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最強的一頁報告 (電子書)
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最強的一頁報告 (電子書)

한 장 보고서의 정석

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內容簡介

  ★韓國暢銷10萬本!
  ★三星、LG、CJ集團、樂天等知名企業指定企劃教科書!
  ★哥倫比亞大學、首爾大學、高麗大學、延世大學學生必聽的寫作課!
 
  ◎我找了好多資料,要怎麼將50頁、上百頁濃縮成一頁?
  ◎主管或教授要我寫報告,我從目次開始就不知從何說起。該怎麼架構?
  ◎同事、同學曾笑你是「解釋蟲」嗎?意思就是你說明很多,但無趣。
 
  有句俗話說:這世上最困難的兩件事,
  一是把別人的錢放進我的口袋,另一是將我的想法放進別人的腦袋;
  寫報告就是後者。到底要怎麼寫,才能讓主管、客戶都滿意?
  這是一本專為不知道這個技巧,所以經常加班苦思的你,所寫的入門書。
 
  本書作者朴信榮,有韓國最強一頁報告書女王之稱,
  曾任韓國三星旗下最大廣告企劃公司第一企劃的品牌企劃人員,
  目前擔任作家兼講師,教授超過10萬名上班族,關於寫作的技巧。
  
  什麼是一頁報告?就是這明明是一份企劃書,卻只有一張紙──
  事實上,就算你得寫幾十頁報告,最關鍵的仍然是第一頁。
  只要運用書中提供的3種提問法、8份報告書範例,和10個寫作祕訣。
  你就能學會豐田、三星、LG、樂天都在用的一頁報告。
  
  ◎寫報告前:當主管問問題,我該怎麼答?  
    「可以這麼說……但好像不能那麼說……。」
    「我的意思是……這樣好了,我整理好了之後,請您自己看。」
    「關於您想了解的問題,相關資料我蒐集得頗完整,都在這裡,請您過目。」
  
  如果你這樣回答,在公司就真的黑到底了,
  因為這是主管最痛恨的解釋蟲,就是說明的話講很多,卻無趣又說不到重點。
  
  本書提出跟主管報告的三大步驟:說狀況、提要求、給建議,
    保證會得到「好,就照你的意思做吧」的最佳結果。
 
  ◎報告不外乎八類型,這麼寫,立刻與同事拉開差距:  
  寫檢討報告,要附上根據,才能增加結論的可信度,
  提出業務改善報告,要有兩組差異很明顯的數字,說服力才會高。
  擬定出差報告,當然要寫成功案例,但別忘了分享失敗故事。
  至於最常見的會議報告,逐字稿是大忌,只要重現會議精華就好。
  書中提供8個情境範本及框架,你可以直接套用。(詳見第三章)
 
  ◎一頁報告當然要簡潔,但還要有忍不住讀下去的魅力
  最實用的寫作技巧,就是——條列,
  如果資料很多,你要範疇化,依空間、時間、優先順序分類;
  記得刪除多餘的助詞,只用明確的動詞和名詞,
  適時插入圖表和兩組數據做比較,因為數字比文字更能幫你說話。
      
  這是一本專為不知道商業寫作技巧,所以現在還在加班的你,寫的入門書,
  三星、LG、樂天企業都這麼要求、這麼用。
 
名人推薦
 
  職人簡報與商業思維專家/劉奕酉
  泛科知識公司知識長╱鄭國威
 

作者介紹

作者簡介
 
朴信榮
 
  大學時期被稱為「靠企劃競賽的獎金準備好嫁妝的競賽女王」,幾乎包辦了所有獎項。在進入第一企劃後,被分到AP策略團隊,獲取實戰經驗,累積了實務企劃的內功。
 
  她的書被三星、LG、CJ集團、浦項鋼鐵、樂天、世界展望會選為企劃教科書,也被當成大學教材使用;同時,也受到沒有學過做企劃、卻必須完成工作的上班族與大學生熱烈支持,在口耳相傳之下,成為銷售10萬本以上的暢銷作家。
 
  曾任首爾藝術大學外聘教授、顧問公司Paul&Mark理事、經濟社會發展勞資政委員會之青年雇用協議會委員、總統直屬青年委員會委員、文化體育觀光部韓國文化內容實驗室之顧問委員、首爾市都市計畫科之都市計畫顧問、第一企劃AP策略團隊成員。目前隸屬於「企劃學校」──幫助因企劃而感到茫然的上班族,傳授企劃、提案、報告、口頭發表的精髓。
 
  課程諮詢:ask@planningschool.co.kr
 
譯者簡介
 
賴毓棻
 
  喜歡閱讀、喜歡外語、喜歡思考、喜歡做料理,自幼夢想成為外語老師及譯者。文化大學韓文系畢業後,前往韓國首爾大學韓語教育研究所就讀。目前身兼韓語老師及自由譯者二職,希望能夠藉由一己之力,讓更多人接觸到韓國優秀的作品。
 
  譯有《依舊對自己陌生的30歲》、《雖說存錢很重要,但我還是要吃馬卡龍》(以上皆為任性出版)。
  聯絡信箱:felizminna@hotmail.com
 

目錄

推薦序 在對方分心之前,用一頁報告切入重點/劉奕酉
前言 不想被人看輕,一定要學好報告能力

第一章 報告,不能當成小說寫
1. 掌握四要素,寫出主管要的報告

第二章 當主管這樣問,我該怎麼答
1. 報告3大步驟:說狀況、提要求、給建議
2. 麥肯錫新人必學的結論歸納法
3. 難為情、尷尬的事,怎麼簡單說明?
4. 別當「解釋蟲」:話多但無趣

第三章 八類型報告書,立刻與同事拉開差距
1. 最糟的報告:讓自己看起來很聰明,但對方看不懂
2. 目次怎麼寫?在主管的提問中找答案
3. 可是,我聽不懂主管在問什麼?
4. 報告書架構標準方案,讓你直接套用
5. 檢討報告:附上根據,增加結論可信度
6. 狀況報告:根據情況是否危急,結果大不同
7. 業務改善報告:差異越明確,說服力就越高
8. 建議報告:公司不是用語言,而是以數字運作的
9. 企劃報告:重點只有4個字
10.出差報告:寫成功案例,也要分享失敗
10. 會議報告書:重現會議精華,逐字稿是大忌
11. 結果報告書:只要寫以後你打算怎麼做
12. 統一體例,不要有特殊設計

第四章 文字不能只有簡潔,要有忍不住讀下去的魅力
1. 最實用寫作技巧——條列式
2. 範疇化:依空間、時間、優先順序分類
3. 避免重複和遺漏,分割過於籠統的內容
4. 運用SMART概念,光看標題就讓人點頭
5. 刪除多餘的助詞,只用明確的動詞和名詞
6. 一句客觀事實,勝過一百句主觀話語
7. 插入圖表和數據,用兩份數字幫你說話
8. 可以正式,但不能太過正式
9. 縮寫效率高,但要用對地方
10. 有了一點進度,就先拿給主管看看

後記 沒有完美報告,只有最適報告
致謝
 

推薦序
 
在對方分心之前,用一頁報告切入重點
職人簡報與商業思維專家/劉奕酉
 
  人的專注力有限,只要你的內容不夠吸引對方,他的注意力,很快就會轉移到其他地方,畢竟,手機中的資訊比較有趣、也重要多了,對吧?
 
  只要是與自己無關的東西,大多數人都不感興趣,特別是商務人士與高階主管,每天面對各種繁雜資訊,如果你在報告時,無法立即切入重點、說出對方想聽的話,就無法引起對方的關注,自然也不會想聽你再說下去。
 
  「在對方分心之前,就切入重點。」這是我會對職場工作者,提出的第一項建議。
 
  但是,要如何在最短的時間內,抓住對方的注意力呢?答案就是——寫出一頁報告。只要寫出一頁報告,你就能講完你要講的重點,又讓對方讀得開心。
 
  許多工作者都知道:「只要做出好報告,對方自然就願意聽。」但是,什麼樣的報告,才能被稱為好報告?
 
  容易理解的架構、用目次回答對方的提問,並根據對方重視的方向來撰寫,作者在書中,點明做出好報告的3大關鍵,也給出具體的做法與案例解析,我覺得這就是本書最棒的部分。
 
  但你可能不知道的是,做出好報告是應該的,這只是讓你及格而已,能不能讓對方聽你說完、並點頭認同,才是致勝關鍵。
 
  職場上經驗老到的報告好手,都懂得如何在開場的前3分鐘,就把話說清楚、講明白,成功吸引對方的注意力。而這些報告好手,憑藉的就是一頁報告的功力。
 
  「花了好幾天準備的報告,結果因為這3分鐘而功虧一簣,豈不是很可惜?」
 
  對於閱讀的人來說,一頁報告的目的,在於幫助他們得到「下一步該怎麼做」這個關鍵訊息;所以,我們要做的,就是把這個關鍵訊息,用容易理解、方便記憶的方式,精準的傳達給對方。
 
  看到這裡,你可能會問:那我要怎麼提煉出核心重點?要如何鋪陳架構內容?
 
  別擔心,作者在書中提供3種提問技巧、8種報告結構,讓你掌握每份一頁報告必備的核心重點,以及鋪陳報告內容不能少的技術,用一張紙,就完成主管想看的報告。
 
  「每份報告書的解答,永遠都在對方身上。」我特別喜歡作者最後提到的這句話。
 
  在大部分人因為3C產品、而缺乏專注力的高科技時代,一頁報告無疑是抓住注意力的最強武器。只要掌握一頁報告書的撰寫技巧,你就能順利完成業務,工作變得更輕鬆!

前言
 
不想被人看輕,一定要學好報告能力
 
  長達幾十頁的報告書,對於寫報告和看報告的人而言,都非常耗費心神,因此,有越來越多的公司都對員工提出這樣的要求:「請把報告書的長度縮減成一頁!」
 
  看報告的人可能會想:「這麼多頁,要什麼時候才看得完?」而寫報告的人則心想:「這麼多頁,要什麼時候才寫得完?」
 
  彼此都為了報告書而感到忿忿不平,於是雙方一起齊心大喊:
 
  「我們濃縮成一頁吧!」
  「好啊!」
 
  接著,兩人便坐在書桌前苦惱。
 
  「要怎麼寫?」
  「該從哪裡下筆才好?」
 
  這是個令人困擾的問題,我想和大家分享該如何掌握「一頁報告書」中的核心內容、制定架構、撰寫等方法,所以寫下了這本書。
 
  對以下3種人來說,本書非常實用:
 
  1. 首次撰寫一頁報告書。
  剛開始什麼都不懂是理所當然的,但是,也不會有人因為你不懂,就主動替你整理出重點並一步步指導你。
 
  對於那些已經會寫一頁報告書的人來說,這件事就像是每個人都應該知道的原則一樣;但對於不會寫的人來說,這是一件必須花上許多時間了解、不懂的話會讓人生非常疲憊的難事。若你在這種時候,有過「要是有人能幫我整理一下就好了……」的想法,那對你來說,這本書是一本非常實用的報告寫作入門書。
 
  2. 忙著研究自己的專業領域,顧不上溝通傳達技巧。
  我在課堂上常常見到這種人:比我聰明、讀了更多書,在各自的領域上也有非常出色的專業度,卻因為過度投入於該領域的研究,而沒有機會好好磨練傳達訊息時一定會用到的寫作和架構能力。
 
  對這些人來說,這是一本能幫助他們將深藏於腦中的專業知識,好好傳達出去的摘要入門書。
 
  3. 能跳出來說「就照這樣統一吧!」(決策者、領導人)。
  我是A風格、你是B風格、他是C風格……即使報告書的格式、分量、架構風格都有所差異,但怎麼會如此不同?尤其近年來換工作的人變多了,每間公司的報告形式又不同,所以文件格式上的混亂也變得更加嚴重。
 
  如果能有人跳出來歸納格式,表示:「別再這樣下去了,大家就照這個方式統一,把浪費在思考格式的時間,拿去煩惱內容吧!」那做起事來也會方便許多。雖然適應歸納過的格式得花上一段時間,但比起因為沒有統一,反而造成一堆誤會,花上的時間肯定少上許多。
 
  舉例來說,日本豐田汽車公司(Toyata)擁有超過30萬名員工,而他們都以同樣的一頁報告格式撰寫報告書(會依種類不同,稍作變化後再使用)。甚至還有傳聞說,只要在開會時帶上一頁報告書,就能在3秒內做出決策。
 
  當然,3秒可能有點誇張,但這也代表,只寫上核心重點的一頁報告書,有助於在短時間內做出決策。據說,豐田的新進員工都得學會如何撰寫一頁報告書,而且每次升遷,就要再重新學習一次。就這點看來,說豐田員工和一頁報告書已經合為一體,也不為過。
 
  如果有決策者,想要提升整個團隊或公司的效率,這本書將是非常實用的報告入門書,閱讀完之後,你就能高喊:「我們就這樣(根據各種情況)統一吧!」讓部屬不再花費時間,在不必要的事情上。
 
  報告有那麼重要嗎?
 
  工作上最令人感到委屈的事情之一,就是明明你和另一位同事的想法很相似,他卻因為比你更會報告,而得到更高的評價。
  所以,偶爾會想說出這種話,貶低對方的能力:「他啊……就只是比較會包裝而已。」
  然而,報告其實非常重要,並不是以「會包裝」3個字就可以武斷否定的能力,請看下列3項原因:
 
  1. 語言。
  報告等同一間公司的語言。語言有多重要?簡單來說,如果我不會說法語,自然就無法在法國與法國人共事。也就是說,語言不通的人,不管再怎麼優秀,也難以在工作上獲得好評,甚至可能無法順利執行業務。
 
  無論是再怎麼聰明的人,如果無法使用公司語言將自己的想法資料化,或是不具備有效的傳達能力,那麼,他的工作能力自然也會被看輕。如果不想因為被看扁而感到委屈,你一定要學好報告能力。
 
  2. 基礎。
  報告能力是執行其他業務的基礎,也就是說,會報告的人,還能拓展其他方面的能力,所以非常重要。所謂報告能力,指的是將想法和資訊與他人共享的能力,因此不僅會影響整體工作上的文件製作,還會延伸到開會、口頭報告、在會議中發言、共用電子信件、交談,甚至是指導部屬的能力。
 
  此外,如果你的報告無法順利傳達訊息,造成的損害通常肯定很嚴重,尤其,隨著職位上升,你的語言也會變得更有重量,所以在傳達、共享與接收資訊等方面肯定要加強訓練。
 
  3. 評價。
  報告能力也會影響他人對你的評價。一般來說,在公司會遇到這兩種困擾:
 
  情感上的困擾:「啊,那個人讓我做不下去了。」
  工作上的困擾:「啊,這件事讓我做不下去了。」
 
  如果人類是機器,就能明確區分這兩種困擾,但在現實中並非如此,工作上的困擾經常演變成情感上的困擾。也就是說,擅長報告的人,會得到「金主任辦事好俐落,真讓人開心」、「金主任的中間報告做得很好,也很尊重人,他真有禮貌」、「金主任和我好像很談得來」等好評。
 
  然而,若報告不夠明確,就算你只是說話方式不太一樣,也很容易被當成不怎麼樣、話不投機、讓人鬱悶的人。這不是很冤枉嗎?如果報告能力也會決定別人對你的印象,那麼接受這種訓練,對我們而言肯定物超所值。
 
  或許正因為如此,暢銷書作家戴爾.卡內基(Dale Carnegie)才會說:「一個人事業的成功,只有15%取決於專業技能,另外的85%依靠人際關係和處世技巧。」
 
  明明我就只是比較不會表達,卻因此被討厭,還真叫人冤枉。不過,話雖如此,各位不用責怪自己。韓國有句俗話說,這世上最困難的兩件事情,一個是將別人的錢放進我的口袋裡;另一個則是將我的想法放進別人的腦袋裡。
 
  報告這件事,就是將自己腦中的想法放進別人的腦袋裡,所以當然很困難。雖然我們常會有「我再也撐不下去了」的想法,但身為一名上班族,總不可能貿然的說辭職就辭職。那麼,我們就得好好利用時間,想一想該如何將自己腦中的想法轉移到對方的腦海中,並加以練習。這將會成為你減少加班、增強心理健康的方法之一。
 
  雖然報告真的非常重要,但就如我先前提到的那樣,沒有人會教我們該怎麼寫報告─—準確來說,應該是教不了才對。人有百百種,有些人喜歡某種寫法,有些人則討厭那種寫法。
 
  所以,其實這沒有正確答案。我們很難武斷的說:「只要照這樣做就可以了!」
 
  不過,就算沒有正確解答,還是有所謂的「基本功」。我一開始也不知道有這些基本功,只知道盲目的亂寫報告,所以一度感到非常鬱悶。
 
  我還記得當初那股既鬱悶又煩躁的心情,所以我想將這些報告基本功及實用方法,分享給擁有同樣煩惱的讀者──特別是那些覺得寫報告很難、並為此悶悶不樂的人,希望這本書能帶來一些幫助。
 
  我的個性比較好強一點,開口向別人討教,對我來說十分困難,也許正因如此,我非常喜歡撰寫關於職場能力的入門書。
 
  藉由這本書,我想幫助那些像我一樣、難以開口向忙碌前輩討教,或是根本找不到人詢問的讀者。希望這本報告入門書,能為那些正要開始寫報告,卻無人指導、感到茫然的人,帶來一些力量。
 

詳細資料

  • ISBN:9786267041604
  • EISBN:9786267041949
  • 規格:普通級 / 初版
  • 出版地:台灣
  • 檔案格式:EPUB流動版型
  • 建議閱讀裝置:手機、平板
  • TTS語音朗讀功能:無
  • 檔案大小:33.0MB

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