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複雜變簡單 重點摘要力:報告記錄、短篇作文、口語溝通都能「化繁為簡」完美表達

自分の考えがうまく伝わる「要約」の技術

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內容簡介

‧會議記錄怎麼樣都寫不好。
‧不知道工作進度該怎麼報告。
‧老是不知所云,抓不住客戶的要求或談話的核心......


  想要簡單,為什麼越寫越複雜?越說越讓人誤會?
  寫重點、說重點,善用「摘要力」,把心裡所想的簡明扼要表達出來!


  找不到重點、搞錯重點,老是廢話連篇時──
  面對部屬囉囉嗦嗦的說明,主管心裡OS:「這個人有完沒完,只會浪費我的時間。」
  聽到主管模擬兩可的交代,部屬心裡OS:「又來了,看來又得瞎忙做白工了。」

  以「對方容易了解的方法」,簡潔傳達。這就是所謂的「摘要力」。

  總是搞不清重點、不懂「摘要力」的人會:
  ‧過於主觀    
  ‧獨善其身     
  ‧缺乏重點     
  ‧廢話連篇     
  ‧過於省話     
  ‧詞不達意    

  懂得「重點摘要」,有什麼好處?
  ‧提高工作效率與評價
  ‧提高企業生產力
  ‧提高顧客應對能力
  ‧磨練資訊之篩選能力
  ‧提高溝通能力

  擁有摘要力,讓你在職場和生活上不必耗盡洪荒之力,就能無往不利!

  書中精采內容:
  ‧說明整體情況、化繁為簡的技巧
  ‧找出關鍵詞的技巧
  ‧篩選重要部分的技巧
  ‧從大量資訊中讀取重點關鍵的技巧
  ‧思考文章結構:分段、訂定段落標題、區分事實與主觀想法
  ‧實務練習:客訴報告、會議記錄、短文寫作、演講
 
 

作者介紹

作者簡介

本間正人Masato Honma


  京都造型藝術大學教授,NPO學習協會理事長,NPO Hello Dream執行委員會理事,自東京大學文學部畢業後,轉赴明尼蘇達大學取得成人教育學博士(Ph.D.)學位,除為企業舉辦各種研習以外,另擔任NHK教育電視台(單季英語會話)講師(2012年)等。此外,突破傳統「教育科學」概念,提倡「學習科學」,致力於個人潛能訓練,職涯發展(Facilitation Career)教育與培育國際人才等。

浮島由美子Yumiko Ukishima

  Y’s訓練股份有限公司董事長,浦和第一女子高級中學、學習院女子短期大學畢業。歷經商務開發軟體與網路作業系統輔助業務後,經手客服中心與技術支援部門之建構與營運。此外,於品質管理、人力資源與培育課程之開發、顧客滿意度調查之結果分析等亦多有建樹。二00五年五月成立Y’s訓練股份有限公司,針對「強化摘要能力」、「電郵應對技能」、「客訴因應」與「領導培育」等提供各種人際溝通與管理研習課程。

譯者簡介

黃雅慧


  兼職譯者,熟悉台、日、中三地貿易模式與工廠運作,具備商業實務經驗,翻譯領域涵蓋電子、通信、化學、防災與建築等產業,目前旅居日本。

  譯作:《為什麼頂尖業務手上總有好客戶?》(八方出版)、《放膽做決策》(合譯)、《為什麼你不再問為什麼?》、《V型復甦的經營》、《好主管一定要懂的2×3教練法則》、《漲價的技術》《超高齡社會的消費行為學》(以上皆經濟新潮社出版)。
 
 

目錄

前言

第一章從基本案例了解摘要技巧
實際感受「何謂摘要?」

case1從概況說明之技巧
我們這一家

case2 化繁為簡之技巧
哪個建案比較吸引人?

case3找出關鍵字之技巧
超高性能數位相機的問世

case4篩選重要部分之技巧
織田信長的陰謀?

case5讀取重點關鍵之技巧
監視器與花爺爺!?

case6確立摘要基準與目的之技巧
當真物超所值?

case7找出主詞與謂語之技巧
魚肉糕點

case8結論以外之架構技巧
戰鬥力重要?還是人才培育重要?

第二章掌握基本流程與原則
正確的摘要步驟

step1掌握整體狀況
原則1掌握概況
原則2從整體到細節

step2思考文章結構
原則3分段
原則4訂定段落標題
原則5找出主詞與謂語
原則6結論以外的建構原則7區分並思考事實與主觀看法

step3確認目的、篩選重要部分
原則8確立摘要之基準與目的
原則9篩選重要部分、訂定先後順序
原則10找出關鍵字

step4思考其它部分、抽象表述
原則11彙整資訊並抽象表述
原則12去蕪存菁

step5最後修飾、避免混淆或誤解
原則13從結論著手
原則14從概況著手
原則15組裝關鍵字
原則16客製摘要

第三章利用案例提高摘要力

case9抽象表述之技巧
我家的影印機壞了!

case10區分事實與主觀看法之技巧
會議記錄

case11視覺傳達之技巧
購物達人!?

case12大標之訂定技巧
成語為摘要之王道

case13標題之訂定技巧
銀髮族聘雇補助計畫!

case14避免誤解之表現技巧
在電話中說明約會地點

case15簡單明瞭之替換技巧
腳掌辨識軟體

第四章提升摘要力的秘訣

摘要力之優點為何?
優點1提高工作效率與評價
優點2提高企業生產力
優點3提高顧客應對能力
優點4磨練資訊之篩選能力
優點5提高溝通能力

摘要力不足之六大類型類型1過於主觀
類型2獨善其身
類型3缺乏重點
類型4廢話連篇
類型5過於省話
類型6詞不達意

實務練習1勤於練習、注意說話技巧
練習1日記
練習2筆記
練習3情書
練習4他人意見
練習5演講
練習6報告‧連絡‧諮詢

實務練習2善用影片與圖像
練習7烹飪節目
練習8拍照

實務練習3日常生活之落實
練習9會議記錄
練習10聚餐
練習11他山之石

後記
 
 



  做事乾脆俐落的人幾乎毫無例外的均具備化繁為簡的技巧。他們說的每一句話總是簡單扼要,充滿重點,讓聽者印象深刻,所有資訊瞬間浮現,產生一種豁然開朗的感覺。

  即使是書面文字也是讓人讀過一遍,情景就歷歷在目,立即知道該從何著手。我想如果手頭上的文件都有這種水準的話,應該可以節省很多時間吧!

  然而,我們卻不時在職場上聽到主管抱怨自己的部屬缺乏溝通能力,例如:「我手下的人寫的報告都沒有重點。」或「我真搞不懂這個企畫案在寫些什麼」之類的。

  而「摘要力」就是「剖析情勢並傳達的能力」。

  面對目前這個複雜的世界,我們無法囫圇吞棗的一以概之。因此,在日常的工作或生活中,就需要懂得「篩選重點,條理分明的彙整資訊,以便做出正確的判斷或行動」。

  不管是在日常生活或工作中,我們周遭的各種資訊都需要「摘要」一番。

  例如國中或高中的國文考試中常有「請在多少字以內試述之」的試題。題目雖然要求試述之,但缺乏具體說明,因此學生們的解答大多都是單純的刪減字數而已。此外,即使有些人曾學過摘要的技巧,但我想應該很少人受過口頭訓練吧?

  而事實上,日本的教育制度本來就缺乏系統性的教導學生,如何透過言詞說明圖表或利用圖表簡單明瞭的替代口頭表述。

  於是,學子們便在不知摘要為何物與其重要性的情況下踏出校門。然而,對於工作繁忙的上班族而言,摘要能力極其重要,不少人就因為缺乏這個技巧而造成自己或旁人的困擾。

  為讓讀者學會有效的摘要方法,以及提升摘要力的技巧與秘訣,本書特別列舉各種實際案例加以說明。希望各位讀者在讀完本書後,也能身體力行,實際嘗試。

  如此一來,相信讀者必能感受:「原來只要這麼做就能夠明明白白的傳達自己的想法!」,並且樂在其中。

  摘要力堪稱資訊社會中一種不可或缺的能力,但坊間卻缺乏簡單易懂的入門書籍。筆者衷心期盼本書能稍盡棉力,協助各位讀者提升商業的溝通技巧。

  「摘要力」是本書另一位作者浮島由美子於二○○八年所提倡的概念。時至現今,此技能之需求性日益增高,讓人不得不佩服其高瞻遠矚。此外,亦藉此感謝協助本書付梓之編輯高木繁伸先生、角田由紀子小姐、古川浩司先生、KADOKAWA 之色川賢也先生等友人。

  最後,若因本書發行讓更多讀者接觸本書,實為筆者之幸。希望讀者能隨身攜帶本書並善加利用。
 
本間 正人
 

詳細資料

  • ISBN:9789863810896
  • 叢書系列:How
  • 規格:平裝 / 272頁 / 14.8 x 21 x 1.36 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
 

內容連載

step 5 最後修飾、避免混淆或誤解

**************************************************************

原則13  從結論著手

①缺乏結論造成資訊混淆

「昨天好冷喔!所以我就生了個火盆,雖然我用的是備長炭,但好暖呢!身子一暖覺得很累就昏昏沉沉的,然後忘了要把火給熄了,等我注意時,突然聽到嗶嗶剝剝的聲音,我還在想是怎麼一回事呢?原來是燒起來了,現在也還再繼續燒呢……」

倘若我們接到這樣的電話,應該會想當場大叫:「趕緊說結果吧!」。遇到類此的緊急狀況最重要的不是說明前因而是趕緊告知對方:「失火了」。

或不少人也有這樣的經驗,收到某些電子郵件時,想著:「到底想說些什麼?完全看不懂……」越讀越氣,最後卻是「詳細內容請瀏覽以下網站」。
然後大失所望的嘆氣:「搞什麼啊!原來是垃圾信。」

②開宗明義闡述結論

一份乾淨俐落的摘要重點在於「從說明結論開始」。特別是在商業文書的場合,更是極其重要。

一般而言,學術論文的寫法是先說明背景,方法理論、文獻的調查、調查概要、分析數據,最後才得出結論。如同作文時的起承轉合,一般習慣將結論放在最後收尾。

然而,在寫商業文書時,摘要如何導引閱讀者的判斷或行動則極其重要。因此,將結論放在文章開頭,以便閱讀者一目瞭然反而比較合適。

以會議記錄為例:

與其寫「在今天的行銷策略會議中○○、×× 與△△均發表意見。○○說……×× 表示……」,不如先從結論著手,改成「今日會議的決議事項為這個與那個」,更能讓閱讀者掌握報告內容。

因此,若想快速且順利傳達自己的用意,基本原則就是從說明結論開始。

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原則14 從概況著手

另外一種與從結論著手類似的方法是在傳達資訊時,不從細節開始說明而從概況著手的話,反而更清楚易懂。

假設朋友的車子有汽車導航。他借我們車子去兜風,卻只說:「這個導航系統可以偵測十公里以內的路況,你只要照著指示往前開就對了。沒什麼好怕的,一路順風啊!」然後趕我們上路的話,會發生什麼狀況呢?我想誰都會擔心這個擔心那個,懷疑「車子到底會開到哪裡去呢?汽車導航真的沒有問題嗎?會平安抵達目的地嗎?」之類的。

但如果朋友說:「請你把車子開到金山。從仰德大道走陽金公路,距離大約五十公里,大概會花△△小時。詳細的路徑就讓汽車導航來告訴你吧!」

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