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零失誤法則:工作效率高又能不出包的人,究竟做了什麼?

仕事が速いのにミスしない人は、何をしているのか?

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內容簡介

  ●該做的工作做不完,導致必須加班……
  ●數字出錯,多一個零或少一個零,導致公司損失……
  ●行程管理疏失、撞期、趕不及交貨期限……
 
  等一等!為什麼會這樣?到底哪一個環節出了問題?
  失誤除了造成實際上的損失或負面印象,最可怕的是讓人烙下「你這個人=出包大王」的印象。
 
  人手一冊!
  工作不出包、改善工作成果,工作能力變強的工作術
  上班族必修!主管也要懂,避免一再付出可觀的失誤成本!
 
  你知道嗎?
  光是掌握「不出包」的技術,就能讓工作變得超有效率,提升工作品質,表現卓越。
 
  作者飯野謙次曾任職於奇異公司核能發電部門、理光公司。並於2002年組織「失敗學會」。同時,更在東京大學、上智大學、九州工業大學等硏究所,針對失敗學以及如何避免失敗規劃課程授課,也至日本大企業指導。本書是作者基於在工程學、失敗學等領域習得的知識、經驗為基礎,提出讓任何人都能提高自身工作效率,鏟除失誤的具體建議,任何人都能立刻實踐的簡易要領,拿出確實的成果。
 
  ◎失誤是可能發生在每個人身上的人生風險
  別以為「那些重大事故與我無關。」作者提醒:「多數重大事故的背後,隱藏的往往只是小小的差錯、失敗」。
 
  例如:
  ‧送出沒有充分檢査的文件,因為其中的「小差錯」,結果導致公司的重大損失。
  ‧因為溝通過程中的認知落差,結果要在大客戶前簡報的資料沒有準時送達,導致簡報失敗,出了大包。
  所以,確實防止小小的失敗,一旦發生就妥當應對,是為了防範發生大失敗的唯一途徑。
 
  ●●●
  怎麼做?
  改變系統本身,轉換為「不會產生失誤的效率化結構」。
  讓「不犯錯」成為你的招牌。
 
  你可以:
  ‧用「1‧2原則」聰明管理資訊
  ‧運用「便利貼+待辦清單」降低大腦負擔,專注在最重要的事
  ‧建立「不容易讓問題發生的結構」
  ‧掌握「最少、最簡、最有效率」原則,防範疏失
  ‧掌控電子郵件,就能掌控業務
  ‧善用多工處理,揪出時間小偷
 
  ◎作者獨到工作心法大公開
  ‧剛剛好的工作量管理法,評估合理工時,聰明回應。
  ‧避免搞錯主管指示、工作團隊的溝通落差……練習將口頭交辦事項「視覺化」,降低誤解風險。
  ‧和關鍵人物成為夥伴,借力使力,工作更順利。
  ‧事先預估及管控意料之外的失敗,透過「故障樹分析」試著逆向思考「怎麼做才會失敗」,針對失敗的因素各個擊破。
 
  書中更收錄了「掌握沒有失誤,工作老練的訣竅」,透過四大失敗分類:「不夠專注」、「學習不足」、「計畫不良」、「溝通不良」提出有效對策,培養失敗應對能力,打造你不失敗的能力,讓你更能妥善掌握人生。
 

作者介紹

作者簡介
 
飯野謙次
 
  史丹佛大學工程學博士。一九五九年出生於大阪。修完東京大學研究所工程學系研究科碩士課程後,便進入奇異公司(GE)核能發電部門。而後在史丹佛大學取得機械工程及資訊工程的博士學位,進入理光公司(Ricoh Corp.)。二○○○年創立SYDROSE LP,擔任普通合夥人,承包技術文件翻譯和應用程式開發。二○○二年擔任特定非營利活動法人「失敗學會」副會長。二○一三年開始,任職消費者廳消費者安全委員會專門及臨時委員等職位。本書是作者基於在工程學、失敗學等領域習得的知識、經驗為基礎,提出讓任何人都能提高自身工作效率,鏟除失誤的具體建議,任何人都能立刻實踐的簡易要領,拿出確實的成果。
 
譯者簡介
 
卓惠娟
 
  歷經多年朝九晚五的上班族生涯,於不惑之年重啟人生,旅居日本數年返台後,實踐二十歲時曾立下的夢想──專職翻譯工作。譯有《戀戀銅鑼燒》、《巧妙操控人心的暗黑心理學》、《犬日無休》、《哲學超圖解》等。
 
  臉書交流專頁(卓見‧拙見)
  www.facebook.com/Translator.megumi/
  e-mail:megu1002@gmail.com
 

目錄

前言
為什麼鏟除失敗或差錯如此重要?
「失誤」是可能發生在每個人身上的人生風險
本書所要說明的「效率化」結構
 
第一章 為什麼他工作迅速又不會出包?
博得「可靠」、「菁英」美名的工作術
只要消除差錯,就能大幅改變人際關係和工作
「不小心出差錯」的原理
背後的一大關鍵因素是?
光是「以後我會小心」,無法鏟除失敗
那麼,我們該怎麼辦?
Column 人類的專注力,能夠持續多久?
 
第二章 同時提升工作品質與速度的方法 入門篇
1 聰明管理資訊的「存檔」及「分享」訣竅
所有人都應該知道的「1‧2原則」
2 你知道檢核清單的正確使用方式嗎?
不同的人重複相同作業,徒然浪費時間與勞力
3 運用「便利貼+待辦清單」擊退不經意的失誤!
不要給大腦添加負擔,不忘記小事的訣竅
4 推薦真正厲害的「新操作手冊」
你是否被「正確卻差勁的操作手冊」束縛住了呢?
5 所有失誤都有「發生的警訊」
這正是工作幹練、笨拙的分歧點
 
第三章 「最少、最簡、最有效率」的防範疏失工作法
6 徹底確認必要的最底限
只要這麼做,就能控制住一切
7 強記者和健忘者之間的「最大差異」
逐一改變習慣的方法
8 提升速度就能減少疏失
真正有效的以「最短時間」為目標
9 守住共同建立之信用的訣竅
以共享的行事曆,妥善安排行程不撞期
10 停止完全依賴記憶力
記錯、一時想不起來……經常失敗或出包者意外的共同點
Column 全球精英重視的「基本功」
 
第四章 能管控電子郵件者,才能管控業務
預定管理、備忘、體恤他人……
11 預定行程管理、備忘、體貼對方,電子郵件功能果然不容小覷
重新學習「如何聰明使用電子郵件」
12 工作效率高的人都擅長整理、管理電子郵件
電子郵件的管理能力就是工作能力的表徵
13 你寄出的郵件就是「對方失誤」的導火線?
體貼收件者的郵件寫法、寄件時重點
14 郵件應附加的內容,以及不能附加的內容
你是否隨便亂加附件
Column 現代人都比二宮金次郎更勤奮?
 
第五章 把表現發揮到淋漓盡致的工作術
15 對於「不了解的事情」正確的應對方式
自行查詢或問別人──「有能力的人」會選擇哪一種?
16 不應該承接過度,不囤積的「工作量」管理法
因此我敢武斷地說「工作量不可能過多」
17 潛伏在「例行工作」中,意想不到的「時間小偷」
善用多工處理
18 應當運用在工作上的「野性直覺」
對時間、方位要更敏銳!
 
第六章 成為「卓絕工作表現」關鍵的 人際關係與溝通訣竅
19 「溝通程度」改變八成的工作成果
潤滑人際關係的理科思考方式
20 和關鍵人物成為夥伴
藉力使力而順利推動的工作意外地多
Column 鮑伯提議的核電廠維修點子
21 「反過來借助門外漢的看法」
從外行人也能百分之百了解的觀點出發,就不會有疏漏
22 從矽谷學習到的「信賴關係」本質
光靠「外觀」也能轉變信任度嗎?
23 藉口也分為「好藉口」與「爛藉口」
把心情傳達給對方的正確方法
 
第七章 同時提升工作品質與速度的逆向思考
24 商場上發生「最糟狀況」的有效準備方式
狀況立即好轉的「十位數號碼」?
25 逆向思考「怎麼做才會失敗」
防範失敗的逆向思考法
26 「正面扭轉」事實
失敗的連鎖效應必須當機立斷
27 發現行不通時,就毅然決然放棄!
大家都不知道的「成功者條件」是?
 
第八章 如何打造「適用個人的工作術」
掌握適用個人工作術的訣竅
透過四個分類,找出妥善的因應對策
因為「不夠專注」的有效對策?
消弭鬆懈而「不小心犯錯」
無論資訊多麼暢通都無法讓「溝通不良」消失的真正原因
我們被「常識」與「經驗」束縛住了
防範「學習不足」,讓自己努力的方式
怎麼做才能產生想學習的心態?
到頭來,「計畫不良」才是一切失敗的導火線?
好計畫才能帶來好成果
自我風格的訣竅才是最高明的工作術
研擬自身工作的「傾向與對策」
 
第九章 讓自我實現在最快實踐的工作投入方式
開始新工作時與「失誤」相處的最佳方式
平時的工作能持續獲得正面評價的訣竅
掌握在最短期間迎向成功的方向
坦率地承認失敗!
「坦誠」能完全抓住對方的心
乾脆坦率地道歉
工作不是「道歉就一了百了」
讓「失敗」的危機化為轉機
人生最大的失敗是「絕不失敗」?  
不要讓對未來的恐懼左右你的人生
任何事都能因為觀點的不同,形成「成功的第一步」
「時間範圍」決定發生之事的意義
高速度與高品質的工作,將成為人生至高的快樂
透過每天的工作,磨鍊創造性
 

前言
 
  本書要介紹提高工作速度及品質(完成度及正確性)的方法。
 
  ‧該做的工作做不完,導致必須加班……
  ‧才想著大致已經完成了,卻因為小小的疏忽而必須重頭來過……
  ‧因為出包或失敗,導致原本應有的奬賞或升遷機會泡湯……
 
  你是否曾有過上述經驗呢?很多人可能都曾想過「要是工作能更有效率、無懈可擊地完美達成就好了」。
  本書為了實現上述這些願望,歸納出「工作效率高又能不出包」的人究竟掌握哪些要訣。
 
  提升工作速度的同時,也能鏟除失誤、失敗是本書的目標。雖然有關重視效率化、縮短時間、步驟程序的知識不勝枚舉,本書最主要的重點則放在「不犯差錯、失敗」。
 
  人們常說「失敗為成功之母」,但不用我多說,日常生活中的工作或生活,失誤、失敗,誰都希望能免則免。而且,我認為即使挑戰新的領域,為了獲致成功未必要親自經歷失敗的經驗;不,我甚至認為我不能失敗。
 
  這是為什麼呢?因為我們人類是能使用語言溝通的動物,我們大可借鏡他人的失敗經驗。
  比方說在挑戰前人未曾涉獵的領域時,所要挑戰的一切,並不是真的百分之百沒有任何人嘗試過。
 
  過去曾有相同目標卻失敗的人、中途受挫放棄的人、做類似的事情,但最後期望目標不同的人……即使嶄新的挑戰,仍有許多近似的不同領域有前車之鑑可供參考。如果是跨入完全嶄新的領域而在第一步失敗自然不在話下,但行經的路程──前人曾經走過的區域就不應再失敗。
 
  確實記取前人的教訓,並且能夠克服,才是一個能獨當一面的商業人士。這麼一來,便取得挑戰新事物的資格。
 
  為什麼鏟除失敗或差錯如此重要?
 
  你是否曾經聽過「失敗學」一詞?
 
  我在二○○二年,和出版《失敗學建議》的畑村洋太郎,組織「失敗學會」。營運至今已長達十四年,持續舉辦活動,因而有幸謹聽各種不同業界的佼佼者經驗,和許許多多的社會人士共同學習。
 
  另外,更在東京大學、上智大學、九州工業大學等為數眾多的研究所,針對失敗學及如何避免失敗規劃課程授課。
 
  除了參與日本國內屈指可數的大企業指導,近年來並列席消費者廳的消費者安全調查委員會,同時進行防患於未然的資訊宣導等工作。
 
  至於為什麼研究工程學的人會對「失敗」產生興趣,那是因為工程學上發生的多數失敗,往往輕易地奪取人們的性命,導致重大事故的發生。
 
  我們的生活周遭,從日常微不足道的小事,到無可挽回的事物中,充滿各種大大小小的差錯、失敗。這些狀況若是發生在工程界,多數失誤都會極端嚴重數倍以上。日常生活中的一根螺絲鬆了,可能會使架子掉落;但發生在工程上,一根微米單位的螺絲鬆了,就可能造成眾多寶貴性命的喪失。
 
  因此相較之下,我們平時對於「失敗」、「失誤」必須比一般人更提高警覺。蒐集有關世界各地所發生的意外事故、醜聞之情報,查證發生重大事故背後的主因(多數重大事故,背後所隱藏的往往只是小小的差錯、失敗),為了避免犯同樣的錯誤,應該怎麼做?
 
  首先是先蒐集這些資訊。
  然後為了避免自己,或其他研究人員重蹈覆轍,我們散布這些資訊,與全世界共享。
 
  「失誤」是可能發生在每個人身上的人生風險
 
  「那些重大事故,和我無關。」
  如果你有這種想法,奉勸你立刻抛掉。
 
  我剛剛說:「多數重大事故的背後,隱藏的往往只是小小差錯、失敗」。這是千真萬確的事實,任何人都可能發生的小小差錯或過失成為開端,造成無法挽回的憾事,這些案例從來不曾絕跡。
 
  比方說,新聞報導中時常出現的高速公路連環車禍。好幾輛車追撞在一起的重大事故,起因是其中一位駕駛一瞬間沒有注意到前方的關係。要論失誤的規模大小,這可以說只是小小的失誤。
 
  又或是,也發生過因為送出沒有充分檢查的文件,從其中的「小差池」,導致波及數家公司的大騷動等事件不是嗎?
  因為沒有定期健康檢查,以致過晚發現疾病,也可以大致歸類為「檢查不充分」的差錯、失敗。
 
  確實防止小小的失敗,一旦發生就妥當應對,是為了防範發生大失敗的唯一途徑。從重大事故到輕微疏忽,進行全面檢核因應,正是「失敗學會」的成立宗旨。
 
  本書所要說明的「效率化」結構
 
  話雖這麼說,本書並非討論失敗學的專門書,本書由始至終論述的失敗都聚焦在「個人」及「工作」事務。具體來說,透過本書可以避免的失敗如下:
 
  ‧行程管理疏失、撞期
  ‧趕不及交貨期限
  ‧溝通上的障礙、不一致
  ‧重要文件因為疏忽而寫錯
  ‧在某個地方計算出錯,最後的數字對不上
  ‧檢核清單時有遺漏
  ‧遺失物品,重要的物品不在手邊
  ‧未能達到業績目標而受到指責
 
  防止這些失敗產生的方法非常簡單,而防止這些失敗就能使工作有效率。而且,剷除差錯、失敗的結果,不就能大幅縮短在工作上耗費的時間嗎?
 
  同時,雖說是「個人失誤」、「工作失誤」,也會在許多方面對公司組織、家人、朋友、身邊的人造成影響。
 
  一個人的失敗,在多數情況下,都會為周圍的人帶來不良影響。一個人在工作上捅出大簍子,很可能需要整個團隊全力以赴,才能力挽狂瀾;萬一是家人、朋友,更是難以撇清責任。
 
  他人的損失就是你的損失。若是能透過本書多少在效率化思考或減少失誤派上用場,希望你能先和身邊的人分享。

  若是本書所提出的避免失敗的方法、克服的方式,能夠多少對各位,以及周遭的人日常生活及工作產生幫助,將是我最欣慰的一件事。
 
飯野謙
 

詳細資料

  • ISBN:9789869906067
  • 叢書系列:Job
  • 規格:平裝 / 264頁 / 14.8 x 21 x 1.6 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
 

內容連載

博得「可靠」、「菁英」美名的工作術
 
只要消除差錯,就能大幅改變人際關係和工作
 
不論多麼謹慎小心的人,我們都同樣處於「與失誤比鄰而居」的環境。
 
沒搭上預定的電車、文件寫錯、迷路、跌倒、弄壞物品、惹他人生氣、檢查不夠仔細、聯絡有誤、話說得太過分、會錯意、受傷……不論是立刻就能修正的錯誤,或是難以挽回的過失,面對的失誤五花八門。
 
此外,有些失誤是「幾乎每次都是因為技術或經驗不足而失敗」,有些失誤則是「平時都能順利完成,這次卻失敗了」這類因為「分心而做不好」,「因為匆忙而出了平時不會有的差錯」的情況,也可以說是容易發生失誤的模式。
 
或者還有「即使以同樣的方式做同一件事,有時會失誤,有時卻能順利完成」。
 
說到這裡,或許有人會認為「什麼嘛,有時會出錯有時不會出錯,這不就和擲骰子一樣嗎?既然這樣,在某種程度上,失誤也無可奈何,只能怪運氣不好,放棄不是嗎?」
 
不過,這樣就放棄未免太早了。
 
請回想一下你認識的人。
 
你的身邊,是否有「完全不犯錯的人」?
 
面對任何事,都能隨機應變的人?
 
明明難以控制指揮的事,卻能駕馭自如的人
 
即使是單調連續的作業,卻令人驚異地能夠正確且迅速完成的人……
 
世上確實有上述這樣的人,這樣的人和失誤連連的人之間,究竟有什麼差異呢?
 
事實上,差異就在是否了解避免犯錯的技巧,並且加以靈活運用。
 
鮮少犯錯的人,從平日的生活當中,就養成「不犯失誤的習慣」。
 
只要養成不犯失誤的習慣,平日的失誤就能驚人地降低。會不會犯錯、失敗,和賭博或運勢毫無關聯。
 
讓「不犯錯」成為你的招牌
 
相信任何人都會希望失誤「永遠不要出現」。然而,事實上失誤卻不是拍胸脯保證「不要出錯」就能輕鬆解決的事情。因此,光是「不要失誤」,就能提高他人對你的信賴感,成為你自身的「強項」。
 
剛剛我請你回顧身邊那些「不犯錯的人」。對於這樣的人,你抱著什麼樣的印象呢?
 
可想而知的回答諸如「工作效率高」、「有才幹」、「聰明」、「精明」、「值得信賴」……等,但任何一個印象,我想都可以代換為「工作能力強」。
 
相反的,對於和一般人相較之下經常犯錯的人,你又抱著什麼樣的印象呢?

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