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30秒決定老闆聽不聽你的:不懂向上溝通,再好的提案都不會過

30秒決定老闆聽不聽你的:不懂向上溝通,再好的提案都不會過

Speaking Up: Surviving Executive Presentations

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內容簡介

  黃金 30 秒,決定你職場影響力

  你才華橫溢,但一跟老闆報告就手心冒汗?
  你是否曾熬夜準備給大老闆的簡報,但上台不到幾分鐘,
  卻發現主管們開始心不在焉?
  到底是出了什麼問題?

  你人生當中最難纏的聽眾,就是聰明、經歷豐富的主管。
  歡迎來到長字輩的世界。

  組織高層另有一套遊戲規則,老闆們的世界充滿各種挑戰與快速變動,忙碌、壓力異常、沒耐心是他們的工作常態。

  向上溝通用一般簡報技巧、講故事都可能失效,只會使他們不耐煩。主管們雖然資深,但是絕不是你我的父執輩,別祈求他們給予諒解與同情。他們沒空聽故事,不是等著被激勵,對於切入重點的耐心只有 30 秒,需要你快速提供有助於決策的清晰資訊!

  作者吉伯特累積 10 年研究和數百次訪談,請來 22 位高階主管實境演練,讓他們親自告訴你,搞懂高階主管的關鍵,幫助你從容應付簡報的7大挑戰:

  ● 時間被縮短    ● 台下心不在焉    ● 發生意氣之爭    ● 決策者離席
  ● 主題轉了方向    ● 台下也開講    ● 討論太熱絡

  寫給所有必須向高層進言的人,給你商學院學不到的高層生存法則!

本書特色

  1.    22位高階主管當你的教練,教你商學院學不到的溝通法:
  深度訪談22位高階主管,讓我們切身感受,他們身處在企業最高層的殘酷無情生活中,如何生存,進而茁壯。體會他們要聽什麼、討厭什麼,透過他們分享的寶貴心得,幫助我們提升簡報過程中的專業表現,避免簡報的缺失。

  2.    7題簡報模擬考,助你漂亮通過會議室的危急考驗:
  透過會議情境模擬,體驗面對高層簡報時的7大挑戰與應對技巧,學會建構制勝高階簡報的方法。

  3.    不只講簡報技巧,幫你導航到升級人生:
  這些高階主管的經歷,不僅教我們溝通策略,還給我們事業與人生的建議,讓我們學習到他們的發展軌道。無論你最後能否升到高階領導職位,都可以在他們的故事中,看見你自己的航道。

名人推薦

  「這本《30秒決定老闆聽不聽你的》,正可說是市場上諸多簡報書中,針對高階溝通這個死穴的最佳解藥。」──謝文憲,知名企管講師、專欄作家、廣播節目主持人

  「人生有兩個時刻最孤單:死去的時候,還有向高層簡報的時候。」──利克‧華勒斯(Rick Wallace),科磊半導體設備(KLA-Tencor)董事長

  「真希望自己還是小職員的時候,就有人指點我這些觀念。現在的我,會推薦這本書給我們管理團隊的所有成員。」──約翰‧基斯柏(John Kispert),飛索半導體(Spansion)執行長

  「《30秒決定老闆聽不聽你的》之於簡報,就像是童子軍座右銘之於人生:時刻做好準備。」──塔德‧盧瓦克(Todd Lutwak),安賀創投(Andreessen Horowitz)合夥人、
前eBay賣家體驗副總經理

  「本書探討的廣度令人印象深刻,同時又『命中要害』。」──丹‧艾勒斯(Dan Eilers),先鋒創投(Vanguard Ventures)董事總經理

  「對於成功簡報的見解精闢,不僅適用於企業的董事會,也適合國防部的戰情室。」──溫斯頓‧柯普蘭(Winston Copeland, Jr.),退役美國海軍少將

 

作者介紹

作者簡介

費德利克‧吉伯特(Frederick Gilbert)


  心理學家及主管教練,幫助過兩百多位高階主管進行演說和溝通訓練,現為 PowerSpeaking 公司創辦人兼董事長。

  吉伯特取得加州塞布魯克大學(Saybrook University)心理學博士學位之後,曾在矽谷的惠普(HP)和亞美達(Amdahl)擔任品保及企業關係主管職務,並出版過兩本著作:《簡報小兵立大功》(PowerSpeaking),以及根據其博士論文為本的《爵士、搖滾與心理治療革命》(Jazz, Rock and Roll, and the Revolution in Psychotherapy, 1950-1975),也在報章雜誌發表多篇探討溝通技巧的專文。

譯者簡介

顧淑馨


  台灣大學歷史系畢業,淡江大學美國研究所碩士。曾任職中國廣播公司、聯合報系及美國在台協會,並曾兼任淡江大學、政治大學及東吳大學講師。目前專事翻譯,譯作包括《簡單讀懂麥可‧波特》、《逆齡社會》、《更快更好更有價值》、《傾聽沉默的聲音》、《幸福的九個房間》、《通往夢想的10個黃金法則》、《杜拉克跨世講堂》、《新世代科技冒險家》、《全心待客》、《勇敢抉擇》、《雄霸亞洲》等書。

 

目錄

推薦序 黃金 30 秒,決定職場影響力   謝文憲
推薦序 用簡報贏得賞識     史考特‧麥克尼里
作者序 祝你平穩航向成功       利克‧吉伯特

重要概念
前言 學會高層真正要的簡報

第一篇   認識高階主管的世界
第 1 章   我是怎麼摸索過來的
第 2 章   看看高層們過的日子

第二篇   對高層簡報的生存策略
第 3 章   當時間被縮短:拿出30秒版強打訴求
第 4 章   當台下心不在焉:檢視會議進程
第 5 章   當發生意氣之爭:你別當裁判
第 6 章   當決策者離席:解讀會場情況
第 7 章   當主題轉了方向:順勢臨場應變
第 8 章   當台下也開講:保持鎮定
第 9 章   當討論太熱絡:少說多聽

第三篇   建構制勝的高層簡報
第10 章  內容+促進+傾聽+應變=成功
第 11 章  拋開平常的演講招數
第 12 章  簡報風格

第四篇   高階主管給你的事業與人生建議
第 13 章  父母、師長、榜樣
第 14 章  執行長的挑戰
第 15章   事業發展建議
第 16 章  留給後人的典範

結語 高層簡報,你的機會

 

推薦序1

黃金30秒,決定職場影響力/謝文憲


  我常說:「簡報不是您會說什麼,而是要預先判斷聽眾想聽什麼。」而最重要的一群聽眾,就是老闆。職場溝通的主要對象不外乎對上、平行單位的跨部門溝通、對部屬、對外部客戶或是供應商的溝通……等。其中,對老闆的溝通與說服,往往決定了職場工作者的影響力與地位。這些所謂高階主管(CXO)的工作特質,通常顯得格外忙碌、專斷與追求效率,因此長篇大論、說故事、沒牛肉、沒有解決方案的簡報,往往會讓老闆們失去耐心,而這本《30秒決定老闆聽不聽你的》,正可說是市場上諸多簡報書中,針對高階溝通這個死穴的最佳解藥。

  我看過很多口才很好的人,上台都能侃侃而談,但未必能夠長話短說,在面對老闆的關鍵時刻,往往為了展現良好口才,而失去溝通的目標與準頭。然而簡報的架構,就決定了溝通的有效性,若前面 30 秒無法吸引聽眾的注意,做出良好的開場白與展現立場,溝通就已經失敗一半。

  簡報是「有策略」、「有目的」的溝通,也是職場工作者最「不公平」的競賽,一次好的簡報或許成就不了大事業,但可能毀掉一輩子。然而簡報是可以被準備的,跟口才並無太大關連,作者提出「立場、理由、證據、立場」的 PREP 絕妙架構,以及 30 秒強打訴求的概念,的確可以幫助職場工作者無論口才好壞,都能夠在對老闆簡報時找到一帖良藥。

  書中提及許多場景與實例,每每勾起我過往的回憶,那些成功或失敗的簡報案例,其實都在你我的日常生活中,相信您也可以回味無窮、會心一笑的。最後提醒大家:「破題如剪刀,結尾如棒槌」,熟記簡報流程,您一定也可以讓老闆總是聽你的,讓您在爭取資源、說服行動的職場戰役中,屢創佳績,展現您的影響立與專業地位喔。

(本文作者為兩岸知名企管講師、專欄作家、廣播節目主持人)

推薦序2

用簡報贏得賞識/史考特‧麥克尼利(Scott McNealy)


  工作生涯一路走來,我曾經與其他高階主管耗費過太多時間,聽取準備不當的簡報者,把力氣用錯了方向,真的很可惜。那些人固然是希望有助於提高公司的生產力、競爭力和獲利,卻適得其反。組織高層賞識的簡報者,要能夠簡單明瞭、直指重點、提供經妥善查證的資訊。否則就是在浪費時間,而時間是最珍貴的資源。

  本書由頭至尾都在針對這個問題,提供可付諸實行的解決之道。假設你本身就是高階主管,請在你的組織推廣這些觀念,使會議更有成效。如果你是中階主管,本書可以協助你在高壓力、高利害關係的會議上,成功完成使命。這種會議涉及種種充滿不確定的關鍵因素,攸關的不只是你個人的事業發展。

  我認為領導者是天生的,不是靠後天培養。因此高層人士的挑戰在於發掘領袖人物,而非試圖去造就一位領導者。

  在尋覓明日的領導人時,我會注意簡報者怎麼溝通,這是領導能力的一個指標。領導溝通技巧已「烙印在身上」的人,其管理遺傳基因將具有以下 3 種成分:

  •    內容簡要:他們知道,在坐滿高層決策者的會議室裡,時間是多麼珍貴,而能夠馬上說出重點。

  •    視覺輔助:他們明白,簡報軟體的投影片並非會議的重心。他們懂得,高層人士想要在會議上討論重要主題,不想聽你自說自話和播放投影片。

  •    隨機應變:他們天生就很靈活。當現實情況促使他們不可拘泥、死板,他們總能即興創作,在一瞬間變出新東西。

  •    除了這 3 種溝通技巧之外,在昇陽電腦(Sun Microsystems)這種組織升至最高位的人,還有辦法輕鬆自在應對一屋子精明能幹但時間壓力大的高階主管。當會議偏離主題或是出現意見衝突,他們總有辦法讓與會者重新聚焦,並且促使我們做出決議。

  這樣的人很清楚,高層領導人要傷腦筋的問題,比自己個別部門的需求大得多。聽取會議桌上的衝突和議題,把聽到的東西加以簡述,從而贏得與會者的信任感,幾乎成了他們的第二天性。正是那種信任感告訴我,此人是天生的領導者。

  本書作者吉伯特(Rick Gilbert)經由訪談多種企業的高階主管,彰顯出以上這些技巧的本質。這本了不起的著作,把精妙的簡報溝通技巧,切割為可供學習的各個單元。出現在書中的高、中階主管們,有許多令人讚嘆的心得,讀者從中可以學到如何在高層會議上做簡報。你在與會的高階主管眼中,將成為天生的領導人才。

  過去在我的工作生涯中為我做過簡報的人,有很多應該會受益於這樣的一本書,然而當時它當然尚不存在。如今書出版了。各位應用書中的技巧,必定能夠在領導力學習曲線上,省下不少時間。

(本文作者為昇陽電腦創辦人)

前言

學會高層真正要的簡報


  我在 1985 年創辦威力演說公司(PowerSpeaking, Inc),教人如何滿懷信心地做出引人入勝、有助於事業發展的商業簡報。由於大家對這類技巧的需求很大,所以公司經營得十分成功。我們的訓練提供了有用工具,可以讓人做好對部門內部及下級、同級人員的簡報。不過到了 2000 年代初,我陸續聽到中階主管述說他們在對高層簡報時,心中那種忐忑不安的可怕經歷。顯然,高層會議需要完全不一樣的應對之道。有一位客戶就是在坐滿 CXO 的會議上丟盡了臉,才學到這慘痛的教訓。

  誰教你簡報要說故事!

  麥特(Matt)是我們的畢業學員,在矽谷一家市值 30 億美元的公司擔任 IT 副總經理。他為了準備對公司創辦人及最高層長官做簡報,特別請我進行一對一的簡報指導。我透過練習的方式提醒他,要與聽者建立連結,並且對他的核心訊息留下長久印象,運用故事十分重要。相關研究明白指出,在簡報時,講故事比解釋數據更能深入人心。

  麥特在自己部門的簡報會議上說故事,效果很好。但他在對上級長官簡報時,依照了我的建議,採用與業務季報一樣的方法,卻發生嚴重慘劇。麥特用故事來說明一個主要觀點,講沒幾分鐘,營運長便發飆:「你扯這些幹什麼?趕快講重點!」

  麥特的反應就像是扶不起的阿斗,使情況對他愈加不利。他眼帶哀怨看著營運長,結結巴巴地說:「你要我去請教簡報專家吉伯特,就是他交代我,要用說故事的方式……」麥特彷彿在向嚴厲的父親尋求認可。可是營運長不但不認可,反而大吼:「那就把吉伯特給炒了,趕快開始報告。」麥特那一天很不順,我也一樣。

  我這個剛被炒魷魚的演講訓練師,打電話給那位營運長,請教到底哪裡出了問題。我對他說明,研究結果顯示,說故事比提供數據更能打動人,而且故事有助於加深印象。我永遠忘不了他毫不客氣的回答:「我們沒有閒工夫聽故事,我也不在乎留不留得下印象。我們必須接著討論下一個議題、做出決定,再繼續下一個。」

  我頭頂上忽然亮起一顆燈泡!我立刻領悟到,平常我們認知的成功簡報策略,在大多數簡報情境中都有效,可是到了高層會議,卻可能斷送你的前途。與那位營運長的一番對話,使我們公司的業務從此完全改觀。

  高層行事不同於一般

  與麥特公司的營運長交談,令我茅塞頓開,從那之後,我們就一直在研究高層會議的運作情況。我們就像文化人類學家,著手研究人稱「CXO」層級的這個陌生領域,了解他們獨有的一套行事規則。我們提出以下問題:重大的專案和看好的前途,怎麼可能在一次高層會議中,短短幾分鐘便付諸東流?反之,在 CXO 會議室裡成為公司英雄,祕訣到底是什麼?

  為了找尋答案,我們透過視訊深度訪談了 22 位 CXO。他們分享了寶貴的心得,讓我們一窺他們在美國企業最高層,經常是殘酷無情的生活中,如何生存甚至茁壯。他們透露的雖談不上是機密,卻是中階、基層人員一般很少知道的內情。這足以解釋,為什麼那麼多中階主管向 CXO 簡報時,會鎩羽而歸。

  簡言之,這些高階主管分享的心得,可以幫助我們避免簡報時的缺失,提升簡報過程中的專業表現。

  事業一帆風順或是必須另謀高就,其間的差別可能就在於,能不能了解高階主管心中的期待。可惜商學院沒教這些東西,反而往往必須從現實環境的慘痛失敗中學得。各位將會在這本書中,直接聽到這 22 位 CXO 的經驗之談。他們會告訴大家,怎麼向他們做簡報最好。他們的建議可以真正幫助你保住事業、為你的專案爭取到經費,甚至協助你的公司在競爭中搶得先機。各位可以從後續內容中,獲得一切必要的「求生資訊」,讓你在高層會議的驚濤駭浪中存活下來。

  本書共分為 4 部分,每一部分分別探討一項,讓高層決策者投入你的簡報的要素。無論你是在企業或是非營利組織工作,簡報時會面臨的溝通問題都是相同的。

  第一篇深入檢視 CXO 究竟是何等人物。第二篇討論有 7 幾種主要問題,可能使你苦心準備的簡報瞬間變調,也就是「七大致命挑戰」。各位會看到 6 位中階主管的可憐經過,看他們在「桃花心木會議桌」戰場上學到的慘痛教訓。第三篇提供準備簡報的方案,使你能夠讓高階主管保持注意力,而非低頭滑手機。第四篇帶你進入高階主管的內心世界。當你對他們的真實樣貌了解愈多,等來到會議桌前向他們道早安時,就能愈快與他們建立起合作的關係。本書還附有書中所用詞彙的名詞解釋。

  現在就馬上開始吧……

作者序

祝你平穩航向成功/利克‧吉伯特


  在喬治亞州亞特蘭大的可口可樂公司總部,為我們導覽的小姐說:「對中階主管而言,每一季的董事會議都是讓人戰戰兢兢的大事。每隔 3 個月,這個走道上會有一群身穿黑西裝的人排排站,手裡緊抓著簡報資料,眼神透露著慌張。」她還加上一句:「氣氛實在太緊張了,所以我每逢那些日子都會盡量避開這邊。」

  假設你是中階主管,就得每天面對曖昧不明、無法掌控、甚至是混亂的情況。為了達成任務,你必須向高層說明自己的想法,而對上級簡報可能是殘酷的考驗。如果你不明瞭組織頂層的行事規則,那搞砸事業和專案可能只是幾分鐘的事。而你的部屬都仰賴你順利完成簡報,好爭取到必要的「糧草」。或許你在自己的層級發言時自信滿滿,可是再向組織的上層走,當你知道利弊得失影響更大,而且對管理高層的簡報規則也很不同於一般的報告時,信心就有可能瓦解。那麼對高層簡報究竟有哪些守則呢?這便是本書的主題。

  好消息是,這些規則簡單易學:1.了解簡報對象;2.把握重點;3.隨機應變。只可惜有多到不可思議的中階主管(實際比例占 67%),就這麼莽莽撞撞走進高階主管會議,然後由於一)未能一開始就表明自己有何所求;二)準備太多投影片;三)拘泥於預先擬好的腳本,因而拿磚頭砸到自己的腳。這是必敗的事業自殺公式。

  我們過去 10年來一直在研究這個主題,為此訪問了多位「CXO級」的高階主管(C-level),也徵詢了數百位中階主管的意見。各位將在本書中學到的策略,是直接得自高階主管。他們會告訴你,究竟該怎麼做,才會在關係重大的會議上成功。此外,本書的內容都經過數百次課程的「實地驗證」。我們不斷接到畢業學員的回應,告訴我們,他們是如何應用各位將學到的原則贏得生意,和帶動事業發展。

  最後,在本書付梓之際,歐美的債務危機已經告訴我們,全球的經濟前景,後果難料還算是好的,否則最糟的話可能是大難臨頭。本書內容就是這些 CXO 們給我們的事業成功祕訣,這些祕訣曾經協助他們的企業更具競爭力。書中講述的溝通技巧,並非出人頭地的唯一絕殺密技,可是擁有這些技巧,必然是你在未來波濤起伏的水域中,能夠維持船隻不致翻覆的一大致勝因素。

  希望各位讀者會覺得這是一本有趣的書,並且能夠從中獲益。

 

詳細資料

  • ISBN:9789862418413
  • 叢書系列:天下財經
  • 規格:平裝 / 272頁 / 25k正 / 14.8 x 21 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
 

內容連載

第 3 章 當時間被縮短:拿出 30 秒版強打訴求

如果 30 分鐘後,他們還只講到第三張投影片,那就是沒有時間觀念,也不尊重我們的時間。──奈德‧巴諾特(Ned Barnholt),科磊半導體(KLA-Tencor)董事長

在高層會議上簡報,若表現欠佳,影響所及可能非常嚴重。值得進行的專案可能得不到經費;一片光明的前途可能蒙上陰影;高階主管的時間也可能白白浪費。

開會成效不彰造成的生產力損失,可以用錢來具體計算,而且是大筆大筆的錢。假設某一家中等規模的公司,有 5 位最高職位的領導人:執行長(CEO)、財務長(CFO)、營運長(COO)、技術長(CTO)、行銷長(CMO),若其營收是 40 億美元,以此計算他們開會 1 小時要付出多少成本,其數字令人咋舌。他們的薪資、紅利和股票選擇權等津貼,可以參照登載於美國證管會(SEC)的公開資訊。我們計算的結果顯示,讓這 5 個人開一次決策會議,每小時要花費股東 3 萬美元以上!假設這 5 人每週至少開會 2 次、每次 1 小時,則一年的成本為:每週 6 萬美元,乘以 52 週,等於一年 3,100 萬美元。

更可怕的是,據眾家執行長表示,他們所參加的會議,失敗率中數達到嚇人的 67%,也就是說,居然有將近七成的會議成果是零!這些議而不決的會議,一整年下來要讓股東付出高達 210 萬美元的代價(3,100 萬 × 0.67 失敗率)。難怪會有如此之大的壓力,必須避免浪費高階主管的時間。

據巴拉丁集團(Paladin Group)創投合夥人麥克.李昂斯(Mike Lyons)指出,企業董事會的運作,是根據所謂的「注意義務」(duty of care),亦即董事會有責任照管股東的利益。我們可以想見,董事會如果知道對高階主管的失敗簡報,會造成公司如此大的損失,他們必然不會坐視不管。跟這類損失相比,在職員工或股東對公司提出的訴訟,只能說是小巫見大巫。

隨時應變

既然利害關係非同小可,我們便應該做好準備,面對各種可能的情況。這意思就是,要善於隨機應變。倘若你拘泥於事先用心排練過的腳本,卻未能體察高階主管心中煩惱的是攸關全公司的大事,而且他們的想法隨時隨刻在改變,那麼你注定會嚐到苦果。高階主管在你出現的前幾分鐘,可能還在擔心財務、製造或品保部門的問題。

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