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Google、PPT、Excel的 故事.卡片簡報術:超業、TED演講者、賈伯斯都用這4個步驟, 說服每個人!

資料作成から発表までたったの4STEPでこんなに通る!プレゼン

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內容簡介

★日本最大商學院GLOBIS教授傳你獨門絕技
★超簡單、1小時就能學會,故事銷售簡報術

  沒有故事,聽眾能留下多少記憶?
  鋪陳一個故事,真的很難嗎?
  放心,作者教你用A5卡片,編出一個完整故事,
  只要4步驟,你也能打造出一場精彩演說!

  ★這樣的人需要學會故事卡片簡報術

  想成為成交率No.1的超業,脫離業績吊車尾的行列?
  想讓主管採納提案,卻無法完整表達滿腦子的想法,該怎麼辦?
  想改善部屬不知所云的爛簡報,但找不到迅速有效的指導方法?
  緊張、怯場,就忘記簡報的目的、主角是誰嗎?
  以上種種問題,困擾著近八成的商務人士。想解決,你得學會……

  ★開始學簡報前,得先破除你我的迷思

  簡報的目的是什麼?若以為是「向對方傳達自己的主張」,那就搞錯了!
  你說得很用力嗎?結果下面睡成一片,難道說的是催眠曲?慘!
  說完沒有成交嗎?我們一直一直說,但對方仍然不肯點頭,氣!
  
  本書作者家弓正彥是Synapse顧問公司社長,曾任日本最大商學院GLOBIS教授,已協助超過400家企業,培育無數商業人才。他指出,簡報的主角是聽取簡報的對象,因此簡報的目的是切中對方需求,彰顯自己主張的優勢,讓對方理解並產生共鳴,然後採取行動。

  家弓正彥獨創「故事.卡片簡報術」,教你從準備到發表,只要4個步驟,運用A5卡片,就能迅速做出有邏輯又有說服力的簡報。而且,書中還提供獨家的「意見回饋表」與「簡報技能圖」,讓你的技能精益求精!

  ★只要4步驟,就能讓決策者爽快說Yes!

  ◎步驟一:賈伯斯準備簡報,不會立刻啟動電腦,而是先決定「故事概念」。

  這是簡報最重要的步驟,因為沒決定概念就開始寫故事,會偏離主題,無法命中上司與客戶的需求。所以打開電腦前,先啟動你的大腦想一想:

  ‧誰是真正的決策者?對方的需求是什麼?
  ‧我的提案有什麼賣點?能提供對方什麼好處?

  ◎步驟二:光在腦中整理會到處掉漆,用A5卡片排列你的「故事大綱」。

  故事大綱是簡報的骨幹,「故事.卡片簡報術」教你把抽象概念具體整理出來,還能避免資訊的重複與遺漏。如此高效率的方法,只要4道程序即可完成!

  ‧程序1:在A5卡片上寫下想傳達的東西,一張只列出一個訊息。
  ‧程序2:安排大綱有3種模式──「主張與根據」、「目的與手段」、「整體與細節」。
  ‧程序3:編排卡片順序,打造故事的開場、本文和結局。
  ‧程序4:將內容加以修飾與美化,例如:製造懸疑與高潮、提示風險與對策。

  ◎步驟三:掌握PPT的4大關鍵,讓「故事內容」搶眼奪目!

  現在製作投影片很容易,可以用PPT、Excel製作18種圖表,並添加動畫效果。不過,Google人力分析團隊總監柯爾認為,喧賓奪主的設計反而會妨礙理解。因此,學會18個技巧,就能輕鬆避免常見失誤!

  ‧失誤1:文字由左至右填滿整個畫面,讓對方的視線移動距離非常大。
  ‧技巧1:配合視線移動的習慣,使用Z型、倒N型、O型排版,閱讀簡報不費力。

  ‧失誤2:說明文字又臭又長,而且圖表中穿插複雜解說,讓人完全看不到重點。
  ‧技巧2:一張投影片只放置一項核心訊息;用3S表達方式,讓文字簡潔、扼要又直接。

  ◎步驟四:光靠投影片內容還不夠,要學TED高手「表演故事」的4大原則

  在正式上場做簡報時,你不只要推銷提案或商品,更要推銷自己!因此,要能吸引目光、打動人心,請留意這18個要點!

  ‧要點1:拋出問句,讓聽眾重拾專注力、啟動思考。
  ‧要點2:直視聽眾70%、目光交會2秒鐘,緊抓住人心。
  ‧要點3:預先設想提問,及早做好準備。

  ★Google、PPT、Excel、Word,好工具讓你做簡報更輕鬆

  準備簡報資料時,除了傳統的PPT、Excel和Word之外,你還可以運用Google簡報,結合Gmail和雲端的各種服務,讓資料分享、溝通互動更加方便快速。

本書特色

  ‧獨創的A5故事卡片,讓你排列組合架構好故事。
  ‧提供32個失敗與成功範例,幫你改正常見的失誤。
  ‧附贈「意見回饋表」與「簡報技能圖」,可立刻檢核應用。

名人推薦

  ◎資深廣播人、〈GAS口語魅力培訓〉創辦人 王介安
  ◎職場專欄作家、廣播主持人 謝文憲
 

作者介紹

作者簡介

家弓正彥


  Synapse股份有限公司社長。

  1982年進入松下電器,任職行銷部門,負責自動化機器設備的市場調查、商品企劃、廣告宣傳,以及促銷販賣等實務工作。之後,在三和綜合研究所擔任經營策略顧問。1997年,成立Synapse公司,協助企業客戶擬訂經營與行銷策略,並導入執行現場。2001年設立行銷學院,致力培育商業人才。

  曾擔任GLOBIS經營研究所教授、中央大學客座教授、SMBC諮詢顧問講師、日經商務學院講師、日經BP研習班講師,教學經驗豐富,並參與眾多講座。

  著作及監修作品有《如何寫出成功的事業計畫書》、《商務廣告策略》、《品牌策略》、《行銷與公關策略》。

譯者簡介

侯詠馨


  輔仁大學日本文學系畢業。誤打誤撞走上譯者之路,才發現這是自己追求的人生。喜歡透過翻譯看見不同的世界。現為專職譯者。

  譯作有《麥肯錫的大數據核心問題檢查術》、《人生整理課》、《勇敢做自己》、《麥肯錫金錢管理法》、《相處的技術》、《反人脈學》(皆為大樂文化出版)。
 

目錄

前言 77.7%的商業人士不擅長做簡報,你學會就贏過對手

BASE  最強的簡報是,用「故事」促使決策者買單
0-1 緊張、怯場,就忘了簡報的主角是誰嗎?
0-2 4步驟讓你的簡報,有故事、有表演,又能說服人!
私房專欄:高手其實都是從「多看多模仿」開始!

STEP 1 「故事概念」:知道對誰說話後,才開始打草稿!
1-0別急著開電腦,先從「故事概念」擬草稿
撰寫故事時,請用4個重點問自己
1-1對象是誰?用「客戶分析」找到關鍵人物
從部門、職銜和經歷,看出對象的立場
從「DMU分析圖」,找出要說服的關鍵人物
案例:「導入生產設備」的DMU分析圖
根據掌握到的對象資訊,量身訂做故事
1-2該給什麼?從「需求分析」鎖定對方的真正期待
如何正中客戶的核心需求、超越他們的期待?
反覆問5次「為什麼」,探究問題背後的原因
客戶的要求不要照單全收,否則……
別用老闆壓他,你得知道他的直屬上司要什麼!
光資訊蒐集還不夠,讓對方感受用心更重要
1-3賣點在哪?「自我分析」讓他眼睛一亮自動選你
矽谷的創業家,如何在30秒內說服投資人
用「FAB分析」,讓你的銷售話術100%成功
1-4如何成交?從提案到採用的5道關卡,幫你過關斬將
釐清簡報的定位,是推銷還是分享資訊?
「AIDMA模式」幫你過關斬將
案例:「推銷培訓課程」時,目標該怎麼定?
案例:「改善公司經營對策」時,你該說什麼?
從終點回溯,檢視內容能否達成目標
私房專欄:3個檢索工具,打造簡報的說服力
延伸閱讀:結合Gmail和Google日曆,待辦事項、簡報邀請,3秒搞定!

STEP2 「故事大綱」:活用A5卡片,排出無懈可擊的劇本
2-0一個好的故事劇本,是怎麼寫出來的?
撰寫「故事大綱」有4道程序
2-1製作卡片:使用A5卡片,寫下想說的訊息
製作故事卡片,將訊息「可視化」即可
想要傳達的訊息這麼多?得用「回顧法」抓重點
缺乏靈感?用橫向與縱向思考,會有意外的發現
2-2排列卡片:按邏輯建構大綱,增強說服力
製作大綱的3種模式,讓你的故事環環相扣
案例:「拓展影音播放新業務」大綱如何排列?
沒邏輯?要避免根據不足、遺漏、不具體等3個錯誤
不客觀?用「金字塔結構」找出你的主張與根據
案例:「拓展新業務X」的金字塔結構
要完美?有時好理解的「七分主義」,就可以讓對方說Yes
提列數據及特色時,別超過「3」這個魔法數字
2-3增補卡片:打造故事的開場、本文和結局
要寫出流暢故事,該怎麼排列資訊?
拆解、追加、刪除等5個手法,將故事去蕪存菁
用「FABE分析」,確認故事與概念是否相符
開場引言的2個訣竅:「產生期待」與「促進理解」
案例:「強化行銷能力」的提案該怎麼做?
依據對方的關注點,3種模式擬定內容與結局
促使對方積極行動的結局,有4種方式
案例:「經營粉絲團提案」的內文該如何撰寫?
2-4美化卡片:製造懸疑與高潮,故事更誘人
激發對方的好奇心,促使自主思考
用具體事物來表現數據,讓對方容易聯想
案例:「工作年齡人口減少」的圖表如何呈現?
強調:重要訊息重複兩次,可以加深記憶
有梗:小插曲或趣聞軼事,可豐富簡報的表現力
布局:安排假選項、再提示根據,讓人欣然接受
暗示:提示風險與對策,增加提案的客觀性
私房專欄:最後一張投影片停留最久,而你只能說「謝謝」嗎?

STEP3 「故事內容」:做好PPT的4大關鍵,讓觀眾眼睛一亮
3-0製作投影片,該留意哪些事?
PPT的「故事內容」該如何呈現?4個要點讓你無懈可擊
3-1關鍵一:排版要精確對準主題,讓大家知道你在唱哪一齣
技巧1:訊息與內文這樣排版,明確呈現主張
技巧2:訊息與內文相互呼應,不產生矛盾混淆
技巧3:配合視線移動,使用Z、倒N、O型編排方式
3-2關鍵二:運用文字精簡洗鍊,重點在哪清晰可見
技巧4:訊息簡潔有力、強弱分明,還得位置固定
技巧5:1張投影片,只放置1項核心訊息
技巧6:貫徹3S表達方式,文章扼要、簡潔、直接
3-3關鍵三:資訊分量恰到好處,易於閱讀與吸收
技巧7:內文只突顯主要訊息,其他資訊列為附件
技巧8:投影片周邊巧妙留白,創造視覺效果
技巧9:先用短句提列重要訊息,再出示根據
3-4關鍵四:圖表、標示用得恰到好處,抓住目光提升理解
技巧10:配合資訊的性質,選擇圖像化工具
技巧11:謹慎運用輔助線、符號、色彩及動畫
技巧12:畫出3類型的9種表格,使用上各有巧妙
技巧13:瞬間傳達數據意涵,可選用3類型的9種圖表
私房專欄:投影片搭配書面資料,必須檢查2個重點
延伸閱讀:善用Google簡報與雲端功能,製作簡單,又可即時分享

STEP4 「表演故事」:遵守上台說話4原則,因為TED高手都這麼做
4-0 在台上說故事超緊張,你該如何百分之百發揮實力?
TED演講高手,都遵循這4個原則
4-1讓聽眾理解不吃力的表達方式
要點1:音量、速度、聲調,左右對方的理解度
要點2:咬字清晰能彌補聲音的弱點
要點3:不讓口頭禪和小動作干擾視聽
要點4:用3S表達方式,去除拐彎抹角和客套話
要點5:規劃重複的次數,以及抑揚頓挫的時間
案例:金恩牧師演講時的聲音表現:《I Have A Dream》
4-2善用表情與肢體動作,說故事會更生動
要點6:說故事要熱情還是冷靜?活用4種語氣
要點7:拋出問句,可以使聽眾重拾專注力
要點8:透過身體動作與手勢,散發你的熱情
要點9:直視聽眾70%、目光交會2秒鐘,抓住對方的心
要點10:不要小看表情、姿勢、服裝的影響力
4-3推銷提案和商品時,別忘了得先推銷自己
要點11:演講風格有4種,辨識自我特色才能克服弱點
要點12:不要平鋪直敘照唸資料,用自己的話說出來
4-4問答時,該如何說才能贏得信賴?
要點13:預先設想提問,才能及早做好準備
要點14:當對方開始交頭接耳時,就得……
要點15:重複確認提問內容,再開口回答
要點16:如果當場無法回答,事後對應也無妨
要點17:被問到辦不到的事,列出條件正面回應
要點18:意見相左先退一步,分析優缺點再論述
私房專欄:千萬別讓指示棒與雷射筆,變成簡報的敗筆

STEP UP  賈伯斯的「故事彩排」,你也可以一學就會
5-1為何「雙向簡報」能驅使對方行動,該怎麼做?
想打動人心,要讓對方主動提問與思考
「雙向簡報」有3大效果:影響、理解與放鬆
5-2事前做好彩排與意見回饋,才能精進簡報品質
天才賈伯斯,也會花2天進行彩排
委託第三方觀看彩排,填寫意見回饋表
附錄:意見回饋表與分析方法
5-3徹底執行PDCA,掌握下次簡報的致勝關鍵
Plan與Do:活用「簡報技能圖」設定階段目標
Check與Action:針對優缺點,思考今後的策略
附錄:簡報技能圖的彙整

結語 鍛鍊簡報技巧,從平日的工作與生活開始
 

前言

77.7%的商業人士不擅長做簡報,你學會就贏過對手


  上一頁的數字「77.7%」,來自某份針對商務人士的問卷調查,代表「不擅長簡報的人」所佔的百分比。正如這份數據所示,多數商務人士都不善於簡報發表。

  然而另一方面,商務工作上的簡報機會卻日益增加,重要性也大幅提升。不久前,有位業主前來找我諮商,他說:「現在光靠做好商品和服務,已經無法在商務界中取勝。客戶會透過簡報來檢驗簡報人的表達能力,同時對簡報人和其背後的公司打分數。」

  因此,為了創造傑出的工作成果,許多商務人士都急欲加強自己的簡報能力。

  ◎讓對方躍躍欲試的簡報

  我從事經營顧問的工作,至今已經25年。

  經營顧問的工作,是協助客戶改善企業經營模式。為了促使客戶積極推動改革,我們會以簡報的方式傳達理念,讓客戶採納,並付諸行動。因此,不管提案的內容多精采,如果客戶無法產生共鳴,沒有萌生躍躍欲試的念頭,我們的努力就會徒勞無功。換句話說,簡報能力決定了顧問的價值,這麼說一點也不為過。

  同樣地,任何商業活動都必須打動企業或客戶,才能獲得工作成果,簡報能力是協助商務人士達成目標的強大武器。

  本書將簡報精髓彙整成4大步驟。只要遵循本書的步驟,不論是誰,都能做出打動人心的一流簡報。

  ◎簡報的4個步驟

  STEP1決定故事概念:首先,必須擬定簡報的基本方針。若想傳達的概念模糊不清,會影響後續的工作效率,無法完成一場好簡報。

  STEP2撰寫故事大綱:簡報整體的故事結構,將會大幅影響簡報的效果。扎實地打好本步驟所介紹的基礎,可以令簡報的呈現更為清楚、具有說服力。

  STEP3製作資料、投影片的故事內容:投影片和簡報資料的功能,是協助聽眾理解內容,以及加強簡報的邏輯和說服力。本步驟將介紹製作投影片和資料時,一定要遵守的基本原則。

  STEP4熟習簡報人守則,表演故事:實際在客戶面前說明簡報,難免會感到緊張。儘管如此,只要一點巧思,便能大幅改善簡報的品質。本步驟會介紹在眾人面前說話的訣竅,說明發表簡報時應該注意的事項。

  ◎成為簡報達人的捷徑

  根據我的經驗,十個簡報人會有十種簡報風格。因此,請各位在具備本書介紹的基本技巧後,尋找自己的風格,確立專屬自己的簡報模式。想要成為簡報達人,絕對不能漫不經心地累積經驗,最重要的是打好基礎。

  但願本書中的技巧,能夠協助各位讀者獲得豐碩的工作成果。

  (*問卷來源:根據COBS ONLINE的會員調查(有效問卷份數:1,000份,期間:2012年4月27日~5月3日),針對《是否擅長製作並發表簡報》這個問題,回答「非常不擅長」者佔41%,「較不擅長」者佔36.7%。)
 

詳細資料

  • ISBN:9789869352987
  • 叢書系列:Business
  • 規格:平裝 / 240頁 / 25k正 / 14.8 x 21 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
 

內容連載

BASE  最強的簡報是,用「故事」促使決策者買單
 
﹝0-1﹞緊張、怯場,就忘了簡報的目的、主角是誰嗎?
  
「簡報是什麼?」針對這個問題,我想大部分的人都會回答:「向對方傳達自己的主張」。簡報精髓有五大重點,本書將針對如何實現這五個重點,介紹具體的實踐步驟與技巧。
 
◎重點1:簡報的主角,是聽取簡報的對象
  
做簡報時,你是不是常常錯把自己當成主角?針對上述的問題,如果你回答「簡報是向對方傳達自己的主張」,恐怕就已經搞錯了主客定位。簡報的主角,是傳達理念的對象。
  
在簡報過程中,你是否將重點放在「如何以流利的口條表現主張」?請別忘記,簡報的目的是協助客戶「實現需求」和「解決問題」,而你所扮演的,是回應客戶期待的角色。
 
◎重點2:表達自己的主張
  
簡報的首要任務,是以提案和主張回應對方的需求。因此,最重要的是清楚地傳達主張。請先思考:你想傳達的主張是什麼?彙整眾多的資訊,將最重要的訊息精簡成一句話,明確地傳達給對方。
  
釐清真正想傳達的核心訊息,目標是將這個訊息,深深地烙印在對方的腦海中。
 
◎重點3:讓對方理解
  
請問,大家一般都花多少時間準備簡報?
  
想必各位都會做好周嚴的事前準備,確實掌握所有想傳達的內容之後,才會走上講台、發表主張。
  
但對方呢?他們在簡報會場上,必須立刻對第一次聽聞的資訊做出判斷、理解和評價。你所做的事,就是強迫對方進行如此艱難的工作。因此,你必須花費心思,以最容易理解的方式傳達主張,降低對方的理解難度。
 
◎重點4:獲得理解與共鳴
  
簡報時,最重要的是讓對方產生「原來如此」的想法,並採用你的主張和提案。因此,你必須使用有邏輯的論述來說服對方。
  
此外,個人魅力也相當重要。在簡報的過程中取得對方的信任,才能獲得符合期待的成果。換句話說,邏輯與熱情是簡報的必勝關鍵。
 
◎重點5:讓對方根據你的期待,採取行動
  
最後,若能讓對方根據你的期待採取行動,或是獲得正面的影響,就可說是一場成功的簡報。因此,請在事前設定明確的目標,並以實現這個目標為前提,製作簡報。
  
在簡報的最後總結,請具體提示對方今後可以採取什麼樣的行動,這將是簡報的成功關鍵。

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