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內容簡介

一流祕書行政管理學
日本30年首席祕書佐藤直子 獨家傳授
教你成為代理老闆做對內、對外溝通,最專業的萬能祕書、最厲害的行政人員!

  基本,不代表簡單
  上班工作應有的基本態度
  行政管理‧執行效率‧溝通協調‧應對進退

  你都做好、做滿了嗎?

  47個貼心好習慣,成為老闆的得力好助手!
  做到最好、最專業,才有機會朝高層管理進階!

  千萬別小看祕書和行政工作!

  「祕書,代表一家公司的門面。
  祕書的工作效率,更是影響著主管的做事成敗」
  ──日產汽車公司前會長 塙義一

  ▼真正厲害的祕書:連別人想不到的,都要做到好!
  ▼真正厲害的祕書:發揮「祕書」精神,一顆體貼的心 + 話要說得漂亮,讓客戶和老闆都滿意!
  ▼真正厲害的祕書:和主管磨合,培養最佳默契!甚至能夠代理老闆!

  本書作者為日產汽車30年首席祕書,她從連端茶都會發抖、講話支支吾吾的祕書菜鳥,到現在一手包辦所有主管行程、簡報會議資料、電話預約來訪、招待賓客,成為獨當一面、備受主管信賴的專業萬能祕書。

  30年首席祕書獨家傳授!47個貼心好習慣

  本書涵蓋4大領域,從行政管理‧執行效率‧溝通協調‧應對進退,教你如何從跟老闆合作的過程中,培養與主管的默契,如何尋找適當時機催促主管回覆、如何安排行程、如何輕鬆聊天、即使婉拒對方邀約,如何再建立合作機會,成為主管最得力的助手!

  ✓迎接客戶時,要左手在上,還是右手在上?
  ✓祕書就是幫老闆打打電話、整理文件?
  ✓面對各種邀約,該立刻拒絕,還是再考慮?
  ✓如何掌握主管身心狀況,適時調整行程表?
  ✓如何增加與主管的合作默契?
  ✓如何從走出電梯的方式看出主客是誰?快速掌握訪客個性?
  ✓主管辦公桌,MEMO東一張西一張,要怎麼整理?
  ✓訪客多,要如何泡出一手好茶?
  ✓講電話也能給予好印象?

  ▼本書適合這樣的你:
  事務祕書
  行政祕書
  行政助理
  行政工作者
  職場新鮮人
 
 

作者介紹

作者簡介

佐藤直子


  生於東京都。任職於日產汽車公司祕書室。

  一九八五年四月,一進入日產公司後,就被分發到祕書室。進公司兩個月,即擔任前社長久米豐的助理祕書。此後,先後擔任董事長、副社長、常務董事等六位主管的祕書。

  一九九三年,擔任塙義一副社長(之後歷任社長、首席執行長與會長)的專屬祕書。

  一九九九年,她的主管被迫做出與法國雷諾汽車結盟的重大決定,成為眾矢之的。她以祕書身份在一旁支援,親身經歷公司的變革時期。這個契機,讓她重新體會到以祕書身份助主管一臂之力,並且為主管營造舒適環境的重要性。

  二○○三年六月,她擔任日產汽車副社長小枝至(之後歷任共同會長、顧問榮譽會長,現為諮詢顧問)的專屬祕書,直到現在。

譯者簡介

伊之文


  翻譯生涯邁入第六年。
  希望能隨時間和年紀,逐漸累積自己的翻譯經驗與實力。
  興趣:翻譯、閱讀、文學、推理。

  工作邀約與譯文賜教:jptrans.tw@gmail.com
 
 

目錄

作者序 祕書,是為誰工作?體貼,又是為了誰?

Chapter1 站在對方的立場
從事祕書工作,絕對不能只顧自己
1. 了解彼此的差異,才能建立良好的關係
2. 迎接客戶時,左手在上
3. 每天都要坐坐看主管的椅子
4. 講電話要注意:「音調的高低」
5. 講電話,也要面帶微笑
6. 拒絕對方的時候,該立刻回答,還是持保留態度?
7. 口語化,讓溝通更順暢
8. 「我覺得這樣做比較好……」其實是盲點
9. 不必裝熟或套交情
10. 不要催促主管回覆,要找適當時機詢問
11. 跟異性搭檔工作,訓練獨立自主的能力
12. 主管說「YES」,也有可能是「NO」

Chapter2 主動把事情做到好
處於被動,就做不好祕書工作
13. 「體察」和「猜測」是兩回事
14. 透過聊天,讓對方放輕鬆
15. 即使有訪客人數多,還是能快速泡出好茶的祕訣
16. 泡茶時,要多準備一個茶杯
17. 分辨主客的方法:最先走出電梯的人是誰?
18. 從走出電梯的方式,掌握訪客的個性
19. 精通祕書工作的必備工具
20. 整理主管辦公桌時,要了解主管的習慣

Chapter3  祕書,要如何打造好印象?
受人歡迎的外表與舉止
21. 祕書,要走走廊邊邊
22. 鞠躬道謝或道歉的正確姿勢
23. 從一早泡茶,掌握主管的最佳狀態
24. 避免誤會的溝通祕訣
25. 即使在公司裡,也要做好日常問候
26. 穿著打扮最重要的不是時髦,而是要合適
27. 跟主管磨合,讓他想跟你談更多
28. 這樣穿,打造機伶的祕書印象
29. 從小動作,就可以看出一個人的工作態度
30. 穿上喜歡的鞋子,讓自己更有精神
31. 隨時都要帶手帕
32. 讓自己的背影充滿自信

Chapter4 讓自己和別人都感到愉快
讓自己樂在工作,成為對方也想一起工作的夥伴
33. 主動導引出雙方的契合度
34. 在最難熬的日子,為主管加油
35. 重整心情,擺脫負面情緒
36. 三個「喜歡」,提高工作動力
37. 工作和生活,不必切換「ON」和「OFF」
38. 保持公共空間的整潔
39. 享受「有人在看」的緊張感
40. 對八卦和批評徹底保持遲鈍
41. 了解主管私下的一面,會有意外的收穫
42. 聚餐前,要做好萬全的準備

Chapter5 貼心的主管,貼心的祕書
我從那些主管身上學到的事
43. 傾聽,讓別人想跟你說更多
44. 祕書,用一句話打動人心
45. 即使無緣合作,也要珍惜寶貴的緣份
46. 關係越親近,越要說句慰勞的話
47. 被糾正用字遣詞,對自己才有幫助


 
 

作者序

祕書,是為誰工作?體貼,又是為了誰?


  平常看到一起共事的同事臉色不太好,一副無精打采的樣子,你會怎麼辦呢?

  你會只是在心裡猜想,對方也許是因為感冒或者是沒睡好,還是會擔心對方有什麼煩惱,主動開口問一句呢?

  然而,即便我們主動關心對方,常常得到的卻僅是點頭示意或是避而不談的回應。也因此,似乎有很多人認為,不要干涉太多才是體貼的做法。

  如果是我,一定會選擇主動關心對方。

  這樣做需要一點勇氣,但我還是會開口詢問。因為,如果知道原因的話,就可以助對方一臂之力,思考自己能不能替對方做點什麼,然後採取行動──這才是成熟大人該有的表現。假如對方「不希望別人過問」的話,就別再追問就好。

  請你想像一下,如果有人主動來關心自己,這樣的體貼是不是很令人感動呢?

  像這樣設身處地,才是真正的體貼。

  不過,這份「體貼」到底是為了誰呢?

  是為了別人嗎?那麼,當你體貼別人的時候,你快樂嗎?

  假如你過去一直勉強自己體貼別人,我想給你一個建議。

  「體貼」不是為了別人,而是為了自己。

  唯有懂得這一點的人,才會樂意幫助他人,體貼他人,並且感到快樂。

  而這樣個性體貼的人,總是令人感到愉快又有好感;即使個性內斂,還是會受人歡迎。

  在這二十多年的祕書生涯中,我曾經遇過一片好意卻適得其反的經驗,也曾經因為無意講錯一句而造成工作上的失敗,甚至無數次為了自己的不夠機靈而感到沮喪。

  儘管如此,我還是一路堅持過來了,因為我是真心喜歡祕書這份工作。而且,在心裡想像自己是主管,並且從主管的角度來執行祕書工作,是一件很開心的事。

  回顧我的祕書人生,可說是由許多「一分耕耘,一分收穫」串連而成的。每當我做了什麼反省,或是有了什麼體悟,無論多麼微不足道,我都會把它們記錄下來。

  用來做紀錄的筆記本,至今已經累積了一百多冊!我從那些筆記本當中,挑出與「體貼」有關的工作技巧編寫成這本書,希望能對大家有所幫助。

  內容都很簡單易懂。只要養成「祕書精神」(設身處地並採取行動),無論工作或生活都會更加順利——如果能透過這本書,讓大家實際感受到這一點,將是我最大的榮幸。

  最後,我要對過去服務過的主管,以及曾經一起共事的前輩、後輩、同事與親朋好友,致上由衷的感謝。
 
佐藤直子
 

詳細資料

  • ISBN:9789863810933
  • 叢書系列:How
  • 規格:平裝 / 192頁 / 25k正 / 14.8 x 21 x 1.2 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣

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