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為什麼高明的人都用表格管理?:活用9張表格製作術,工作減少40%

はじめて課長になったら読む本

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內容簡介

上有老闆交付的成山任務做不完?
下有忙翻的部屬沒空指派任務?
自己天天加班工作還是永遠做不完?
 
  其實你和部屬最容易遇到的現狀是「專心工作的時間只有60%」,剩下的40%浪費在你沒察覺到的工作環節上,因此天天加班工作還是永遠做不完!

  主管不該跟部屬一起瞎忙,建立高績效團隊前你得做好「部屬的績效管理」,抓住關鍵的工作,消滅浪費時間的業務,找回工作核心,來試試跟著日本現場管理大師大西農夫明運用表格聰明做好管理!

  本書用有趣的漫畫和簡單的圖表,輕鬆學會實用的「超強管理表格製作術」,讓每個項目具體化、運作更順利,還能透過管理點準確的檢核成效。你可以馬上著手應用、簡單就能快速學會,讓你成為最具競爭力的厲害主管,帶領最強的團隊直達目標!
 
  七個重點工作減量不拖延,效率備增無人能擋
  ◆表格列得好,主管整合沒煩惱
  ◆繪製工作分解圖,隨時撿視手邊的工作是否和目標一致
  ◆設定管理點就能及早發現問題,打造零失誤團隊
  ◆工作改善原則可以大量減少工作,擺脫不該做的瑣碎工作
  ◆不再有人累翻或裝忙,表列工作清單讓團隊保持戰力
  ◆「計畫目標」與「實際執行」之間有落差,如何用工作分解圖改善?
  ◆行動與目標想要保持連貫性,就用循環管理持續追蹤讓執行不掉漆
 
本書特色

  ‧一分鐘看漫畫學管理,快速找到工作卡卡的關鍵問題點
  ‧提供五種表格附錄,分解工作一目瞭然,管理效率必定提升
  ‧獨家提供拉頁表格,一張掌握採購及業務部門運作項目,目標達成更簡單!
 

作者介紹

作者簡介

大西農夫明


  現場管理大師。現任ADVANCE經營株式會社董事。

  曾任職神戶PANTECH株式會社(現改名為神户製鋼SOLUTION株式会社)。自1990年起,從事以製造業為主的諮詢顧問工作。諮詢指導的內容,包括提升生產力、建構品質系統、精實生產管理等,深獲業界好評。
    
  他重新構築「管理者的職務」,創造「管理點管理」的經營模式,建立一套從經營者、主管到一般員工都受用的管理循環體系。他提出的觀點和方法適用於行政事務、生產製造等各個部門,有助於企業培育管理人才與強化管理能力,達到改善組織體質的效果。
    
  著作有《輕鬆學會5S管理實務》《工廠管理者讓部門轉虧為盈的技巧》。

譯者簡介

郭乃雯
 
  台北市人。高中畢業後,留學神戶及東京四年,回國後曾於科技業擔任專案管理師及業務。現為專職譯者。譯有《讓人感動的人才》《我也能一小時看懂財報》《一張表格,工作少40%》《最簡單的排毒法》《8個花錢的好習慣,我一輩子不缺錢》《主管的能耐是讓員工願意做不樂意的事》《拋開SOP,業績就長紅》《成功者的手感》《不想在公司升遷,你才會成功》《不要計畫的人生,更容易成功》(以上皆為大樂文化出版)。
 

目錄

摺頁:採購部門的工作,看這張就夠了!
摺頁:業務部門的工作,看這張就夠了!
一分鐘用漫畫學管理
前言  讓你抓準全盤工作的關鍵
 
第1章 用表格就會知道,主管該做什麼

◆為什麼部門需要主管?
向部屬傳達經營者的理念/向經營者反應現場問題/主管不是傳聲筒/
不讓小事變成大損失/強化企業體質的關鍵人物

◆掌握部門的工作
只顧眼前,就忽略關鍵/部門的存在,來自企業目標/你知道老闆的期待嗎?/
部屬得了解部門任務

◆主管的工作分類
主管加給是經營者津貼/工作再忙,也有自己的任務/圖解主管的四種業務/
為了預算和獎金打拚!/遇到瓶頸怎麼辦?
 
第2章 用表格就能釐清,部門功能與業務

◆不再馬後砲管理
第一步,掌握部門功能/該做的工作,原來不只這些/同樣是工作,重要性大不同/
分派部屬工作,有什麼原則?

◆目標變成具體項目
目的不同,做事方法也要變通/兩種以上方法,滿足工作需求/
執行提案分解為細部作業

◆用工作分解圖,了解所有運作
如何製作工作分解圖/部屬是否在瞎忙?/找出該做的工作/還能對應環境變化
 
第3章 用表格設定管理點,就能檢核成效

◆管理點幫你事前管理 
什麼是管理點?/設定前一定要注意的事/部屬的行動成果化為數字/
建立零失誤的團隊

◆一步步實踐管理點管理
理解工作目的與管理點的關係/只能選定一個,怎麼選?/
依據管理點變化,調整執行方法/與工作分解圖結合

◆區分主管與組長的管理範圍
主管決定管到哪裡,剩下交給組長/主管大小事一手包,組長無法獨當一面/
主管和組長,分工又合作/除了實務,組長也要明白目的/
讓組長會管理,是主管的職責

◆從關鍵績效,發現隱藏問題
用管理點變化,判斷流程優劣/績效好,更要掌握原因/
排除問題也是組長的職責?/釐清上下階段管理點,問題點現形
 
第4章 用表格進行檢討,擺脫不該做的工作

◆重新檢視主管的工作內容
只做眼前工作,看不清任務全貌/主管只重實務,績效永遠平平/
實務不可超過全部工作五○%

◆主管工作減量方案
首先,列出個人工作內容/用工作改善原則,減少工作量/
無法判斷目的,立刻刪除工作

◆部屬能做的,儘量放手交辦
主管的實務比例,與部屬的成長成反比/事情非親自動手才行嗎?/
「報、聯、商」交辦工作/受委任的部屬,照樣能準時下班
 
第5章 用表格幫助部屬,提高工作品質與效率

◆部屬工作總體檢
列出部屬所有的工作/部屬工作清單,管理的基本功/
清單對照分解圖,幫助資源配置           

◆該延續的是目的,不是方法
有些工作特別費時,怎麼辦?/同性質的事,一次做好!/
不能全依賴電腦,手寫的好處/哪些工作不再重要/你得知道部屬的做事習慣/
專心工作的時間,只有六○%

◆讓部屬不再累翻與裝忙
評估部屬工作量,用什麼表格?/忙翻的部屬,如何善用他/
裝忙的部屬,怎樣糾正他

◆主管率先準時下班
下班後的聚會,讓部屬準時下班/主管不準時下班,結果……/
怎樣管理部屬的時間/規畫工作順序的好處
 
第6章 用表格帶領團隊,達成業績目標

◆企業期待主管,領導部屬
不該做部屬的工作/部門領航者,不偏離分解圖/整頓工作流程

◆營運管理占五○%以上
代替經營者掌管部門營運/採購部門的案例/如何培育人才,讓管理事半功倍/
主管必備的策略規畫,是什麼?

◆目標與執行有落差,用什麼表格改善?
業務部門的案例/一年內能做到的,才是明年度的目標/
課題藏在第三和第四階段功能中/實態調查,避免紙上談兵/
頭號重點是目標管理
 
第7章 用表格進行循環管理,持續改進部門績效

◆管理循環的方法和好處
規畫:如何訂定實現目標的計畫/執行:行動必須朝著目標/
查核:必須考量哪四件事?/矯正:查核後,該做什麼?/每週都要進行一次

◆用主管月報表,分析每週工作成果
主管月報表是成績單/從目標到改善策略,一張表格搞定/分析管理點數據,找出漏洞/  
將對策轉化為執行,有三個重點

◆用部屬月報表,記錄執行內容和成果
記錄執行狀況,達成目標的起步/除了記錄,還要面談/
主管要牢記:不追蹤進度,與成功無緣

◆部門管理要靠平時
每天聽取報告,成功的第一步/每天查核十分鐘,職場管理基本功/
凝聚力量,不能只靠工作關係/高效溝通:縱向橫向交流順暢
 
活用五種表格,做到高效管理
 

前言

讓你抓準全盤工作的關鍵


  許多剛晉升為部門主管的人,雖然積極參加各種課程,學習新的管理職務應該擁有的心理準備與領導方法,但是他們很少人可以具體而完整地回答:「部門主管該做哪些事情?」
   
  於是,大多數的部門主管繼續從事過去擔任組長時的工作,在摸不著頭緒的狀態下執行新的管理任務,像是人事考績評量、出席主管會議等等(注:在本書中,「組長」是指在工作現場裡監督員工執行工作的初階幹部,由部門主管直接管理。)
   
  然後,當工作越來越多、分身乏術時,才將組長時期的工作分派給部屬,硬著頭皮繼續做下去……。
   
  因此,這些部門主管丟不掉組長時期的工作,身處在公司要求與業務承辦部屬的夾縫當中,每天都得應付眼前不斷發生的煩雜瑣事。
  
  事實上,部門主管如果不能從夾縫與雜事當中跳脫出來,就跟一般部屬沒有什麼不同。
   
  我曾經訪談許多位企業經營者,詢問他們對中階主管的看法,並透過管理職的研習課程和實務操作,觀察到部門主管實際上所面對的種種課題。這幫助我思考「什麼才是管理者應該做的事」,在本書中提出管理及領導團隊的有效方法。
   
  一家企業能夠順利營運,仰賴各個部門的組織運作。一個部門之所以存在,是因為企業對該部門有所要求和期待。
  
  而且,部門為了達成企業訂定的目標,需要由主管來帶領成員,因此實現理想和目標正是部門主管工作的核心價值。換句話說,「部門存在的理由」、「主管存在的理由」、「主管的工作」這三者,其實是息息相關的。
   
  從眾多競爭者中脫穎而出的部門主管,必定有某些特質優於其他的員工。為了更加精進,這些主管要認清「部門存在的理由」、「主管存在的理由」、「主管的工作」這三者之間的關係,才能夠理解部門主管的工作與組長的工作有什麼差異,自己的精力該花費在哪些事情上,進而抓準全盤工作的關鍵,讓管理變得更有效率。
   
  我期待本書能幫助每位讀者實現自我成長,如果您因為實踐書中所提到的管理原則和要領,而在職場上有更傑出的表現,我將倍感榮幸。
 

詳細資料

  • ISBN:9789869218047
  • 叢書系列:Smart
  • 規格:平裝 / 240頁 / 25k正 / 14.8 x 21 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
 

內容連載

第1章 用表格知道主管該做什麼
 
◆為什麼部門需要主管?
 
向部屬傳達經營者的理念
  
由於工作環境的各種限制,企業經營者經常無法將自己的理念確實傳達給第一線的員工。而且,老闆在談論有關企業願景和方針時,總是使用抽象的概念,例如「想要能建立一個能夠滿足客戶要求的體制」,因此員工不容易理解具體該怎麼做,便難以付諸實行。
   
許多大老闆經常感嘆:「我總是談論方針、目標,但就是有人不能理解!」這代表在現實上,經營者的理念很難完整、明確地傳達給每一位員工。
   
因此,為了傳達老闆的理念,部門主管必須扮演橋樑的角色,要理解老闆的談話內容,思考在部門內讓理念付諸實行的作法,然後指導部屬如何執行。

如果員工不能理解老闆的想法,並付諸行動,公司就無法凝聚共識,朝向老闆的目標前進,最後將變成一盤散沙。因此,向員工正確傳達是非常重要的工作。
   
這種將經營者的理念正確傳達給員工的功能,稱之為「由上而下的橋樑」。擔負這個重責大任的靈魂人物,就是部門主管。
 
向經營者反應現場問題
    
另外,在職場裡,必定有各式各樣的問題與需要改善的地方。經營者要把握所有的細節,是非常困難的。
  
舉例來說,「沒有建立設備維修制度,導致機器經常發生故障,生產效能降低」、「提供給客戶的服務品質太差,引起客訴」等負面消息,事實上不容易傳到企業高層的耳裡。
   
但是,如果老闆無法掌握這樣的資訊,無從了解問題所在,也不知道如何徹底解決,公司將在經營上遭逢極大的損失。
   
因此,將職場上的問題點與需要改善之處向上報告,讓經營者知道管理上需要解決哪些課題,是十分重要的。這種讓老闆掌握工作前線狀態的功能,稱之為「由下而上的橋樑」,部門主管就是擔任這個重任的人。
   
當職場發生嚴重問題,經營者斥責「怎麼當初都沒說!」時,就代表向上報告的橋樑角色沒有發揮功能。
   
此外,由於部門主管與老闆對於問題的重要性可能有不同的認知,因此向上通報之前,最好要先判斷老闆關注的重點和需求,才能夠讓溝通達成事半功倍的效果。
   
簡單地說,部門主管所進行的溝通傳達,必須同時發揮出「由上而下的橋樑」與「由下而上的橋樑」這兩種功能。我敢說,能將橋樑角色發揮到極致的部門主管,是決定企業經營成敗的關鍵因素。

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