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企管顧問教你達成目標的時間順序法:豐田專業經理人、NASA科學家都在用的40種專注法則!

「仕事が速い!」人の時間の使い方

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內容簡介

◎方法全圖解:超實用40種法則× 60個圖表
◎故事全範例:分享豐田汽車、NASA科學家……成功故事


  每個人一天同樣有24小時,成功者的案例證明,
  有拖延症的人並非不認真,而是搞錯「時間順序」!

  「時間管理的三大秘訣,事先有系統的規劃、維持紀律,並且持之以恆。」──台積電董事長張忠謀

  ★測驗題:
  你是否無法掌握自己的進度,被時間追著跑?
  如果是,請用Yes或No回答以下問題,看你的時間管理問題嚴不嚴重!
  ‧每天都因為加班晚回家。
  ‧工作不斷增加,怎麼做都做不完。
  ‧應付工作交件期限,快喘不過氣來。
  ‧時間再多也覺得不夠用。
  ‧和周圍的人相比,只有自己忙得暈頭轉向。
  ‧因工作疲憊不堪,假日幾乎都在睡覺。
  ‧想不起來一整天做了哪些工作。
  ‧未完成的工作至少有十件以上。

  請計算你回答裡有幾個Yes呢?Yes越多的人代表老是被時間追著跑,因此你必須重新檢視自己的時間運用效率,但該如何做呢?請跟著本書作者……

  ★他如何做到一年寫出數本書,還能在日本都暢銷呢?

  日本知名企管顧問西村克己,分享自身經驗,告訴你做好時間管理的40個專注法則。書中提供60張圖解與表格,讓你一看就懂;並搭配豐田汽車專業經理人、美國NASA科學家等成功案例,讓你感同身受。

  他認為,時間管理的第一步是必須擁有具體目標。

  其次,不要光是配合他人狀況忙得團團轉,而是要確保「自我時間」,才有餘裕專注心力、發揮創意。

  第三,確實執行自己本來該做的事,並逐步達成預定規劃,啟動良性循環。

  如此一來,你就看得到時間、抓得住時間,還能提高自己與團隊的工作績效。

  ★有拖延症的人並非不認真,而是搞錯「時間順序」!

  你是否有這樣不好的經驗呢?
  1、工作常被雜事與同事的問題打斷,結果時間越來越緊迫!
  2、主管交辦的企劃案,想拚命趕在截止日期前交差,但……

  放心!作者教你如何將工作劃分出段落,並依照順序執行6個步驟。

  ◎【製作報告案例】
  上司剛剛交辦我2份企劃書,但我手上還有7個未完成的專案,而其中兩個的截止日期是明天……

  方法:
  1、將每份企劃書擬定目錄。
  2、依序整理要點。
  3、將內容切割分成幾個段落。
  4、落實時程規劃,完成每個段落。

  說明:
  一般人管理時間都是依據完工時間拚命完成,結果總是很糟。因此,作者建議以上述順序規劃,來管理時程表並分段執行。
  但萬一所有企劃案的期限都是月底,該怎麼辦呢?
  要將企劃案的完成日分別提前設在20~30日之間,把忙碌狀況平均分配到不同日程,這樣的時間管理程序能顧及各個任務的品質,並保有餘裕。

  ★案子接踵而來怎麼辦?學會「專注法則」,就能創造更多時間!

  專注法則1:  以報酬矩陣分析效率,增加做事的CP值
  作法: 以「執行的難易度」與「獲得的效益大小」為指標,來分類工作,並決定什麼該做,什麼不該做。其中,容易執行且效益大的工作,稱做「獎勵機會」,必須優先處理,才能有效提高績效。

  專注法則2:  運用ECRS原則,依序改善工作流程
  作法: 將繁雜的各項工作逐一篩選與整理,先排除(Eliminate)非必要事項,再整合(Combine)性質類似的,然後採取替換(Replace)和簡化(Simplify)的手法,就能精簡整體工作內容,創造出時間。

  專注法則3:  避免時間被切割,統整出能集中精神的時段
  作法: 將工作時間區分為自我時間和他人時間,並將自我時間統整起來,不被他人時間零碎切割,便可靜下心集中精神。而且,預留緩衝時間,以免行程臨時變更,影響到接下來的預定規劃。

  專注法則4:  活用NASA的「SEP思考程序」,找出解決方案
  作法: 採取以下的步驟:「蒐集資訊加以分析」→「思考激發出對策與替代方案」→「評價對策與替代方案並下決定」→「統整資訊來製作正式文件」,就能有效率地想出因應對策,化解難題。

名人推薦

  悅思捷管理顧問有限公司總經理  柯振南
  專案管理企業內訓講師 鍾文武
  卓群顧問有限公司首席顧問  陳其華
 
 

作者介紹

作者簡介

西村克己


  現為芝浦工業大學研究所工學管理研究科教授,以及企業經營管理顧問。

  1956年出生於日本岡山縣。1982年自東京工業大學經營工學研究所畢業。曾任職富士軟片公司,1990年進入日本綜合研究所擔任主任研究員,同時兼任民間企業的經營管理顧問,並舉行演講、開設員工研修課程。2003年起,擔任芝浦工業大學工學管理研究所教授。專業領域為科技管理、專案管理、經營策略、策略性思考及圖解思考。

  主要著作有《麥肯錫顧問反覆自我練習的順序思考法》、《互聯網之神貝佐斯》、《學習策略構想力的入門手冊》、《圖解邏輯思考的入門書》、《打造專案小組的做法和實踐方法》、《圖解思考法》、《簡單易懂的經營策略》、《簡單易懂的專案管理法》、《策略思考訓練》、《圖解力》、《簡單拼圖的腦力訓練》、《3分鐘教會你Power Point圖解法》等。

譯者簡介

乙醚


  淡江大學日文系畢業,曾於日本京都同志社大學留學一年。因遇見乙一《夏天、煙火、我的屍體》而愛上閱讀,愛上日本小說。譯著有《MIT.哈佛教你決斷的科學》(合譯)。
 
 

目錄

前言  我教研究所時發現,成功者重視時間更勝於金錢
 
第一章  破解拖延症前,你得先了解時間管理的定義
時間管理的第一步是「設定目標」
其次,要確保「自我時間」才有餘裕專注心力
第三,跳脫過去經驗的束縛,設定未來人生計劃
最後,逐步達成預定規劃,啟動良性循環
 
第二章  完美盡責等於天天加班?錯!調回時間順序就行
1、首先,決定你一整年的時間並設定目標
2、利用時段特性,分配一週和一天的時程
3、磨練技能,把時間專注在能有成果的工作
4、務必將工作劃分段落,就算被打斷也不受影響
5、在交件期限前,養成提前完成日的好習慣
6、依據重要性與急迫性,決定做事的優先順序
 
第三章 企管顧問教你算時間,就能創造更多時間
7、以報酬矩陣分析效率,提高工作的CP值
8、將時間花在強化自我技能,你的速度加快10倍
9、團隊合作得依專業分工,不做不擅長的任務
10、運用「ECRS原則」,依序改善工作流程
11、捨棄或拒絕沒必要做的事,減少工作庫存
12、整合相同性質的任務,一鼓作氣處理完畢
13、假設自己會生病,為必須做的事預留時間
 
第四章  成功者教你排除法,立刻提升工作效率
15、用豐田「3M原則」,發現問題的癥結
16、學豐田排除「7種浪費」,增加可創造價值的時間
17、避免時間被他人切割,得統整出能集中精神的時段
18、將待辦事項寫在便條紙上,不會遺漏又便於記憶
19、用NASA的「SEP思考程序」,找出解決問題的對策
20、資訊超過7項時,就重整成3個1組的金字塔結構
21、提早1小時起床,面對突發狀況也不慌亂
 
第五章 管理高手教你規劃行程表,必定擁有好人緣
22、成功者擅長運用行程表,重視時間更勝於金錢
23、團隊合作最忌諱脫隊者,因此得重點鼓勵準時者
24、遲到不只是浪費你的時間,也會失去好人緣
25、懂得運用預約制,默契自然會形成
26、你知道他在等你嗎?迅速處理email必能贏得好評
27、學會圖示溝通法,對方迅速能懂不會累
 
第六章  醫學專家教你了解大腦運作,強化專注力
28、大腦會分泌3種物質,激發你的幹勁並增強專注力
29、立刻能解決的事立刻做,能讓自己累積成就感
30、把大目標切割成小目標,工作進度自然顯現
31、利用「一日三分法」,在對的時間做對的事情
32、光想「之後再改」很難兌現,得盡力一次做到位
33、用減法回推規劃工作行程,是讓時間充裕的好方法
34、執行專案要設定里程碑,幫助你與客戶溝通及修正
 
七章  品味達人教你預留術,自然心寬廣、視野大
35、是牧場裡的羊還是牧羊犬,意志力決定勝負
36、留5%餘裕思考如何改善效率,能讓工作充滿樂趣
37、煩惱無法解決的事,只是浪費時間還會囤積壓力
38、在例行時間做不一樣的事,能刺激大腦擴大視野
39、從工作、休閒到和家人相處,都要預留黃金時間
40、善於投資時間的人,時間必定越來越多
 
 

前言

我教研究所時發現,成功者重視時間更勝於金錢


  首先,請以YES或NO回答下列問題:

  1.    每天都因為加班晚回家。
  2.    工作不停地增加,怎麼做都做不完。
  3.    被工作追著跑,感覺快喘不過氣來。
  4.    即使有再多時間也都不夠用。
  5.    和周圍的人相比,只有自己忙得暈頭轉向。
  6.    每到傍晚,總會發現還有工作沒做完。
  7.    因工作而疲憊不堪,假日幾乎都在補眠。
  8.    若要分類的話,屬於夜貓族。
  9.    根本沒時間閱讀書籍。
  10.    想不起來一整天做了哪些工作。
  11.    手邊待處理的工作至少有十件以上。
  12.    希望成為掌握工作要領的人。

  回答是YES的總共有幾個呢?透過以上問題,可以知道你和時間之間的關係。

  回答YES越多的人,代表總是被時間追著跑,人生被時間所支配。尤其是八個以上的人,屬於重症患者。如果你就是這種人,現在請立刻拿著本書前往結帳櫃台。

  成功的人都是時間的支配者。他們一直都在嘗試並思考,該怎麼做才能更有效的運用時間。

  我目前任職於研究所在職專班。學生都是社會人士,為了提高白天的工作效率,就讀兩年研究所在職專班。在公司的許可下,他們每個平日的晚上來學校上課。在職專班除了週六整天有課之外,報告等作業也相當吃重。即便如此,沒有任何一位學生露出疲憊的神情,大家上課時總是精神奕奕。

  我們每個人被分配到的時間是平等的。因此,「沒有時間」這句話只是藉口罷了。就結果來看,能否在相同時間內提高工作效率,找到時間去做想做的事情,其實全都取決於時間的運用方式。

  當然,即使現在你正受時間束縛所苦,也不代表你只能就此放棄。首先,請從設立個人目標和秉持信念開始做起。當我們擁有夢想和目標時,為了實現它,自然會注意到時間的價值,也會更想善加利用時間。

  接下來,本書將介紹能充實工作、生活與度過人生的各種時間運用法。從時間管理的基本,到如何創造時間、提高工作效率與速度,以及如何透過運用時間給人好印象等等,都將一併說明。希望各位能參考本書內容,讓自己的生命變得更豐富精彩。
 
 

詳細資料

  • ISBN:9789869458184
  • 叢書系列:Smart
  • 規格:平裝 / 256頁 / 14.8 x 21 x 1.28 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
 

內容連載

第1章 破解拖延症前,你得先了解時間管理的定義

時間管理的第一步是「設定目標」

因為沒有時間,所以工作做不完;因為沒有時間,所以無暇顧及其他事;因為沒有時間,所以沒有辦法閱讀書籍。

不論是在工作、私生活或是家庭方面,你是否也曾有類似的感覺呢?只要陷入這樣的狀態,就會不停地被時間追趕,並且把「好忙」、「沒有時間」和「好累」掛在嘴邊。但是,自己口中說的「沒有時間」,只不過是文字表達的感覺罷了。希望你能先察覺到:實際上,自己是「有」時間的。

▓不過,時間是有限的

世上所有人都公平擁有的就是「時間」。一天有二十四個小時,每個人被賦予的時間都是相同的。同時,我們無法增加時間,時間是有限的。因此,能比其他人完成更多事的人,不是因為有時間,而是「重視時間」。無法拿出任何成果的人,不是沒有時間,而是「時間的運用方法太過拙劣」。也就是說,把「時間不夠,所以沒達到任何成果」當作理由,只不過是藉口罷了。

每個人的生命都是有限的。雖然在歲數上有差別,但若是從剩餘時間的角度來看,時間確實持續在減少。這並非小題大作,珍惜每一分每一秒的態度非常重要。我們必須設法創造出能獲得充實感,並且能締造出成果的時間。

▓再次確認自己的目標

具體來說,重視時間是什麼意思呢?若以一句話來說明,是指擁有目的(為了什麼)與目標(比目的更具體)。如果擁有目標,每天都可以過得很充實,而且,也會想把每天的生活過得越來越充實。

比方說,想每年出國旅行一次,所以要努力存四十萬日圓,那麼每天節約過生活就不是一件苦差事,而會轉變為達成目標的成就感,同時產生好好珍惜金錢的心情。如此一來,就會覺得不應該浪費時間,並思考如何有效地運用時間。

只要擁有了目標,我們就會更想要珍惜每一分每一秒。不要被眼前的忙亂愚弄,抱怨「好忙」或是「沒有時間」,請試著重新整理自己的人生目標。當我們捫心自問:「我到底是為了什麼而活呢?」時間管理便正式展開。

其次,要確保「自我時間」才有餘裕專注心力

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