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努力,不如用對力:認真≠績效,精準做重點才是贏家!

「ラクして速い」が一番すごい

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內容簡介

  埋頭苦幹沒有用,「抓到重點」最重要!
  「努力工作」是最該被丟棄的職場圭臬

  面試萬人鷹眼HR告訴你,為何那些人會被老闆看中、被刷下的人又做了什麼?
  是拔擢晉升,或是剔除淘汰,取決於你的工作方式!
 
  松本利明是日本知名人事策略顧問
  從事人才開發24年,輔導超過600家企業,看過近6萬份的求職履歷,
  其中他淘汰了5萬人,精挑出6000人成為優秀領袖幹部。
  現在,更將多年心得整理成厲害菁英都在用的「精簡˙快速」工作術
 
  真正能在職場上有傑出表現的菁英,不是緊皺眉頭、埋頭苦幹的人。
  停止無效努力,快速完成工作、精準達成任務,才是真正贏家。

 
  翻轉「無效努力」5重點!

  1. 努力賣命做,卻不停被要求重來→一次「到位」
  2. 凡事全力以赴,把自己搞得精疲力盡→「明快」做決定
  3. 過度有責任感,接下一堆工作→「不」過於執著
  4. 花費太多精力事前討論,還沒開始就累了→善用「組織」的優點
  5. 按照上司的指示做事,卻得不到成效→提升自己的「能力」
 
  告別「老是做白工」!
  捨棄該捨棄的,努力該努力的。
  只要早一秒完成,就能比別人突出!

 
  人事專家重點彙整,顛覆36,000位日本上班族固有想法!

  與其細思慢想,不如逐字逐句確認
  與其以一百分為目標,不如先給「六十分成品」讓對方挑錯
  比起「緊急度」,要先做「有成果」的工作
  放棄「想做的工作」,專注在「有成果的工作」上
  不要想著一天有八小時,以只有六小時來思考
  接到不喜歡的工作,也要先說「我明白了」
  「尋找共同敵人」比「製造參與感」更利工作進行
  拜託關鍵人,不如尊重執行者
  在累積出實際成果前,不妨「狐假虎威」
  計畫不能太詳細,簡單易執行最重要

  適用範圍:簡報、溝通、傳達、理解、工作處理、時間規劃、資料整理、會議方式
  適用對象:中階主管、基層員工、業務執行者、專案窗口
 

 
 

作者介紹

作者簡介

松本利明

 
  人事暨策略顧問/HR Strategy代表/日本人才管理協會(JSHRM)執行長

  曾於PwC、美世(Mercer)、埃森哲(Accenture)等大型外商管理顧問公司任職。裁撤過超過5萬名員工,拔擢過6000人以上的次世代領導幹部。

  主張「只要應材施教地培育,就能讓個人成長出現兩倍以上的差異」,並將其系統化整理成職場祕訣,提供給企業客戶使用,同時亦做為員工的成長指南。

  24年來,成功為600家以上的企業,進行人事改革以及工作效率的提升,許多日商、外商都是其客戶名單。更有親身實踐其職場工作術,以8年時間從基層員工躍升至經理級主管的案例。
 
譯者簡介

李璦祺
 

  輔大翻譯所碩士課程修畢。興趣廣泛,酷愛文字、貓咪與知識。喜歡思考宇宙人生,感受生命萬物,追求理性與感性的並立。譯有《紙之月》《愛的荒蕪地帶》《圖解伊斯蘭世界》《為人生帶來奇蹟の魔法書》等書。
 

 
 

目錄

CHAPTER1 一次「到位」
01「冗長的一次」,不如分「簡短十次」迅速進行
02與其以一百分為目標,不如先給「六十分成品」讓對方挑錯
03有邏輯地說明,不如直接問「在意的重點」
04直接講事實、觀察、因應之道,比事事報告好
05與其細思慢想,不如逐字逐句確認
06比起自己的價值觀,公司的價值觀更重要
07與其理性分析,不如逆向思考
08 PowerPoint不是寫文章,從「副標題」切入重點
09開會•提案•演講時,打動人心的PowerPoint技巧
10奪人眼球的PowerPoint,配色與字型選擇是基本
11兩步驟快速確認Excel數據!
12用「11╳18」的計算機,確認Excel
13用眼睛看文字,不如念出聲音來
 
CHAPTER2 「明快」做決定
14放棄「想做的工作」,專注在「有成果的工作」上
15比起「緊急度」,要以「有成果」的工作’為優先
16避免參加超過六十分鐘的會議,另排重要行程大方離場
17與其詢問成功的訣竅,不如找出「不同一般」的做法
18比起自己一個人的工作,先做「需要配合」的工作
19描繪出明確的目標,勝過傻乎乎的賣命工作
20比起妥協,更該尋求「理想樣貌」
21交辦工作時,傳達「作戰計畫」而非「步驟內容」
22多運用「名詞•數字」,別依賴「形容詞•動詞」
23別急著回覆電子郵件,連「瞄一眼」都不行
24與其打字敲螢幕,不如語音輸入更快速
25二氧化碳比室溫更能影響專注力
 
CHAPTER3 「不」過於執著

26比起丟出自己不擅長的工作,要把擅長的工作交付他人
27接到不喜歡的工作,也要先說「我明白了」
28爭取工作時,請強調「過去、現在、未來」
29不要想著一天有八小時,以只有六小時來思考
30菁英都愛「無用之事」,而非對工作專心一志
31整理與整頓前,先丟掉九成的物品
32建立資料夾前,先設定詞彙表
33對付棘手的上級就要這樣做
34與其筆記會議重點,不如寫在白板上
35視訊會議的效果遠勝於面對面開會
 
CHAPTER4 善用組織的「優點」
36與其破除藩籬,不如當成安全地帶
37別被「檯面上的組織圖」所矇騙,小心隱藏的「潛規則」
38訴之以情勝過原封不動直接傳達
39避免副本抄送,直接寄給對方
40「尋找共同敵人」比「製造參與感」更利工作進行
41與其問「這樣可以嗎?」不如明確地說「就這麼辦!」
42事前的溝通不只「縱向」,還要「橫向」
43辦事不力的三種人,就這樣處理
44別說「是我做的」,更不要自己攬功勞
45拜託關鍵人,不如尊重執行者
46別一個人吃午餐,邀請優秀的人共餐
 
CHAPTER5 提升自己的「能力」
47在建立實力前,要有成為「優秀者」的認知
48在累積出實際成果前,不妨「狐假虎威」
49找個挑剔的人當精神導師
50別盯著同行看,學習異業的成功法則
51正視自己的缺點,它是突顯個人的利器
52利用週三中午安排行程,而非週一
53向上司確認前,先想想「情境領導理論」
54不是學習,而是模仿
55在公司內部要在職訓練,在公司外也是
56計畫不能太詳細,簡單易執行就好
 
 

作者序

被淘汰的五萬人和受拔擢的六千人,兩者到底「差」在哪呢?

 
  二十四年來,我曾在PwC、美世(Mercer)、埃森哲(Accenture)等跨國外商管理顧問公司工作,為協助其他公司的國際化經營、企業併購或組織重整,而進行人事制度的改革與人才的開發。至今經手過的公司不下六百家。

  長久以來,我自始至終在做的,其實就是「人才鑑別」這件事。我的工作大致可區分成兩大塊:淘汰與拔擢。累計下來,我裁撤過超過五萬名員工,拔擢過六千名以上優秀的領導者與幹部。

  現在這個時代,吃苦耐勞、認真刻苦的人,雖然能得到「好人」的美名,卻不見得會得到工作上的肯定,也無法升上管理職位。他們不是工作到賠上健康,就是永遠當個被人頤指氣使的小職員。

  各位可能也隱約察覺到這個現象了。
  那些真正表現出色的人,都不是皺著眉頭、賣命工作的人,而是一臉悠哉、咻咻咻地完成工作的人。
 
  我們直接說結論吧。
  你「不需要」努力工作。反倒是輕鬆、快速、抓重點地工作,才能展現成果,進而讓人生擁有更多的選項。

  這個祕密只有極少數的優秀人士知道。因為這些菁英守口如瓶,所以這個祕密一直不為大眾所知。 他們並非「有能力」或「特別會做事」,所以有出色的表現;而是因為「懂得抓重點、快速地工作」,所以才能提升個人能力,掌握機會。

  我親身走訪、實地協助過的日本國內外超過六百家公司,沒有一家公司不是如此。
 
  即使只快一秒,也是提早完成

  不過,有個容易被人曲解的地方,要澄清一下。「輕鬆」不是指「偷工減料」或「避重就輕、打馬虎眼」,而是掌握「施力點」和「減力點」,減少無謂的努力、做白工。

  能否對這件事有認知,並且在平日的工作中徹底實踐,就是被淘汰的五萬人和受到提拔,得以繼續表現的六千人之間的最大「差異」所在。
  我在書中,將「輕鬆又快速」定義為,掌握「施力點」和「減力點」,讓工作高速進行的做事方法。
 
  什麼是「輕鬆又快速」?
  「輕鬆」是指,抓到事情重點,掌握「施力點」和「減力點」,減少做無謂的白工。
  「快速」是指,儘早完成工作。講得再簡單直白點,那就是捨棄該捨棄的,努力該努力的。
 
  是你的問題?還是「他」的問題?
  各位是否也曾看過以下的狀況?
 
  狀況1
  「經理,我按照您的指示完成了。這樣是否就可以了?」
  「怎麼沒有○○呢?這不是最基本的嗎?拿回去重做。」
  「(上次會議不是已經決定不需要○○了嗎……)是,我再全部重做一遍(今天會不會又得熬夜不能睡覺了)。」
  隔天──
  「(我已經把所有數據都找出來,放在資料裡了。這麼無懈可擊,這次可沒理由讓你挑剔了吧!)經理,會議資料完成了。這次一定沒有問題。」

  「搞什麼啊?你給這麼一大疊資料,是要幹麼用的?出席會議的人可不是閒閒沒事做耶。他們哪有時間讀這堆資料?把重點整理成三張就夠了。其他九成的內容都是多餘的。不要把時間花在這種事情上,做事要有效率一點行不行!」

  「(這是我好不容易熬夜完成的資料耶……)是,以後我會注意。」
 
  狀況2
  「阿星,有個急件要拜託你,這個資料能不能在星期一一早趕出來給我?」
  「(現在是星期五的下午四點耶……)沒問題。」
  「謝謝,阿星做起事就是快,真是太可靠了。」
  三十分鐘後──
  「阿星,不好意思,這個能不能在今天給我啊。急著要。」
  「(再過三十分鐘就是下班時間了,現在才給,也太趕了吧……)經理,沒問題。」
  「謝謝,有做事像你這麼快的人真是太好了。交給你囉!」
 
  又過了三十分鐘──
  「阿星,不好意思,星期一例會需要的數據分析,你能不能替我做一下?」
  「(什麼?你是我主管耶,這種要求是要我怎麼拒絕?)好,沒問題。」
  「那就交給你了!」
  「(但,今天是我女兒生日耶。看來我得加班趕末班車回家了……)」
 
  認真、努力,不等於績效較
  你的身邊是否也發生過類似的事情?

  就算加快了個人的工作速度,也無法提高整體效率。因為效率並非只靠自己的工作速度決定,更取決於與主管、相關部門、交易對象等其他人之間的來往情形。

  設定電腦的快速鍵、註冊新詞加快打字速度,每天早早起床出門,趁著交通尖峰前趕進公司,一接到指示就毫不猶豫地馬上行動,甚至是善用方格筆記本、時間管理工具……

  就算在這些地方下足工夫,如果一直被要求重做,或是主管、公司同事交代不清的話,一切也是毫無意義可言。若想讓工作提早完成的話,就必須排除掉所有白費力氣、不會有成果的虛工。

  職場上,無謂的努力可以分成以下五種:
  1努力賣命做,卻不停被要求重來
  2凡事全力以赴,把自己搞得精疲力盡
  3過度有責任感,獨自擔負太多工作
  4花費太多精力事前討論,還沒開始就累了
  5依照上司的指示做事,卻得不到成效
 
  只要善用本書,就能為自己排除掉得不到成果的無謂努力。在工作方式上稍微轉個彎,不僅能讓你做起事來輕鬆又快速,還能一併提升周遭人的效率。本書收錄了各種「能立刻實踐在實際工作上,又能做出成果的實務技巧」,讓你能輕鬆而快速地完成每一件事。

  做事的時候老是用力過頭,讓自己過分緊繃的話,就會失去從容,而無法享受工作的樂趣。有很多書都是在教導讀者「如何施力」,但幾乎沒有一本書在告訴讀者「如何減力」。本書內容所採取的架構,可以供讀者從一開始,或從有興趣的部分開始讀起。

  讀完本書後,請立刻實踐讓你覺得「看起來很有用」的做法。我保證你一定能因此而得到出眾的成果、自由的時間、多樣化的人生選項。
 

詳細資料

  • ISBN:9789576580444
  • 叢書系列:輕商管
  • 規格:平裝 / 288頁 / 14.8 x 21 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
 

內容連載

「冗長的一次」不如分「簡短的十次」迅速進行
 
遇到主管交辦工作或交易對象委託案件時,我們都希望能「一次搞定」。然而,當對方愈是自己不知如何相處的對象,愈容易被對方打回票,用「和我要求的內容不一樣」「數據分析得太隨便」「怎麼連最基本的都沒做到」等等理由要求我們重做。
 
被要求重做,會讓我們的效率和工作動力瞬間跌到谷底。
 
到底,該怎麼做才好呢?
 
說出來其實很簡單。只要增加確認、檢查的次數就好了。
 
對方愈是自己不善於相處的對象時,愈容易讓我們產生逃避心態,想說是不是能「儘量少跟對方說話」或「希望事前的討論可以一次就好」。然而,如果只開了一次冗長的會議,最後才被打回票的話,所有的時間、精力都會白費。不如多討論幾次,並將每次討論的時間縮短,也就是進行多次簡短的討論。
 
說得再簡單一點就是,別用一小時的會議定生死,改成十次五到六分鐘的短時間討論。但這時,大家可能也會有個疑慮︱增加確認次數,不會讓對方覺得「這個之前不是說過了嗎?到底還要說幾次才會懂!」而被對方貼上「辦事不牢」的標籤。
 
「短時間會議」的驚人效果
 
這一點請大家儘管放心。所有的主管或是交易對象都一樣,他們也會擔心自己不能得到對方的重視,若能得到對方的再三確認時,反而會感到開心。
 
‧希望對方能讓我掌握進度、讓我放心。
 
‧希望對方能尊重我,把我說的話聽進去。
 
不只被裁員的職場人士,就連未來可能升為幹部的優秀人才,都會對部屬及交易對象,抱有這兩種想法。
 
無論對方是不是你善於相處的人,只要你對他保持距離或疏於報告,就會令他們心生疑慮,懷疑自己是不是沒被人放在眼裡。這種疑慮一旦萌芽,就很可能會逐漸被怪罪的情緒取代,進而認為你「辦事不牢」,這是相當危險的一件事。
 
再小的事都會主動報告、從不疏於確認的人,反而會讓對方覺得「這個人很重視我」,進而提高信任感,因此只要能做到這一點,就贏在起跑點上了。至於,簡短的會議,其實應該不需要到十次這麼多,這樣一來,整體的討論時間不只減少,對方還會想說:「這人都會立刻向我確認,真是值得信賴。」對你的評價也會提升。

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