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快速學會職場上最重要的2大能力:速度力與整理力

快速學會職場上最重要的2大能力:速度力與整理力

仕事が速くなる力と整理する力が、1冊でビシツと身につける

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內容簡介

提升自我價值!
閱讀本書就能學會職場必備的兩大能力!

本書內容主要分為兩大部分:

  第1部是「整理力」篇,介紹如何管理自己的時間和空間,整理身邊環境雜七雜八的物品、文件、資訊、思緒等的技術。例如「利用數位工具提醒截止日,防止工作延宕」、「整理不是『把東西收起來』,而是釋出『找東西的時間』」、「利用掃描器將文件數位化,就能安心丟棄書面資料」、「善用Evernote,輕鬆保存、搜尋網頁資料」。面對工作時,經常煩惱「該從什麼開始著手才好」的人,或是桌子動不動就一團混亂的人、不擅長把想法和企劃案畫成圖表的人,本書一定能為你帶來強大的威力!

  第2部是「速度力」篇,精選了數種能馬上運用並發揮強大成效的工作技巧,包含加快閱讀、書寫和搜尋資料的技巧,還有比別人更快完成工作的技術、提振對方幹勁的交涉方法等。例如「改變工作清單的寫法,提昇工作意願」、「客製化自己的記事本,聰明管理行事曆」、「一天檢查郵件三次,決定好規則以利集中精神」、「目錄讀書法大幅增進閱讀的速度和理解度」、「想要指揮他人行動,提問比命令更有效」等。只要付諸實行,不僅能加快工作的速度、提升工作的成果品質,也能有效自我提昇學習,周遭對你的評價也會開始產生變化。

  本書另特別著重盡可能簡單扼要地說明,每個主題都以兩頁的篇幅呈現。換句話說,每兩頁就記載了一個「提升能力的秘訣」,各章的結尾還附上「驗收小測驗」單元。讀完本書後,相信一定會有個全新的自己在等著你!

本書重點

  近年來,「斷捨離」早已成為人人耳熟能詳的用語,但是整理的技巧除了運用在家事上,更可以運用在職場中。本書提供了許多工作上的技巧,可以幫助讀者把物品和資料整理得有條不紊、間接提高工作效率。更提出許多時間管理、整理思緒的圖解技巧以及上網搜尋資訊與溝通交涉的小訣竅,讓你增加自己的工作能力,在職場上出人頭地。

  只要實踐本書介紹的提昇「整理力」和「速度力」的各項技巧,就可加快工作速度,為工作方式帶來新的變革,讓你的生產力大幅提高,也會被賦予更重要的職務。

名人推薦

  許書揚 經緯智庫暨保聖那台灣分公司總經理
  游紫華 齊行國際顧問有限公司總經理
  陳若玲 標竿學院資深顧問、中華人力資源管理協會監事
 

作者介紹

作者簡介

知的習慣探求舍


  以時間管理、資訊管理為首,重新規劃並檢驗平日工作的方法、技術與小撇步,為了提供讓任何人都能學得會的技能而組成的團體。宗旨是成為介紹最新商務技巧或知識的領門人,活躍於業界。

譯者簡介

陳佩君


  輔仁大學日本語文學系、淡江大學日本研究所畢業,現為專職的口筆譯者。
 

目錄

推薦序  魔鬼藏在細節裡——給自己從容應對的「前提量」 許書揚
推薦序  速度力和整理力,讓工作更有效率  游紫華
推薦序  掌握人生主控權的兩大能力  陳若玲

前言

第1部﹝整理力﹞篇

第1章 整理時間——整理現在及接下來即將要做的事
清楚知道今天該做什麼事,讓「今日工作清單」成為一天的導航系統
「完成就劃掉」的小動作讓人體驗真實的成就感
利用數位工具提醒截止日,防止工作延宕
愈不重要的工作愈要設定期限,從此不再拖延工作
從終點往回推算,就能看清現在應該做什麼事
把大型工作細分成小項,就能以「小小的幹勁」開始動手
依性質把工作分成「思考型」和「作業型」,徹底管理作業型的工作
讓自己暫停一下,再進入待命狀態
★驗收小測驗

第2章 整理空間——提升三倍工作效率的整理技巧
整理不是「把東西收起來」,而是釋出「找東西的時間」
桌上只有現在要使用的物品,隨時保持待命狀態
讓目前手上的工作一目瞭然,就用三個籃子來分類
「總之先留著再說」是最要不得的想法,「斷捨離」可讓工作更有效率
在辦公桌的抽屜裡放置托盤更容易拿取文具
積極活用可放A4尺寸檔案夾的最下層抽屜
整理公事包也像辦公桌一樣,隨時處在可使用的待命狀態
忙碌的時候更要整理,這就是提升效率的關鍵
★驗收小測驗

第3章 整理文件——類比式和數位式的文件整理法
A4尺寸的透明檔案夾最適合用來整理進行中的文件
給每個透明檔案夾取一個容易識別的名字
只要把文件立著擺放,就能提升工作效率
立即找到要用的文件,野口式檔案管理
文件全都統一成A4尺寸,整理起來不費工夫
利用掃描器將文件數位化,就能安心丟棄書面資料
電腦的桌面以三層構造整理檔案
馬上能從電腦找到文件的檔案命名法
電腦桌面上只放置現在進行中的最少量資料夾
★驗收小測驗

第4章 整理資訊——記事本、名片、筆記、網頁、郵件、備忘錄
資訊統一記在記事本上,就知道自己該做什麼事
把記事本變成專屬於自己的資訊平台
寫在記事本上的過往記錄日後將成為重要資訊
利用雲端科技,外出也有行動辦公室
將收到的名片數位化,管理起來更有效率
什麼資料都能儲存,用Evernote集中管理資訊
善用Evernote,輕鬆保存、搜尋網頁資料
寄郵件給自己,仔細確認工作事項
隨手錄下自己的聲音保存資訊,多活用聲音檔做筆記
★驗收小測驗

第5章 整理思緒——創意、解決問題、圖解等等
以鳥瞰的視野觀看整體,才能看見通往山頂的路
掛心的事要立刻寫下來,隨時清空腦袋
工作「靜置」一段時間,就會有靈感湧現
只要畫出框、線、箭頭,就能輕鬆完成一份圖解
畫出邏輯樹狀圖,讓問題點一個一個浮現
了解圖解的模式就能畫出各式各樣的圖表
利用便利貼的KJ法激發出新創意
堅持「打破沙鍋問倒底」就能找出根本原因
為了接近「理想的自己」,要正向地自我整理
★驗收小測驗

第2部﹝速度力﹞篇

第6章 時間管控力——不再浪費時間、激發幹勁
從較不重要的工作開始著手就能提升工作效率
拖延工作進度只會增加愧疚感
「保持平常心」、「同類的工作一起做」可提高整體的工作效率
設定短時間的期限鞭策自己前進
排除工作的阻礙,設定加把勁的時間
在頭腦處於待命狀態的上午處理「思考型」的工作
改變工作清單的寫法,提升工作意願
工作幹練的人都能有效運用空檔時間
★驗收小測驗

第7章 程序力——學習管理時間的方法
寫出好劇本,工作也完成一半
行事曆以一星期為單位,要不停地進行確認
記號、簡寫、分色書寫,筆記小技巧提升記事本功用
客製化自己的記事本,聰明管理行事曆
記事本專家都懂得善用便利貼
提升程序力的利器是從雲端管理行事曆
一天檢查郵件三次,決定好規則以利集中精神
工作花了多少時間?以十五分鐘為單位來預估
★驗收小測驗

第8章 資訊力——資訊的輸入、輸出更快速
讀報紙要看關鍵字,迅速搜尋出重點
利用網路閱讀器查閱新聞報導或新聞網站
善用指令檢索AND、OR、NOT,立即從網路搜尋到所需資訊
提升網路搜尋技巧,資訊搜集力更上一層樓
能快速寫出好文章的人,有什麼遵循的原則?
讓企劃書快速通關,寫大綱的技巧
取得文件的格式範本,寫出會過關的企劃書
增加企劃書的說服力,輕鬆查出官方資料的方法
目錄讀書法大幅增進閱讀的速度和理解度
★驗收小測驗

第9章 處理力——三兩下比別人更快完成工作
想像有另一個自己,自動化處理工作
「思考型」的工作以複眼進行更有效率
文件要一次處理完畢,把最初的注意力發揮到極限
至少學會這招!電腦的快捷鍵
預約給自己的獎賞,提升工作幹勁
工作三十分鐘休息一分鐘,切換ON、OFF的節奏
總之先試試看,幹勁就會跟著湧現
★驗收小測驗

第10章 交涉力——有效率的溝通技巧
有精神的打招呼和應答是促使工作順利的潤滑劑
懂得巧妙拒絕對方,才有下次機會
想要指揮他人行動,提問比命令更有效
一分鐘確實傳達出語意的說話技巧
站著舉行會議、磋商,迅速確實導出結論
即席製作會議記錄,大幅減少時間的浪費
不要二選一,讓客戶由三選一的技巧
怎麼把工作託付給別人,才能使對方盡快完工?

激發別人的幹勁是終極的工作技巧
★驗收小測驗

參考文獻
 

推薦序

魔鬼藏在細節裡──給自己從容應對的「提前量」
許書揚


  有位年輕人剛出社會開始上班族的生涯,公司規定上班時間是早上九點。這一天,年輕人進辦公室時間是八點五十八分,心想:「我的時間抓得真準,完全沒吃虧,也沒被公司佔便宜!」

  沒多久,年輕人被主管找去談話,主管問:「你今天早上幾點進來的?你知道你遲到了嗎?」

  「我提早兩分鐘進辦公室,沒有遲到呀?」年輕人疑惑。

  主管搖頭說:「公司規定九點上班,不是抵達公司的時間,而是開始工作的時間,提早十分鐘進辦公室,吃完早餐、電腦開機,這些動作都要在九點之前完成。」

  年輕人恍然大悟,從此每天都提早在八點半進辦公室,再也沒有遲到過。

  這個故事告訴我們,在處事上要有「提前量」的重要。

  許多主管心中的基本要求,便是時間管理。開會時提早到會議室、拜訪客戶時提早抵達客戶的辦公室,這些「提早」的動作,除了表示尊重外,在遇到突發狀況時,也能讓自己有充分應對處理的空間,避免「忙中出錯」,被客戶貼上不夠專業或不夠敬業的標籤。

  愈是忙碌的人,愈是要給自己從容應對的「提前量」。

  本書匯集日本職場整理術的精華,介紹各種整理時間、空間、文件、資訊、思緒的技巧。另外在資訊的輸入及產出、處理工作及職場上與人交涉等各個方面介紹具體提升效率的方法,不論是對已經出社會多年的上班族,或是剛剛告別校園、踏入職場的年輕人,都能夠一目瞭然地掌握這些方法、工具及技巧,縮短處理事務的時程,避免不必要的時間浪費。面對複雜的任務,也能充份掌握全貌,避免鑽牛角尖,陷入每天只忙著處理庶務,被時間追著跑的「窮忙」漩渦。

  另外值得一提的是,本書因應網路世代,除了介紹傳統的記事本管理方式外,另外也介紹好幾款透過網路同步的雲端管理應用程式,例如Google日曆、Evernote及其他幾款智慧手機App,結合「Online」及「Offline」資源,讓現代的上班族更能在第一時間充分管理日常工作所需的資訊。想要在職場上表現得更亮眼的人,透過本書的介紹,能夠更有效地掌握工具、善用工具,主動創造出「提前量」,給自己從容思考、應對重要事務的餘裕,讓自己在職場上更加發光發熱,無往不利。

(本文作者為經緯智庫暨保聖那台灣分公司總經理)

推薦序

速度力與整理力,讓工作更有效率
游紫華


  資訊科技讓我們接觸世界的能力變強,只要隨時隨地輕觸螢幕,就可以開始閱讀一本書,所以我們應該為自己身處在高效能的時代而慶幸!但是,每當我在企業訓練課程中問大家:「每天你收到幾封電子郵件?」總是看到上課的主管們一邊搖頭嘆氣,一邊回答嚇人的數字:「最少50封……」、「經常70封以上……」、「破百也會發生啦……」。回應中只有被資訊淹沒的挫折感,並沒有因為通往世界的觸角延伸而感到興奮。

  經濟學的追蹤研究顯示,從一九七一年以來,全球每人的生產力一直在緩慢的下降,超過九成的白領工作者,感到被資訊壓得喘不過氣來,以至於只有五%的時間用於思考。超過五成的受調者表示,如果不改變資訊接收的方式,他們很快會達到承受的極限,無法再處理更多資訊。

  科技改變了無數的工作流程,但它並沒有提高人類本身的生產力。

  這本書來得正是時候,像靈丹妙藥般,讓我們在資訊爆炸的新知識時代,用「整理力」擠出更多時間與空間,再用「速度力」來將工作做得更快更好。

  我很喜歡書中談到的「站著舉行會議、磋商」。曾讀過一份研究,證明因為專注,所以我們站著時比坐著時更聰明七%。倫敦大學運動醫學研究也指出,每天站三小時,一週站五天,改善身體健康的效果和一年跑十場馬拉松一樣。我有一位企業客戶,在學習完一堂工作效能的課程後,開始用站著的方式進行星期一的工作會議,以前經常超過半天的會議,在經歷幾週站著的苦訓後,竟然進步到只要四十分鐘,龐雜無序的討論自然消失,大家句句是重點,分秒必爭地溝通著,主管以往冗長的建議,也變得簡潔清楚了。總是忙著開會的我們,是不是覺得全公司主管與同仁都應該要讀這本書!

  再翻下去,這本書會帶來更多驚喜。驚在原來有這麼多地方可以增進效率,我怎麼沒想過? 喜在作者大方的分享方法,讓我們「有效率」地更有效率!

(本文作者為齊行國際顧問有限公司總經理)

推薦序

掌握人生主控權的兩大能力
陳若玲


  從小到大不論在學校或工作職場上,都在與時間賽跑,也在海量的資料、筆記、文件中搜尋,懂得如何善用整理力及發揮高效率,是學生、上班族、企業家都需要關注的兩大能力,能讓你找回人生主控權。

  有趣的是作者的名字是「知的習慣探求舍」,也頗符合此書的主題。運用規劃時間的方法和處理資料及物品的習慣,對人的一生影響很大。好習慣造就高材生及成功人士,例如以籃球球技風靡全球的林書豪,就分享他自己上課整理筆記,規劃讀書及練球時間,讓他能在哈佛以優異的成績畢業,並且能如願投入美國職業籃球隊的生涯。不良的習慣反而讓讀書、工作沒效率,補習或加班增加,相對地,自信心和成就感也就大打折扣。

  當我教八年級的大學生時,發現當他們告別了處處被要求的中學生活後,許多大學生開始放鬆自己、遊玩人生;到了快畢業時,對自己的未來感到一片茫然;日後進入職涯,在處理主管交辦的事情,也容易陷入不分輕重緩急的狀況。日復一日,發現自己在職場上的卡位能力不如同事,那就先閱讀這本書的第五章「整理思緒」,先鳥瞰自己的職涯目標,釐清自己未來想往什麼目標,選出主題,決定路線,開始自我職涯的「整理能力」!

  接下來,再檢視自己在整理時間,整理空間和整理資訊和文件的觀念和習性,就更懂得如何掌握時間客製化的管控力,雲端管理的程序力,關鍵字的資訊力,處理力和一分鍾確實傳達出語意的交涉力。

  宏碁在今年六月電腦展提供的「隨想雲 (AcerCloud)」,全球人人可以免費下載,  讓你的手機更有智慧地隨時隨地將自己拍的美景、資料、音樂、影片等同步儲存在家中電腦或辦公室的NB、 Pad, 省去日後處理分類的時間。自己擁有自己的雲,不必擔心個人或公司資料被盜用或曝光。這開放的隨想雲平台,大大提升資料管理力和程序力。最近我參與舉辦某公司的價值觀重塑研習會,七個小組分不同的會議室討論議題,報告同時上網,同步修改大家共識討論的結果。研習會結束,寄出郵件,過程和結論全部留下軌跡,大大提升效率,節省五十位高階主管們的寶貴時間,科技打破人和時空的藩籬,真是效率極佳幸福有感!

  心動不如行動,暫停一下手邊的工作,檢閱自己的整理力、重新出發,職場必定更得力!

(本文作者為標竿學院資深顧問、中華人力資源管理協會監事)

前言

提升自我的價值,一本書學會兩大能力!


  如果你有以下任何一種情形,這本書一定會對你有所幫助。
  1.想把物品和資料整理得有條不紊。
  2.希望提高自己的工作效率,在職場出人頭地。

  只要實踐這本書介紹的「整理力」和「速度力」的技巧,就能為工作方式帶來新革命。你的生產力會大幅提高,而被賦予更重要的職務。

  本書的第一部是「整理力」篇,介紹如何整理好時間和空間,還有身邊雜七雜八的物品、文件、資訊、思緒等的技術。

  面對工作時,若你經常煩惱「該從什麼開始著手好呢?」、桌子動不動就變得一團混亂、不擅長把想法和企劃案做成圖表,本書一定能為你帶來強大的威力!

  第二部是「速度力」篇,精選了數種能馬上運用並發揮強大成效的工作技巧,包含如何加快閱讀、書寫和搜尋資料。此外還有比別人更快完成工作的技術、激發對方幹勁的說話技巧等。

  只要付諸實行,不僅能加快工作的速度,更能提升工作的成果品質,旁人對你的評價也會開始產生變化。本書集結了許多這樣的小技巧。

  本書特別著重於盡可能簡單扼要地說明,讓每一個主題以兩頁的篇幅呈現。

  換句話說,每兩頁就記載一個「提升能力的秘訣」,各章的結尾還附上「驗收小測驗」單元。

  讀完本書後,相信一定會有個全新的自己在等著你!
 

詳細資料

  • ISBN:9789862419113
  • 叢書系列:日本館-樂在工作
  • 規格:平裝 / 216頁 / 15 x 21 x 1.08 cm / 普通級 / 雙色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
 

內容連載

清楚知道今天該做什麼事,讓「今日工作清單」成為一天的導航系統工作效率高的人會具體地知道自己今天該做些什麼事。認為只要確認過手冊上的行事曆就好的人,誤解了一大重點,行事曆純粹只是那一天的預定計畫而已。能夠俐落地處理完工作的人大抵都具體地把當天該做好的事項依序條列好,當作自己的一大利器。那就是「今日工作清單」。
 
「今日工作清單」可以用條列的方式寫在自己的記事本上,也可以寫在便利貼上,再貼到醒目的地方,上頭註記著當天一定要完成的工作項目。每做完一項工作,就在檢驗的欄位打勾或劃掉該項目,表示已經完成了。註記的工作項目,要以「具體、簡潔」為基本原則。
 
比方說,不要寫成「整理雜亂的桌子」,因為這樣太籠統了。列在今日工作清單上的事項應該是「把不要的文件登記好」、「分類後放入資料盒」等這樣詳細的動作。如此一來,今天該做的事情就一目瞭然了,也能管理好一整天的時間。這一點和長時間進行的「專案」或「今日例行工作」不一樣。
 
「今日工作清單」是當天的行動指南,重點是要一早開始就能遵循。這樣自己就能隨時處在待命狀態,立即展開行動。因此也就必須在前一天事先列好工作清單。
 
早上抵達公司,再來思考今天該進行的事項後才工作的人,和一大早就開始著手工作清單上第一項的人,兩者的差別便高下立判。
 
「完成就劃掉」的小動作,讓人體驗真實的成就感
 
想要三兩下俐落地完成「今日工作清單」上的項目,有幾個小訣竅。
 
其中之一就是,成規的工作,也就是像例行公事般的工作,應寫在今日工作清單的前頭。一大早就先處理繁重工作的話,表示一天打從一開始就必須卯足全力。早上應該先像慢跑一樣,從事較輕鬆的工作,等抓到工作的步調後,再慢慢加快速度,最後全力衝刺。這點關係重大。
 
一定要順應工作內容分配時間。考慮「早上」、「午休前」、「下午」、「下班前」等工作的起點、尖峰或冷靜下來的時間和工作的段落等,決定今日工作清單的順序也很重要。
 
另一項重點是,為了能確實執行「今日工作清單」,要自己創造成就感。如果只在各項目打勾表示完成,那就太浪費了。

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