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埃森哲顧問教你6堂 回報的話術:重新排列你的「說話順序」,就能讓對方聽得頻說好!

埃森哲顧問教你6堂 回報的話術:重新排列你的「說話順序」,就能讓對方聽得頻說好!

一番伝わる説明の順番

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  • 優惠期限:2019年06月30日止
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內容簡介

★日本亞馬遜商業類圖書TOP 10

  「我不是很懂你說的!」、「結論到底是什麼?」
  你被說這兩句話時,是否會急到語無倫次?
  作者傳授40個技巧,解決你──
  簡報過長、進度報告混亂……等傳達的困擾!

  「我超級不擅長簡報發表。」
  「根本聽不懂對方想要表達什麼。」
  「大概知道對方想說的事情,但是很難理解。」
  「一直不斷被詢問同樣的事情。」
  如果你也有這樣的經驗,那你必須向埃森哲顧問學這6堂……

  ★我每天在埃森哲要做數場回報,練就……

  作者田中耕比古曾服務於埃森哲、IBM等知名企業,並且在各樣業界中擔任策略顧問。他在日常生活中訓練自己的思考,觀察許多諮詢顧問的表達方法,發現:如何排列說話的順序,會使對方產生極為不同的反應!

  想要讓對方「有聽也有懂」,在於表達邏輯是否通暢、思緒是否跟上對話的步調,以及聽者能否馬上找到重點。注意「說話順序」不只為工作帶來良好成果,還讓他人聽了會心一笑,甚至180度翻轉你的評價和印象!

  ★因為平舖直述的報告,沒有人可以耐心地聽下去!

  如果依照自己腦中思考的順序來說話,甚至以為:「只要我努力說明解釋,對方一定通聽得懂」,最後容易變成一個人唱獨角戲的對話。

  【錯誤案例】業務日報的內容

  「離開辦公室後,我前往顧客的公司拜訪顧客方的課長。途中想起對方的課長要調動到總公司,於是猶豫是否應該買伴手禮去。我猜想對方應該喜歡甜食,所以決定買些茶點讓該部門的員工一起享用。而且,那位課長明天要到外地出差,我想這次拜訪可能是他調職前最後的見面機會,因此既是打招呼的好機會,還可以打聽未來和調動後的新陣容有商業往來的可能性。」

  以上流水帳般記錄工作進度,主管不知道你的報告目的,因此應該找出重點是「還好有買伴手禮過去」,或是「有和對方總公司部門交易的可能性」。

  ★首先,製作你的「對話地圖」引導對方聽你說下去!

  若想知道自己即將前往的目的地在哪裡,你會做的第一件事是什麼呢?當然是打開地圖!在職場中與主管、同事對話或回報事情時,如果不曉得對話目的,容易讓彼此迷失方向,因此作者提出:應該製作「對話地圖」,才能……

  ◎展開對話地圖的三個好處:
  1.掌握對話主題的範圍(地圖有多廣?)
  2.瞭解當前的對話焦點在哪(現在位置是?)
  3.理解論點之間的關係(與其他地點的位置?)

  ◎製作對話地圖的五個鐵則:
  1.地圖越大越好
  2.能延伸或重新劃定範圍
  3.明確找出焦點
  4.經常確認地圖上的「現在位置」
  ……

  ★第二步,學會9個表達方式,讓人對你印象深刻!

  策略顧問為何都能將事情分析得一清二楚?因為他們平時使用這些方法訓練自己的思考、整理思緒,讓表達更有條理!

  ◎「彩色沐浴」找出特定事物,發現你不曾注意的小細節!
  例:決定找出紅色的事物,走在路上時會有許多紅色的東西主動映入眼簾。也可以試著尋找「外國汽車」、「寵物狗」、「自動販賣機」、「使用人物照片的廣告」

  ◎將句子分解成單字,訓練表達的用字遣詞精準度!
  例:被交辦工作後,要立刻回覆成果概要→「被交辦工作後」、「立刻」、「回覆」、「成果概要」,並且改寫句子的結構。

  ◎將指令分解為細部流程,將原本複雜的工作變得簡單有條理!
  例:將「企劃聖誕派對」的流程加以分解,包含:宣傳、接待、舉杯慶祝、長官致詞、自由暢談和用餐、現場活動、結束派對、送客、付款。

  ◎學會捨棄資訊,幫聽者篩選資訊的重點!
  例:要提出適合工作相關人士聚餐的餐廳候選名單,先鎖定於「預算」,確認對方的預算程度,再提議以葡萄酒為餐廳特色。

  ◎擔任會議紀錄人員、歸納商業用書的大綱,提升概述能力!
  例:將商業知識書、會議內容整理並精簡內容,訓練自己的歸納和抓重點的能力,再請主管、前輩或其他人幫忙確認,也有助於提升工作的表現。
……

本書特色

  ‧6堂回報藝術課,解開腦中纏在一起的思緒,找出清晰易懂的邏輯!
  ‧20張圖表、40條重點整理,幫助你快速上手、找出回報重點!

名人推薦

  悅思捷管理顧問有限公司總經理 柯振南
  世紀奧美公關創辦人 丁菱娟
  秒殺課程「一談就赢」創辦人 / 知名企業管理講師 鄭志豪
 
 

作者介紹

作者簡介

田中耕比古


  GIXo有限公司董事、行銷策略總監(CMSO)。

  2000年畢業於關西學院大學綜合政策學院。曾任職於埃森哲(Accenture)管理顧問公司、日本IBM公司,2012年起擔任現職。

  揭示「將思考總量最大化」的願景,針對製造、金融、醫藥、通訊、物流、零售業等多元業界,在事業策略計畫、供應鏈改革、業務改革、人才培育等廣泛領域,提供「輔助思考型」的管理諮詢服務。

  著作有《Excel數字力》、《理論思考╳Power Point的企劃製作書》、《能幹的人「理所當然」具備的工作基礎力》

  ◆GIXo有限公司:www.gixo.jp/

譯者簡介

黃立萍


  新聞系畢業。曾任出版社童書編輯、公關公司執行編輯、網路公司企劃、台灣人的日文老師、日本人的中文老師。現在以SOHO身分從事採訪、撰稿,以及中日文翻譯等工作。能以流暢文字呈現適切的語意,是身為文字工作者最大的幸福與喜悅。

  譯作有《宜得利淬鍊50年的原則》、《為什麼超級業務員都想學文案銷售》、《為什麼超級業務員都想學故事銷售》(皆為大樂文化出版)等。
 
 

目錄

前言  把說話順序倒過來,意思大不同!
 
第1章  常見的3種錯誤報告方式,你是哪一種?
為什麼回報事項,對方總是有聽沒有懂?
想到什麼說什麼,難怪主管聽了一肚子氣
聰明的學者或專家,說話真的比較有趣動聽嗎?
對話像是在迷宮中打轉,因為你沒想好終點和目的
只要改變3個失敗的說明方式,對方就能秒懂
 
第2章  我的回報太長、他的問題刁鑽怎麼解?
隨時注意對方,有沒有跟上你的說話步調
話題是由誰主導,就得改變你的表達順序!
老闆容易忘,因此「前情提要」很重要
簡短地說出結論、主張或本質,才能讓事情更順利
以客觀角度描述根據、理由和事實,使邏輯更有力!
如何讓冗長的補充資訊,引起對方的高度興趣呢?
回報結尾時,務必重複一次結論與主張
對方提出刁鑽問題怎麼辦?掌握3訣竅別亂掰
回報內容很長怎麼辦?得篩選重點很重要
 
第3章  報告前,把想說的話寫在紙上!
在你開口說話前,先搞清楚對方想知道什麼事情
彙整思緒的4步驟,明確掌握你想說、他想聽的內容
越簡短越容易傳達?掌握2招技巧精簡內容
回報時如何講重點?從主幹開始表達、捨棄枝微末節
為什麼別人簡報可以獲得滿堂彩?因為他們都善於……
策略顧問善於表達的祕訣,在於用紙筆寫出思緒
 
第4章  報告時,學會製作你的「說明地圖」!
讓對方更快理解你的話,用3方法幫他整理思緒
避免對話總是迷失方向,你需要準備的道具是……
如何製作「說明地圖」,讓你的報告脈絡分明?
萬一對方的腦袋很糾結,用「提問法」幫他找出邏輯
站在對方的立場思考,來修正你想說的內容
諮詢顧問都用MECE原則,幫助分析說話的架構
 
第5章  報告後,留下「會說話」的好印象,祕密是……
想用話語影響對方行動,重點在於事前調查!
先掌握大方向,深入解說才會變得更順利
用「邏輯樹」統一內容的層次感,避免內容重複難懂
善用「條件分歧」,可以避免對方解讀錯誤
善用「比喻」,就能讓對方立刻理解
 
第6章  養成9種日常思考習慣,你也能成為簡報高手!
找出生活中的特定事物,可以發現更多寶藏!
將句子分解成單字,檢視用字遣詞是否精準恰當
學會分解流程,擺脫一個口令一個動作的傻瓜思維
訓練自己學會捨棄,為聽者鎖定重點目標
舉例或條件都以「三」為主,調整內容更平衡
想要整合「粒度」,先從檢視餐廳的菜單開始練習
多多擔任會議紀錄,能快速提升你的歸納能力
為朋友量身打造綽號,也是訓練「具體化」的撇步
思考每日午餐的目標,竟然可以訓練「假設思考」?
如何解釋「艱難名詞」?學作者這樣使用比喻的絕技!
 
結語  期待你,做一個「思考狂人」吧!
 
 

前言

把說話順序倒過來,意思大不同!


  ◆為什麼會以為對方已經知道?

  「我不太懂你想說什麼。」
  「所以,你到底想說什麼?」

  曾有人對你說過這樣的話嗎?不論是工作場合或是私人生活,經常有許多情況需要對別人說明某些事。

  舉凡簡報、電話,或是面對面銷售、說明工作內容或進度報告等,說明事情的狀況,並讓對方進一步理解是所有工作的基本。另外,即使是日常對話,我們幾乎在所有情況下都必須向對方說明。談論新聞內容、聊聊最近發生的事情,我們多半也需要表示自己的想法,說明:「我覺得這個問題是……」、「我認為這樣比較好,因為……」。

  有些人的說明相當容易理解,但也有些人說話總是難以理解他到底想表達什麼。雖然有些人表達時會碰到這些問題:將簡單的事講得很複雜、有話想說,卻不知道如何表達、說到一半,不知道自己到底想表達什麼。

  另一方面,也有人能簡單明瞭地解釋艱澀的事情、能讓對方理解並信服:「原來如此,確實如你所言!」甚至可以讓對方說出:「你的說明很容易懂,我非常認同。」

  如果是在日常生活和朋友閒聊,即使表達拙劣也沒有關係,但在工作上會產生大問題。一旦無法確實傳達意思,恐怕對你的工作評價、品質和效率,都會產生不好的影響。

  簡報做不好,企劃便無法順利推行,甚至會被不斷要求重新提交工作報告。比起這些顯而易見的失敗,不善說明會阻擋資訊流通,甚至不自覺地導致工作效率降低,反而更危險。

  我們應該如何做出讓人容易理解的說明呢?關鍵在於,你必須先理解「說明也是溝通、傳遞資訊的方式」。

  提到說明,或許你會想像是一個說話者,單方面表達想法的畫面,但其實那只是一個人自顧自地講話,並不是溝通。因此,才會發生說話者以為自己已經表達,但聽者無法理解的情況,也不願意依照對方的請託、採取行動。

  溝通必須由說話者和聽者雙方,相互將正確的資訊傳遞給對方,因此重點在於「應該一邊整理對方的思緒,一邊表達自己的想法」。對方是否確實理解?有沒有跟上話題?當你掌握對方的狀況,並配合狀況改變自己的說話方式,才是確實傳遞想法的訣竅。

  ◆改變說話順序,急遽提升說明能力

  具體來說,想要明顯提升說明能力的方法,是注意「說話的順序」。商業書中經常教導讀者如何表達,包含說話方式、交談方式,以及抑揚和聲調等。

  但我認為比這些更重要的是傳達資訊的順序。不只是說明,在交談或以文章傳遞想法時,只要改變順序,就能讓表達方式產生大幅變化。許多能人之所以能說明得讓人覺得淺顯易懂,都是因為有意識地注意自己的表達順序,才開口說話。反過來說,不擅長說明的人,則沒有意識到說話順序的重要性。舉個簡單的例子來說:

  「他是個騙子,不過是個好人。」
  「他是個好人,不過是個騙子。」

  雖然這兩個句子的內容相同,但讀者收到的印象必定天差地別(最後表達的資訊會讓人留下深刻印象,稱為「新近效應(recency effect)」)。以什麼樣的順序表達,對方接收的資訊會出現極大不同。

  如果你具備的說明能力讓人易於理解,以下這些好處會成為強大的助力,幫你的人生推往美好方向:

  .簡報、提案或想法更容易被接受,能順暢推展工作。
  .能快速地讓對方理解想法,因此更快達成共識。
  .鍛鍊整理想法的能力,能更結構性地掌握事物。
  .可以一邊聽人說話,一邊整理內容,讓理解能力更上一層。
  .別人會認為你頭腦聰明,因此得到更好的機緣。

  說明的重要性雖不足掛齒,卻不能輕忽。光能簡單易懂地說明艱澀的事物,就能讓工作或日常生活中的成果、印象、評價,產生戲劇性的變化。

  本書的內容雖然著眼於說明能力,但也會觸及這個能力的基礎:如何結構、系統性地思考事物。搭配本書介紹的方法,並掌握整理事情條理的方式,你的溝通能力於公於私都會大幅改善。

  若本書能讓您過上更豐富美好的人生、帶給你幫助,將是我的榮幸。
 
 

詳細資料

  • ISBN:9789578710108
  • 叢書系列:Smart
  • 規格:平裝 / 240頁 / 14.8 x 21 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
 

內容連載

第1章 常見的3種錯誤報告方式,你是哪一種?

■為什麼回報事項,對方總是有聽沒有懂?

世界上可以分為兩種人,一種是擅長說明事物的人,另一種則是不善表達的人。如果是不善表達的人,可能會聽到對方對他說:

「我聽不懂你在說什麼。」
「我不是很明白你想說什麼。」
「剛剛說了老半天,所以你的意思是○○對吧?」

另一方面,如果聽到擅長說明事物的人的話,應該就能輕鬆理解原本自己不太瞭解的事情。又或者,有人不僅一開口就可以順利完成簡報、達成業務商談協議,甚至連閒聊都可以炒熱氣氛。擅長說明能讓溝通變得圓滑。

這其中究竟有什麼差異?有人說:「聰明的人一定很會說明」,但是否確實如此呢?舉例來說,大學教授絕對是聰明的人,但相信許多人都有這樣的經驗:大學課堂上總是因為課程無聊而想睡覺,或是教授的內容總是無法進入自己的腦袋。即使大學教授是聰明的人,上課的課程未必簡單易懂。

不只是大學,多數人認為學校中的學習很無聊,因此總是能說明得清楚明瞭,講話又風趣的老師,在任何時代都相當受歡迎。明明能成為老師的人都很聰明,但不代表都有良好的說明能力。

即使是聰穎的人,也未必善於說明。然而,優秀的上班族通常都善於說明事物。

我目前從事的工作是策略顧問,而優秀的顧問對人說明的能力都格外出眾,因為他們必須傳達關乎重大決策的內容,這會為顧客的生意帶來高達數億,甚至數百億日圓的影響,因此他們必須具備善於說明的能力。

在告訴你如何能變得更善於說明前,先來看看表達失敗、無法確實說明的人的特徵,以及他們犯了什麼錯誤。

◆聽者不只無法讓理解,還會讓更加混亂

說明是為了將自己想傳達的內容,確實讓對方理解,且通常存在「對象」。但不善說明的人不只讓人難以理解內容,甚至可能讓對方更加混亂。

「越聽越不明白」、「連他想說什麼都不太清楚」、「聽不懂他使用的詞彙」,你是否也曾有過別人這樣對你說明事情的經驗呢?這樣的人因為無法從聽者得到期待的反應,於是會更焦急地進一步解釋,不但最後得不到良好回應,反而讓談話像是陷入迷宮、找不到出口。

如果用一句話來解釋為什麼會發生這種狀況,是因為他們「無法整理對方的思緒」,而且許多情況下,都沒有做好以下這些事:

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