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80%的工作其實不用做:拋棄多餘的「想像」,把精力集中在真正重要的20%工作上,事情自然會變好!

80%的工作其實不用做:拋棄多餘的「想像」,把精力集中在真正重要的20%工作上,事情自然會變好!

仕事は8割捨てていい ――インバスケット式「選択と集中」の技術

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內容簡介

光是「丟掉八○%的名片」,
工作效率就會變好!?

  ◎想讓工作效率變好?先把八○%的名片丟掉再說!

  因為「很少整理」、「從未整理」的名片,就是工作效率低落的症狀之一。

  ★這張名片放在這裡多久了?這個人還在這個職務上嗎?
  ★看著這張名片,你想得出這個人長什麼樣子嗎?

  久未聯絡、或是連主人的臉都想不起來的名片,就是「覺得用得上,但其實根本不能用」的人脈。這些「多餘」的人脈占住的不只是一個空間,更可能佔走我們經營真正重要的人脈的時間,到最後我們留住了不重要的,卻沒有時間經營真正有價值的。投射到工作上,也正反映出我們最大的問題:沒有把時間投資在真正重要的事物上。

  做法:把名片都拿出來,想想看你想得出這個人長得什麼樣子嗎?需要時有可能向他尋求協助嗎?評估每一個人所需的投資時間、金錢,是否符合日後回收的期待。一百張名片,請丟掉八十張,留下二十張。這二十張名片會是你真正需要花時間經營的人脈,把其餘八○%的時間轉到這二十個人身上,也會讓你的「投資」有更豐碩的回報。

  ◎要讓效率變好,就要丟掉「不敢丟」的心情

  許多人會在工作過程中留下許多資料,並認為「以後要參考可以用,不要丟」。長此以往下來,就東一堆西一堆,不但造成情報過度囤積的狀況,真正需要的時候也找不到有用的參考資料。會造成這樣的情況,主要是「不敢丟」的心理。此時,你可以這樣做:

  做法:把「常用的資料」與「根本很少翻閱」的資料分開來,最好能夠把「根本很少翻閱」的資料裝箱,假裝自己已經丟掉了。一個禮拜後,就能夠放鬆心情,清除這些「多餘的資料」。如此一來,手邊留存的自然就會是最重要的資訊,也就是最重要的情報。不但能夠避免被不必要的資訊綁住,也可以加快決策的速度,同時提升決策的品質與效率。

  ◎你在做的工作,是「必要的工作」,還是「覺得需要的工作」?

  而除了人脈與情報外,本書作者也要提醒讀者適時檢視工作清單,確認自己做的到底是「必要的工作」還是「覺得需要的工作」?

  ★覺得需要的工作:習慣要做、做了似乎比較保險、以前都這麼做、應該要交給下屬的工作、不好意思拒絕的「請幫我……」、

  作者要提醒大家的是:佔據我們八○%時間的,絕大部分都是這樣的工作。或許一開始你會認為「這個工作很重要,怎麼會是『覺得需要的工作』!?」但作者提醒我們進行這樣的思考:

  停止這個工作,會真正影響誰或什麼狀況嗎?
  停止這個工作,會讓你失去什麼嗎?

  如果答案是「我很喜歡」、「我不放心」、「覺得破壞以前的做法不好」、「比較保險」,那麼你堅持就可能是『覺得需要的工作』,也就是其實可以刪除,只是自認為很重要而已。或許你會覺得「過去我都這麼做,沒問題!」但仔細看看你的工作清單──你是不是因此無法投注更多時間與精力,在那些真正必要,可以讓你提升自己能力與績效的工作上?

  擺脫「覺得需要」但沒有實際意義的工作,「選擇」必要的工作,「集中」時間與精力把「必要的工作」做好 。不但可以提升效率、讓工作做得更好,多出來的八○%的時間,也可以分配到自己真正想做的事,真正想過的生活上。
 

作者介紹

作者簡介

鳥原隆志


  株式會社公事籃演練研究所執行董事。
  「公事籃演練思考術」顧問。

  一九七二年生。曾任職於大型物流企業擔任肉類、家具、葡萄酒等各式各樣的銷售販賣工作,並以門市指導員的身份訓練與指導門市人員,以及解決業務上的問題。日後因為升級考試而接觸到公事籃演練思考術而開始研究與訓練。之後充分活用親身的體驗與解決問題的技術,設立了株式會社公事籃演練思考術研究所。到目前為止製作了很多的公事籃演練的教戰手冊。為支援法人公事籃演練思考術教材開發與導入、日本公事籃演練思考術顧問的翹楚,除了日本國內也活躍於國外。同時也提供適合個人的諮詢服務。

  著作有《學習終極判斷力的公事籃演練思考術》(WAVE出版)、《僅僅5秒的改變,就能搞定9成的工作》(KADOKAWA中經出版)、《你的失敗總是同樣的原因》(寶島社)、《能做10倍工作的人,只能做10分之1的人》(大和書房)等書。

譯者簡介

林潔珏


  東吳大學日文系畢業。長年旅居日本,現為專業翻譯、自由文字工作者。譯作有《一不小心就賣光光》、《如何找到商品價值力》、《巨匠的宿》、《東京平價居酒屋》,著作有《大東京吃透透》、《大東京吃喝玩樂全攻略》、《一比就通!名部落客WAWA的手指日語便利帳》、《每天10分鐘,聽聽日本人怎麼說》等書。
 

目錄

第1部
你打算繼續扛下去嗎?

01如果不能捨棄就無法前進
擁有很多是好事嗎?/結果全是不上不下
在公事籃演練研習會一定會出現的問題/若不捨棄便無法集中

02「公事籃演練」的奧義就是捨棄
「知道」和「能夠」完全不一樣/將捨棄的必要性付諸行動的方法

03該怎麼做才能下決心捨棄
人在改變行動時/我把公司名稱取為「公事籃」的原因

04如果想要做得更大,那就捨棄吧
採用一種,刪減一種/「如果廢除的話銷售額會減少」?

05阻止你發揮能力的東西
這信念會變成剎車/庫存就是罪惡

06擁有捨棄的勇氣吧
必要的選擇「捨棄」/於是漸漸產生「似乎很有道理的藉口」
真正的變化從這裡開始

‧‧‧

第2部
好的,讓我們丟丟看


正確捨棄的方法
這麼做的話不會有問題嗎? /引導正確判斷的幾個能力

PROLOGUE
砍經費的人來了

CHAPTER1‧把資料丟掉
鎖定情報
STORY 1
「選擇和集中」的技術□1  分辨「或許需要」和「必要」的訣竅
保留文件的三大基準/過大捨棄的風險,過小不捨棄的風險
情報少一點,意思決定會快一些/資料的量竟然差八倍!——囤積的人‧不囤積的人
減少資料的方法/不需要的東西不要拿

CHAPTER2●把名片丟掉
沒必要的人脈會損害必要的人脈
STORY 2
「選擇和集中」的技術□2  應付不時之需時的人脈擴充法
有用的人脈和沒用的人脈/為什麼無法丟棄名片?

CHAPTER3‧把工作丟掉
正因為捨棄才能成就大工作
STORY 3
「選擇與集中」的技術□3  哪個工作該最優先?
是「必要」還是「覺得需要」/不做的話會失去什麼嗎/能幹的人奧義在這裡

CHAPTER4‧丟棄老舊的情報
為什麼必要的情報進不來?
STORY 4
「選擇和集中」的技術□4  記得要確認是不是最新情報
情報最重要的是鮮度/不被無用的情報支配的訣竅

CHAPTER5‧丟棄自我限制的框架
察覺妨礙構思的「框架」
STORY 5
「選擇與集中」的技術□5  這麼做的話就可以湧現很多起死回生的點子
我們總是在狹隘的框架中煩惱
按照習慣、常識、前例——保護自己遠離風險的框架

CHAPTER6‧捨棄交際
你還在持續無意義的交際嗎?
STORY 6
「選擇和集中」的技術□6  如何分辨真正必要的關係
人際關係需要精力、時間和金錢/把力量灌注在真正必要的交際上
構築人際關係是對自己的投資

CHAPTER7‧捨棄「自己認為的自己」
比拼命努力更重要的事情
STORY 7
「選擇和集中」的技術□7  如何發現該指向的自我形象
上司和公司對你要求的是什麼/為「應該這樣」而苦的時候
如何正確了解周圍所要求的自己/來構築新的自我形象吧

CHAPTER8‧捨棄立場
這麼做的話,就能期待解決問題
STORY 8
「選擇與集中」的技術□8  什麼是最重要的立場? 
立場會損害正常的判斷/要推薦昂貴的商品還是合適的商品
如果沒有立場的話,會採取怎樣的行動

CHAPTER9‧把收到的東西丟掉
「丟掉東西,收下心意」讓牽絆更堅強
STORY 9
「選擇和集中」的技術□9      真正要接受的是什麼
丟了不好意思,如果知道被丟了就糟糕了
如何把願望的禮物改變成必要的禮物/不丟也行的小訣竅

CHAPTER10‧丟掉失敗
把心理的陰影變成挑戰的勇氣
STORY 10
「選擇與集中」的技術□10  因為害怕無法前進的失敗‧有用的失敗
恐怖和後悔在扯後腿/把失敗當作資源的生活方式

CHAPTER11‧丟棄膨脹的企劃
丟棄一時興起,構築屹立不搖的軸
STORY 11
「選擇與集中」的技術□11  那個「構想」是否符合主旨?
一家我喜歡的酒吧關門了/持續一時興起的構想會動搖主軸
這是為了存活下去必要的集中

CHAPTER12‧捨棄迎合對方
因為迎合別人失去了什麼
STORY 12
「選擇和集中」的技術□12  訂定能夠提升成果、自身主體的計畫
為什麼會想要迎合對方的時間?/自己的時間可以放優先

CHAPTER13‧捨棄虛榮心
停止誇大的瞬間,就能成長
STORY 13
「選擇與集中」的技術□13  時間和能量要用來提升自己
不知道的事情可以說不知道/小小的虛榮所引起的浪費
不是「誇大」而是「長大」

CHAPTER14‧捨棄私情
適時確切的判斷從這裡開始
STORY 14
「選擇與集中」的技術□14  如何捨棄私情拯救更重要的東西
私情會干擾判斷/有牽扯到自己的利益關係時
迅速冷靜的判斷,以及確切的行動/承認私情,提起勇氣捨棄私情

CHAPTER15‧捨棄想掛保險的心情
若不留下退路,會有更大的回收
STORY 15
「選擇和集中」的技術□15  不要害怕失敗傾注全力
那是缺乏當事者的意識/比在浪費精力更重要的事/確實提升成功率

CHAPTER16‧捨棄過去成功的體驗
唯有捨棄過去才能獲得下一個成功
STORY 16
「選擇和集中」的技術□16  持續新挑戰的好處
如何利用成功的體驗來引導下次的成功/原封不動套用上去也未必適用
持續挑戰,增加選項

CHAPTER17‧捨棄背負的重擔
讓我們輕鬆實現夢想
STORY 17
「選擇與集中」的技術□17  我們為了什麼而活著
為什麼失去了夢想?/放下負擔朝目標前進

EPILOGUE
不捨棄的話就會被奪走
P18

‧‧‧

第3部
力量要集中才能被發揮


01多出來時間和力量該如何使用
即使多出來很快就會蒸發掉/防止蒸發唯一的方法

02集中的地方是不是合適
集中之處能產生多少利益/將你的力量朝向未來

03戰略人生設計的建言
「戰略性的人」與「戰術性的人」/「選擇和集中」實現夢想與幸福

後序  絕對不可以捨棄的東西
 

前言

把力氣集中在本來應該做的事情上


  不能捨棄會妨礙成果!
   
  我在研究「公事籃演練」這個行動評價的工具。
   
  人們一定有行動的樣式。簡單來說,我的工作就是研究能提升成果的行動樣式,透過「公事籃演練」,告訴很難提升成果的人,若付諸怎樣的行動就能提升成果。
   
  不過,不是一定付諸行動就好,有些行動也會妨礙成果,這就必須捨棄。
   
  其中,本書所介紹的「捨棄」這個行動,就是能夠提升成果的人所採取的行動之一。
   
  捨棄是一種需要勇氣的判斷。
   
  而且是判斷當中高度的判斷,比起要做什麼新的事情要難上一○○倍。正因為如此,有很多人寧願做「不捨棄」的判斷,而肩負著幾乎無法承受的負擔。有時會因為肩負過多的負擔,而錯失很多重要的事情。總而言之,就是「不捨棄」這個行動妨礙了成果。
   
  不管怎麼努力就是沒有結果。拼死拼活,也無法獲得評價,這就是「不捨棄」這個行動妨礙了你想做的事。

  八成的工作可以丟掉
   
  在某個主管研修,我請參加研修的學生清點他們的工作。
   
  要他們將一天的工作分類成詳細的作業,結果發現多的有八○項,少則四○項。
   
  接下來再讓他們將每個作業按緊急度與重要度來分,就結論來說,真正得做的工作僅占全體的二成左右。也就是說剩下的八成是沒有必要去花費太多心力的工作。
   
  例如本來是部下應該做的事情,自己卻扛起來做,或是進行沒有必要的工程等等,很多是誤以為自己該做的事情。
   
  工作的進行方式大致可分成如下的類型。

  ‧全部一手承擔的類型
  ‧從馬上可以處理的事情著手的類型
  ‧從眼前的事情著手的類型
  ‧把重心放在重要的事情來著手的類型

  你是什麼類型呢?
   
  很多人會說是將重心放在重要事情來著手,實際上試著將業務清點之後,發現結果正好相反。也就是說,把時間和精力花在不怎麼重要的八成上,但本來應該做的二成卻沒做好。
   
  我想不論是誰都會認為自己做的工作很重要又有意義。我自己也是,如果有人說我做的工作不重要,我不只生氣,還會反駁回去。
   
  但是實際上為了達成目標,所需的工作僅占全體的二成左右,剩下來的都是些不需要去花費太多心力的工作,甚至捨棄也無所謂。
  
  「公事籃演練」評價的原點就在能夠獲得成果的人所採取的行動。其中最重要的就是能夠取捨選擇工作的行動。也就是捨棄不重要的工作這個行動。我並不是說不重要的工作就不用做這表面的事情。
   
  本書我要傳達的是有關無法割捨工作的本質原因,也就是「願望」和「必要」的想法,並衷心期盼大家擁有放下以往認為必要的事物的勇氣。

  如何利用捨棄之後產生的力量
   
  雖然本書會把焦點放在「不能捨棄」這個行動來作介紹,但這個行動並不是問題的本質。因為不能捨棄,所以無法集中在本來該集中的事物,才是本質的問題。
   
  前些日子在會談時,有個業務想拿資料,於是開始在翻公事包,看他在塞得滿滿的公事包裡翻來翻去,不禁讓我覺得這位業務應該是個很難提升成果的人。
   
  結果,資料沒找到就算了,還拿出來一些折得歪七扭八的其他資料。   
   
  我要求的情報不是很多,但是就他來說,因為不知到底需要什麼,為了臨時之需,結果公事包裡就塞了過多的資料。
 
  不能捨棄的這個行動在以前似乎很多是從「很可惜」這樣的心態衍生出來,但是現在似乎是不同的感情,讓人無法捨棄東西、心情、想法。那是〝畏懼捨棄〞,也就是很害怕捨棄的行動。

  捨棄需要勇氣。為了讓大家鼓起勇氣來行動,本書也會介紹捨棄的必要性和如何利用捨棄後產生的力量。
   
  希望本書能夠成為幫您卸下多餘的包袱,獲得本來應該朝向目標所需力量。而藉由這本書讓您發覺,並引導您付諸實際行動更是作者我衷心的期盼。

  如何做到雖然了解卻做不到的事情
   
  我利用公事籃演練(In-Basket)這個訓練,進行了很多商務人士的教育。有關公事籃演練在後面會做介紹,這個教育並不是教授什麼新的知識,而是如何發揮既有的能力和技術。
   
  也就是說,讓明明很清楚如何把工作委派給他人和必要性,但實際上卻自己一個人攬下來,讓這樣的人能夠實際將工作委派給別人便是我的目標。
   
  本書的目標就是藉由實際進行「捨棄」的這個行動,將既有的技術和能力發揮到極限。
   
  衷心希望下述的人能夠閱讀本書。

  ‧每天很努力,卻沒有成果或得不到評價
  ‧每天時間過得很快,沒辦法馬上想出做了些什麼
  ‧明明知道要改變卻改變不了
  ‧明白要做的事情卻無法馬上付諸行動

  為了不讓大家誤解,我必須聲明這本書寫的不是「整理打掃」或是「丟東西會帶來幸福」這樣的事情。
   
  本書的目的為了讓大家能夠發揮既有的能力至極致,並將精力集中在本來該做的事情來達到成果。
   
  具體上本書要介紹的是首先將你的頭腦從「無法捨棄」切換到「捨棄」的第1部,然後順著故事,閱讀一七個捨棄的要點,然後套用在自己身上,減清你負擔的第2部,以及第3部如何藉由捨棄集中在的所產生的東西。
   
  本書內容精簡,不論是誰都可以閱讀,如果能夠輕鬆閱讀本書,將是我最大的榮幸。
   
  對「捨棄」這個行動仍感猶豫的朋友,為了讓您能夠慢慢實行,最初是從簡單的「捨棄」分階段進行,若有做不到的地方,跳過也無妨,沒有要求全部做到。只要能夠發現自己必須捨棄的事物,並鼓起勇氣付諸行動即可。
    
  希望本書能夠讓因為害怕捨棄,肩負很多包袱的你輕鬆一些。
 

詳細資料

  • ISBN:9789869576765
  • 叢書系列:Money
  • 規格:平裝 / 224頁 / 15 x 21 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
 

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