二、三等等。後來我發現,雖然同仁們可以因為我這樣鉅細靡遺的解說,而少犯一點錯誤或節省一點時間,但有少數的同仁會因此習慣性地等待我的指令,而缺少主動積極去解決問題的意願。

  有時候我也會擔心同仁沒有足夠的能力完成我交代的任務,因此為了節省時間,往往寧願自己做,不然就是將有挑戰性的工作集中在幾個能力比較強的同事身上,但是這樣又會製造勞逸不均、工作過量的問題。

  這些問題常常困擾著我,一直到我看到這本由日本有名的人力資源專家小倉廣所寫的《交辦的技術》,我才了解我過去的問題在哪裡。或許是因為擔心員工能力還不成熟,也或許是擔心他們失敗而影響到工作的進度,因而對待同仁的方式有點像對待小孩一樣,不給他們太多有挑戰的工作,這些挑戰性高的工作往往集中在幾個資深經理或能力較好的員工。

  但是這樣只會養出一小群能力優秀的A級員工,但一堆能力有限及戰鬥意志不高的B、C級員工。我也會常常擔心他們走錯方向或做錯,因此會出手干預他們的方針或作法,這樣也只會教出少做少錯,或只會等待指令的員工。

  真正培養優秀員工的方法,就是將工作交給他們,讓他們在摸索犯錯中,淬鍊他們的能力。要定期追蹤他們的進度,以開放式的問題引導他們到正確的方向,不要隨意干涉,且提供適當的支援與資源。這真的並不容易,但是要培養出能夠青出於藍的下一代企業領袖,所有管理階層都必須培養「放手」的認知與習性。

  回想起我過去的上司所對我做的嚴格要求,以及他對我的不干涉主義,放手讓我做我認為對的事,這些又辛苦但又極有價值的經歷就是讓我成長的主因。我希望也能像我的上司一樣,培養出新一代公司的人才,讓我們的未來更強大、更卓越!這本《交辦的技術》對我過去的困擾提供了清楚的解答,相信對很多企業主管,也能提供一個可行的路徑,來培養更多的人才。

推薦序二

顛覆一般經驗的洞見

敦陽科技第六事業群金融業務處副總經理  張晏源    


   一個追求成長的企業,一定會需要各種優秀人才,也一直都在尋找適合公司長遠發展的人才,除了從公司外部去挖角有實力的人員之外,也會在公司內部舉辦各式各樣的教育訓練,希望透過教育訓練,為公司的發展儲備未來的人才。
 
  但是,我發現,許多公司內部的教育訓練只教員工工作上需要的技能,如產品知識或簡報技巧,都忽略了如何讓員工面對更有挑戰性的工作責任,來進一步提升自我的成長。如果你對這個課題很有興趣,但不知如何去發展的話,《交辦的技術》提供相當多的實務經驗,讓您得以一窺堂奧。

  要如何讓部屬願意接受更有挑戰性的工作?基本上這是一件很不容易的事,作者認為,不論部屬是否已經準備好,主管就是要把工作交付下去,主管自己才能有更高的工作效率;而「交付工作」因此也能成為栽培人才的機制。在過程中,主管不能出手指導部屬要如何完成工作,因為一出手,工作又回到主管的身上,部屬也就失去成為主角的機會了。

  這個觀點與做法其實滿顛覆一般人的現實經驗,但卻又直指一般業界實務的問題核心。我因為工作機會認識許多業界的業務人員,他們在公司內部每周都會召開業務會報,在會議的過程中都要檢討業績數字是否如期如實進來,所以他們的主管大部分都是以「指示工作」來代替「交付工作」,希望能在最快的時間內完成重要的緊急事項,我也觀察到,這樣做的結果,事情的確是完成了,但部屬卻成為執行命令的機器人,公司完全缺乏對人才的栽培及領導能力的訓練,部屬也不會對公司產生任何歸屬感。

  作者以本身過去的歷練,提醒許多在交付工作時所需注意的「眉角」,其中我覺得最棒的是對於主管應持有的心境的比喻,主管對部屬應該要像「在舞台旁守護孩子的鋼琴發表會」的家長一樣,你知道在整首演奏中,孩子的關卡在哪裡,開場是不是一個好的開頭,難關是不是順利通過,最重要的是不能衝過去幫孩子演奏,只能在旁邊相信他會成功。這應該是一般主管很難達到的境界,但卻是非常值得努力的方向。

  帶人的工作真的勞心又勞力,不是一件簡單的事,幸好,作者在本書中提供許多要注意的眉角以及實用的表單,來協助主管們能準確地將工作交付下去,不只能順利完成工作,也能達成栽培人才的目標,相信對各階層的主管都能帶來觀念上的啟發與實務上的改善。

推薦序三

眉角知人心,交辦見格局  

台塑集團台塑網公司能源服務處副處長  黃逸華    


  「交辦」這件事真的有很多眉眉角角,不僅是一個領導者與被領導者的單一對應關係,更是和同儕之間的競合局面。身為領導者,不僅要帶出一個(群)足以貫徹績效目標的部屬,更要打造出一個足以實現經營主管意志的團隊,當然,隨之而來的就是和同儕之間的競合博弈,加總起來就構成了企業政治學。

   所以,在多年的職場生涯中,我觀察到有兩種主管帶人風格,第一種風格是擔心部屬有一天會壓過自己,因此先發制人,拒絕讓同事成長。固然這也是生存哲學的一種,但也通常會發生欠缺績效、疲倦挫折的問題。另一種風格則是完全放任,但結果也會產生因循怠惰、績效無蹤的問題。怎麼辦?壓也不對,放也不對,其實關鍵在格局。

  我曾在外商工作,經過幾年,自認出力不少,跑去找董事長,表達希望晉升。董事長的回答十分耐人尋味,他說,不管我績效如何突出,如果不能找到足以接任的人選,儘管管理範圍越來越大,也無法晉升。

  一語驚醒夢中人,我的人事思考馬上從立刻完成任務轉變成培養繼任人選,甚至每當新人報到,我介紹工作任務時的最後一句話一定是,「你們的唯一目標就是取代我。」而我的同事也能在正面積極的態勢盡情發展能力。因為樂於擁抱競爭,所以我也能順利找到我的繼任人選,朝更大的舞臺前進。

  主管自己的格局變大,就不會對培養人才有所顧慮,自然樂意把工作交辦出去。本書給我的最大提醒是,身為主管的我們,總是陷入追求短期績效或長期發展的兩難。但作者斬釘截鐵地說,交辦工作之後,部屬有自己的做事方法,主管「就算無法接受,也要忍耐再忍耐」。
    
  不過,忍耐的基礎是「提高要求,讓他發揮到極限」,因為追求極限,所以難免會犯錯,所以還得「保障他的失敗機會」。爲什麼?因為失敗才是最好的老師,身為主管,我們了不起只能當助教,和同事一起理解失敗的根由,為下次成功累積籌碼。

  《交辦的技術》可以說是一本專業經理人的演出手冊,告訴這群已經取得入場券的人,在格局與人心開展之間,展現自己最得意的姿態。

作者序

帶人訣竅,都在交辦眉角裡


  有些主管,私下常常有這樣的心聲:

  該如何栽培部屬呢?好像都找不到適合的方法。
  要怎麼提升自己的工作技能?
  工作多到快把自己壓垮了。到底該怎麼做才能輕鬆一點?
  從以前就很想改善工作效率。卻忙到不知該從哪裡著手。
  工作忙到連思考自己的興趣、進修時間跟充實私人生活的時間都沒有。

  乍看毫不相關的五個疑問,答案其實只有一個。那就是,將你的工作「交辦給部屬」。只要能順利將工作交給部屬,大部分的煩惱都可以解決。交代工作的方法,不用別人說你應該也很清楚。但不知道為什麼,工作就是沒辦法輕易交給別人。本書就是要分享如何將「無法把工作交給別人」轉變為「順利將工作交辦給部屬」的方法。

  「把工作交辦出去」是當主管的人,第一件要學的事,但很多人對這件事都有困擾,甚至還有人私下告訴我,因為他沒辦法把工作交辦出去,所以不想當主管。我想,「無法把工作交辦出去」的人主要是擔心「他做得沒我好,我事後還要重做一次,不如從一開始就自己做。」

  但這正是主管的盲點所在,把工作交出去的關鍵技巧,不是等到你認為對方有能力才交給他,而是「就算對方可能做不到,也要硬塞給他」。也許有人會認為,「把工作硬塞給部屬」有點誇張,甚至有點不合理。但事實上,這就是工作的價值。做生意原本就伴隨了一定的風險。在商場上,沒有零風險的商機。把工作交代給部屬,也是一樣的道理。

  部屬的經驗與素養一定不如主管,所以,主管授權給部屬本來就是有風險,主管應該要思考的是,要如何把風險降到最低、損害期間控制到最短,這樣就可以了。因此,主管應該找出幾個可行的方法,決定之後,再挑戰降低風險的做法。但究竟要怎麼做?本書分享了相關的具體方式。

  將工作交辦給部屬,能達成所謂的雙贏局面。上司能提升工作效率,部屬也有成長機會。對所有需要帶人的主管來說,這是深具魅力的一種工作挑戰,值得所有主管勇敢嘗試。不,應該說是非試不可。希望本書能幫助你體會到「交辦工作」的藝術,讓你和部屬都能同時提升職場的工作能力。

 

詳細資料

  • ISBN:9789869021340
  • 叢書系列:Biz
  • 規格:平裝 / 224頁 / 14.8 x 21 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
 

內容連載

1放手讓他做,他就會成材

我的工作是組織發展與人事顧問,在職場上被稱為「培養人才的專家」。習慣在工作上協助企業主培育人才的我,有時候也會回顧自己的能力是如何培養而來的?此時腦海中總會浮現年輕時發生的一件事。

■我曾經因為「接辦工作」,快速成長

在我二十九歲那一年,由於人事異動的關係,我從內勤的事業企劃部轉任顧問職務。調職到新部門的第一天,新主管剛看到我就直接跟我說:「小倉,來得正好,歡迎你。我現在正要跟剛簽約的客戶進行第一次會談,跟我一起去見識見識吧!」

我鼓足氣地回了聲「是」,深覺自己何其幸運,才剛上任,就可以觀摩到憧憬已久的專業顧問會談現場,沒什麼比這更幸運的事了。可惜這份喜悅並沒有持續太久,因為接下來我馬上就陷入了水深火熱之中。

就在搭計程車前往對方公司的十幾分鐘車程上,新主管突然對我說:「小倉,接下來我們要去拜訪的公司,就由你來擔任負責的顧問。提案書的負責顧問欄寫的就是你的名字。

工作內容是『設計注重成效的人事制度』,期限是六個月。我已經跟他們社長說過小倉是個資深顧問,對於人事制度非常瞭解。接下來就交給你啦!」

「什麼……!?」由於事出突然,一時之間我也不知該怎麼回答。畢竟當時我連顧問該做什麼樣的工作都一無所知。不僅如此,連「注重成效的的人事制度」該有什麼內容、要怎麼設計也不清楚,更不用說,當時的我根本就不是什麼資深顧問!

計程車抵達那家公司,主管還在付車錢的時候,我的腦袋仍處於混亂狀態。進了大樓之後,在櫃台人員的引導下,我們逕自往社長辦公室走去,就在此時,我下了決心,我告訴自己,總會有辦法的,眼前也只能先說謊矇混過去了。

六個月之後,我徹底實現了當初的「謊言」,對方絲毫沒有察覺到我其實是個外行人,而且還是第一次擔任人事顧問,因為不管是佯裝資深顧問的言談舉止、或人事制度的相關計畫,都讓我順利完成了。原來,只要想做還是辦得到,搞不好我還真有兩把刷子呢!

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