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一看就懂!從NG到OK!制霸職場的簡報‧資料表達術

図解 見せれば即決!資料作成術

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優惠組合

 

內容簡介

BEFORE→AFTER完全圖解

 

3秒定案的簡報‧文件資料,就是這裡和別人不同!

即使口拙、無法出席會議說明,也能運用文件輕易說服對方!

 

參照具體改善重點,「NG文件」立即變身「OK文件」!

從提案者、決策者超過1000則案例的角度,以簡單易懂的BEFORE→AFTER型式,教導初學者提高簡報‧文件被採用的說服技巧。

 

專文推薦

「內容駭客」、「實用指南」網站創辦人 鄭緯筌

名人實用推薦

《上台的技術》、《教學的技術》作者 王永福

 

作者以長年審閱電視新聞節目經驗,

教你如何將瞬間吸引人的傳達手法應用在簡報‧文件上。

讓你不用開口說明,單憑資料就過關!

 

〔本書三大重點〕

1如法炮製即可

所有技巧皆有修改前後的對照圖解,另附20個立即可使用的PowerPoint、Word版型,簡報新手只需如法炮製,就能提高資料的「得分力」。

2也能活用於公司內部

不只是對外的簡報資料或提案書,書中介紹的製作要領,也能廣泛活用於公司內部的簡報資料、會議資料、報告書等。

3可反覆運用

書中網羅了資料製作的基本概念、寫作技巧、編輯、排版、視覺表現、修改前後對比等內容,能反覆參照活用。

 

掃QR CODE即可得!

20個PowerPoint、Word即刻用版型

 

作者介紹

作者簡介

天野暢子
e.Presen負責人,簡報諮詢顧問。
一九六二年生於廣島市。廣島修道大學畢業後,曾擔任廣告公司媒體公關、業界報刊記者、大型遊戲製造商宣傳公關等。二○○六年自立門戶,以「簡報諮詢顧問」的身分,提供以簡報為主的顧問服務。經手過的簡報個案,立場不限「提案者」或「評選者」,總計多達一千件以上。
擅長製作簡報資料、比稿資料、營業資料、提案書、企劃書、新聞稿等商業資料。長年從事電視新聞節目校對、電視畫面設計監製等工作,常把電視畫面的瞬間呈現和表達手法運用於簡報之中。不用開口說明,單憑資料就過關的輔導個案不計其數。廣島修道大學講師(簡報論)。東京藝術大學研究所美術研究系在學中。
著作包括《簡報的藝術》(大樂文化)、《不必說話就贏的簡報術》(天下文化)等多數。


譯者簡介

簡琪婷
輔仁大學食品營養系畢業,後赴日進修日文及空間設計課程,返國後長年從事日文應用相關工作,曾經手日劇節目及小說文學、生活實用等書籍之翻譯。作品包括弘兼憲史著作《課長島耕作成功方程式》系列、柳田邦男著作《犧牲》、相川秀希著作《一定做得到!超強藍筆記憶法》、南雲吉則著作《為什麼一流人才的專注力能持續一整天?》等,目前為專職自由譯者。

 

目錄

推薦  請以終為始,優先思考簡報的目的與結論

前言  資料本身就是一份簡報

 

第1章  資料製作的第一步是思考「目的和架構」

1-01事前確認  製作資料前,先確認目的及提交對象

1-02資料的目的  除了「最終目標」之外,還要確立「本次目標」

1-03資料的用途  根據資料用途為說明或提交,用於公司內部或外部,因應調整內容

1-04紙張的大小與張數  少於十張A4紙為可讀取的鐵則

1-05架構的基本  以6W2H說明左右決策的重點資訊

1-06封面  活用視覺圖像設計封面,讓對方秒懂內容

1-07目次  以目次導覽全文,直到結尾

1-08扉頁  插入扉頁區隔章節,整理閱讀者的思緒

1-09說故事  資料開頭先以一句話告知結論

1-10根據  讓佐證的數據成為最堅強的後盾

1-11金額和利益  突顯超值感,藉此誘惑對方

1-12計畫  藉由進度表的「透明化」,賦予對方安心感

1-13個人簡介  專有名詞加數字,提高個人簡介的可信度

1-14格式  以自訂範本從眾多其他資料中脫穎而出

1-15著作權  一邊捍衛版權,一邊建立品牌形象

 

COLUMN  由交件截止時間點反推,決定資料的精細度

 

第2章  讓資料立即拍板定案的專業「寫作」技巧

2-01標題①  以一行字擬訂得以洞悉內容的標題

2-02標題②  附加閱讀者的利益和數字

2-03副標題  將標題一分為二,看起來更清楚

2-04頁面標題  讓對方光憑瀏覽單元標題,就能了解全貌

2-05內文①  每一頁只傳達一個訊息

2-06內文②  縮減字數,讓對方秒懂內容

2-07內文③  以「名詞結尾句型」撰寫,而非「丁寧體」

2-08客製化  加入專有資訊,讓對方覺得「這是特別為我準備的資料」

2-09條列式寫法  以條列式撰寫冗長艱澀的文章,讓對方瞬間秒懂

2-10數字化  以數字魔法讓訴求力驟升

2-11三大主題化  如果能濃縮成三項來表達,將使對方牢記在心

2-12單句化  費心備妥永久性的單句與一次性的單句

 

COLUMN  頁首、頁尾是資料的導引

 

第3章  讓NG資料變成OK資料的「編輯」要領

3-01字型  排除文字亂碼問題及不協調感的字型挑選心得

3-02字型大小  濃縮為三種字級,提高資料的易讀程度

3-03文字的強調  不宜設定底線和斜體,以改變字型或色彩加以強調

3-04數字  數字一律靠右對齊個位數

3-05英文  不要隨意穿插英文,原則上統一使用中文

3-06符號①  區分活用標點符號和其他符號,藉此正確傳達文章內容

3-07符號②  善用符號,便能瞬間傳達,減少字數

3-08換行和空白  活用微妙的空白,確實傳達意涵

 

COLUMN  為資料增添亮點的手寫字活用法

 

第4章  對設計一竅不通,也能著手「編排」的訣竅

4-01配色  把色彩濃縮為三色,將能打動對方

4-02線條  只是改變線條種類和粗細,圖解就變得截然不同

4-03頁面背景  彩色背景阻礙資訊傳達

4-04留白  活用留白,突顯資訊

4-05外框線  只是取消外框線,資料的「外觀」立即改變

4-06陰影和漸層  在平面資料中,展現高雅的立體感

4-07視線走向  橫書資料以「Z型」配置為鐵則

4-08版面配置  左為過去,右為未來,光憑版面配置就能讓對方秒懂

4-09整齊排列  只要對齊排列,就能讓對方感覺穩定放心

 

COLUMN  費心構思說明文字,讓視覺圖像深植人心

 

第5章  強化數字訴求力的「表格與圖表」製作方法

5-01表格①  活用表格,整理各類資訊

5-02表格②  活用框線.儲存格,讓表格充滿層次感

5-03表格③  善用「隱形線」, 提升表格的視覺效果

5-04圖表的選用方式  圓餅圖、長條圖、折線圖……圖表可以這樣區分活用

5-05圓餅圖①  以圓餅圖說明整體中的各項占比

5-06圓餅圖②  想要強調的項目,以蛋糕切塊標示

5-07直條圖  以直條圖顯示數值、數量大小

5-08堆疊直條圖和帶狀圖  以兩種圖表比較複數構成占比

5-09橫條圖  以橫條圖說明順位或排行榜

5-10折線圖  以折線圖呈現時序的變化

5-11雷達圖  以雷達圖綜觀整體比例分配

5-12複合圖  以複合圖掌握兩種數據推移

5-13變形圖  如果採用圖像符號,強調重點可藉由視覺傳達

 

COLUMN  報表與圖表的資訊,務必依照預定引導的方向重新排序

 

第6章  沒開口,對方也能秒懂的「圖解」展現方式

6-01圖解  只要於說明中添加視覺效果,就能一目瞭然

6-02圖片  藉由圖片或象形圖,讓人秒懂關聯性

6-03照片①  以照片向閱讀者傳達寫實的印象

6-04照片②  採用多張照片時,務必統一形狀,並且對齊排列

6-05圖解①  以圖案和箭頭顯示事件的關聯性

6-06圖解②  以矩陣圖比較各個項目的「定位點」

6-07圖解③  強調重疊部分時,可採用文氏圖表

6-08螢幕擷取畫面  直接展示螢幕畫面,進行網站說明

 

COLUMN  靈活更換原始資料的標題

 

第7章  結果將隨完成資料後的「後續動作」而不同

7-01檔案類型  如果採用PDF文件,不僅能壓縮檔案大小,文字也不會變成亂碼

7-02列印  資料不要影印,務必採用列印

7-03裝訂方式和製作成冊  由裝訂方式評斷你的工作技巧

7-04郵寄  下點工夫讓對方確實拆開自己的寄送資料

7-05感謝函  於感謝函中附贈額外資訊

 

COLUMN  於預定傳遞的資訊中灌注熱情與誠意

 

附錄

20則即戰力範本

1.公司對外提案書 【PowerPoint/圖表、圖解、表格】

2.集客傳單 【Word/介紹和申請】

3.解答提示 【PowerPoint/翻捲式動畫】

4.專案執行流程 【PowerPoint/實施步驟】

5.專案進度表 【PowerPoint/甘特圖】

6.直書式日程表 【PowerPoint/活用符號】

7.工作分配表 【PowerPoint/組織圖】

8.商品分析 【PowerPoint/定位圖】

9.自家公司分析 【PowerPoint/矩陣圖】

10.口號標語 【PowerPoint/三大重點】

11.業績比較 【PowerPoint/雙座標折線圖】

12.募款傳單 【Word/照片、QR碼】

13.公司內部報告書 【PowerPoint/三張照片】

14.公司內部提案書 【PowerPoint/圖解】

15.活動預算案 【Excel/表格】

16.營業會議 議題 【Word/條列式寫法】

17.營業會議中提案書 【Word/組合式圖表】

18.新聞稿 【Word/黑白列印】

19.招攬入會 【Word/雷達圖】

20.履歷表 【Excel/表格】

 
結語 不變的是對於資料的用心
 

推薦 

請以終為始,優先思考簡報的目的與結論

 

近年來,因為擔任企業顧問和職業講師的緣故,我時常必須製作各種不同用途的商業簡報,像是輔助授課的課程簡報或提案專用的企劃簡報等等。我不但聽過一些坊間的簡報課程,也飽覽眾多與簡報相關的書籍,對於簡報設計這個範疇算是有些認識與了解。

也常有企業界的朋友或學員稱讚我的簡報做得很好,不但版面很美觀,也能夠讓人一眼看到重點。其實,與其說我是一個厲害的簡報設計高手,倒不如說我掌握了簡報設計與溝通傳達的要領,所以可以很快地設計出一份具有行銷思維的簡報。

根據我多年來在各大企業內部授課與擔任顧問的經驗,我理解要做出一份得以制霸職場的簡報,成敗關鍵並不在於美輪美奐的模板或是絢麗的動畫、技法,而是要以目標受眾(Target Audience)為中心,把有價值的觀點順利傳達給對方,並且達到共識,如此方能算是真正達到簡報設計的目的。

去年夏天,我曾出版《慢讀秒懂:Vista的數位好文案分析時間》,之所以會寫這本書,主要是希望幫大家解決不會寫、不敢寫以及不想寫的行銷文案排斥症。最近,我意外地發現《一看就懂!從NG到OK!制霸職場的簡報‧資料表達術》這本新書,作者天野暢子鎖定利用資料外觀打動對方的手法,並且大方分享讓對方光「看」不「讀」就能秒懂的技巧……嗯,這件事讓我激賞不已,同時也對這本新書感到興致盎然!

「簡報與資料製作的第一步,是思考目的和架構。」我很認同作者的觀點,一如以往自己所開設的文案寫作課程,我都會提醒學員別急著打開電腦寫作或設計簡報,而是要先靜心思考:好好構思一下,究竟我們撰寫這篇文案或設計這份簡報的目的為何?而目標受眾,又是哪些族群呢?我們希望透過文案或簡報來傳達哪些觀點呢?

想要設計出一份制霸職場的簡報,我們不妨「以終為始」,先思考簡報的目的和結論是什麼?然後,再開始進行鋪陳。一如作者在書中所提及的,製作商業簡報的時候,為了抓住大家的目光焦點,其實沒有必要賣弄文筆,或是運用很多華麗的圖片來裝飾,而是要讓重要的結論牢牢抓住目標受眾的眼球。換言之,不妨開宗明義告知對方「結論=想要表達的主旨」。

此外,作者在這本書中,也提到活用視覺圖像設計封面是非常重要的一件事。要知道,現在是一個「視覺先行」的年代,所以幫簡報設計一個精彩的封面看似很理所當然,不過作者卻指出另外一個重點:藉此宣稱「這份資料能助你一臂之力」,讓對方願意翻開閱讀。換句話說,我們的提案能否順利過關,和簡報封面的關係匪淺。畢竟注視封面的時間往往只有一兩秒,為了讓對方在如此短暫的瞬間產生興趣,必須要「讓對方秒懂」,而不只是單純的閱覽而已。

作者還提到如果打算在短時間內讓對方能夠理解簡報內容,務必濃縮為單一資訊,可以善用「電梯簡報法」,而這剛好也是我平常在文案課會介紹的內容。我也在此跟大家分享三個小訣竅,可以有效運用「電梯簡報法」,讓人留下深刻的印象。

——首先,我們可以詢問對方是否有「某些」困擾?其次,透過圖文資訊告知對方,困擾可以「這樣解決」。最後,不忘告知解決之後「會發生哪些好事」。透過這三個步驟,就能很快抓住目標受眾的焦點了!

書上還提到一個重點,我也相當認同。為了讓目標受眾可以確實閱讀自己精心完成的簡報資料,所以請記得在簡報內設置目錄。正因為簡報一開始就可以看到目錄,所以對方得以確認「全文分為幾個章節」、「和我關係最密切的是第三章」等。換句話說,在簡報中插入一頁目錄,不只是聊備一格,而是藉此讓目標受眾大略掌握整份簡報資料的概要,有助於加速傳達簡報的目的與重點。

整體而言,我覺得《一看就懂!從NG到OK!制霸職場的簡報‧資料表達術》的確是一本值得放在案頭隨時取閱、參考的工具書。如果您時常需要設計商業簡報的話,我很樂意推薦這本好書。

 

「內容駭客」、「實用指南」網站創辦人

鄭緯筌

 

詳細資料

  • ISBN:9789864776672
  • 叢書系列:ideaman
  • 規格:平裝 / 192頁 / 21 x 14.8 x 1.24 cm / 普通級 / 雙色印刷
  • 出版地:台灣
  • 適讀年齡:20歲~45歲

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