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一流商業人士都在用的行事曆‧備忘錄‧筆記活用術:上班族必備!工作不失誤、不遺漏、不延遲的關鍵技巧

仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術

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內容簡介

 人是健忘的動物,一旦過度仰賴記憶,就有不可預知的風險。

善用行事曆‧備忘錄‧筆記術,將更能有效管理時間,提升工作績效!
 

本書整理了一流商業人士常用的66項不失誤、不遺漏、不延遲的行事曆‧備忘錄‧筆記術活用重點。
只有確實消除失誤,才能精準掌控進度、工作安排順利,進而事半功倍,展現最佳工作成果。

 

鄭緯筌 「我愛寫筆記」網站創辦人____專文推薦

筆記女王Ada ____實用推薦

 

有記等於沒記,真是天大的悲劇!

「忘了該做的事」、「忘記時間」、「上次說了什麼」……

你以為只要有記下來,這些事就不會發生嗎?

 

第1章到第6章,以經常發生的失誤為基礎,介紹減少工作失誤以保護自己的各種技巧。

第7章則提出能夠消除工作失誤,同時也能達成目標的有效建議。

 

行事曆預防行程安排發生失誤,提高安排事情能力

以數字確認截止日期、訂出個人的截止日期、消除不需要的資訊、以簡潔易懂的方式書寫……。

 

備忘錄→接受指示、臨時需要記錄時使用

待辦事項清單的寫法、整理「暫且先寫下來的記錄」、不遲到的出發時間備忘錄、隨時更新個人資訊……。

 

筆記→為了遺忘而寫

複述約定事項、只用黑色筆也能區分工作重點、能夠製作成企劃書的筆記寫法、一人的腦力激盪……。

 

作者介紹

作者簡介

鈴木真理子
Vitamin M株式會社董事長。
共立女子大學畢業之後,進入三井海上火災保險株式會社(現三井住友海上火災保險株式會社)任職。歷經損害調查部、人事部人才開發室等職務後,因結婚而離職。而後,認真地檢視個人資歷,決定走上商業講師這條路。二〇〇六年成立Vitamin M株式會社,擔任董事長。
目前,透過眾多企業研習課程、公開研討會,指導超過三萬名的企業人士。以「工作迅速零失誤,身心康健有活力!」為宗旨,研發輕鬆、不厭膩又有益的訓練課程,廣受好評。
除了講師工作之外,也投稿新聞、雜誌等各類媒體、執筆寫作等,業務活動範圍寬廣。目前為日本寫作俱樂部會員。


譯者簡介

陳美瑛
畢業於輔仁大學國際貿易學系、(輔系)日本語文學系,輔仁大學翻譯學研究所中日筆譯組。現為專業譯者。譯有《圖解七大關鍵工作力》、《一定做得到的絕妙發想術》、《一定做的到的效率工作法》、《睡得好,讓你更健康》(皆為商周出版)等書。

 

目錄

 

推薦序  善用筆記術,精進每一天/鄭緯筌

前言  人是健忘的動物,所以更要記錄

 

第1章  行事曆的基本知識

01行事曆可以挽回你的失誤

02選擇適合自己使用的行事曆

03以一項工具管理預定事項

04為何建議使用紙本行事曆?

05建議培養的四種習慣

 

第2章  行事曆的具體使用方法

01以數字確認截止日期

02訂出個人的截止日期

03寫出著手進行的起始日

04先寫出時間

05寫下必須攜帶的物品

06消除不需要的資訊

07用可擦拭的三色原子筆書寫

08以可擦拭的麥克筆圈選

09以簡潔易懂的方式書寫

10在辦公桌上攤開行事曆

11同時檢視次頁才能放心

12記錄電話號碼與密碼

13先寫下感到興奮的預定事項

14確保自己的私人時間

15記錄健康日記

 

第3章  備忘錄的基本知識

01成為備忘錄狂人!

02選擇備忘錄的方法

03樂在工作的方法

04「外部備忘錄」與「內部備忘錄」

05個人交接備忘錄

 

第4章 備忘錄的具體使用方法

01待辦事項清單的寫法、運用方法

02切莫忽略待辦事項清單的轉載項目

03提起幹勁的待辦事項清單寫法

04電腦上貼的便利貼以三張為限

05把請託事項寫在便利貼上再交給對方

06接近速記員速度的片假名記錄法

07名字也以片假名記錄

08整理「暫且先寫下來的記錄」

09提醒備忘錄

10如實呈現的手冊

11不遲到的出發時間備忘錄

12消除早晨「精神恍惚」的備忘錄

13隨時更新個人資訊

14預防傳電子郵件時忘記附加檔案的備忘錄

15備忘錄要以碎紙機銷毀

 

第5章  筆記的基本知識

01工作筆記與課業筆記的差異

02做筆記的規則

03製作個人專用手冊

04學習傾聽的五種筆記術

05記錄回顧內容

 

第6章  筆記的具體使用方法

01同時使用筆記本與行事曆

02複述約定事項

03只用黑色筆也能區分工作重點

04整理事前調查的資料

05報告紙能夠分別歸檔

06能夠製作成企劃書的筆記寫法

07也可以用自己的方式解決問題

08在會議中能說出自己意見的筆記

09一人的腦力激盪

10回顧筆記的寫法

11事先寫下「幾近意外」的事項

12儲存話題筆記

13記錄出差投宿的飯店

 

第7章  可實現夢想與目標的記錄術

01管理高層經常做筆記

02實踐項目清單

03「總有一天」是禁語

04把目標與口號寫進行事曆

05寫下自己的座右銘

06準備創業的筆記

07善加利用聚餐場合

08運用人際關係

 

結語
 

 

推薦序  善用筆記術,精進每一天

 

我愛寫筆記,也喜歡用行事曆和備忘錄來充當「第二大腦」。除了喜歡親炙紙筆的緣故,也因為人類本身就是一種健忘的動物,而我們的大腦在本質上更是懶惰的。所以,為了記得重要的事務,我們必須勤加記錄。

 

記得幾年前還在媒體擔任主編時,面對忙碌而龐雜的工作,我很依賴諸如Evernote、Dropbox等數位工具來管理忙碌的工作。但這幾年成為自由工作者,也開始營運幾個網站和顧問諮詢等事業,反而更習慣使用紙筆和記事本,記錄各種工作事項或天外飛來一筆的靈感。

我也常在「我愛寫筆記」(https://www.notetaking.club/)網站以及臉書上的同名社團與粉絲專頁上頭,跟大家分享自己的筆記活用術。也因為開始經營筆記社群的關係,赫然發現原來有許多人都喜歡用筆記、備忘錄或行事曆來記錄工作和生活的重要事項呢。

當然,透過與社團成員們的互動也讓我理解,其實很多人雖然理解做筆記的重要性,但卻不容易掌握記錄的訣竅。所以,我很高興看到商周出版在此刻引進了《一流商業人士都在用的行事曆.備忘錄.筆記活用術》這本好書,作者從上班族的角度切入,幫大家整理了六十六項有關行事曆、備忘錄和筆記術的重點,可以說是相當地實用。

 

這本書不談複雜的大道理,每一章的內容卻都緊扣著我們的日常生活,可以說是一本實用的工具書。讀完本書之後,我更驚覺原來自己這幾年若干做記錄的習慣,和作者的理念不謀而合呢!在我看來,作者所介紹的各種記錄技巧不只是筆記術而已,更是得以提昇工作效率和減少各種生活煩惱的好方法。

作者前言提到人是健忘的動物,所以如果想要做到不失誤、不遺漏和不延遲的「三不」境界,我認為一定要巧妙運用「第二大腦」──也就是數位筆記工具或可以隨身攜帶的紙筆哦!

 

舉例來說,現在若有安排工作會議,我會立刻把重要資訊登錄在隨身攜帶的行事曆上,等有空的時候再同步到智慧型手機和電腦上。使用紙本行事曆還有一個額外的好處,就是可以在接電話的同時翻閱行事曆,如此一來就不會耽誤行程的安排。別小看這個動作,不但會提高工作效率,一如作者提到的,也能讓人產生信任感,這的確是很重要的細節。

此外,我也很愛使用隨身攜帶的小筆記本來捕捉靈感,等到有空的時候再透過數位工具整理到電腦與雲端之上。整體而言,我認為筆記術是每一位職場人士都需要具備的技能,就跟外語以及資訊能力一樣重要!

 

很誠摯地跟各位朋友推薦《一流商業人士都在用的行事曆.備忘錄.筆記活用術》這本好書,很適合利用零碎時間讀取自己感興趣的單元。更重要的是不只閱讀,更要記得實踐和活用唷!

最後,也歡迎大家加入「我愛寫筆記」社群。讓我們一起善用筆記術,精進與豐富我們的日常生活。

 

「我愛寫筆記」網站創辦人  鄭緯筌

https://www.notetaking.club/

https://www.facebook.com/note.taking.club/

 

詳細資料

  • ISBN:9789864774661
  • 叢書系列:ideaman
  • 規格:平裝 / 200頁 / 21 x 14.8 x 1.24 cm / 普通級 / 單色印刷
  • 出版地:台灣
  • 適讀年齡:25歲~40歲
 

內容連載

選擇適合自己使用的行事曆

「要選擇什麼樣的行事曆呢?」評估這個、煩惱那個,這其實也是很有趣的過程。
不過,在購買行事曆之前,請先等等。如果只是因為看起來很有設計感就掏錢購買,一定會買到不合用的行事曆。請先靜下心來思考自己每天「想寫些什麼」,以及書寫的「內容多寡」。

以下舉出上班族經常會記在行事曆上的內容。

①約會或文件的截止日期……約定事項
②待辦事項清單……今天預定要做的事情、一天的計畫
③日記……今天的回顧

當然,其他還有天氣、飲食內容、體重等等,內容因人而異。不過,若要說工作上必須記錄的前三名,大概就是上述這三項吧。

行事曆上一定要寫的就是「①約會或文件的截止日期」。也就是說,行事曆上一定都會印上日曆以及個人可自由書寫的空格。當天日期只記錄重要事項,一年期間的預定事項,則依照時間序列清楚列出。雖然這聽起來很理所當然,但是這樣就可以不用重新填寫或插入日期,是非常方便的做法。

最重要的是,如果在行事曆上記錄每天與別人的約定或截止日期,就可以預防不小心忘記等不可原諒的失誤。就算不用記在腦中,光是看行事曆就能夠立即掌握自己的行程。利用這樣的做法,任何人都能夠確實減少失誤。

行事曆有月曆、週曆以及日曆等類型。依照你想在行事曆上記錄的內容來選擇適當的類型即可。

首先,月曆型行事曆是一翻開,就可以鳥瞰一整個月份的預定事項。

因為尺寸小,頁數也少,非常輕薄而利於隨身攜帶。對於只需記錄與別人的約會日期或文件截止日期的人而言,月曆型行事曆可以鳥瞰一個月份的時間安排,立刻就可以回答有空的時間。

順帶一提,我個人是使用月曆型行事曆。在每一天長、寬各三公分的方格中,記錄一天內的事項。另外,我把待辦事項記錄在備忘錄上,而非行事曆裡面。

其次是週曆型行事曆,在一頁或跨頁就可以鳥瞰一週的預定事項。

垂直型的行事曆是以時間軸為主,所以適合幾乎每天都要參加公司內部會議或外出的人。也就是說,如果一天有超過三件事需要記錄的話,月曆型行事曆的格子就會不夠寫。這樣的人最好選擇週曆型行事曆。

最後是日曆型行事曆,也就是行事曆一頁~跨頁可以看到一天的預定事項。

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