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學校老師沒教的Excel最強教科書:解決你業務量過多、對數字不拿手、 報告抓不到重點!

課長1年目のExcel術

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  • 優惠期限:2019年10月18日止
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內容簡介

  ★全書超圖解!

  經常遲交被修理?當上主管手忙腳亂?
  作者萃取從不加班的管理者,
  私下都在用的EXCEL技巧!

  ‧還在猛按電子計算機,算出業績與成本?
  ‧想呈現產品市占率……,卻不會用圓餅圖凸顯結果?
  ‧部屬交出的報表檔案多,無法整合仔細確認?

  如果有以上煩惱,你得學超實用的Excel函數、數據分析、巨集……等技巧。
  不論你是業務、行銷還是財會人員,也不論你是一般員工還是管理者,只要按照本書的解說,20分鐘就能完成原本1小時的工作!

  ★90%的管理者都不擅長Excel,導致……
  作者林學長期指導「IT商務應用」的專業培訓課程,發現一般工作者及管理者是否具備Excel技能,在專業表現與職涯發展上會出現明顯差距。這是因為Excel能解決業務量過多、對數字不拿手、報告抓不到重點……等各種問題,消除90%管理上的煩惱。

  然而,你很難從學校或教育訓練的課堂上學會這些方法,所以作者精選職場上最實用的54個Excel技巧,透過詳細的圖解和說明,讓你按部就班地學會如何掌握數字、做出一目瞭然的圖表和資料、提出說服力倍增的分析與簡報、管理自身或團隊的進度……。

  如此一來,你就能有效率地解決龐雜事務,更能提升個人成果與團隊績效。因此,讓我們開始實務操作吧!

  ★學校沒教,如何讓Excel幫你製作各種報表!
  你可以運用彙整、計算的功能,消化掉不斷湧來、堆得像小山的各種報表。    
  ‧幾個部屬每日提交業務報告,如何立刻彙整成一個檔案?
  ‧猛按計算機,加總年度業績金額?寫出算式讓電腦代勞。
  ‧製作日程表時,逐一輸入日期很費工夫,該怎麼辦?
  ‧活用「貫穿加總」,不必變更格式,還能跨檔案加總數字。

  ★學校沒教,如何讓Excel幫你用函數分析數字與資料!
  你可以設定函數,並透過比較、篩選,看穿癥結、擬出改善方案。
  ‧想看出營收變化,先統一數據資料的格式才方便做比較。
  ‧如何使用COUNTA函數、COUNTIF函數,篩選與分析業績?
  ‧從部屬過往的銷售額、接單率、接單額,找出他的KPI。
  ‧想計算所有成員一個月內訪問客戶的次數?你的絕佳幫手是……

  ★學校沒教,如何讓Excel幫你凸顯業績表現!
  你可以用簡報強調差異,激勵團隊成員或部門員工,讓他們自動自發。
  ‧用長條圖和排名表,哪個方式能刺激業績吊車尾的人?
  ‧長條圖、折線圖、圓餅圖……,如何針對需要選用合適圖表?
  ‧向上司或顧客做簡報,怎麼用圖表顯示出與別人的不同?
  ‧活用「註解」功能給予回饋,提醒部屬:「主管有在看!」

  ★學校沒教,如何讓Excel幫你節省工作時間!
  你可以用各種功能鍵,節省點擊、選取、在鍵盤與滑鼠間來回移動的時間。
  ‧想同時打開並列印不同月份的報表,按哪些快速鍵最方便?
  ‧用「Ctrl」搭配不同按鍵,你就能快速儲存、回復、搜尋資料!
  ‧想修改資料,卻覆蓋掉後面的文字?天啊,這是什麼魔法?
  還有,一鍵將檔案「插入註解」、迅速調整圖表和文字等多種秘訣……

本書特色

  ‧54招學校老師沒教的Excel技巧,幫你縮短工作時間!
  ‧全圖解一步步解說操作竅門,讓你看圖就能立刻上手!

名人推薦

  卡米爾數據專案經理 彭其捷
  資深會計人、《會計人的Excel小教室》作者 贊贊小屋




 
 

作者介紹

作者簡介

林學(Hayashi Manabu)


  資訊科技撰稿人。大學畢業後,累積五年上班族資歷,再擔任電腦雜誌編輯、主編,然後獨立創業。

  目前致力為一般上班族、管理者和經營者,舉辦研討會、培訓和演講,內容從IT商務應用、職場電腦應用,到業務、行銷和風險管理等商務技巧。活用上班族時期的經驗,從第一線的角度提供可具體實踐、淺顯易懂的指導,廣受好評。

  另外,在許多電腦及IT商務雜誌刊載文章,也為《日本經濟新聞》和《週刊鑽石》等媒體撰稿。著作有《Excel & Word的118個超省時技巧》、《苦惱時的電腦複習小學堂》等。

譯者簡介

李友君


  日文專職譯者,譯作領域以實用書籍和科普短文為主。期盼能夠透過一己之力,讓更多人體會到學問的奧妙之處。
  譯有《基本面一哥教你財報分析課》、《用數字做決策的思考術》、《企業改造》、《科學素養》等書。
 
 

目錄

前言 學校教的Excel,為何到社會後派不上用場?關鍵是活用
 
Chapter 1  把數字變圖表,部屬有目標、老闆很放心!
1. Excel能幫助你什麼?
無法出人頭地的管理者,共通弱點是……
確認日報表,是管理團隊的第一步
為何Excel技能太弱,會造成效率開倒車?
擅長Excel,就能立刻改善團隊績效
優秀領導者都用日報表,匯集管理所需的資訊
 
2. 你的數字力強嗎?
具備數字力與不具備的人,工作上有兩大差異
 
3. 能否用圖表來說話?
展示圖表,比羅列數據更能激發工作幹勁
為何管理作業進度,總是卡卡不順利?
建立工作機制,能讓團隊節省一半的時間
Excel辦得到的事,最好交給Excel處理
管理者的3大任務,都可以用Excel達成
 
Chapter 2  Excel複習課,喚起學校教的片斷記憶!
1. 複習Excel的基本操作
Excel是最方便的商務試算表軟體
想加速不必靠滑鼠,按一鍵打開所有選取檔案
【技巧1】透過Tab鍵,切換現用視窗
【技巧2】搭配不同的快速鍵,一口氣關閉檔案
 
2. 複習Excel的主要畫面
先記住Office畫面中各部位的名稱
捲動工作表有妙招,用鍵盤按鍵提升速度
【技巧3】文字太大或太小?用滑鼠調高顯示倍率
 
3. 操作時突然卡卡,可能是不小心……
數字鍵突然失靈,很可能是誤觸NumLock鍵
修改資料後,為何文字竟然消失不見?
 
Chapter 3  Excel進階課,分析資料、解決工作難題!
1. 會函數與製表嗎?Step by Step讓你秒懂!
想掌握狀況和變化,從解讀Excel資料開始
固定數據的位數,表格便能一目瞭然
【技巧4】數字越小越簡單,比較時更淺顯易懂
【技巧5】用「COUNTA函數」,數值或文字資料都可計算
【技巧6】用「COUNTIF函數」,改善降價比率和部門工作
【技巧7】哪些訂單降價20%?這樣做馬上找到符合條件的資料
 
2. 會分析數字與資料嗎?即使KPI也難不倒你!
找出關鍵績效指標KPI,是領導者的責任
設定目標前,先擬定假說並確認問題癥結
【技巧8】將各種資料化為圖表,業績趨勢看透透
想算出各種指標,只要會加減乘除就夠了!
【技巧9】用Excel幫你計算,從操作「+」、「—」鍵開始
【技巧10】想隨意插入欄或列,快速鍵比滑鼠更快
【技巧11】寫公式的基本功,就是熟悉相對與絕對參照
用「AVERAGE函數」求出平均值,得注意空白儲存格
【技巧12】計算中位數來代替平均值,你比別人多一招
解決問題不能紙上談兵,需要根據數字拿出方法
 
Chapter 4  Excel其他應用,管理時間進度與細節!
1. 檔案到底在哪裡?2訣竅快速完成超方便!
檔案管理有2訣竅,能避免要用時找不到
【技巧13】按快速鍵加上滑鼠拖放標籤,一次複製完畢
【技巧14】將工作表彙整成一個檔案,釋放桌面空間
 
2. 數字容易算錯?「貫穿加總」省下運算的麻煩!
【技巧15】小心!傻傻複製貼上,數值資料容易出錯
【技巧16】除了數值和算式,單字和字串也能貼入Excel
【技巧17】儲存格的參照,放在其他的工作表也沒關係
【技巧18】用「貫穿加總」功能,算出多個檔案儲存格的總和
 
3. 進度拖延怎麼辦?雲端共用表單,誰也跑不掉!
不想交貨延誤、弄錯產品規格,就得確實管理專案
建立團隊共用的進度表,能減少部屬耗費的時間
【技巧19】填寫進度日期,用「自動填滿」功能最省力
【技巧20 & 21】為了防止錯誤,進度表還要放入星期幾
一元化整合不同專案的進度,能確實遵守deadline
【技巧22 & 23】用「篩選」功能,以顏色或數字排列輕重緩急
 
Chapter 5  一流主管擅長用Excel做簡報,你呢?
1. 數據轉化為圖表,激發團隊成員的企圖心!
讓團隊成績看得見,能瞬間推動部屬積極衝刺
根據「想傳達內容」,使用不同特色的圖表
【技巧24】距離目標還有多遠?利用折線圖和散佈圖
 
2. 4技巧讓圖表充滿說服力,向上、向下管理一把抓!
活用圖表強調重點,能準確傳達真實狀況
【技巧25】變更軸刻度,凸顯數據的差異
【技巧26】畫「折線圖」,不必打開層層選單就加粗線條
【技巧27】畫「長條圖」,靠滑鼠右鍵來改變顏色與粗細
【技巧28】畫「圓餅圖」,將想強調的部份分離出來
 
3. 善用Excel的互動與註解,追蹤團隊成效!
報告並非收到看完就好,還要給予回饋
雙向溝通的關鍵在於,讓部屬知道「主管有在看」
用「註解」功能,再忙也能分享資訊提供建議
 
Chapter 6  圖解學會Excel關鍵按鈕,效率提高100%!
【技巧29】按一鍵將檔案「覆寫儲存」
【技巧30】按一鍵將檔案「另存新檔」
【技巧31】解決當機與「沒有回應」
【技巧32】讓操作錯誤瞬間回復原狀
【技巧33】立刻顯示儲存格的格式視窗
【技巧34】在儲存格設計選項選單
【技巧35】一口氣在許多儲存格中輸入資料
【技巧36】按一鍵將檔案「文字加粗」
【技巧37】將儲存格的格式轉換成百分比
【技巧38】不用滑鼠就能捲動工作表
【技巧39】迅速切換相同檔案的工作表
【技巧40】「凍結窗格」能讓項目欄保持顯示
【技巧41】快速搜尋工作表內的關鍵字
【技巧42】同時修改指定的詞彙
【技巧43】一再「複製貼上」多種算式和字串
【技巧44】如何「橫向貼上」縱向的資料?
【技巧45】立刻接續編輯儲存格內的資料
【技巧46】一次輸入加總的SUM函數
【技巧47】神速變更資料順序,或進行複製
【技巧48】用「時間計算」功能,正確管理工時
【技巧49】自動計算「經過天數」和「剩餘天數」
【技巧50】切換整頁模式,能看到列印出的模樣
【技巧51】一次調整儲存格的欄寬與列高
【技巧52】文字量過多時,怎樣容納在儲存格內?
【技巧53】按一鍵將檔案「插入註解」
【技巧54】快速調整圖表文字的大小
 
 

前言 

學校教的Excel,為何到社會後派不上用場?關鍵是活用!


  為了幫助忙碌的管理者更有效率管理組織,本書介紹各位在使用Excel時應該知道的技巧。不論是將來可能擔任管理者或是剛成為管理者的讀者,都能瞭解並實踐書中歸納的內容。

  我長年為商務人士舉辦「資訊科技(IT)技巧」和「商務技巧」兩方面的培訓,開設IT商務應用、職場電腦應用,甚至是業務、行銷和風險管理等研習課程。

  我見過為數眾多的管理者,最近特別注意到一件事:具備IT技能與不具備的管人,呈現極大的差距。

  有些管理者本來就有很高的Excel素養,因此學習要訣時吸收得很快,反觀同一家公司的另一位管理者,即使受到悉心指導也很難學會,甚至露出不解的表情,彷彿在問:「這樣的培訓真的有意義嗎?」

  明明是同一家公司、相同職位,居然有這麼大的落差,實在讓人驚訝。雖然前者的管理者為數不多,但讓人不禁認為,這兩者日常的工作方式應該有頗大的落差。

  然而,現今的管理者幾乎都身兼事務和管理的工作,不只要處理自己分內的事務工作,還要管理團隊、分析問題並做出決定,以及培育各式各樣的部屬等,每天十分忙碌。

  但是,我認為光是指導「迴歸分析」、「巨集」等正規Excel技巧,無法直接與日常工作連結,既不能提高生產效率,活用的成效也不彰。

  「明明可以用基本的Excel技巧,讓管理者輕鬆提高生產效率!」

  「明明只需記住簡單的操作,就能讓管理無往不利!」

  「真想稍微改善部門或團隊管理者忙碌的現狀!」

  站在培訓IT和商務技巧的立場,我希望可以針對管理者每天必須面對的職場情境,提供真正實用的Excel技巧。基於這股強烈的意念,我提筆撰寫本書。

  其他Excel書籍常介紹艱澀的技巧,反而使讀者不知道這些知識如何在工作中派上用場。然而,本書跳脫其他書籍的風格,著重於介紹與說明能馬上應用於工作的技巧,讓管理工作變得輕鬆一點。

  首先,第一章討論現代管理者的職責、Excel與管理的關係。接著,各章依照每天的工作情境,分別介紹管理者需要用到的Excel技巧,例如:資料加總與分析、管理工作進度和案件,以及公司內部溝通等。各章都包含Excel基本用語解說,以及每位商務人士都應知道的技巧。

  我的目標是要撰寫一本新手管理者與資深管理者都適合閱讀的書籍。期盼本書能幫助讀者減輕繁忙壓力,提高團隊工作成果。
 
 

詳細資料

  • ISBN:9789578710078
  • 叢書系列:Biz
  • 規格:平裝 / 240頁 / 14.8 x 21 x 1.2 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
 

內容連載

Chapter 1 把數字變圖表,部屬有目標、老闆很放心!
 
1. Excel能幫助你什麼?
 
(事業部會議當中)
 
事業部長:聽說目標達成率低於天數消化率,這樣真的能達成目標嗎?
 
無能課長:是的,部屬也在做最後衝刺,無論如何都會設法達成目標。
 
能幹課長:假如將幾乎確定會下訂單的預估營業額算進去,距離目標還差一千七百萬日圓。此外,本期預估可能下訂單的個案有十二件,只要有七件成交就能達成目標。雖然不能掉以輕心,但我會努力。
 
事業部長:嗯,我知道了。加油吧。
 
▓無法出人頭地的管理者,共通弱點是……
 
現在,越來越多的管理者身兼事務工作和管理責任,但首要工作仍然是管理團隊。姑且不論是否需要凡事親力親為,公司和高階主管都會要求團隊或部門管理者必須率領部屬,完成一個人難以達成的重大目標。
 
不過,現實中有許多人認為:「自己的事情已經夠忙了,實在無暇照應部屬」、「假如自己不能提高營業額,根本無法達成營業所的目標」。然而:
 
・A營業所大半的營業額來自營業所所長,且衝出相當高的業績。
 
・B營業所的業績雖然比A營業所低,但是多數營業額來自部屬的戰力。
 
這種情況下,各位認為哪一位營業所所長會先升遷呢?不用我說,各位都會認為是B營業所所長。A營業所所長身為工作者的表現或許比較優秀,不過公司和高階主管對於團隊或部門管理者的要求,應該是盡到統率團隊的責任。
 
實際上,我曾經聽過某位老客戶的社長,在新任管理者培訓研習中,對學員說:「公司培訓管理者的著眼點,在於可以把幾名員工交給這個人。假如他能管理兩、三個人,我們將提拔他成為主任或團隊領導者。假如他能管理十個人,則提拔為課長。假如他能管理五十個人,則提拔為部長。組織是依照這個原理,才得以運作。」我也認為確實如此。
 
話雖如此,世界上還是有許多人為了達成公司分派給部門的目標,只憑一己之力拚命工作,而不願依靠團隊。即使可以達成當期目標,也不可能永遠持續用這樣的方式工作。
 
如果不是萬不得已的狀況,例如:「公司經營狀況嚴峻,沒達成目標就會破產」,或是「公司奉行實績主義,員工無法達成目標會立刻被降職」等,應該先徹底奠定管理基礎,就算是錯過眼前的目標,也不是什麼大問題。即使管理者的評價在此時下滑,但在業績反彈後,評價反而會上升。

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