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10分鐘完成每件工作:讓你優秀的不是努力,而是方法

すべての仕事は10分で終わる

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  • 聰明工作──1月選書《10分鐘完成每件工作》

    文/黃安妮2020年01月07日

    10分鐘完成每件工作:讓你優秀的不是努力,而是方法 世界上有不拚死工作,仍拿出成果的人,也有拚死工作,卻拿不出成果的人。所以重要的不是拚死工作,而是聰明工作!而你如何運用時間,將決定你未來成為什麼樣的人,唯有管理好你的時間,你才能活得自由、不受工作束縛! Line前CEO、日本最大影 more
 

內容簡介

最後回家的人只是工作狂,
真正的英雄早已回家了!
學會拆解工作,
你就能做得更少、更快、又更好!
多工時代、斜槓青年必學的聰明工作法,
讓你每天第一個走出辦公室!

  LINE前CEO森川亮最新力作,
  教你工作再多也不拖延的精準工作術!


  你如何運用時間,將決定你未來成為什麼樣的人,
  唯有管理好你的時間,你才能活得自由、不受工作束縛!
  學會精準拆解工作,剔除無用雜務,
  你就能用最省力、最快速、最快樂的方式完成工作!


  世界上有不拚死工作,仍拿出了成果的人,也有拚死工作,卻拿不出成果的人。所以重要的不是拚死工作,而是聰明工作!在商業快速變化的世界中,賺錢的方式會變,但每個人擁有的時間不變,比起賺錢的技巧,你更要學會的是有效運用時間,時間才是你創造價值的關鍵!而職場單純就是個「做或不做」的世界,只要懂得將每個任務拆解成10分鐘可以完成的小工作,你一定也可以像刷牙洗臉一樣,速速解決堆積如山的繁瑣工作,讓你每天第一個走出辦公室!
    
  森川亮認為職場中有6種人老是被工作追著跑,那就是不懂拒絕的人、希望自己掌握所有事情的人、追求完美的人、做事缺乏專注力的人、搞不清楚事情輕重緩急的人、誤判事情難易程度的人。他認為要有效率的工作必須先區分工作有兩種類型,一種是需要用腦的「任務」,一種是不需動腦的「事務」。很多工作看似複雜,分析後其實其中很多都是不用花腦力的事務性內容,但很多人一看到大任務,就畏縮拖延不前,將時間分配錯誤用在不是真正需要動腦的「事務」上,最後交出差勁的工作成果或遲交。
    
  一件事情若是看起來無法很快就做完,就會令人不知該從哪裡下手,導致工作堆積而被追著跑。他在書中分享他實行多年的高效工作術,教大家將所有工作拆解成10分鐘可以輕易完成的內容,讓工作目標明確,並發揮最好的工作專注力。因為多數人對一件事情最佳的專注力往往只有10分鐘,而且一旦建立10分鐘完成一件工作的習慣,就會減少浪費時間,剔除無用的雜務。

  不拖延工作的17個黃金法則:
  ˙ 沒有完美的工作,也沒有完美的同事
  ˙ 勇敢推掉做不到的事
  ˙ 不煩惱找不到的答案
  ˙ 遠離扯後腿的同事
  ˙ 和工作速度快的人一起工作
  ˙ 別把工作交給沒幹勁的人
  ˙ 找人幫忙時先做好規劃
  ˙ 當一個「提醒魔人」
  ˙ 如果在家能更專心,就帶回家做
  ˙ 揪出你的時間小偷
  ˙ 拋棄「依賴電腦」的想法
  ˙ 保持桌面整潔,將垃圾桶放在身旁
  ˙ 不主動打電話給別人
  ˙ 會議是「邊做其他事」的好時機
  ˙ 從討厭的事做起
  ˙ 擬定一套應付「突發事件」的流程
  ˙ 與部屬用通訊軟體討論事情


 
 

作者介紹

作者簡介

森川亮


  日本LINE前任社長,現任C Channel 影音媒體CEO兼社長。1967年生於日本神奈川縣,1989年畢業於筑波大學,隨後進入日本電視放送網株式會社工作,在電腦系統部門參與網路廣告、影音串流、行動電話與跨國放映等多項新事業的成立。2000年進入SONY,2003年再轉入Hangame Japan株式會社(後改名為NHN Japan株式會社,現名LINE株式會社);2007年就任該公司董事長,2015年離職,轉任顧問。同年4月創辦以女性為主要使用族群的影音媒體公司C Channel株式會社,擔任社長。以兩年時間將C Channel服務擴展至十個國家,目前社群使用者人數已超過2500萬人,成長為日本同類媒體中規模最大的公司。著作有《簡單思考》、《試著放棄忍耐,找回自己人生的創業守則》等書。

譯者簡介

邱香凝


  曾任職唱片公司、出版社、電腦娛樂產業,目前為專職譯者。喜愛閱讀與書寫,用翻譯看世界。
 

目錄

作者序 做好重要的事,就能減少白工
前言 老是推延工作的六種人

第一章    工作只需要十分鐘
開會只需開十分鐘
當場寫好「會議記錄」,時間不值得花在輔助工具上
花三分鐘寫好「公司內部用報告」,不用幫老花眼的上司工作
公司不需要規格表、事業計劃書,因為一定會改,不需要浪費時間
建立自己的簡報格式,只要十分鐘就能完成各式提案
數據只要三種就有說服力,搜集數據前先拿出結論
真的需要那麼多數據嗎?
每天早上花十分鐘搜集資訊情報
花三十分鐘讀一本書,只讀目錄也比不讀好
處理信件的省時術 : 不用整封讀完也沒關係

第二章 將工作拆解成十分鐘
以「十分鐘」為單位,思考每日待辦事項
盡快處理事務性工作,好好留下思考事業的時間
估計十分鐘就能處理完的事務
管理待辦清單
運用行事曆手冊解決問題
以信件為基礎的TO DO LIST
為TO DO LIST分門別類
安排行事曆的訣竅①排滿預定計畫,不需要「多抓時間」
安排行事曆的訣竅②今日事,今日畢
安排行事曆的訣竅③延遲的工作務必在一星期內補救完
每天都要回顧檢討,重新審視自己運用時間的方式

第三章 不拖延工作的十七個法則
沒有完美的工作,也沒有完美的同事
勇敢推掉做不到的事
不煩惱找不到的答案
遠離扯後腿的同事
和工作速度快的人一起工作
別把工作交給沒幹勁的人
找人幫忙時先做好規畫
當一個「提醒狂魔」
如果在家能更專心,就帶回家做
揪出你的時間小偷
拋棄「依賴電腦」的想法
保持桌面整潔,將垃圾桶放在身旁
不主動打電話給別人
會議是「邊做其他事」的好時機
從討厭的事做起
擬定一套應付「手忙腳亂案件」的流程
與部屬用通訊軟體討論事情

第四章 傷正確的腦筋:「最省時思考術」
找出答案才是工作
豁出去也很重要
把所有選項放在象限圖上一一過濾
不將目光聚焦在太遠的山頂上
預測未來時的正確心態

第五章 讓普通人也能超越天才的「回顧」技術
「回顧」使人成長
自我成長的KPI,是時間、金錢、生活習慣
決定分配時間的目標
確認自己的時間如何運用
按照人生KPI成為自己想成為的人
每週六進行「回顧」
每週日安排「計畫」
如何製作自己的工作地圖
為何堅持回顧

 
 

前言

老是拖延工作的六種人


  日本人的生產效率很低。

  儘管社會上這樣的評論由來已久,但真正意識到自己生產效率很低的人究竟有多少?多數人思考這個問題時,總把問題歸結到制度,而非思考自己工作本身的效率,也因此,如果問大家是否有改變工作方法,往往沒有任何改善的跡象。

  舉例來說,在勞基法改革的影響下,許多公司都開始強制員工準時下班,但有些人反而因此感到困擾,認為「明明工作量不變,卻得早點回家,實在太強人所難了!」又或者,有些人為了照顧小孩或是生病的家人而無法加班,只能放棄工作效率,自我安慰地說:「工作產出下降也是無可奈何的事」。

  這些人的共通點都是站在旁觀的立場,想著「我已經盡全力工作了,還是無法提升效率,所以問題都在組織」。當然,組織也必須改善。一定有人會因為工作速度快,反而得替周遭人消化工作,導致自己工作超出負荷的狀態。不過,這種高效率工作者畢竟相當少數。一般說來,就算組織有問題,每個人肯定還有提高工作效率的成長空間。可怕的是,人一旦認為自己「已經沒有成長空間」時,就不會成長了。而會拿起這本書來看,就表示你很希望改變自己的工作效率和成果。

  事實上,工作效率低的人通常可以分為以下六種類型,這些分析應該能幫大家從中找出問題。

  類型1、接下太多工作的老好人:也就是陷入拒絕不了工作的爆量狀態,使手頭所有工作速度都被拖慢的人。單從人際關係來看,這種人對周遭人或許是所謂的「好人」,但對企業而言,可就是「壞人」了。

  這種人往往會接下自己不該負責的工作,或是每個案子都一一仔細應對,而且只要有人邀約聚餐,絕對到場場必到,如此一來,時間當然不夠用。這類人需要的是拒絕的技術和捨棄的勇氣。

  類型2、什麼都想一手包辦:也就是明明可以交給部屬、發包出去或讓電腦代工的事,這類人卻全都想自己做,結果就是造成工作延遲的下場。這類人多半沒有自覺,但對組織或計畫來說,卻是造成效率停滯的始作俑者。這類人需要的是徹底反省,告訴自己「專注在自己擅長的領域或真正需要解決的工作就好,其他事情放手交給別人」。只要能做到這一點,工作效率就會有巨大的成長。

  類型3、沉浸在自我滿足中:這種人經常花上超過半天的時間,只為製作一份向上司報告進度的資料,或是花上一小時的時間寫道歉信,連用個釘書機都講究到非以公釐為單位、對齊不可。這類人或許認為自己「做事細心周到」,然而,這種超過對方要求程度的工作方式,只能說是自我滿足或是個人嗜好,就我看來只不過是浪費時間和精力。這時需要的是轉換想法,告訴自己「工作只要滿足對方期待就可以了」,如此一來,應該就能減少許多無謂的白工。

  類型4、專注力不足:這類人有自制力,工作意願也不低,只是因為容易分心導致工作進度延遲,這時就必須採取預防對策,遠離具有誘惑的環境(打造容易專心的環境﹚。例如,我自己會為了避免使用電腦時受到各種誘惑,辦公桌上不放電腦。

  類型5、不確定現在該做什麼:也就是明知手上有許多重要工作待辦,進度卻遲遲無法推前,這種時候,原因十之八九出在自己沒有好好整理出「現在」真正該做的工作。手頭工作一多,無論如何都會感到著急,見一件事就做一件事,然而,同時進行所有工作的結果反而拉低了效率。手頭工作愈多時,其實愈該採用微觀管理法,冷靜下來拆解工作,排定優先順位,縝密規劃工作進度表。

  類型6、評估時太有自信:這類人往往有自制力,工作進度表也安排妥善,卻還是無法準時做完工作,原因多半是在承接工作時評估得太有自信。這裡所謂的「評估」,有時是「評估所需工時」,也就是評估需要多少時間(或人力﹚才能完成工作,有時是「工作評估的課題」,也就是評估工作難易度或可能遇到的障礙等。

  無論哪一種,因為評估時太有自信,即使制定了工作進度表也無法如期完成,結果拖累了所有預定計畫。

  為了提高評估時的準確度,工作時必須經常回頭看,檢視狀況。也就是檢查每一次實際工作狀況與進度表的落差,在下次擬定進度表時改善。只要能養成這個習慣,就能大幅提高評估準確度,漸漸學會擬定「不易出差錯的工作進度表」了。

  我在三十五歲前,只是日本大企業裡的普通上班族。之後進入外資新創企業,幾年後又被委任經營日本企業,推動現在家喻戶曉的溝通平台LINE正式上線。後來因為感受到數位媒體魅力,所以決定自行創業,目前正在經營以年輕女性為對象族群的「C CHANNEL」網路媒體公司。在網路時代,不論是對於個人職務技術或是對企業價值,我始終堅持工作必須重視「速度感」。舉例來說,LINE我只花了一個半月就讓它順利營運, 而CHANNEL也是只花了三個月就完成了產品上線。此外, 在C CHANNEL營運上軌道之前,我除了經營公司之外,還同時擔任上市企業及新創企業的外聘董事,並且在大學裡教課,參與政府活動計畫等等,身兼數職,同時進行各式工作。正因為以速度為優先,才能辦到這些事。

  然而,我只是個普通的平凡人。這樣的我,能在商場上留下還不錯的成績,不斷完成各領域的工作,關鍵無他,就在於能夠徹底善用自己的時間,並且隨時提醒自己「以最短距離完成最大效率」。基於這些經驗,我樂於將自己平常的工作方法有系統地整理成這本書,分享給大家參考。

  不可否認的是,書中有些內容,或許會給人「要花多年時間才能達到這些境界」的感覺,對於至今未曾做過時間管理的人來說,想完全照書中介紹的方式進行,可能有些難度。不過,對於為了提高自己的生產力而正在摸索工作方式的人,我想這本書中應該充滿了許多工作靈感與提示。只要能實踐書中一半的內容,想早點回家的人一定能準時下班,想產出更多成果的人一定也能如願增加工作成效。
 
 

詳細資料

  • ISBN:9789864798827
  • 叢書系列:財經企管
  • 規格:平裝 / 256頁 / 14.8 x 21 x 1.28 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
 

內容連載

第五章 讓平凡人超越天才的「回顧」技術
 
2 自我成長的KPI,是時間、金錢、生活習慣

 
各位都有使用業務管理表追蹤KPI的經驗吧?我們公司當然也很注重KPI,身為社長的我,每天都會檢視更新過的數字,致力於早期發現問題,才能盡快著手解決。與此相同,在促進自我成長時,我認為也應該以KPI為指標,經常回頭檢視數字。
 
思考自己的KPI
 
不用說,每個人的KPI目標,端視你想成為什麼樣的人而不同。
 
從事業務工作,單純喜歡與人往來的人,或許會認為「成就自己的是人脈」。因此,這類人就要試著為「人脈」設定KPI。包括為了達成這項KPI,需要和多少人交換名片,或是每個月得參加幾場活動,從這些指標逆算回來,如此就能得到類似行動指南的目標,至少不會漫無目標過日子。
 
而將自己擁有的資源列出來,會讓自我管理變得比較容易,例如:
 
「我的目標是什麼?」
 
「就現狀而言,不足的是什麼?」
 
「為了彌補不足,該解決的課題是什麼?」「為了解決這個課題,有什麼方法?」
 
每天提醒自己持續注意追蹤,反饋結果,在行動上做出改變。不管是用在工作,還是生存之道,這種方式應該都能最快接近理想中的自己。本書的主題雖然是「如何盡快完成工作」,但為了達成這個目標,就必須做好自我管理。畢竟自我管理要就是了解「哪些東西組成了你這個人」,而這個議題牽涉許多層面,下面我將更詳細的分析說明其中的要點。
 
管理三項KPI
 
一家公司的資源不外乎「人、東西、金錢、資訊情報」。那麼,你的資源
 
又是什麼呢?這或許是近乎哲學的問題,但我一直以自己的方式思考著,我的結論是:
 
「時間、金錢和生活習慣」。換句話說,使用時間的方式、使用金錢的方式和每天的生活習慣,這幾樣東西是我人生主要的KPI,我這個人也是由這三件事累積而成。此外,這雖然是私人領域的KPI,卻與工作的產出成果有密不可分的關係。因此,就像工作時使用業務管理表一樣,我也會用「時間分配表」、「金錢出入表(尤其是支出)」和「飲食管理表(主要管理熱量)」來管理我的人生KPI。

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