這樣開會效益最高：七大類別的會議，這樣帶最不浪費時間又有效

CH.01 主管會議
經營管理的職責
經營管理的內容
經營管理的績效管控要點

CH.02 行銷會議
經營管理的職責
經營管理的內容
經營管理的績效管控要點

CH.03 業務會議
經營管理的職責
經營管理的內容
經營管理的績效管控要點

CH.04 產銷會議
經營管理的職責
經營管理的內容
經營管理的績效管控要點

CH.05 研發會議
經營管理的職責
經營管理的內容
經營管理的績效管控要點

CH.06 商品會議
經營管理的職責
經營管理的內容
經營管理的績效管控要點

CH.07 專案會議
經營管理的職責
經營管理的內容
經營管理的績效管控要點


 

序

　　多年來在輔導企業的過程中，發現最嚴重的經營管理問題就是「不會開會」，要不就是不開會，要不就是會太多，更嚴重的是亂開會，如此一來就累積民怨與浪費資源。

　　很多企業老闆與主管很好奇也很疑惑地常問我：「在扮演專業總經理與執行長的角色上是如何去掌握與管理，方能從容不迫地創造績效，又不會手忙腳亂？」其實這不難，也為此分享給有心人參考如下：

　　一、確認公司的經營理念與宗旨。
　　二、了解產業、經營環境與條件後，擬定「策略地圖」。
　　三、導入目標管理與計畫經營，或稱「年度經營計畫」。
　　四、依經營計畫編擬經營預算。
　　五、確認各部門與各員的KPI值。
　　六、將年度計畫化為月份計畫。部門與各員均如此。
　　七、在管理面要落實表單管理，亦即建立日報表制。
　　八、掌握日進度績效後，就應進行協調溝通的互動與排除部門間的瓶頸。
　　九、落實會議管理制度，亦即部級主管要召開日會、週會、月會，經營者要召開四大會議，專案負責人要召開專案會議。
　　十、確實掌控所有目標計畫的執行成效，落實績效考核。

　　另外，會議管理要有效，一是會議排程時間要固定，每次會議都要掌控進行的時間，原則上不超過3小時。二是一定要有議程，並通知與會人員。

　　三是報告要用PPT檔。四是主席要控場與控制時間。五是會議結束時，會議記錄也完成。主席要總結歸納，並強調待辦事項與負責執行人員應完成時間。與會人員無異議後，就即席發出會議記錄，由負責記錄的人開始進行待辦事項追蹤，並每日報告會議主席。

　　上述的經營管理方法與會議管理方法是我40多年來的經營管理準則，因此我能有效掌控一切，經營成效也就優異地展現出來。我無須整天忙碌不堪，會議開不完。

　　我的會議管理準則是：
　　精簡會議
　　會而有議
　　議而有決
　　決而有行
　　行而有效

　　更重要的是，除專案會議不定時召開外，其餘四大會議與部級主管要召開的會議皆是年度初期就排定，不可能隨時召開與任意召開。另外的關鍵是，會議通知與會議記錄是同一張表格，而且只記錄決議重點，過程無須繁瑣的記錄，所以記錄能在會議結束就發出。

　　誠心提醒的是，經營者的職責是要深入研判經營環境條件的變化與公司發展的規劃，不能花太多時間在無謂的會議上。管理者的職責是要督促與輔導團隊去執行，不能花太多時間成為會議專家。

　　綜言之，會議管理是企業經營管理的必要，因為可以評量經營的績效與解決和排除瓶頸，加強團隊經營共識，但是不能過猶不及，因為會議成本很高。