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摘要力:刪掉9成重點,比別人強10倍的表達力

9割捨てて10倍伝わる「要約力」

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明細
 

內容簡介

你有這些困擾嗎──
◇開會時向主管認真報告,卻被問:「重點是什麼?」
◇電子郵件中詳細說明,對方反而一頭霧水?
◇分享書籍、電影或演講內容,說了半天,朋友都沒有反應?

資訊爆炸時代的大革命, 對話和寫作都要「簡潔有力」!

日本溝通大師教你用最簡短、最快速的方法達到最強的成果
成功表達「無論如何一定要先說!」的內容


在遠端工作盛行、高速運轉的現代社會,巨量訊息鋪天蓋地而來,卻總是被嫌「說太多」、「說不夠」、「說不清楚」?
──你的「摘要力」還不夠!

3大基礎步驟,無痛安裝「摘要力」

步驟①如何收集高品質的資訊?
善用「資訊收集天線」小技巧、「5W3H提問模式」,克服認知偏差,取得正確優質資訊。

步驟②怎麼提煉重點?
◇利用「具體分類思考」安排,制定優先順序
◇假設→實踐→驗證→修正,四動作隨時更新資訊,提高「可信度」

步驟③怎樣簡潔傳達出去?
以「主幹→樹枝→樹葉」邏輯輸出資訊,活用「一句話」「舉例型」等模式,搭配「關鍵字」做說明

全書遵照「摘要力」原則,用最精簡文字說明最全面概念。包含大量商業場域、日常生活必備摘要案例與練習題,幫助你從工作、社交到網路平台,擺脫講半天沒重點,給人「工作能力差」、「頭腦不清楚」的印象,說與寫都簡潔有力,從此成為「摘要達人」!


日本社群媒體話題書,多位名人讚譽──

讀完這本書後我深深慶幸,終於有人出關於「摘要力」的書籍了!──《最高學以致用法》《最高學習法》作者 樺澤紫苑

在這個遠端工作特別興盛的時期,以及因工作方式改革,工作時間縮短的潮流之下,能將重要訊息簡短有效地傳達出去的「摘要力」,是所有商業人士必備的技能。──《日本王牌經理人教你如何把豬隊友帶成神助手》作者、知名人才培育顧問 吉田幸弘

現在這個時代,簡單易懂的表達非常重要,可以說「摘要力」是人人必備能力。這本書不只對於撰寫部落格文章有幫助,也可以運用在口語表達上,因此對製作YouTube影片也相當實用。──專業代書、書評部落客

專家講師專業推薦──

這本書有相當多的案例解析,告訴讀者如何逐步做好這些步驟、摘要重點,可以一邊練習,一邊參照書中的做法,提升自己的摘要力。我也因為摘要力,在工作與生活中獲益良多。不僅讓我更容易獲得關注與信任,也因此創造出專屬於自己的機會。──《高產出的本事》作者、職場生產力顧問 劉奕酉

讀完本書,你會了解,真正改變說話方式的,是你的思維習慣,只要整理觀點的方式變得更加精準有效率,「摘要力」在你開口前就發揮它的作用了。越懂得如何進行摘要,也會越懂得什麼對你來說重要,什麼不重要,不僅在職場發揮作用,也讓你更意識自己人生的主導權。──知名講師、聲音教練  羅鈞鴻/小虎

「摘要力」之於我:「破題如剪刀,結尾如棒槌。」「摘要力」之於作者:「找到臨死前,最後想說的話。」注意力稀缺的時代,你我都需要摘要力,讓我們的溝通方式更聚焦。刪去九成內容,一開口就是副歌,你就是摘要力高手。──企業講師、作家、主持人 謝文憲

 

作者介紹

作者簡介

山口拓朗
■    傳達力(說話、書寫)研究所所長。「山口拓朗寫作沙龍」主辦人。曾在出版社擔任編輯與記者職務,於2002年成為獨立寫作者。加上任職於出版社的時期,總計有24年的採訪、寫作經歷,作品數達3300篇以上。
■    現在除了寫作工作外,也透過演講與研習活動,向大眾傳授「能獲得對方好感與信任的表達技巧」、「有邏輯的表達、寫作方式」、「簡單易懂的文章寫作法」等實用性技巧。
■    此外也曾受粉絲數達300萬人的中國企業「行動派」之邀請、在北京與其他6個城市定期舉辦「Super Writer養成講座」。已出版作品共有15冊,其掌握表達方式的技術被認為跨越了語言隔閡,在中國、台灣、韓國等皆有譯作出版。


譯者簡介

吳羽柔
生於台灣屏東,畢業於台大日文系。現職自由譯者。
譯有《從小就該知道的金錢觀:父母與子女必讀的理財啟蒙書》、《圖解地表最強日常工作整理術》、《日本語演化論:誰說笑門福必來?》、《日文段落論:提升閱讀寫作技巧》等作品。
harutoizumi@gmail.com


 

目錄

前言

第1章     終極的摘要是「臨死前先讓我說完這些」
1 學會「摘要」能的人生
.滔滔不絕的人是在奪走對方的時間(生命)
.在高速運轉的社會中,「摘要」是必備技能
.被貼上「工作能力差」標籤的風險
.大腦清楚摘要、嘴巴簡潔說明
.終極的摘要是「臨死前先讓我說完這些」

2 「摘要」3步驟
.摘要要按照「①收集資訊→②整理資訊→③表達資訊」3步驟
.收集充分必要的資訊──步驟①收集資訊
.將資訊分類──步驟②整理資訊
.簡潔的傳達給對方──步驟③表達資訊

3 「摘要力」的核心在於向「誰」「如何」表達「什麼」資訊
.釐清你要傳達的「對象」和「目的」
.想一想「我要告訴誰?」
.滿足對方的需求之後,會得到奇佳的溝通效果
.表達前要決定「對方的理想反應」
.確認摘要的「量」
.對「語言資訊」和「非語言資訊」進行摘要


第2章     步驟①──收集資訊收集充分必要的資訊
1 做出「好摘要」的訣竅
.如果沒有收集到充分必要資訊就無法做出「好摘要」
.從能信任的出處收集資訊
.在腦內設置「資訊收集天線」的方法

2 用「提問」提高資訊質量
.藉由「自我提問」提高資訊品質
.藉由提出「Why」來提高所接收之資訊品質
.藉由提出「How」來提高所接收之資訊品質
.藉由提出「If」來提高所接收之資訊品質
.分別使用兩種不同的提問方式

3 用客觀角度自我觀察來消除資訊中的「主觀想法」
.收集資訊時應該注意「認知偏差」
.提升「後設認知」來避免「認知偏差」

4 能提高摘要精確度的正確資訊收集法
.在收集資訊的階段就先看透「本質」
.活用「類推法」利用資訊來擴展思維
.統整對方的人格特質
.養成轉換「抽象資訊↹具體資訊」的習慣
.摘要書籍等文書內容的方法


第3章     步驟②整理資訊──將資訊分類
1 用「分類」讓資訊整理更有效率
.從理想目標往回推同時整理資訊
.利用「具體分類思考」來徹底整理資訊

2 為資訊安排「優先順序」
.在「具體分類思考」的同時也要訓練「優先順序思考」
.【案例】如何摘要客訴內容?
.被摘要的資訊是活的,所以要不斷更新


第4章     步驟③表達資訊──簡潔的傳達給對方
1 「說太多」或「說不夠」對方都聽不懂
.有能力的人說話時不會說得太多或太少
.去掉「囉嗦的開場白」!
.按照「主幹→枝條→樹葉」的順序說話!

2 用「一句話」簡單說明的具體技巧
.訓練能迅速以「一句話」描述整體及結論的技巧
.用「主題+結論優先型」做說明
.用「列舉型」做說明

3 如果有能增加具體性的關鍵字,就更能表達內容
.因為日語很「婉轉」
.使用「數字」或「確切名詞」
.避免「對方沒聽懂」的確認方式
.回答問題時所需的「瞬間摘要力」

4 讓對方更容易聽懂的技巧及練習法
.文章摘要練習
.將摘要「以圖表呈現」
.有邏輯的說明方式及其練習
.提高抽象度來表達
.擅長表達的人也擅長「譬喻」
.注意說話語氣
.表達時也要按照PDCA循環
.利用140字投稿在日常中進行「摘要練習」吧
.你對所說的內容有「愛」和「熱情」嗎?

後記

 

〈專文推薦〉少即是多,用摘要力創造十倍勝人生

《高產出的本事》作者、職場生產力顧問 劉奕酉

少即是多(less is more)。

相信你一定聽過這句話。但是,少,要少到什麼程度?多,指的又是什麼?在溝通表達的領域,就是用最簡短、最快速的溝通方式來達到最棒的成果!

要做到這一點,關鍵就在於「摘要力」:能抓住重點、能因應狀況,合乎邏輯、簡明扼要地表達自己的想法,讓對方更好理解與認同。但是,多數人會有一種迷思,認為說得愈多、讓對方獲得完整的資訊,才更容易理解與認同。

其實這是因為「不理解重點在哪裡」與「不知道如何處理資訊」所導致的。

在我認識的高效工作者中,每個人都有快速摘要重點的能力。他們可以簡潔地表達出自己的想法,也能從別人的報告或說明中,迅速地歸納出重點;甚至從中發現一些對方的盲點,透過提問來澄清與引導往好的局面發展。

而且,摘要力提升了,思考到產出的速度與品質也會跟著提升。

那麼,該如何提升摘要力呢?作者認為,只要依循著「收集、整理與表達資訊」三個步驟,每一個人都能做好「摘要」這件事。但是要做到什麼樣的程度才算是好呢?簡單來說,就是能將資訊妥善地傳達給對方,最終達成自己期望的目的。

摘要力的關鍵,在於釐清對象與目的:

•     我要向「誰」表達「什麼」資訊?
•     我「為何」要表達?期望達成什麼目標?
•     我該「如何」表達,才能有效達成目的?

比方說,在進行自我介紹時,是向誰介紹自己?又是為了什麼目的?相信你在面對部門的新同事、求職面試時的面試官、合作客戶的負責窗口,或是剛搬來的新鄰居時,應該不會用相同的內容與方式來介紹自己吧?同樣的道理,摘要的內容也會依照對象與目的而做出調整。

釐清了對象與目的,接下來是「收集、整理與表達資訊」三個步驟。

•     收集資訊:如何收集充分且必要的資訊,來提高摘要的精確度?可以透過「自我提問」來提高接收資訊的品質,藉由「後設認知」來避免資訊收集的認知偏差。
•     整理資訊:如何將資訊分類,讓整理更有效率?不只分類,更要為資訊安排「優先順序」來創造出資訊的結構性與層次感。
•     表達資訊:如何將資訊簡潔的傳達給對方?可以善用「關鍵字」與「數值」來增加具體性,將複雜的事物透過「圖表」與「譬喻」來提高抽象性,讓對方更容易聽懂。

我認為這本書最棒的,就是有相當多的案例解析,告訴讀者如何逐步做好這些步驟、摘要重點。你可以一邊練習,一邊參照書中的做法,來提升自己的摘要力。

我自己也因為摘要力,在工作與生活中獲益良多。

舉例來說,在向主管與客戶進行工作彙報或提案時,我會使用一頁摘要讓對方掌握全貌,了解報告的目的、關聯與效益;平時閱讀完一本書或一篇文章,我也會簡短地摘要書中的重點與自己的觀點分享在社群上。

這不僅讓我更容易獲得關注與信任,也因此創造出專屬於自己的機會。過去一年多裡,我出版了三本書,都是在初次與編輯會面的過程中,僅僅以口頭摘要的方式介紹自己與提案,就獲得了出版合約。我想,這就是摘要力的威力!

善用摘要力,你也能創造出十倍勝的人生!


〈專文推薦〉話太多?話太少?還是剛剛好?

知名講師、聲音教練  羅鈞鴻/小虎

在職場裡頭,有兩種說話習慣,特別容易造成團隊成員的「內傷」,一種叫做「過度解釋」,一種叫做「懶得解釋」。

有一些人,他們在工作上並沒有犯什麼錯,卻因為總是長篇大論又說不到重點的說話習慣,常常令主管很不耐煩。這種話說得又多又複雜而讓人厭煩的,我們就歸類在「過度解釋」。

因為聽那些「過度解釋」的人說話,得耐著性子聽,實在太消耗精神,所以人們總是下意識地避開與他們說話的機會,不知不覺,就變成了辦公室的「邊緣人」,有什麼好事,也都不太會第一時間想到要與他們分享。

還有一些人,他們的工作能力很好,而說話時雖然都說在重點上,但他們的話太少,喜歡用自己理解事物的方式來表達,加上他們很少去對他人的理解程度進行確認,就常常造成傳達的失誤。這種缺少為他人著想的說話習慣,我們歸類在「懶得解釋」。

而「懶得解釋」的人,也因為總是以自己主觀的理解為出發點來表達,常會被別人認為高傲、自負,因此人們也不太願意和他們打交道,在職場上總是被當作「工具人」,除了專業能力,沒有其他作用,所以也不太會被賦予管理職,缺乏向上升遷的機會。

你在職場上見過這些說話習慣嗎?還是你也因為這樣的說話習慣而感到困擾呢?

溝通表達的軟實力,在近年來不斷被強調、推廣,但大部分的人,往往都是在職場上一邊碰壁,一邊從錯誤中調整說話方式,才有機會改善他人眼中自己的專業形象,不過前提是,調整的方向還得要剛好正確才行呢。

本書的宗旨,就是透過「摘要力」,讓讀者可以學會使用更簡單有條理的說話方式,幫助他人理解自己想表達的內容。而這種溝通能力,也是在職場溝通上,最直接能強化自己專業形象的一項能力,如果一開口就能讓人聽懂而且信服,我相信這樣的說話習慣就能為你建立更多的信賴感,也為你贏得更多好的機會。

如果你是「過度解釋」的人,本書會告訴你如何練習,利用摘要的三個步驟,蒐集、分類、簡潔表達,將核心觀點整理歸納出來,順利地傳達給對方,減少不斷重複解釋而對他人造成的精神消耗。

如果你是「懶得解釋」的人,本書也會告訴你如何用有架構的方式,更客觀地建構自己的表達結構,降低彼此的認知偏差,讓別人更容易聽得懂,也能大幅地減少誤會。

讀完本書,你會了解,真正改變說話方式的,是你的思維習慣,只要整理觀點的方式變得更加精準而有效率,你的「摘要力」會在你開口前就等著發揮它的作用了。

而當你越懂得如何對資訊進行摘要,也會越懂得什麼對你來說重要,什麼不重要。摘要的能力不僅會在職場上發揮作用,也會讓你對自己的人生主導權變得更有意識。

希望你也可以透過本書具有「摘要精神」的圖表設計,和簡單好記憶的三個步驟,在生活中落實摘要力的練習,然後利用你的摘要力,在你的專業領域和人生裡,一鳴驚人吧!

 

 

詳細資料

  • ISBN:9786267012550
  • 叢書系列:Live & Learn
  • 規格:平裝 / 224頁 / 21 x 14.8 x 1.2 cm / 普通級 / 單色印刷
  • 出版地:台灣
  • 適讀年齡:18歲~35歲

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