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麥肯錫時間分配好習慣:20張圖、8個原則,讓你每一分鐘都比別人有效率! (熱銷再版)

麥肯錫時間分配好習慣:20張圖、8個原則,讓你每一分鐘都比別人有效率! (熱銷再版)

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內容簡介

面對大量事情,總是忙得焦頭爛額?
團隊成員多,卻無法如期完成任務?
學會最強顧問公司在用的兩分鐘原則、果斷決策……
你一次就把事情做好!

  ‧進公司就忙著回mail,預定進度做到加班才完成嗎?
  ‧主管交辦的多項任務,怎麼安排執行順序最有效率?
  ‧工作遇到突發狀況,應該由自己處理還是請同事幫忙?
  ‧與其他團隊合作時,如何溝通協調可以更省時間?

  ★★學麥肯錫分配時間,你每1分鐘都比別人有效率!
  被工作追著跑的原因,說到底,就是沒有養成時間分配的好習慣。
  本書提出麥肯錫的8個時間管理原則,包括了5W2H原則、WBS結構、優先原則……,還有易懂易學的20張圖表,讓你一次就瞄準工作重點,擺脫手忙腳亂、不斷被干擾的困境,從此不再忙得團團轉,而且天天績效紅不讓!

  ★★用8原則掌握關鍵,花最少時間完成最多事!
  一、優先原則:「緊急且重要」的事排在第一順位
  許多人都知道「緊急的事必須優先做」,忙著處理緊急的事,於是重要的事變得緊急才處理,導致欠缺規劃就草率執行,自然無法達成預期效果。那麼,麥肯錫顧問都優先處理什麼事呢?

  【方法】
  1. 用四象限分析法,找出「緊急且重要」的事項。
  2. 將上述的事項從「待辦」調整為「必辦」。
  3. 每天下班前,將第二天必辦的5件事列成清單,然後第二天確實執行。

  二、一次原則:「該做」的事第一次就做好
  很多人覺得自己做事時間緊迫,總想著先應付一下、再找時間處理,就匆促完成工作而不在乎品質,結果耗費更多時間和精力來修正錯誤。因此,麥肯錫培訓顧問時,總是強調「第一次就要把事情做好」。

  【方法】
  1. 將工作分成幾個部分,一次好好完成一個部份。
  2. 不要求做到完美才出手,可以詢問相關者的意見。
  3. 吸取前人的實務經驗,以降低失誤率。

  三、兩分鐘原則:「突發」的事不再疏漏或拖延
  人們碰到規劃外的事,例如客戶突然要你回電,往往會先想想要何時著手、怎麼處理,並列為待辦事項,這就花費5分鐘以上。麥肯錫建議,應該依據「兩分鐘原則」決定如何因應,以避免事情升級為緊急任務。

  【方法】
  1. 以「能否2分鐘內完成」做為判斷標準。
  2. 如果能2分鐘內完成,就馬上去做,然後重新專注在既定的工作。
  3. 如果無法2分鐘內完成,便確認處理的優先順序,並列入工作清單。

  ★★透過20張圖快速理解,在工作與生活中實踐!
  【圖表】運用「WBS結構」,分解專案任務
  【圖表】根據「每天的生理節奏」,安排關鍵任務
  【圖表】透過「3步驟思考」,果斷做出決策
  【圖表】實行「番茄工作法」,在緊繃中鬆一口氣
  【圖表】「繼續拖延vs立刻行動」,比較兩者的利益
  【圖表】把握工作與日常生活的「4個空檔」

  *原書名為《麥肯錫時間分配好習慣》

推薦人

  新創及二代企業導師 丁菱娟
  精實管理顧問 江守智
  知名企管講師 趙胤丞

 
 

作者介紹

作者簡介

李志洪


  畢業於武漢大學管理學院,現為某大型管理顧問公司專業經理人。身為麥肯錫理論研究與實踐者,深刻理解時間管理的重要性,並在探索實務方法的路上擁有豐富心得。著作有《麥肯錫時間計劃》。

 
 

目錄

前言成就的高低,取決於時間分配的效率!

第1章任務來臨時,麥肯錫習慣盡早擬定計畫
【5W2H原則】先問為什麼要做這件事?再問……
圖1:以家電商品為例,得搞清楚這7個問題
【WBS結構】將任務逐級分解,不再重複和遺漏
圖2:用WBS分解專案任務(以樹狀圖呈現)
圖3:用WBS分解產品客服(以清單呈現)
圖4:用WBS解決你的生活大小事
【PERT技術】建立網絡圖,管理計畫的進度和資源
圖5:將計畫的各項活動繪製成PERT網絡圖
突發狀況怎麼辦?釐清3件事就能迎刃而解

第2章任務執行時,麥肯錫習慣先做最重要的事
【優先原則】緊急且重要的事,排在第一順位
圖6:依照重要性與緊急程度,建構四象限圖
【兩分鐘原則】立刻做兩分鐘可完成的事,以免事態升級
【80 / 20法則】用80%的精力,處理最重要20%的事
圖7:如何根據自己的生理節奏,安排任務?
同類的瑣事集中辦理,速度會比別人快2倍
習慣做好「細節管理」,避免留下隱患
如何養成「果斷決策」的習慣?
圖8:透過3步驟思考,快速做出決定
資料太多太雜時,該怎麼充分準備?
圖9:從蒐集到呈現資料,應有的態度和工具
如何分配任務?你得這樣授權部屬和同事
圖10:牢記3重點,成功獲得同事奧援

第3章任務太多時,麥肯錫習慣採取的拒絕模式
怎麼搞定跨部門合作的門戶之見?
圖11:根據合作人數多寡,用不同的溝通方式
你是否一講電話就落落長?有這個狀況最好……
圖12:節約電話使用時間有3訣竅
怎麼拒絕額外的工作,還不會「變黑」?
圖13:把握5關鍵,巧妙推掉額外工作
主管是造成你時間分配問題的殺手嗎?
圖14:與主管討論工作分配,要注意7要點
主管千萬別做救火隊,因為……
圖15:高明的主管善用會議,處理部屬問題

第4章任務卡住時,麥肯錫習慣運用的解套思維
下班前做2件事,可以改善拖延症候群
利用零碎時間,你一年多完成365件事!
圖16:把握工作與日常生活的4個空檔
【一次原則】一次搞定能節省重複做的時間
預留休閒時間,因為腦袋清楚能讓事情更快完成
圖17:「番茄工作法」幫你在緊繃中鬆一口氣
圖18:成功者都這樣平衡工作與生活
為何負面情緒是做事的頭號敵人?
圖19:繼續拖延vs立刻行動,差別在於……
【學無止境原則】充實技能是提升效率的王道
圖20:用5訣竅大幅激發你的學習力

 
 

前言

成就的高低,取決於時間分配的效率!


  每天有二十四個小時,是人們廣泛認可的公理。在現實生活中,藝術大師達文西、音樂巨匠歌德、知名企業經營者經手的工作,在質和量方面,都遠遠超過其他同樣擁有二十四小時卻碌碌無為的人。這兩種不同的人雖然每天擁有相同的時間,取得的成果卻是天壤之別。

  音樂家莫札特僅僅活了三十五歲,一生中創作超過六百首作品。與他相比,活了七、八十年卻沒有佳作流傳的音樂家顯得十分平庸。莫札特的一生看似簡短,其實每分每秒都比一般人長得多。從這方面來說,這兩種人擁有的時間是多麼不平等!

  同樣地,歌德和達文西也都用有限的時間獲得卓越的成就。歌德不僅活躍在政界、成就斐然,而且有詩歌、戲劇、繪畫及小說等多種形式的作品廣為流傳,還在光學、植物學、地質學、礦物學及解剖學等方面貢獻良多。他的小說《少年維特的煩惱》、詩劇《浮士德》更是舉世聞名,自傳也備受歡迎。

  達文西除了眾所周知的藝術成就之外,還廣泛研究天文、物理、地理、建築、兵器、機械、植物等,幾乎成為文藝復興的最終理想──萬能之人。達文西不僅有畫作《蒙娜麗莎的微笑》、《最後的晚餐》流傳於世,還有著作《繪畫論》。此外,他的空氣力學研究更啟發後世發明降落傘和直升機。

  這些留下偉大事蹟的人們成功地運用與創造時間,邁向人生最高峰。其實,他們之所以可以功成名就,就在於科學地管理時間,使時間得到充分利用。那麼,我們該如何讓自己的每一分鐘都比別人有效率呢?

  在這個資訊飛速發展的時代,人們面臨多樣的選擇,承受的壓力增大,而感到心神疲憊不堪。即便擁有最先進的工具和設備,又增加工作時間,每天依然有做不完的事情,被時間追著屁股跑。

  這時候,我們應該學習時間管理來籌畫和分配時間,以重新塑造人生目標,並有效利用時間,使生活和工作不再搞得一團糟,進而實現每一分鐘比別人有效率的願望,讓自己每天比別人多出一個小時。

  多出來的這一個小時,讓我們擁有與朋友相聚的時間、自我充電的時間,促使自己在事業上有更多成功的機會,還可以參加有益身心的休閒活動。如此一來,我們將生活得更加充實,更有利於事業開拓和家庭和睦。

 
 

詳細資料

  • ISBN:9786267422243
  • 叢書系列:Smart
  • 規格:平裝 / 224頁 / 14.8 x 21 x 1.3 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
 

內容連載

第二章  任務執行時,麥肯錫習慣先做最重要的事

【80/20法則】用80%的精力,處理最重要20%的事


雖然按照優先原則應該優先處理緊急任務,但一定要妥善控制在這類事情上花費的時間,千萬不要時常讓自己被綁在緊急任務中(可參考本書中的「優先原則」)。

義大利經濟學家帕雷托(Vilfredo Federico Damaso Pareto)提出的80/20法則(也稱作帕雷托法則、二八法則)告訴我們:想要高效利用時間,應該將最多的精力花在重要的事情上。

帕雷托從英國人整體財富佔有模式中,發現大部分的財富實際上只集中在少數人手中,比例約為80:20。這種不平衡的比例存在於各類社會現象中,甚至會不斷重複。比方說,80%的公司效益是由20%的客戶帶來,而80%的同類產品則是由20%的公司生產。

由此可知,人生中80%的成功也是由20%的重要事件所構成。因此,我們只要在最重要事情上集中最大精力,就已勝券在握。

◎掌握80/20法則,從列清單開始

許多人忙了一整天才發現,自己做的都是不值得一提的瑣碎事情,卻一直沒有時間處理真正重要的事,這就是缺乏工作效能。導致這種狀況發生,主要是因為沒有掌握80/20法則,用80%的精力處理最重要20%的事務。

這不是要求我們花最多的時間做最重要的事,而是利用最高效的時間專注完成每日規劃。因此,我們可以採用前面提到的「價值十萬美元」的時間管理法:按照重要程度將隔天要做的五件事排序,並列出一份清單。

想運用這個方法,首先得確認以下兩個問題:
1. 對自己來說,哪些事情最重要?
2. 對自己來說,哪些時段做事最高效?

◎找出最重要的事,並專注其中

確定哪些事對自己來說最重要,才能有效制定每日計畫、中長期目標,甚至是人生規劃。因此,我們不妨依照以下五個關鍵,初步確定自己的人生要事:

1. 確認人生目標,規劃生活方向:想做出合理規劃,首先得根據人生目標來確定方向。唯有站在整體角度上思考,才不會被一時現象蒙蔽,做出短淺規劃,浪費寶貴時光。
 

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