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讓老闆刮目相看:3倍工作力、90個效率化秘訣

デスクワーク整理術

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內容簡介

避免過失並提升業務效率、縮短辦公時間,
有了這本書,簡單就能實現!
辦公桌整理、拷貝、傳真、建檔、電子郵件的各式短時技巧

  你對於「辦公」這樣的工作有自信嗎?
  將這本書拿在手上的你,也許是一個沒有什麼自信,或者想要更加地改善自己的人呢!
  在工作的場合,把平常工作中無法避免的書類管理、建檔、電子郵件和傳真等等的基本功紮紮實實地練好,是最重要的。

  然後,只要在這之中加上+a的功夫,工作就能夠做得比現在更有效率,且更游刃有餘。
  如果失誤太多而感到困擾的話,要不要就以多多少少降低它的次數,當成一個目標來實行看看呢?接著,請將這個努力持續下去。
  如果將彌補過失所浪費的時間減少,你應該就會發現,自己工作的素質變得比以前還要好了。

  這本書是從,作者在工作時所學到為了避免過失的竅門,以及之後從事的貿易事務的業務中所追求的效率化技巧,其中也有從本身聯想的新點子裡,嚴選出90個秘訣所整理而成的。

  另外,內文以穿插方式介紹了許多讓工作效率更流暢的好用文具。
  以基礎的辦公室整理整頓會做為工作效率的基底,提升工作力且讓老闆刮目相看。

  掌握事務辦公的順序規則,即可萬無一失!越能落實完成,效果會越好。
  ☑錯誤與漏失急速減少
  ☑省下事務工作的繁瑣
  ☑因整潔的桌子而讓工作更加順暢
  ☑業務的進度管理變得流暢
  ☑翻找東西的時間歸零
 

作者介紹

作者簡介

オダギリ展子


  事務效率化顧問

  藉由從事特許以及貿易事務的業務,學得事務業務的危機預防與效率化訣竅。其結果是,將以前身為負責人每月超過100小時的加班變成了零。

  主要的著作有『防止失誤,讓工作變順暢 使辦公室事務變上手的推薦方法』(同文館出版)、『辦公桌作業& 整理術的規則與禮節』(日本實業出版社)、『最強文具活用術』(PHP研究所)、『完全圖解 最容易明白的商務整理術』(成美堂出版)等等。

  網頁:辦公室事務的效率學
     www.office-jimu.com

  Facebook:www.facebook.com/officejimu
 

目錄

前言 很基本的事卻很難做到的90種撇步
-有了基本的事務力,工作力就能快3倍!

CHAPTER1 理想的辦公桌整理,讓作業效率直線上升!

整理整頓的驚人效果!
讓整理整頓長久持續下去的「秘訣」
決定「放‧不放」和「要放哪裡」
桌上的配置重點為「使用頻率」和「慣用手」
靈活運用辦公桌周圍的空間吧❶ 固定化
靈活運用辦公桌周圍的空間吧❷ 省空間化
靈活運用辦公桌周圍的空間吧❸ 資料的明朗化
桌上文件的3大原則❶ 依作業階段分別保管
桌上文件的3大原則❷ 攤在桌上的只有一個案件
桌上文件的3大原則❸ 工作每告一段落就“稍微整理”
受領文件時的3大原則❶ 文件的入口只限一個
受領文件時的3大原則❷ 決定收取時的規則
受領文件時的3大原則❸ 讓信封內的殘留物消失
文件保管時的3大原則❶ 暫時保管的時候?
文件保管時的3大原則❷ 設置「已看」、「未看」的分界
文件保管時的3大原則❸ 一頁文件的處理
文件發送時的3大原則❶ 減少厚度
文件發送時的3大原則❷ 最後的確認不可馬虎
文件發送時的3大原則❸同樣的收件者集合起來
依狀況使用抽屜,效率UP!
口徑又寬又淺的抽屜的使用例子
上段抽屜的使用例子
中段抽屜的使用例子
下段抽屜的使用例子
桌下的物品放置方式與小工具的活用
桌邊不堆積,整理整頓的方法❶ 作業分成兩步驟
桌邊不堆積,整理整頓的方法❷ 將辦公桌分七部分
COLUMN01 無論是給的人還是收的人都會提高士氣的便條紙

CHAPTER2 完美!專家建檔術

重點是「分類‧整理」與「檔案夾的選擇」
各種資料夾的介紹 一般樣式
檔案作成時的3大原則❶ 考慮耐久性與收納容量後做選擇
檔案作成時的3大原則❷ 外側明確記載基本情報
檔案作成時的3大原則❸ 事先準備好標籤
為了讓大家方便使用的整理術❶ 沒有打洞的空間時
為了讓大家方便使用的整理術❷ 封印文件的裝訂方法
為了讓大家方便使用的整理術❸ 索引的位置統一
為了讓大家方便使用的整理術❹ 防止黏踢踢&乾燥脫落
為了讓大家方便使用的整理術❺ 為了防止受傷
對於已完結的檔案應做的事❶ 外側篇
對於已完結的檔案應做的事❷ 內側篇
檔案的精簡化戰略
檔案的美化戰略
將二孔檔案夾的特長MAX活用之後的完美交接
打開的檔案夾只有1冊就解決的聰明歸檔方法
文件的四角做成「ToDo列表」❶ 基本篇
文件的四角做成「ToDo列表」❷ 應用篇
「寫在便條紙後面貼在內側」的便利小撇步
「透明L夾+1張厚紙」的活用法
L夾的活用重點❶ 厚度的不同
L夾的活用重點❷ 內袋數的不同
L夾的活用重點❸ 大小的不同
L夾的活用重點❹ 透明度的不同
L夾的活用重點❺ 其他秘密裝置
使用了「檔案夾& 便條紙」的期限管理
請上司簽名或蓋章時的貼心便利貼
不用在傳單上開洞就能作成檔案的方法❶ 自製建檔篇
不用在傳單上開洞就能作成檔案的方法❷ 市售商品篇
全部一次收納進二孔檔案夾的便利使用方法
COLUMN02 不斷進化的最新螢光筆

CHAPTER3 快!確實!拷貝的No.1原理

基本❶ 不被拷貝的區域上設置餘白
基本❷ 從原稿來做鮮明的拷貝是正確的︵○︶
基本❸ 正確判斷使用‧不使用自動傳送紙張裝置
禮節❶ 拷貝前的2大安全動作
禮節❷ 拷貝之後的3大必要動作
外觀漂亮的影本拷貝方式❶ 大小不同的原稿
外觀漂亮的影本拷貝方式❷ 有缺陷的原稿
外觀漂亮的影本拷貝方式❸ 背後透字的兩面印字原稿
迅速且完美的大量影印方法
COLUMN03 也來講究一下封緘(信或文書的封閉處)吧

CHAPTER4 零失誤!FAX完美技巧

基本❶ FAX特有的危險地帶也要事先知道
基本❷ 活用短縮登錄,輕鬆且確實地傳送傳真
基本❸ 整頓傳真機的周圍
傳真機送信時的確認重點在這裡!
關於傳真機送信後的電話確認
應當要留下已傳真的記錄!
傳送張數的寫法❶ 基本篇‧傳送張數的明確記載為必要且不可忘記
傳送張數的寫法❷ 應用篇‧也可有效用於防止誤送的某種寫法
一樣的傳真收到好幾次的時候
「訂正‧變更」或者「再送」的時候
「轉送」文件的時候
文件的收件者名為連名的時候
收到印字歪斜的傳真時
COLUMN04 好玩且療癒人心的文具

CHAPTER5 快速地順利進行! PC & e-mail 的工夫技巧

文件作成時的奧義❶ 忘記覆蓋的解決要點文
件作成時的奧義❷可以的話盡量集中在一張文件
文件的保存,分類和識別是要點❶ 依照情況做保存
文件的保存,分類和識別是要點❷ 「保存方法」與「標題」
決定標題時的3大重點
電子郵件作成時的基本❶ 「一封mail一個案件」與「細分項目」的規則
電子郵件作成時的基本❷ 下好件名標記,力行簡潔文章
預防出包❶ 不應該傳送的情報不要傳送
預防出包❷ 緊急的電子郵件與時間緊迫時的郵件
藉由電子郵件提升作業效率的方法❶ 大量的郵件當中讀最新的
藉由電子郵件提升作業效率的方法❷ 將「信件文+署名」保存在署名欄
藉由電子郵件提升作業效率的方法❸ 夾帶檔案後再寫本文
COLUMN05 細長型文具
 

詳細資料

  • ISBN:9789862101377
  • 規格:平裝 / 216頁 / 15 x 21 x 1.08 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
  • 出版地:日本

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