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如何不被老闆塞滿你的時間?:十天工作五天完成的進度規劃法,其他時間由我自主!

仕事は半分の時間で終わる!

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內容簡介

  上班工作,你一定遇過這種困擾:

  ‧非常努力完成任務,老闆卻回我:「拿回去,我要的不是這個!」

  ‧這件很緊急、那個馬上要——搞什麼嘛!老是臨時交代,害我進度表寫心酸的。

  ‧比別人早開始,卻還是得加班做,連假日都不得清閒。

  如果能用一半時間就做完工作,其他時間拿來做自己的事,該有多好!

  本書兩位作者津曲公二、清水茂是日本知名的專案管理,以及人才培訓的專家,他們認為「上班,一定要有工作以外的時間,才有充實自己和進步的空間,把自己搞得像拼命三郎、精疲力盡的人,只會加速陣亡」。

  該怎麼做,才不會被老闆塞滿全部的時間?

  ◎工作好比扣鈕扣,一步錯都得重來:

  ‧上班其實不累,累的是重做,老是會錯意,你再努力也是做白工。
  ‧所以,接受指示後,要當場將主管的話重複一遍,並問對方:「你是這個意思嗎?」
  ‧記得,用主管的想法去做,別用自己的做法去想(你和主管或顧客心中所想的,是一樣的嗎?)。

  ◎事情做不完,必有環節出了錯:

  ‧帕金森法則:只要還有時間,必定拖到最後一刻才交。這種鈴響才交卷的心態,害你效率愈來愈差。

  ‧學生症候群:讓你總是「死線將至」才願意開始動手。

  ‧交辦用「水煮蛋基準」,難怪你老做不完。老闆心中的完成標準,你真的清楚嗎?

  ‧當主管的人務必記住:如果你指令下太多、習慣追求高於標準的成果……,都是一種浪費——會花更多時間、更多人力,做少少的一點事。

  ◎如何讓你交出來的作品,就是老闆想要的,一次就ok?

  ‧把任務的背景可視化、共識化:寫份工作背景文章、畫圖,把主管真正的需求引導出來。

  ‧拋棄從「截止日」反推完工天數的習慣,改以「極限值+緩衝值」的時間概念,製作進度表。該怎麼做?本書有清楚圖解。

  ‧避免不當多工,同時做很多不如一次做一件,十天才能做完的事,五天就搞定!

  ‧用現成品加工,最省時;或者,轉個彎比直接處理更簡單。

  最後,兩位作者還分享一些聰明工作者都在使用的技巧:

  ‧覺得不行就喊「救命!」,沒有比自以為是更危險的事。

  ‧進度報告的重點不是時間,而是你和主管的共識,在意進度只會焦躁、不會進步。

  ‧重要的工作,別交給最重要的人,但緊急的任務要刻意交給忙的人。為什麼?

  老覺得時間不夠用?不是因為工作多,而是因為你用錯方法,只要學會兩位作者首創的結合「截止日和緩衝值」的超神奇進度表,十天才能做完的事,五天就搞定!

 名人推薦

  千萬人氣部落格〈專案管理生活思維〉格主 張國洋
  卡內基訓練大中華區執行長  黑立言


 

作者介紹

作者簡介

津曲公二


  LOGO股份有限公司董事長

  東京都市大學講師

  日本光雕投影協會(PMAJ)會員

  最初在日產汽車公司擔任鑄造工廠的工程師,後來參與利潤與成本管理、新商品研發等各種專案。離開之後,做了幾年培訓企業人才的工作,於2003年5月成立LOGO股份有限公司直到現在。該公司專門為企業提供菁英培育,以及經營諮詢的服務,並且介紹各種正確的工作方法、專案管理等。

  著作有《改訂版.實踐!專案管理》(共著.PHP研究所)等。

清水茂

  LOGO公司技術專家

  在索尼(SONY)服務期間,主要負責設計產業專用的影像機器業務,也做過和生產、開發、行銷相關的工作,所以有商品企劃、設計開發、生產技術的實務經驗,經由其手上市的商品多達二十幾種,更以專案經理人的身分,活躍於職場上。2001年開始擔任現職。

譯者簡介

劉錦秀


  東吳大學日文系畢業,曾任出版社國際版權部經理,譯有《這樣吃海鮮,最美味!》、《一張表格催出業績,不用修理人》、《我是難民高中生》、《麥肯錫情緒處理與菁英養成法》(以上皆由大是文化出版)等書。
 

目錄

【推薦序】動手前先想清楚,讓時間為你所用/張國洋
【前言】上班,一定要有工作以外的時間

第一章工作好比扣鈕扣,一步錯都得重來
上班其實不累,累的是重來
你是否身陷不當多工?
「沒想到」,難怪進度落後
接到任務別埋頭做,先開口問
要你動作快、價格低、品質好的,不是主管
對症下藥太辛苦,出包之前先出手
用主管的想法去做,別用自己的做法去想

第二章事情做不完,必有環節出了錯
帕金森法則:給多少時間都用光
學生症候群:死線將至才趕緊開始
交辦用「水煮蛋基準」,彼此浪費生命
死抱工作不放,效率更低
一件一件照順序做,可減少一半時間
主管指令下太多,部屬乾脆等指令
追求高於標準的成果,是一種浪費
工作就像接力賽,最快交給下一棒的人贏
愈不重要的事、你卻愈花時間做

第三章如何讓你想的,就是老闆要的?
步驟一:寫下任務的背景文章
你不開口,別人沒義務說
聚焦在目的上,輕鬆的方法就會浮現
寫下對方的需求,把內容視覺化
接著,是共識化
步驟二:「你做的」跟「他想的」一樣嗎?
從「會做的事」和「想做的事」差距中生出對策
你有評價「完成」的標準嗎?
訂下規則,找出最省力的方法
目的、標準、成果物,缺一不可
步驟三:描繪工作的輪廓,不行就喊救命
畫出你的工作路徑圖
不行就得喊「救命!」
沒有比自以為是更危險的事

第四章捨棄以前的常識,工時就能縮減一半
時間分配精準,只會爆肝
別從「死線」反推,保證當機
這才叫進度表:在最短和最充裕之間取得平衡
然後,結合極限值和緩衝值
給兩個重點不同的提案,讓對方自動下決定
會做事的人絶對不一次多工
多工作業,時間消耗更多
十天才能做完的事,如何用五天就搞定!

第五章進度管理的關鍵是共識,不是時間
一直在意進度,只會焦躁不會進步
把流程「可視化」,稍微延遲也不怕
找出工作的沙漏部位,自然看到出路
報告進度的重點不是時間,而是共識
善用進度會議求助
私下討救兵,要讓上司知情
事情很多,不多工如何兼顧?
進度報喜不報憂,你損失的是信心
其實我說的是「關鍵鏈專案管理」
二八定律──縮小範圍、節省時間
用現成品加工,最省時
有時候,轉個彎比直接處理更簡單

第六章主管最重要的事:避免部屬扣錯鈕扣
管理者最需要的能力──避免部屬扣錯鈕扣
領導者要無中生有,經理人要使用現有
概念化的能力,是你能否出頭的關鍵
重要的工作別交給最重要的人做
但緊急的任務要刻意交給忙的人
讓部屬願意接受挑戰的三種感覺
保證如期完成,是這樣辦到的

【後記】工作的方法沒人教了,買書看吧!
 

推薦序

動手前先想清楚,讓時間為你所用
識博管理顧問執行長 、〈專案管理生活思維〉部落格版主/張國洋


  我這十年來,一直致力於推廣專案管理在人生層面上的應用,所以在看到這本書、發現另一群也在做類似努力的人,實在令我非常感動。

  作者津曲公二及清水茂二人把專案管理的知識,鉅細靡遺地應用在個人工作上。雖然這些手法,平時我們大多使用在團隊作業的環境上,但其實管理方法本來就是可大可小,即使落實在個人的工作上也完全有效。

  尤其作者特別強調幾項一般上班族常常忽略的問題,比方說「如何正確的理解需求」。若需求不理解正確,過程中無論你花多少心力,最後都可能因為方向錯誤,變成毫無價值的苦勞。

  很多人在一接到任務時,就急忙開始進行,忽略規劃與思考的重要性。實際上,我們去很多企業上專案管理課程,常常有很多同學會問:「事情都快做不完了,哪還有時間做規劃?」

  但規劃並不是要我們寫一本厚厚的計畫書,而是在一些關鍵點上做思考:「顧客的核心目標是甚麼?工作結束時要如何驗收?完成後要交付什麼樣的成果出去,如何跟主管或顧客確認這些成果是他們要的?以及「工作過程中,如何確保自己沒有走錯岔路?」等問題。

  如此,才能避免自己悶著頭朝一個方向努力,好不容易披荊斬棘完成交辦的任務,結果東西拿去給主管或顧客一看,只得到對方皺著眉頭的表情說:「這不是我要的啊!」碰到這種情況,只會讓老闆覺得你做事不夠格,自己也怪上級沒交代清楚、害你做白工,兩方都覺得委屈,也都累積了不滿。

  可是,只要你事前多花些時間規劃,並且跟主管充分討論,其實是可以避免發生這樣的問題!

  你只需要一張A4紙,花二〇分鐘做簡單發想(當然,複雜的工作或專案,可能需要更長時間的規劃),然後再花三〇分鐘跟對方討論這個方向是否正確。而且隨著我們工作年資愈久,跟同一位主管或顧客相處愈久,用在規劃上的時間就愈短。雖然這樣看似浪費了一些時間在做前置準備,但只要準備做得好,其實是有機會後發先至的!

  另外,作者也提到工作排程的方法。如何透過涵蓋了風險考量來掌控時間的技巧,其實就是專案管理的一種排程方式叫CCPM(關鍵鏈),專門用來規劃個人的作業流程。

  這個方法並不難學,也能幫我們掌握整個工作的大局。若能把這些知識充分理解、落實在做事方法上,你不但會是一流的工作者,假以時日,一定有能力帶領一組團隊,成為優秀的好主管!

前言

上班,一定要有工作以外的時間


  為什麼工作總是不順利……。明明我比任何人都努力,為什麼成績偏偏吊車尾?

  被主管一攪和,工作永遠做不完……。顧客臨時才追加訂單,文件又得重做了。

  結果,不但天天加班,連假日也得趕工,搞得身心俱疲。

  為什麼我這麼努力,還是無法快點把事情做完?

  明明是最早開始進行的人,卻比不上那些隨便做做就能交差的老鳥和其他同事,可以很快做完跑去喝酒,連週末也可以充分休息。自己的努力遠比這些人還多了好幾倍,但為什麼總是忙不完、老是被老闆占據所有的上班時間,連喘口氣的機會都沒有……。

  如果能用之前一半的精力來工作,該有多輕鬆?

  如果文件能夠不重做、顧客不再臨時追加訂單,就能用過去一半的交貨時間做完業務,還有多餘的時間可以應用,創造平日不加班、假日不上班。或許,你會認為這件事根本是作夢,但絕不是。通常把自己搞得像拼命三郎、精疲力盡的人,工作上最大的問題就是出現太多的浪費。

  只要除去那些浪費時間、浪費精力的原因,就可以大幅減少工作上無益的勞力,以及花費的時間。

  工作要用對的方法才會輕鬆愉快。你可以把做事的正確方法,當作珍貴的經驗加以累積,然後再有效、靈活地運用。靠著這種有意義的累積,就能茁壯成長。如此一來,每一天才會過得非常有意義。

  因為之前所做的努力都徒勞無益,所以每次做任何工作,都必須使出全身的力氣,容易覺得身心疲憊不堪。不過,只要留意本書所介紹的正確工作方法,你的職場生活就會大不同。

  擁有真正的實力之後,挑戰新工作的機會馬上跟著送上門來。屆時只要把握機會好好發揮,一定可以步步高陞。

  當然,工作不可能全都順暢無阻,各種意外和問題都有可能橫亙在你的前頭。但是,盲目的努力只會讓人七手八腳而已,如果能用正確的方法面對困難,不但可以克服障礙,還能在完成任務時,享受之前不曾有過的成就感,這種喜悅是無以言喻的。

  本書特別為認真工作、但進展卻不順利而煩惱的人,詳細說明聰明工作者該有的辦事方法。

  想享受新工作的喜悅、過充實的職場生活,同時還能不被老闆塞滿你的上班時間,請學習並有效運用之前無人教你的工作方法,讓每一分努力都有意義、不白費。
 

詳細資料

  • ISBN:9789865770365
  • 叢書系列:Biz
  • 規格:平裝 / 224頁 / 25k正 / 14.8 x 21 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
 

內容連載

接到任務別埋頭做,先開口問
 
平日加班、假日上班、熬夜的理由有各式各種。常常事情還未開始,時間表就排得滿滿滿。
 
因為以交貨日期為最優先考量(愈快愈好),所以我們常常在時間急迫、能做這項工作的人力很少、顧客急著要、得先放下原本工作的情況之下,硬著頭皮答應對方,幫忙優先處理緊急任務。
 
有時候,甚至會出現沒辦法解決的問題,所以無論如何計劃、怎麼努力,要如期交貨根本是不可能的事。明知不可能卻硬著頭皮接單,問題就會一個接著一個浮出檯面,最後只好向極限挑戰、埋頭苦幹靠熬夜完成。
 
卯起勁拚命工作、強迫自己往前衝、不論什麼工作都設法完成,但還沒來得及喘口氣,新的工作又進來了……。
 
其實,你不需要太過擔心,只要先了解委託人(主管、顧客)的要求,並且配合對方真正的期望展開工作的話,就算臨時有其他的急事突然冒出來,也能夠不疾不徐、迎刃而解。
 
上班其實不累,累的是重來
 
日常生活當中,扣錯鈕扣可以當場修正。就算穿著扣錯鈕扣的衣服去上班,一句「釦子扣錯了!」或「哇~好丟臉喔」也就沒事了,並不會出什麼大問題。
 
但是,如果在職場上扣錯鈕扣,就另有別的意思了。
 
一開始,鈕扣(工作)一個接著一個扣上去,扣得又快又順手,事情進展得非常順利,很快就扣好了。但到了最後,突然覺得「咦?奇怪,好像哪裡不對勁?」時,這下子可麻煩了,只能從頭重新扣一次。工作好比扣鈕扣,一步錯步步錯。
 
要是因此而出了重大紕漏的話,問題可就大條了。不但要大費周章回到起點,還得另外花時間和金錢。要是因此影響到公司信譽、信用,那事態就更嚴重了。結果不但無法進行修復,還可能演變成無法挽救的憾事。這種狀況,可不是一句不怕麻煩就可以解決。
 
本書所說的「扣錯鈕扣」,就是指這種致命的狀況。
 
有的時候,自己所說的話或使用的言詞(用語),和對方所接收到的意思,有很大的差異。即便是一句很普通的話,也會因為公司的立場不同,而解讀成別的意思,或是說話者的原意和聽的人以為的意思,也會有所出入。
 
然而,令人不可思議的是,一般人並不重視避免在工作上扣錯鈕扣的要訣。

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