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1分鐘下指令:主管講話超過1分鐘,部屬反而不明白了。給你4種方法套用35種情境,他自己想照你的意思執行

リーダーは話を1分以內にまとめなさい

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內容簡介

  主管總擔心:
  「我的指令如果說的太短,部屬可能聽不懂、不會按照我的想法去執行。」

  但部屬內心想的卻是:
  「講得落落長,你到底想說什麼?」
  「是是是,我已經非常清楚你想說的內容了。拜託你趕快閉嘴吧。」
  「用不著你雞婆。你根本什麼都不懂,真正在做事的又不是你。」

  為什麼多數主管花了那麼多時間、說的那麼明白,
  部屬卻不會照指令和說明,老要自己亂做?(是笨嗎?還是素質差?其實都不是。)
  那是因為,你得1分鐘內把話說完,因為超過1分鐘,他就聽不明白了。

  日本企業管理顧問沖本留里子(會計助理出身,三十幾歲當上董事)指出,
  實務上,主管最重要的任務有4個:
  ‧提振士氣。
  ‧把部屬改變成能「自律」的工作者。
  ‧勉強部屬,讓他樂意去做原本不喜歡的工作。
  ‧誘導出工作者的主動積極心態,自己想把事情做得更好。

  這4項管理任務,都需要主管「下指令」與「做說明」才能夠完成。
  那麼,主管該怎麼在1分鐘內下指令、做說明?
  作者提供4種1分鐘交代指令的祕訣,讓你的重點都能清楚傳達:
  1. 結果法
  2. 兩面法
  3. 原因法
  4. 二、三個法
  
  這4種方法,足以涵蓋35種最常遇到的下指令與做說明的狀況:
  士氣低落時,該怎麼激勵部屬?
  雖然想稱讚對方,但怕被譏為賞罰不明。
  每次問話,他都回得支支吾吾、沒有重點。
  一直沒進步的人,或是很被動的人,如何振奮他?
  老是唱反調、愛唱衰的部屬,如何用他?
  部屬很情緒化,該怎麼勸他?
  希望部屬加班、替你去開會……要他做不樂意的工作,如何讓他願意?
  老是加班的部屬,其實做事很沒效率,如何導正………
  只要你能在1分鐘之內就把事情交代完畢,自己就會想照你的意思執行,
  還能對你產生極大的向心力。

推薦者

  廣播主持人、GAS口語魅力培訓®創辦人 王介安
  中華人事主管協會執行長 林由敏
  職場圖文作家 馬克
 
 

作者介紹

作者簡介

沖本留里子


  日本PHP綜合研究所認定的商務教練

  專科學校畢業後,曾任職於多家公司,接著進入某財務管理商社,從事業務改革的專案管理,三十多歲成為董事。

  以領導者的身分,在統整組織、參與經營的過程中,對於「主管和屬下之間的溝通不良、跨部門之間的衝突、漫長空洞又浪費時間的會議」感到煩惱。不久之後,公司倒閉。她深感要建立一家不會倒閉的公司,最需要的是:良好溝通。於是,努力研究出聆聽者最容易掌握內容、付諸行動的說話方式,首要條件就是「1分鐘內說重點」。

  目前為CHEERFUL股份有限公司董事長,並擔任企業研習或公開研討會的講師,以人才開發培育為主要課題。

  www.e-cheerful.co.jp
  www.facebook.com/conferlist

譯者簡介:

張智淵


  臺北人,輔仁大學翻譯學研究所碩士課程修畢,現為專職譯者,從事翻譯十餘年。譯有《差一點分手,更幸福》、《好主管得學會罵人》(大是文化出版)。
 
 

目錄

推薦序一  只用一分鐘就讓人明白你的意思/王介安
推薦序二  溝通是管理之鑰,也是管理者的必修課/林由敏
前    言 講超過一分鐘,他就不明白了

第一章 士氣,主管的第一要務
1.    士氣差,多半是主管無心造成的
2.    針對工作給建議,別提你的豐功偉業
3.    一分鐘,引導出部屬的幹勁
4.    部屬一直沒進步,怎麼辦?
5.    每次都能呼喊你的名字
6.    每次都唱反調的傢伙,是人才
一分鐘把話說完的祕訣:「結果法」

第二章 口頭獎懲就能帶出自律
1.    讚美部屬,怎麼像在挖苦?
2.    說什麼,部屬能力會倍數成長
3.    想賞罰分明,卻成了沒頭沒腦
4.    說話白目,這種人真的沒藥醫嗎?
5.    進度落後,部屬一定會隱瞞。如何處理?
6.    「我自己來做還比較快」?大錯特錯!
7.    這年頭的人都不懂準時
8.    部屬有情緒?主管沒有情緒?
9.    報告進度,不能等你開口
10.    驕傲自大的人才,好好用
11.    可有可無的會,他也樂意去開
一分鐘把話說完的祕訣:「兩面法」

第三章 領導──勉強的事,他樂意去做
1.    要人加班,別視為理所當然
2.    部屬能休假,才是好主管
3.    不想臨時加班,未必熱忱不足
4.    天天加班,效率最差
5.    很努力卻老是起衝突,為什麼?
6.    不要讓人說你派了個傻子來
一分鐘把話說完的祕訣:「原因法」

第四章 主動積極,是誘導出來的
1.    主管懶得聽,部屬就懶得想
2.    上司的人情味,太少太多都不好
3.    一次只問一件事
4.    嘉許那些勇敢回報失誤的人
5.    部屬很被動,如何帶出積極性?
6.    最好的慰留方式
7.    考績不該是祕密
一分鐘把話說完的祕訣:「二、三個法」

第五章 你以為一分鐘講不完的事,如何講完?
1.    初次拜訪他就忘不了你
2.    如何簡短,別人才記得你是誰?
3.    就算笨主意也別打斷
4.    不抱怨別的部門,才會成功
5.    如何不被話多的上司纏住?

後記 話少關係難好,話多大家困擾
 
 



講超過一分鐘,他就不明白了


  要向別人傳達清楚自己的意思或想法,是非常困難的一件事。尤其在工作上,當主管向部屬傳達自己的想法或指示時,常常因為部屬的自我解讀,導致最後的結果不如主管所預期來得好。

  我剛升上主管時,因為無法清楚地向部屬傳達自己的想法,所以溝通時總是雞同鴨講,導致工作效率不彰,也經常為了交辦不清楚的問題發生爭執,或是溝通不良而產生誤解,使得彼此都失去了工作的幹勁。

  我和部屬之間的溝通可說是糟透了。儘管如此,我還是認定「部屬沒有聽懂內容不是我的錯,是他們不肯好好聽我說」。

  後來,我遇到了前吉本興業(日本最大的藝人經紀公司、電視節目製作公司,是日本最悠久的藝能事務所,創立於一九一二年)的經理大谷由里子女士(一九六三年於奈良出生,目前從事人才培訓與開發的相關工作)。她告訴我:「光是怪罪別人,是不會進步的。」

  真是一語驚醒夢中人。沒錯!因為我只會怪罪部屬不肯好好聽我說,卻完全沒有認真思考該如何交辦工作,才能使部屬聽懂我說的話。

  當我換到部屬的立場思考時,得到了「說話要簡短明確」的啟發。

  「內容太長,搞不懂你到底想說什麼。可以閉嘴了吧?」
  「是是是,我已經非常清楚你想說的內容了。煩不煩啊?」
  「用不著你雞婆。你沒資格說我。明明什麼都不懂。」

  一定有很多部屬像這樣,一面聽主管說話一面在心中嗆聲。

  年輕部屬接收不到「主管的想法」這種情形,超乎領導者的想像,特別是長篇大論的發言。部屬聽了半天只覺得你說了一大堆,還是不知道你在說什麼。這是因為人能夠集中精神聽他人說話的時間,最長頂多是一分鐘,所以當你愈想讓對方明白而講一長串,反而使對方愈不想聽。

  成功的好主管,要懂得在一分鐘內傳達重點。

  各位讀者或許會說:「這種事不用你說我也知道。」但是,只花一分鐘就清楚說出自己的想法,要做到這點可是有難度的。

  本書彙整了在職場上經常出現的具體情況,一一說明該怎麼講才能讓對方聽進去的說話方式。希望你在面對上司、部屬及公司外部人士等各種人時,是個說話條理清晰的人。

  抱著替對方著想才說的發言,但對方卻不肯聽又不願接受,是一件令人非常沮喪和難過的事。這也是我寫這本書的目的,希望儘量減少和我有一樣感受的主管。

推薦序一

只用一分鐘就讓人明白你的意思


  你是不是已經準備好在職場中成為主管呢?心情準備好了嗎?協調能力準備好了嗎?專業能力準備好了嗎?理想也準備好了嗎?

  在我的培訓課程當中,有許多學員在公司待了一段時間之後,因緣際會成了主管,但往往內心還沒準備好,尤其面對「帶領團隊的溝通問題」最為棘手。這些接踵而來的問題,對主管來說是一連串艱難的挑戰,我們在課程中就是探討這樣的溝通困境與解決之道。

  多年前就曾經拜讀過這本書,作者沖本留里子是職場中的傳奇人物,從會計助理做起,三十歲出頭便擔任企業的董事,她是一位深諳職場溝通的工作者。讓她平步青雲的條件或許是專業,但真正重要的是她的溝通協調能力,與她言簡意賅的說話本事。這本書可說是她歷年來工作的心得,也是她在教育訓練當中的反思與體會。

  我從事口語表達與口語溝通教學多年,在我的學術研究當中,一名好主管,最重要的是溝通協調能力,甚至與職位的高低有著緊密的關係。

  這本書的誕生對主管而言,是一種提醒,也是一種思考。我們到底應該如何把話說好、說對?讓對方在很短的時間內,能夠了解我們想傳遞什麼?

  書中提到主管最重要的四個任務:
  1.    提升部屬的工作士氣。
  2.    讓部屬成為自律的工作者。
  3.    讓部屬願意去做原本不喜歡的工作。
  4.    讓部屬主動積極想把事情做得更好。

  相信當你看到這四點,而你又是主管的話,一定迫不及待的想走進書中的世界,尋求帶領部屬的成功關鍵。的確,這本書提供了非常多的技巧,尤其是主管在工作中最常遇到的兩個情境──「下指令」與「說明」的口語表達方式。

  過去,我為許多企業進行「GAS口語魅力培訓」時,經常教授「以目標為導向的說話技術」,這與作者提及的概念完全相同。一旦目標明確,而且指令簡單明瞭,別人當然會願意執行你交辦的事;如果講得落落長,對方內心的順從度反而會下降,這是人際溝通非常有意思的現象與結果。因此,我們如何言簡意賅的表明想法,真是人生中最重要的一門功課。這本書看似是為主管而寫,但溝通這件事在很多地方都有異曲同工之妙。「1分鐘內就讓人明白你的意思」是多麼功德無量!作者提出了四種表達模式,包括結果法、兩面法、原因法、及兩、三個法,幾乎涵蓋了許多溝通不良的破解法則,她還羅列了35種最常遇到的棘手狀況,相信你會會心一笑,也可以立刻實驗這些方法,是否能夠運用在你的工作當中。

  但願看完這本書之後,我們都能夠讓別人更了解我們、被我們激勵、心悅誠服的為我們做事……。

  相信看了這本書,能讓你魅力無窮。
 
廣播主持人、GAS口語魅力培訓®創辦人/王介安

推薦序二

溝通是管理之鑰,也是管理者的必修課


  說話的技術與藝術,一直以來都是受到大家津津樂道的一門學問,不論是職場上的主管及部屬、跨部門之間的溝通,甚至是面對客戶的溝通模式,我們該怎麼說、怎麼做,才能正確的傳達自己的意思與想法呢?

  《1分鐘下指令》這本書的主旨言明,主管帶領部屬最重要的任務,就是要能夠提振士氣、讓部屬自律,誘導他們能夠自動自發的把事情做得更好。

  每一章節後更以簡易圖表歸納出「1分鐘重點」,清楚解析1分鐘把話說完的祕訣,不論是想成為主管者、新手主管或是資深主管,閱讀本書都能收穫滿載,鍛鍊自己的管理職能。

  書中提及,成功的好主管要懂得如何在1分鐘內傳達重點,乍看之下好像沒什麼困難,但是要在這麼短的時間內言之有物,並讓對方正確接收到訊息可就不容易了!現今時代資訊爆炸,每個人每天要接收的資訊何其多,能夠聚精會神的時間十分短暫,若主管交辦事項時總是長篇大論,部屬不僅難以抓到重點,更無法準確的執行任務,甚至需要耗費更多的成本來解決。

  因此,管理者與部屬溝通時切莫急著說,也不要在部屬表達意見時搶著說,而是要想一想該怎麼說,才能說得淺顯易懂、說進部屬的心坎裡。可以用「關心」取代「批評」,以「我感覺……」來確認對方的心情;主管請用「肯定句的加油打氣」鼓勵部屬,別只一味的怪罪,或用自己的角度及標準來思考。

  除了「說者」用對方式說話,「聽者」也要能夠正確解讀與執行。

  通常我交辦完事項,都會要求員工複述一次,確保對方真的理解後才開始執行,並且定期報告進度,除了掌握進度,更能了解部屬是否在執行的過程中碰到困難。當進度延宕時,主管一定要了解部屬之所以進度落後的原因。先掌握整體事實的狀況,而非直接責備。因為部屬若不願意說實話,想要解決問題時,便會多出一道障礙。因此我會請部屬告知,究竟他遭遇到什麼難題,再一同思考解決辦法,引導他能夠順利完成任務。千萬不要讓部屬感到孤立無援,但也必須懂得適時放手,才能讓部屬的能力倍數成長。

  主管的言行舉止與回饋,亦與部屬的「主動積極」息息相關。當部屬鼓起勇氣提出改善的建議,主管一定要放下手邊的事情耐心聆聽,並且探討出最佳對策,使其不夠周延的提議變得更加周全。鼓勵部屬勇於思考,以及選對讚美的時機,不僅能夠逐漸提升解決問題的能力,亦能帶動組織成員養成積極思考的習慣與風氣。

  現今環境瞬息萬變,一個口令、一個動作的被動管理方式將難以生存,如何掌握下指令說重點的訣竅、帶出一流的高效團隊,已成為管理者迫切需要學習的課題!

中華人事主管協會執行長/林由敏
 

詳細資料

  • ISBN:9789579164184
  • 叢書系列:Biz
  • 規格:平裝 / 240頁 / 14.8 x 21 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
 

內容連載

「我自己來做還比較快」?大錯特錯!

有些部屬是屬於「這也做、那也做」,獨自承擔所有工作的類型。這種人通常討厭委託別人,或者不擅長拜託別人,總是埋頭苦幹做事。就連小組合作的工作,他們也是抱著「我一個人就能做好」的心情挑戰。

但是,這種努力無法持久,總有一天會被工作壓垮。所以在面對這類型的部屬時,主管一方面要認同他的努力,另一方面要引導他認識團隊合作的重要性。

主管:「○○,努力工作是好事,但健康更重要。要是你病倒了,我們可是會很頭痛喔!」

部屬:「是!我沒事的。我會努力!」

這樣的話,部屬永遠只會想一個人完成工作。

過分努力的部屬,其實很危險

雖然有責任感是好事,但是部屬也要知道團隊合作的重要性。因為整個社會是以組織在運作,部屬必須認知到自己是組織中的成員,和其他人互助合作,才是團隊精神所在。

聰明的人只做重要的事

以前我也討厭將工作委託給別人,凡事都想自己一個人完成。因為覺得要是別人搞砸了,工作不減反增更麻煩。所以總是抱著「這全部由我來做」的心態,來面對工作。

但在某次準備活動宣傳時,主管卻這麼對我說:「小沖,妳很努力,可是事情不必全部由妳一個人做,妳應該去做只有妳才做得到的事。譬如,妳負責工作流程,分配工作給大家,這樣才有效率,而且成果更佳。」

這時我才發現,原來我從來沒有想過團隊合作的事,一直沒有意識到自己應該和同事們一起工作。即使他們問我:「有什麼我可以幫妳的嗎?」我也會回答:「不用了,我自己來就可以了。」

其實,由某個人包辦該部門絕大部分的工作,對公司而言是一大風險,所以才需要分工合作。

此外,若是自己努力到最後突然發現「我不行了……」,這時才請求支援,就為時已晚了。如果是有訂期限的工作,可不是在前一天說句「我沒想到會這樣……」就沒事了。
 

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